李念朋

【摘要】過去的一段時間里，事業(yè)單位辦公室檔案工作出現(xiàn)了管理混亂化，保密差、不及時等問題、結(jié)合本單位工作實際，通過分析檔案工作現(xiàn)狀，找到做好事業(yè)單位辦公室檔案工作的有效方法，從而提高檔案工作的流程性、安全性、便捷性，并從事業(yè)單位辦公室檔案工作的主要流程、檔案安全及新時期怎樣便捷地從事事業(yè)單位辦公室檔案工作等方面，為我國事業(yè)單位檔案工作提供有效參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;辦公室檔案工作;流程性;安全性;便捷性

一、事業(yè)單位辦公室檔案工作的基本情況

（一）事業(yè)單位辦公室檔案工作的現(xiàn)狀。我國事業(yè)單位辦公室檔案工作的主要內(nèi)容是編輯與派送本單位紅頭文件和普通文件，接收上級行政部門的紅頭文件和其他重要文件，還有不相隸屬單位的函等文件接收與發(fā)送，主要過程是分類、編輯、整理、存檔，存檔的主要方式有紙質(zhì)版和電子版。目前我國事業(yè)單位存檔方式還是以紙質(zhì)版為主，電子版為輔。并且以單位為存儲單元，自行存檔，電子存檔少，而且很少進(jìn)行掃描分類，也很少進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)查詢。我國現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)逐漸趨向信息化、集約化，因此，辦公室檔案工作也會逐步向信息化和集約化方向發(fā)展。事業(yè)單位逐步采用先進(jìn)的工作方法，在保障信息安全的情況下進(jìn)行電子化、聯(lián)網(wǎng)化，逐漸加強(qiáng)與上級部門和協(xié)同單位之間的交流溝通，學(xué)習(xí)先進(jìn)的適合本地區(qū)、本單位的工作方法，主要目的就是為了提高工作效率，在逐步節(jié)省檔案工作的成本的基礎(chǔ)上，使辦公室檔案工作更規(guī)范化、信息化、集約化。另外，事業(yè)單位辦公室工作雜亂而且繁重，不僅負(fù)責(zé)日常文件接收、發(fā)送、分類、編撰、存檔等，有的事業(yè)單位辦公室還肩負(fù)著總務(wù)后勤工作，人手常常不夠用。存在檔案管理混亂化、保密差、存取不及時等諸多問題。

（二）提升事業(yè)單位辦公室檔案工作層次的現(xiàn)實意義。

1.符合新時期事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)實層面的需求。自從黨的十九大以來，中國大地各項改革此起彼伏，很多陳年弊病得到糾正，事業(yè)單位辦公室工作得到加強(qiáng)，檔案工作也逐步完善。作為國家信息產(chǎn)業(yè)布局的一部分，事業(yè)單位檔案工作，事關(guān)單位工作全局的展開，為事業(yè)單位的高效運(yùn)行提供可靠的數(shù)據(jù)信息保障，如果文件接收、存儲、調(diào)取出現(xiàn)問題，直接關(guān)系到單位的切身利益，如果出現(xiàn)重要文件丟失的情況，那后果更不堪設(shè)想。另外，根據(jù)本單位的工作實際，積極學(xué)習(xí)相關(guān)單位的先進(jìn)文檔管理經(jīng)驗，有助于服務(wù)本單位，更好地發(fā)揮事業(yè)單位的基本工作職能，更好地為社會提供有效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。符合習(xí)近平總書記在黨的十九大報告中明確指出的：“中國特色社會主義進(jìn)入新時代，我國社會主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾。”這就要求我們不僅要把檔案工作做了，而且還要做好，優(yōu)化檔案接收、存儲、調(diào)取的流程。2.符合我國事業(yè)單位檔案事業(yè)的健康穩(wěn)步發(fā)展的現(xiàn)實需求。作為事業(yè)單位檔案事業(yè)的重要組成部分，事業(yè)單位辦公室檔案工作的逐步完善，為急救事業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展提供了現(xiàn)實一手基礎(chǔ)資料和數(shù)據(jù)保障，事業(yè)單位的發(fā)展需要可持續(xù)性、健康性，只有這樣才能保證急救單位工作的完整性，很多經(jīng)驗在可持續(xù)性基礎(chǔ)上才能穩(wěn)步發(fā)展，完善文檔和材料，才能形成全面細(xì)致的檔案體系。正如牛頓所說：“如果我比別人看得更遠(yuǎn)些，那是因為我站在巨人的肩膀上”，當(dāng)事業(yè)單位的檔案事業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展了，才能為后續(xù)的工作提供有力的參考文獻(xiàn)，彌補(bǔ)不足，符合我國事業(yè)單位檔案事業(yè)的健康穩(wěn)步發(fā)展的現(xiàn)實需求。3.符合我國事業(yè)單位檔案事業(yè)推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。事業(yè)單位辦公室檔案工作，在為事業(yè)單位提供有效、準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的情況下，不僅滿足了新時期事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)實層面的需求，而且還能夠有效促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案事業(yè)的健康穩(wěn)步發(fā)展的現(xiàn)實需求，這樣就為我國事業(yè)單位檔案提供持續(xù)的動能，促進(jìn)事業(yè)單位健康穩(wěn)步發(fā)展，間接的推動我國社會主義經(jīng)濟(jì)事業(yè)健康有序發(fā)展。

