熊秋萍

[摘 要]在企業(yè)現代化經營管理和發(fā)展中，內部控制管理是最為重要的工作，是能夠確保企業(yè)順利運行以及發(fā)展的關鍵部分。而ERP軟件系統(tǒng)是能夠對企業(yè)內部業(yè)務流程進行有效控制和管理的重要軟件，可以滿足企業(yè)內控信息化以及現代化的發(fā)展要求，使企業(yè)管理者能夠提高自身管理效率以及管控質量，為企業(yè)自身良好發(fā)展奠定基礎保障。結合實踐經驗，只有提升企業(yè)內控管理水平，才能有效提高企業(yè)資源的管理效率，進而更好地提高企業(yè)內部資源的利用率，更能解決企業(yè)中存在的內部問題，進而降低與控制企業(yè)在經營中發(fā)生風險的概率。而將ERP軟件系統(tǒng)運用在企業(yè)內控管理工作中，針對企業(yè)具體情況進行分析和探究，能夠有效地利用該軟件提高企業(yè)內控管理水平，為企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展提供信息化保障。因此，本文主要針對企業(yè)內部管理中ERP軟件的應用進行分析，了解其優(yōu)勢和特點，并明確其在實際應用中的問題，最后制定完善的應用策略，發(fā)揮ERP系統(tǒng)優(yōu)勢和作用的同時，為企業(yè)內控管理工作的良好開展奠定堅實基礎，促進企業(yè)未來穩(wěn)定健康發(fā)展。

[關鍵詞]企業(yè)內控管理;ERP軟件系統(tǒng);應用策略

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.06.027

[中圖分類號]F275[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）06-00-03

0? ? ?引 言

企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)前，要做很多前期工作，比如管理層的認可和支持，對企業(yè)業(yè)務的深入調研。ERP系統(tǒng)不是簡單的財務系統(tǒng)，如果只是停留在這個層面，ERP系統(tǒng)可能用不好，或者在企業(yè)中起到的作用是有限的;負責系統(tǒng)的人需要深入了解業(yè)務。業(yè)務縱向來看，要了解業(yè)務是否是閉環(huán)的，如一筆銷售業(yè)務，哪里是起點，哪里是終點，是否能形成閉環(huán)。橫向方面，要了解業(yè)務有幾個部門交叉相互協(xié)助才能完成，如銷售訂單業(yè)務，有銷售部門、商務部門、財務部門、倉儲部門、售后服務部門等多橫向部門配合才能很好地完成，在調研時必須對業(yè)務深入了解，再結合ERP系統(tǒng)的邏輯，選擇適合自己企業(yè)的一套ERP系統(tǒng)。

1? ? ?ERP軟件系統(tǒng)特點

針對企業(yè)中的ERP軟件系統(tǒng)，主要運用計算機技術和信息技術等為企業(yè)提供完善的資源計劃，進而為企業(yè)構建穩(wěn)定的管理系統(tǒng)，保障企業(yè)實現現代化管理目標?？梢哉fERP系統(tǒng)可以借助計算機技術來向企業(yè)制定完善的管控策略，以智能管理方案確保管理工作有效開展，從而滿足資源共享，同時也將其使用效果最大化展示出來。實際的企業(yè)內控管理中，ERP系統(tǒng)的應用不但可以讓企業(yè)及時了解市場的動態(tài)變化，而且也能為企業(yè)提供科學的依據，使企業(yè)能夠在競爭激烈的市場氛圍下穩(wěn)定發(fā)展。針對今后發(fā)展視角進行分析，ERP系統(tǒng)具有真實的信息和數據，不但有較強智能性和移動性等特點，而且其中也包含一定的社交功能，更能結合大數據和云計算技術等，建立多管理功能為核心的良性生態(tài)管理系統(tǒng)，借此為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造出更多有用的價值。

