喻艷君

【摘要】隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位得到快速發(fā)展。在事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理是非常重要一部分，事業(yè)單位檔案數(shù)量比較多，而且種類比較豐富，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能很好地滿足事業(yè)單位發(fā)展需要，需要加強和提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，以便更好地促進事業(yè)單位順利發(fā)展?；诖?，本文主要闡述了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，并提出提升事業(yè)單位檔案管理信息化的有效策略，希望給同行業(yè)工作者帶來一定借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位檔案管理;信息化建設(shè);方法策略;提升

隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位得到快速發(fā)展。在事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理是非常重要的一部分，事業(yè)單位檔案數(shù)量比較多，而且種類比較豐富。在事業(yè)單位檔案管理中，如果稍微不慎就會給事業(yè)單位的發(fā)展造成很大影響，所以傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能很好地滿足事業(yè)單位發(fā)展需要。通過對事業(yè)單位檔案進行信息化管理，可以更好地滿足事業(yè)單位發(fā)展需要，更好地促進事業(yè)單位的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點

（一）有利于永久保存檔案信息。在事業(yè)單位檔案管理中，通過對檔案信息化管理，可以永久保存檔案信息。在事業(yè)單位檔案管理中，紙張檔案不能很好地保存，如遇到自然災(zāi)害，就會造成檔案的破壞、遺失。通過加強檔案信息化的管理，可以更好地對檔案進行保存，對于檔案的查找會更加簡單，提升事業(yè)單位檔案利用率。

（二）有利于更便捷地查找檔案信息。在事業(yè)單位檔案管理中，通過對檔案信息化管理，可以便捷查找檔案信息，提升工作效率。在傳統(tǒng)的檔案管理中，很多是以紙為載體進行保存，導(dǎo)致檔案不能隨意攜帶，不利于檔案的使用，通過對檔案進行信息化管理以后，可以更加方便傳輸，提升檔案的利用率，促進事業(yè)單位的發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理信息化重視程度有待加強。在事業(yè)單位檔案管理中，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化重視程度不夠，對事業(yè)單位發(fā)展造成不利影響。在現(xiàn)階段，事業(yè)單位的發(fā)展中，部分工作人員沒有認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，導(dǎo)致檔案管理不能夠按照信息化建設(shè)要求對檔案資料進行分類，對電子檔案使用效率產(chǎn)生了很大影響，阻礙了事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。此外，在事業(yè)單位檔案管理中，由于沒有認識到檔案管理信息化建設(shè)對于降低檔案管理成本的作用，仍然使用傳統(tǒng)施工操作方法，從而對檔案管理信息化建設(shè)造成了很大影響。

（二）檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃不合理、不科學(xué)。在事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃不夠合理、不夠科學(xué)，因而也會對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)造成很大影響。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，由于脫離了整體發(fā)展戰(zhàn)略，從而導(dǎo)致事業(yè)單位信息化建設(shè)規(guī)劃不能很好地落實。其次在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中，由于沒有對檔案管理信息化建設(shè)實效進行重視，從而給檔案管理信息建設(shè)造成很大影響，不利于對事業(yè)單位檔案向規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。

（三）缺乏專業(yè)信息化人才。在事業(yè)單位檔案管理中，由于缺乏專業(yè)信息化管理人才，也會對檔案管理信息化建設(shè)造成一定影響。在事業(yè)單位檔案信息化管理中，工作人員的信息化水平高低直接影響了檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率。根據(jù)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案信息化管理實際情況分析，由于相關(guān)工作人員老齡化嚴重，信息化意識不強，對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)造成了一定影響。

三、提升事業(yè)單位檔案管理信息化的有效策略

（一）提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部重視程度，增加資金投入力度。在事業(yè)單位檔案管理中，為了更好提升檔案管理的信息化，需要提高單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度，增加相關(guān)信息化建設(shè)資金投入。在事業(yè)單位檔案管理中，需要提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視程度，提高對檔案管理內(nèi)容的保密性。在進行檔案管理中，需要加固檔案室門窗，提升檔案信息化的安全性。

（二）充分利用先進的信息技術(shù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，各種先進的信息技術(shù)不斷出現(xiàn)，為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供了基礎(chǔ)保障。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，通過電子檔案可以添加圖畫和錄音等內(nèi)容，使得檔案記載方式更加多樣化，更加真實。通過現(xiàn)代化技術(shù)手段，可以有效地將電子文件以及各個收、管、存、用等系統(tǒng)接口緊密結(jié)合起來，從而有效地保證了檔案管理的真實性，進一步達到檔案信息真實性控制的目的。