二、做好事業(yè)單位辦公室檔案工作的有效方法

（一）強(qiáng)化事業(yè)單位辦公室檔案工作的流程性。針對事業(yè)單位辦公室檔案工作存在混亂的問題，應(yīng)該強(qiáng)化檔案工作的流程性。例如：1.接收文件，應(yīng)首先報送辦公室主任審閱簽字，分類，確定上報給分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字后上報一把手最終審閱、簽字、存檔，標(biāo)清接收人、時間。2.撰寫稿件（領(lǐng)導(dǎo)講話、計劃書、通知、請示等），初稿完成，請辦公室主任審閱、修改，呈報一把手審閱，合格后、打印，重要文件加蓋公章，復(fù)印一份存檔（標(biāo)明日期和參加人員、地點等）。3.公出（學(xué)習(xí)、開會、調(diào)研等），根據(jù)對方提供的時間、地點、和參加人員數(shù)量準(zhǔn)時參加，經(jīng)辦公室主任確認(rèn)并做好崗位工作的交接?；貋砗髮⑾嚓P(guān)記錄、資料整理形成文字圖片打印存檔

（標(biāo)注日期和參加人員，地點）。

（二）加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案工作的安全性。當(dāng)前，我國事業(yè)單位辦公室檔案管理在存儲媒介和管理人員兩個方面需要提高安全性。1.存儲媒介方面。在有條件的單位需要單獨設(shè)置檔案存儲室，防火、防水、防盜。一般檔案室設(shè)置在二樓以上，遠(yuǎn)離易燃易爆的地方，設(shè)置防盜門，做好防水、防潮、通風(fēng)處理。條件有限的單位，更需要把檔案室防水、防潮、防火工作做好，并將檔案室的門窗加固。2.人員保密方面。在有條件的單位設(shè)置專職檔案管理人員，需要是中文、檔案學(xué)或者計算機(jī)專業(yè)相關(guān)人員，中專以上學(xué)歷的在編正式人員，有助理館員以上技術(shù)證書，持證上崗，嚴(yán)格入職保密承諾，簽訂保密協(xié)議，建立保密離職后脫密制度。條件有限的單位，聘用兼職人員，更需要嚴(yán)格入職保密承諾，簽訂保密協(xié)議，建立保密離職后脫密制度。

（三）加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案工作的便捷性。加強(qiáng)事業(yè)單位辦公室檔案工作的便捷性需要從以下兩點入手：1.檔案管理信息化。正如李雪瑩在其《事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析》中提到的：作為事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，檔案管理信息化建設(shè)對提升檔案管理有效性、促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。所以事業(yè)單位事業(yè)單需要引入先進(jìn)的辦公軟件進(jìn)行檔案信息目錄及存放地的信息錄入，方便及時進(jìn)行調(diào)取檔案信息，有條件的單位可以將文件掃描存儲，設(shè)置搜索鏈接，能第一時間看到要找的文檔內(nèi)容。2.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。引進(jìn)相關(guān)辦公軟件，聯(lián)網(wǎng)化，即使在異地也可查閱要找尋的文檔信息，當(dāng)然必須有管理員相應(yīng)的權(quán)限，不是任何人都可以隨便通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)取單位的文檔信息。

（四）加大檔案管理人員的定期培訓(xùn)力度。針對急救事業(yè)單位檔案管理制度及檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能和傳統(tǒng)的服務(wù)模式還不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代信息服務(wù)手段變革的要求的現(xiàn)實情況，要加大急救檔案管理人員的定期培訓(xùn)力度。國家應(yīng)該在檔案管理方面建立評審考試制度，將檔案工作正規(guī)化、嚴(yán)格化，這樣上到國家事業(yè)單位下至事業(yè)單位都有法可依。每年最少進(jìn)行一次檔案工作人員的工作培訓(xùn)，聘請省級專家進(jìn)行實地培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案工作經(jīng)驗，經(jīng)培訓(xùn)考試合格后頒發(fā)合格證書，作為年終績效考核的一項重要依據(jù)。

三、結(jié)語

我國信息現(xiàn)代化的國家戰(zhàn)略方向是信息化、技術(shù)化、節(jié)約化，給各行各業(yè)都帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位也面臨角色的轉(zhuǎn)變，逐漸脫離行政模式，轉(zhuǎn)向公益服務(wù)模式，隨之而來的是內(nèi)部的運(yùn)行體系的快速發(fā)展變化，以適應(yīng)為社會服務(wù)的新形勢。道德經(jīng)上講：為無為，事無事，天下難事必作于易，天下大事必作于細(xì)，只有做好事業(yè)單位檔案工作這件小事，才有可能提高事業(yè)單位的整體運(yùn)行效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李雪瑩.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析[J].中國管理信息化，2019（12）：167-168.

[2]陳冰源，史俊利.淺析基層事業(yè)單位檔案管理信息化實現(xiàn)探索[J].西部資源，2019（05）：194-195.