王文慧

【摘 要】國有企業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)運(yùn)行及發(fā)展的重要組成部分，其管理過程復(fù)雜，需要考量的相關(guān)內(nèi)容比較多。其中，辦公室管理工作對國有企業(yè)發(fā)展及創(chuàng)新起關(guān)鍵作用，要格外重視。本文簡要介紹國有企業(yè)辦公室管理工作及相關(guān)問題，給出具體、全面的完善策略，以期提高國有企業(yè)辦公室管理工作質(zhì)量及效率。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè);辦公室管理;工作職責(zé);信息化建設(shè);管理制度

前言：

辦公室管理工作在國有企業(yè)運(yùn)營發(fā)展中不可或缺，其直接關(guān)乎國有企業(yè)能否快速、可持續(xù)發(fā)展。辦公室管理工作特點(diǎn)決定了其涉及到諸多繁瑣內(nèi)容，除了基礎(chǔ)辦公之外，還涵蓋市場及行業(yè)相關(guān)信息。該背景下，對辦公室管理人員及相關(guān)職能部門提出了非常高的業(yè)務(wù)要求，其需要明確國有企業(yè)辦公室管理工作特點(diǎn)、要求及現(xiàn)存問題，加以梳理，給出科學(xué)的管理思路，從而更好地為國有企業(yè)服務(wù)。

1國有企業(yè)辦公室管理工作概述及意義

1.1國有企業(yè)辦公室管理工作概述

在改革環(huán)境下，國有企業(yè)發(fā)展受我國經(jīng)濟(jì)大形勢影響，其作為我國社會經(jīng)濟(jì)中流砥柱，與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展互為補(bǔ)充，二者缺一不可。國有企業(yè)特點(diǎn)決定了其運(yùn)行發(fā)展離不開辦公室。在國有企業(yè)中，辦公室管理工作比較繁雜，包括部門協(xié)調(diào)、建章立制、資料管理、會議管理、印章管理、檔案管理、考勤管理、實(shí)物資產(chǎn)及車輛管理、文件控制、公共關(guān)系維護(hù)和改善、行政檢查、費(fèi)用預(yù)算、成本控制等一系列內(nèi)容。辦公室管理工作內(nèi)容明確，計(jì)劃性與約束性兼具。具體而言，根據(jù)國有企業(yè)運(yùn)營及發(fā)展實(shí)際情況，可對辦公室管理工作進(jìn)行簡要梳理[1]。其一，制定短期目標(biāo);其二，視市場環(huán)境搜集企業(yè)信息為領(lǐng)導(dǎo)層提供決策依據(jù);其三，服從領(lǐng)導(dǎo)層安排;其四，監(jiān)督各部門日常工作。以某國有企業(yè)辦公室宣傳工作為例，預(yù)先將本季度的宣傳任務(wù)確定下來，明確活動類型、新聞通稿數(shù)量，搜集相關(guān)信息及時(shí)上報(bào)給部門領(lǐng)導(dǎo)，聽從領(lǐng)導(dǎo)的下一步安排，監(jiān)督各部門完成情況。上述管理內(nèi)容決定了國有企業(yè)辦公室管理工作非常復(fù)雜，需依據(jù)職責(zé)、權(quán)限等，合理分配、梳理日常工作，使其有序進(jìn)行，服務(wù)于國有企業(yè)日常各項(xiàng)工作，保證其順利開展。