2? ? ?企業(yè)內控管理工作中ERP軟件系統(tǒng)的功能與問題

首先，有一些企業(yè)的管理者未能認識到ERP軟件系統(tǒng)在實際中的應用意義以及重要性，在實際中一般會運用傳統(tǒng)的內控管理模式，使整體工作的效率和質量難以得到進一步提升;而且因未能正確掌握ERP軟件系統(tǒng)的應用技術以及相關知識等，使該系統(tǒng)難以在實際工作中得到良好的落實，另外，因未聘請專業(yè)的掌握ERP系統(tǒng)搭建的專業(yè)型人才以及經過系統(tǒng)培訓會操作的人員，使企業(yè)內部管理工作難以得到有效落實和開展。其次，在運用ERP系統(tǒng)開展內控管理工作中，一些企業(yè)因欠缺信息數據的安全管理意識，并未針對企業(yè)信息安全制定完善的管理策略，這樣也會增加企業(yè)信息泄露以及丟失等危險性，不利于企業(yè)良好發(fā)展。最后，在一些企業(yè)內控管理工作中，如果在ERP系統(tǒng)應用中缺乏良好的監(jiān)督工作，也難以確保企業(yè)內部管理工作有效開展，甚至會導致企業(yè)的審計部門以及財務管理部門欠缺獨立性的特點，導致內控管理效果難以進一步提升。

3? ? ?企業(yè)內控管理中運用ERP軟件系統(tǒng)的作用

在企業(yè)發(fā)展中，借助ERP軟件系統(tǒng)，能夠對成本標準開展分析和研究，之后針對實際情況來決定相應的采購事宜等。針對商品形成中能夠結合其成本標準進行全面管理與控制等，由此及時反饋出在運行中的成本情況，如果出現初始成本支出比預期要大的現象，就必須做出及時改正，解決其中存在的問題。在該過程中，會借助ERP系統(tǒng)明確預算超支的原因，之后再以此為基礎進行整改。另外，借助ERP系統(tǒng)也能提高企業(yè)內部財務管理的水平，從而把企業(yè)的經營成果更為清晰且直觀地展示在大眾面前，保障企業(yè)在完善的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃下穩(wěn)定發(fā)展。

3.1? ?實現信息共享和高效利用的目標

目前，在信息化技術快速發(fā)展的環(huán)境下，信息資源已經成為很多企業(yè)發(fā)展中必須重視的內容。而對于信息共享以及實時交互等要求，一直是ERP系統(tǒng)中最大的優(yōu)勢以及特點，使用者能夠借助該系統(tǒng)更好地掌握實時信息，并能夠確保信息的準確性，真正為決策制定和高效落實提供保障。ERP系統(tǒng)能同時針對企業(yè)的各項生產業(yè)務、財務、經濟數據等開展橫、縱向對比，由此確保數據分析能夠更為高效且完善。

3.2? ?進一步拓展內控體系

將ERP系統(tǒng)落實到實際工作中，能夠針對財務管理信息化的平臺，進一步提高企業(yè)財務管理水平，使其效果更加高效且智能，且該系統(tǒng)中的數據與信息也能滿足共享以及傳輸等要求，使業(yè)務管理的控制工作能夠有一定的利用價值。而實現財務管理和業(yè)務管理融合，能夠確保企業(yè)資金的安全性，更能確保企業(yè)開展完善的管理工作，進而制定覆蓋度廣和重點鮮明的管理系統(tǒng)。

3.3? ?實現精細化管理的效果

ERP系統(tǒng)能夠為企業(yè)建立一體化的管理體系，能夠轉變以往部門間互不干擾的模式，使各個部門的業(yè)務流程得到良好整合，進而確保各項工作能夠科學有效開展。針對這一情況，所帶來的好處是能夠滿足資金流、信息流整合的要求，讓企業(yè)管理模式向扁平化、精細化與規(guī)范化方向不斷發(fā)展，由此使信息能夠在企業(yè)內部實現高效流通，針對市場變化快速地做出反應，使企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