（三）建立電子檔案備份制度。電子會計檔案備份制度的建立，可以有效地防范自然災(zāi)害、意外事故以及人為破壞所帶來的不良影響。在建立電子檔案備份制度時，需要注意以下兩點：第一，將紙質(zhì)檔案資料掃描成電子文件或其他電子文件類型，同時，不能僅僅以電子文件的形式歸檔，原來紙質(zhì)檔案文件也要保存管理好，紙質(zhì)檔案仍是第一保存文件，電子檔案只是歸為副本歸檔管理。第二，如果電子檔案資料的生成、發(fā)送等來源不可靠或不具有權(quán)威性，必須以原件檔案為主，不可以僅以電子文件歸檔。

（四）檔案管理系統(tǒng)管理。檔案管理系統(tǒng)必須嚴格做到：能接收電子文件歸檔、長期保存、電子與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，保持一致性。電子檔案資料產(chǎn)生、傳遞的全過程不能夠脫離計算機等相關(guān)電子設(shè)備。此外，必須保證信息的可靠性、真實性，任何環(huán)節(jié)不能有人為干預(yù)行為，做好保密工作。

（五）注重事業(yè)單位檔案管理軟件的升級、開發(fā)。在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中，為了更好地實現(xiàn)檔案管理的信息化，需要配置相關(guān)的信息化設(shè)備和軟件，并需要加強對檔案管理軟件的升級與開發(fā)。1.在部分系統(tǒng)升級后如果不再兼容原生系統(tǒng)，必須在系統(tǒng)升級之前做好原生系統(tǒng)的歸檔保存，以防止出現(xiàn)遺漏;另外，在涉及硬件設(shè)備更新?lián)Q代時，也需要提前對原硬件設(shè)備進行保存，以防止在繼續(xù)讀取以前生成的檔案時出現(xiàn)意外。所以，無論是在線還是離線，只要是系統(tǒng)維護、升級都必須做得好原生的檔案備份，以做到真正意義上的歸檔保存，防止意外發(fā)生。2.防寫技術(shù)、信息加密、信息確認。在檔案信息、數(shù)據(jù)遷移之前，必須采取仿寫技術(shù)對檔案進行保護，以防止在遷移的過程當中被惡意篡改，確保檔案信息的真實性;同時，利用信息加密技術(shù)對檔案進行加密，防止檔案信息被盜取、惡意破壞。3.防毒技術(shù)、訪問控制。確保計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，常用的防護安全軟件有防火墻、入侵檢測與審計、防毒等，全稱需要通過身份認證、權(quán)限限制等技術(shù)，對系統(tǒng)板塊進行防護，這些軟件的應(yīng)用可以有效防止檔案的篡改，保證檔案信息的安全性。

（六）注重事業(yè)單位檔案管理信息化人才的培養(yǎng)。在事業(yè)單位檔案管理中，需要對檔案管理信息化人才加強培養(yǎng)，從而更好地促進事業(yè)單位檔案管理信息化程度。在對檔案管理信息化人才培養(yǎng)中，需要制定科學(xué)合理的培訓(xùn)計劃，采取多種形式培養(yǎng)檔案信息化管理人才隊伍。

四、總結(jié)

隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位得到快速發(fā)展。在事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理是非常重要一部分，事業(yè)單位檔案數(shù)量比較多，而且種類比較多。在事業(yè)單位檔案管理中，如果稍微不不慎就會給事業(yè)單位的發(fā)展造成很大影響，所以傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能很好地滿足事業(yè)單位發(fā)展需要。通過事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，可以更好地滿足事業(yè)單發(fā)發(fā)展需要，促進事業(yè)事業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]李春梅.試論城建檔案管理在城市發(fā)展中的作用[J].民營科技，2016（6）：105.

[2]羅文玲，吳曉婷.基于AHP的檔案信息化評價方法研究[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊，2015（4）：105-106.

[3]張光軍.芻議如何實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2016（3）：121.

[4]張伊凡.建造一座檔案信息化"大廈"[N].中國檔案報，2016（4）.

[5]馮躍萍.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].黑龍江科學(xué)，2016，7（13）：138-139.

[6]程文富.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略[J].企業(yè)改革與管理，2016，23（2）：23.

[7]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013，21（16）：128-129.

[8]范桂泉.單位檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展路徑分析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2017（24）.