何彩霞

摘 要：本文從檔案材料收集是檔案管理全過程中第一道程序入手，對檔案收集工作存在的不足進行思考，指出檔案收集工作的隨意性、被動性、單一性;改善檔案收集工作，加強檔案法律、法規(guī)的宣傳教育，建立健全規(guī)章制度，嚴(yán)格考核;利用“互聯(lián)網(wǎng)”的原理，并通過辦公自動化（OA）或OA與檔案系統(tǒng)相結(jié)合實現(xiàn)文檔一體化管理。

關(guān)鍵詞：檔案;收集工作;現(xiàn)狀;思考

檔案材料的收集是檔案管理全過程中第一道程序。及時收集內(nèi)容翔實、完整而系統(tǒng)的原始檔案材料，是形成某一種優(yōu)質(zhì)檔案的基礎(chǔ)。然而，由于檔案材料的分散，檔案館人力不足等因素的限制，加之缺乏明確的規(guī)范約束，當(dāng)下檔案材料收集工作不盡人意，表現(xiàn)在：首先，檔案館工作人員不能及時獲得檔案材料的信息，不能積極主動深入現(xiàn)場收集檔案材料，而產(chǎn)生檔案材料的單位或部門不能及時上交材料，拖延上交時間，甚至丟失材料。收集方和上交方，雙方都表現(xiàn)出明顯的被動性。其次，上交材料存在隨意性和片面性，以及上交材料內(nèi)容單一、載體單一、缺項、不全等。

鑒于檔案材料收集工作所存在的不足，筆者對改善檔案材料收集有如下思考：

一是加強有關(guān)檔案的法律、法規(guī)宣傳教育，提高社會各界對檔案的意識;二是建立健全規(guī)章制度，規(guī)范檔案材料收集工作;三是創(chuàng)新檔案收集工作的方法。

1 檔案收集工作的現(xiàn)狀

1.1 收集和上交工作的被動狀態(tài)

本局及下屬單位的檔案工作，在較長時期內(nèi)處于封閉或半封閉狀態(tài)，與社會各界缺乏溝通，檔案管理部門不了解社會的需求，社會各界也不十分了解檔案材料的價值，從而使檔案收集工作缺乏普遍性和針對性，社會各界也不能主動歸檔材料以及有的放矢地運用檔案。

從檔案管理部門而言，人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不很高，又由于缺乏競爭機制，致工作缺乏主動性和創(chuàng)造性，不能主動關(guān)注或不參與本單位的重大活動，難以獲得有價值的信息，只是被動地坐等檔案材料的送達。

產(chǎn)生檔案材料的單位、部門或個人，未認識到材料須及時歸檔的重要性和必要性，有的則為了圖自己使用方便，不愿意把應(yīng)歸檔的材料上交檔案部門歸檔，尤其是非文字材料，如聲像、照片等材料不歸檔、被流失的現(xiàn)象普通存在。

1.2 上交材料的隨意性和片面性

由于對上交材料的要求沒有具體行文，各單位對上交材料也沒有嚴(yán)格的自律，檔案材料收集的隨意與不穩(wěn)定。交與不交隨意、交全交少隨意、交好交劣隨意，因而造成檔案收集工作中存在收不全、收不好的現(xiàn)象，同時還存在著重“紅”輕“白”，重“文”輕“科”，甚至有該交的不交的情況。由各級部門發(fā)出的紅頭文件，一般都能上交，但日常形成的不以呈文形式發(fā)生的簡報、報告、記錄、總結(jié)等等，經(jīng)常不予歸檔?？蒲锌偨Y(jié)、科技論文、科技報告的產(chǎn)生部門，能主動地將這些材料歸檔者少之又少。

此外，上交的非“紅頭文件”的材料，往往內(nèi)容不全，要素缺項，如：正文與原稿，正文與附件，呈報與批復(fù)等，顯示出了對檔案材料的質(zhì)量保證意識的不足。