3.4? ?為管理決策提供信息數據支撐

ERP系統(tǒng)應用能將各個業(yè)務環(huán)節(jié)的信息和數據進行沉淀，企業(yè)管理者可以從沉淀的信息數據中進行整理和分析，給企業(yè)管理決策提供準確有效的數據，為管理決策提供基本依據。

3.5? ?提高工作效率，實現高效辦公，業(yè)財互通

在手工記賬時代，企業(yè)的工作效率受到很大影響，企業(yè)管理也停留在比較基本的階段，一個好的管理思路很難在企業(yè)中落地執(zhí)行，或者執(zhí)行過程中反應比較慢。財務只是事后記賬，財務和業(yè)務相互脫離，業(yè)務很難第一時間得到有效的信息和數據，企業(yè)內控也容易處于真空狀態(tài)。ERP系統(tǒng)在企業(yè)中應用后，業(yè)務和財務是實時串聯的，各個業(yè)務流在系統(tǒng)中會被倒逼形成快速流轉，工作效率自然而然就提高了。如果管理措施到位，業(yè)務和財務很容易實現互通。

4? ? ?在企業(yè)內控管理中運用ERP軟件系統(tǒng)的策略

4.1? ?明確內部控制的重要性和功能，形成科學的內控意識

當企業(yè)管理中，應特別注重內控管理工作的開展，如果存在片面追求眼前利益以及經濟效益的現象，會導致財務管理和風險控制等工作重要性受到忽視，不能正確地樹立科學內控管理的意識，使企業(yè)難以落實內控管理工作，甚至會使該工作和企業(yè)的生產經營目標出現相脫離的問題。針對該現象，企業(yè)內部的管理者和領導層必須建立完善的內控管理制度，并明確該工作的重要性，真正將內控管理的目標和企業(yè)規(guī)劃發(fā)展目標進行融合，真正將內控管理落實到企業(yè)經營活動以及生產發(fā)展中，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展提供堅實保障。另外，企業(yè)要重視的一點就是注重將ERP軟件系統(tǒng)運用在內控管理工作中，通過聘用一些專業(yè)技術型人才來開展相應工作，并加強企業(yè)內部ERP軟件系統(tǒng)操作者的專業(yè)能力，真正將其優(yōu)勢發(fā)揮出來，為發(fā)揮ERP系統(tǒng)優(yōu)勢提供保障，真正讓企業(yè)的內部管理在ERP系統(tǒng)的協(xié)助下更為高效地開展，更好地滿足企業(yè)實現可持續(xù)發(fā)展的要求。

4.2? ?有效運用ERP系統(tǒng)，確保數據信息安全性

應用ERP系統(tǒng)的企業(yè)，基本不會再有手工記賬的習慣，信息和數據來源都依靠系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)的安全勢必就成為企業(yè)的重中之重，企業(yè)應在做好安全防護工作。比如，服務器端安全：根據企業(yè)的要求選擇實體服務器或者云服務器，無論選擇哪種服務器，都要考慮品質和服務能持續(xù)跟得上的品牌和服務商，不能簡單地以價格作為選擇服務器的衡量標準;服務器端必須有必要的安全防護：如防火墻，殺毒軟件等。第一，用戶終端的安全?，F在企業(yè)基本都是多用戶并發(fā)式登錄，有些企業(yè)規(guī)模大的，全國都有操作用戶需要登錄ERP系統(tǒng)，需要考慮用戶終端的登錄方式的選擇和安全防護，同時還要考慮用戶終端登錄的速度。第二，ERP數據備份管理。因數據備份是當前ERP軟件系統(tǒng)中對數據進行控制的有效形式，為此要優(yōu)化和完善數據庫中的備份功能，做好備份安排，有條件的企業(yè)要實現雙機或者異地備份方式，以確保ERP數據的安全性。