1.3 檔案內(nèi)容、形式、載體單一

為便于利用檔案的查考并獲得較豐富的查考結(jié)果，歸檔材料應(yīng)盡量做到內(nèi)容豐富、形式多樣。但現(xiàn)實狀態(tài)是檔案內(nèi)容以會議為主的文字材料，如：重要紀(jì)念活動、應(yīng)急事件的處理等記錄，以及口述材料、媒體的報告，本單位職工（員工）的論文、著作等，則寥寥無幾，檔案的形式和載體也鮮有新意，多為紙質(zhì)檔案。而電子文件、照片、錄像、錄音、磁盤、光盤甚少;實物檔案，如：印章、獎?wù)?、獎杯、錦旗等少之又少;地質(zhì)科研實物檔案，如：礦物標(biāo)本、鉆探巖芯標(biāo)本等，對它們的收集都還未列入議事日程。

2 改善檔案收集工作的思考

2.1 加強有關(guān)檔案法律、法規(guī)的宣傳教育

檔案管理部門要爭取宣傳部門和其他有關(guān)部門的支持，結(jié)合普法教育，宣傳檔案的法律、法規(guī)，讓檔案工作者和有關(guān)應(yīng)用檔案的部門人員熟知《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案工作條例》、《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（八號令）、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（九號令）等文件，可以采用精讀原文、舉辦講座、書面問答、知識競賽等多種形式，使機關(guān)各部門和人員增強檔案意識，讓檔案工作者和檔案運用者形成共識、交流順暢。

2.2 建立檔案材料收集的上交規(guī)章制度

要根據(jù)檔案有關(guān)法律、法規(guī)的要求，結(jié)合本系統(tǒng)、本單位的實際情況，制定有關(guān)檔案材料收集和上交的明文（如“辦法”、“規(guī)定”），明文下達指令實施，檔案管理各崗位的職責(zé)、檔案材料的范圍、檔案材料收集和上交時限、檔案材料的基本要素，保持檔案材料完整性和系統(tǒng)性的要求，將檔案收集工作作為單位工作流程的一個節(jié)點，納入各部門年度績效考核的標(biāo)準(zhǔn)中，并占一定的分值來約束收集和上交檔案材料的工作質(zhì)量。

此明文應(yīng)與本系統(tǒng)、本單位已有的文件，如行政管理、文書管理、計劃管理、資產(chǎn)財務(wù)管理、勞動人事管理、生產(chǎn)和基建管理、質(zhì)量管理、環(huán)境與安全管理、科研與開發(fā)管理等文件具有相容性。

為了明確文件的有效實施，須成立以主管領(lǐng)導(dǎo)為首的領(lǐng)導(dǎo)小組，運用PDCA（策劃、實施、檢查、處置）管理模式，對文件實施效果進行動態(tài)管理，定期檢查和考核相關(guān)部門、人員在檔案收集和上交工作中所取得的業(yè)績，獎優(yōu)罰劣。并基于實施情況，及時改進管理方法（包括對已有文件的修訂），使檔案材料收集和上交工作，實現(xiàn)良性循環(huán)，不斷進步。

2.3 創(chuàng)新檔案材料收集的工作方法

檔案管理人員須進一步發(fā)揮主觀能動性，自覺、主動地介入項目招投標(biāo)、合同簽訂、工程竣工驗收、設(shè)備開箱驗收、科研成果和產(chǎn)品性能鑒定會等，深入現(xiàn)場，把生動的現(xiàn)場素材轉(zhuǎn)化為檔案材料，必要時采訪事件當(dāng)事人，建立“口述檔案”。協(xié)助相關(guān)單位、部門策劃材料歸檔步驟，提出材料的系統(tǒng)性和完整性的要求。未雨綢繆，保證檔案材料的質(zhì)量和上交速度。

利用“互聯(lián)網(wǎng)”的原理，建立一定范圍內(nèi)檔案館藏網(wǎng)絡(luò)和微信群，加速信息傳遞和提高館藏檔案的利用效率。通過辦公自動化（OA）或OA與檔案系統(tǒng)相結(jié)合實現(xiàn)文檔一體化管理。

在符合保密條例的條件下，上網(wǎng)查找館藏檔案，開展網(wǎng)絡(luò)閱讀和遠程閱讀檔案，以更好地發(fā)揮檔案應(yīng)有的效能。

參考文獻

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