4.3? ?確保ERP系統(tǒng)的運行效率和通暢性

ERP系統(tǒng)雖然給企業(yè)帶來了工作效率的提高，同時也受網絡環(huán)境影響，企業(yè)需搭建相應的硬件和網絡環(huán)境確保ERP系統(tǒng)運行的效率，尤其是有多用戶多辦公室地址甚至異地辦公情況的企業(yè)，需從網絡服務商的選擇和帶寬的選擇做好優(yōu)化，滿足所有用戶的運行通暢。企業(yè)還要制定應急措施，一旦出現網絡問題或者被攻擊等問題，要立即啟動應急管理措施，如啟用異地備份進行系統(tǒng)恢復，以確保業(yè)務不中斷。

4.4? ?嚴格控制權限，做好流程控制，增強部門間協(xié)調性和約束性

ERP系統(tǒng)運用在企業(yè)的內控管理工作中，必須做好權限和流程劃分，以確保數據的準確性，降低失誤，實現相互牽制和環(huán)環(huán)相扣的作用。實現一個完整的業(yè)務，需要多個用戶在不同的業(yè)務模塊完成，形成一條完整的信息流。企業(yè)在開展實際的內控管理工作中，要針對崗位的職能以及具體要求，通過規(guī)范ERP系統(tǒng)中各個模塊的操作權限，設定相應用戶的權限等，使其操作能夠在合理權限下有效開展工作。針對過期用戶或離職用戶等，要及時做好權限清理，結合各個職能部門和崗位，各個模塊操作必須做好檢查工作，如果發(fā)生權限分配不科學的問題，就必須及時更正問題，確保整體的科學性。企業(yè)也要有效地增強操作人員的業(yè)務能力以及責任意識，尤其是那些涉及數據安全管理的工作者，必須進行定期培訓和學習，完善業(yè)務審批職能，結合ERP系統(tǒng)和相關技術，科學協(xié)調各職能部門，由此能夠更好地劃分各項責任以及管理權限等，由此不斷提升部門間約束的效果，并將數據共享和信息同步等作用展示出來，讓多個部門在協(xié)調工作中更好地開展和落實。另外，企業(yè)也要根據實踐工作經驗，對以往的風險問題進行分析和研究，進而結合ERP系統(tǒng)制定完善的應對風險問題的管理措施，確保企業(yè)內控管理工作能夠順利開展，降低風險問題帶來的影響。

4.5? ?充分利用ERP數據，充分挖掘數據中的有用信息

ERP系統(tǒng)聯網操作，具有實時性、流程性、環(huán)環(huán)相扣等特點，最終形成的數據也同樣具有真實性、實時性等特點。做到當日的相關信息能通過數據實時反饋出來，短期內企業(yè)管理者就能通過數據變化及時發(fā)現企業(yè)運營中做得好的方面和存在的不足，尤其是在當今互聯網時代，市場瞬息萬變，企業(yè)管理者就能及時做出反應，而不需要等到月底或者次月或者更長時間才能獲得信息，以至于已經錯過了最佳調整期。

5? ? ?結 語

ERP系統(tǒng)要根據企業(yè)業(yè)務進行相應調整。企業(yè)業(yè)務不是一成不變的，ERP系統(tǒng)也是隨時更新的，要根據企業(yè)業(yè)務變化，結合ERP系統(tǒng)的邏輯結構，進行一些必要調整，讓ERP系統(tǒng)能更好地為企業(yè)服務。在實際的企業(yè)內控管理中，應科學有效地運用ERP軟件系統(tǒng)，其不僅能夠提升企業(yè)內控管理水平，也能確保企業(yè)實現長期穩(wěn)定的發(fā)展目標。因此，企業(yè)在開展內控管理前，應明確ERP軟件系統(tǒng)的重要性和意義，并對其中問題進行分析，從而制定完善的應用策略，為企業(yè)內控管理工作的良好開展提供堅實保障，確保企業(yè)在當前環(huán)境下實現可持續(xù)發(fā)展目標。

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