1.2國有企業(yè)辦公室管理工作意義

作為我國經(jīng)濟(jì)主體，國有企業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)運(yùn)行及發(fā)展過程中起到重要作用，直接關(guān)乎我國戰(zhàn)略經(jīng)濟(jì)安全?；谠撉闆r考量，國有企業(yè)辦公室管理工作不應(yīng)被忽略，其具備以下意義：其一，更新企業(yè)發(fā)展模式。依據(jù)國有企業(yè)辦公室管理工作內(nèi)容、特點(diǎn)可知，其強(qiáng)調(diào)建立科學(xué)、合理的企業(yè)管理制度，并監(jiān)督其實(shí)施過程。為保證此類制度的建立，需要國有企業(yè)辦公室工作人員對企業(yè)業(yè)務(wù)種類、流程、范圍等具備全面的認(rèn)識，并關(guān)注企業(yè)員工的生產(chǎn)及生活情況，便于企業(yè)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)戰(zhàn)略目標(biāo)，以此轉(zhuǎn)變國有企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式，實(shí)現(xiàn)改革。其二，保持企業(yè)內(nèi)部關(guān)系和諧。國有企業(yè)辦公室管理工作的一大作用在于營造和諧的內(nèi)部關(guān)系。依托辦公室管理，加強(qiáng)國有企業(yè)內(nèi)部各部門及員工之間的溝通，確保員工與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)一致，以此提高國有企業(yè)員工的工作積極性，實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)社會及經(jīng)濟(jì)效益最大化。其三，解決企業(yè)內(nèi)部矛盾。國有企業(yè)系統(tǒng)、人員構(gòu)成復(fù)雜，人員與人員、人員與企業(yè)之間難免存在矛盾，關(guān)注國有企業(yè)辦公室管理工作，利于各項(xiàng)矛盾的化解。以員工與企業(yè)之間的勞資矛盾為例，發(fā)揮辦公室管理工作價(jià)值，第一時(shí)間解決企業(yè)員工在日常工作及生活中遇到的問題，使企業(yè)保障制度更加完善，利于提高國有企業(yè)員工的忠誠度，使其日常工作更加積極，推進(jìn)國有企業(yè)又好又快發(fā)展。其四，構(gòu)建學(xué)習(xí)型企業(yè)。按照科學(xué)的方式，將國有企業(yè)辦公室管理工作落實(shí)到位，便于學(xué)習(xí)型企業(yè)建立，為企業(yè)員工營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，以便其不斷增強(qiáng)自身專業(yè)技能，具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)及較高的管理水平，并將所學(xué)知識運(yùn)用到國有企業(yè)日常工作中，促進(jìn)國有企業(yè)生產(chǎn)力及競爭力雙向提升。

2國有企業(yè)辦公室管理工作問題

2.1管理內(nèi)容不明確

一些國有企業(yè)辦公室管理工作不受重視，負(fù)責(zé)人未掌握實(shí)際情況，各環(huán)節(jié)之間的銜接不足，倘若任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會對國有企業(yè)運(yùn)營產(chǎn)生不良影響，甚至制約其未來發(fā)展。受社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境影響，國有企業(yè)辦公室管理工作要求相對比較高，但仍有部分企業(yè)未結(jié)合外部市場環(huán)境對辦公室管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，導(dǎo)致其管理方法陳舊、單一，難以發(fā)揮自身價(jià)值，直接影響國有企業(yè)整體管理水平。

2.2人員綜合素質(zhì)低

國有企業(yè)辦公室管理工作由行政部門負(fù)責(zé)，由于在人員選擇方面未對其文字能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力等進(jìn)行綜合考量，導(dǎo)致其無法適應(yīng)多變的市場環(huán)境，對現(xiàn)代技術(shù)、新型管理理念缺乏了解，決策能力不足。部分國有企業(yè)在人員分配方面存在不合理現(xiàn)象，部分辦公室人員仍采用傳統(tǒng)工作模式，綜合素質(zhì)、專業(yè)水平低，制約國有企業(yè)發(fā)展[2]。例如，一些辦公室人員具備較強(qiáng)的文件整理、會議總結(jié)等能力，但文字功底差，無法勝任領(lǐng)導(dǎo)安排的工作。

2.3管理制度陳舊

在辦公室管理工作中制度的作用不容小窺，直接關(guān)乎辦公室管理工作質(zhì)量及安全。國有企業(yè)辦公室管理工作相對比較復(fù)雜，一些管理制度不夠全面，綜合性不強(qiáng)，導(dǎo)致日常管理工作混亂。同時(shí)，管理制度與辦公室日常工作脫節(jié)，約束效力不足，辦公室人員積極性普遍偏低，這與國有企業(yè)辦公室管理要求不符。

3國有企業(yè)辦公室管理工作完善策略

3.1明確辦公室崗位職責(zé)

國有企業(yè)運(yùn)營及發(fā)展過程中，政府會給予一定的支持。辦公室管理工作需講求多樣性，依據(jù)市場環(huán)境及時(shí)代特征，實(shí)施精細(xì)化管理，盡量精簡辦公室管理工作流程、內(nèi)容，使辦公所需時(shí)間縮短，投入更多精力在企業(yè)未來發(fā)展中。同時(shí)，國有企業(yè)還要結(jié)合自身實(shí)際情況，進(jìn)行管理制度創(chuàng)新，將崗位職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，使辦公室管理工作整體水平提升，一旦發(fā)現(xiàn)問題，第一時(shí)間明確責(zé)任，以免發(fā)生相互推諉情況，實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)全面、可持續(xù)發(fā)展[3]。例如，在辦公室工作中，由員工甲負(fù)責(zé)企業(yè)班車日常管理、維修、保養(yǎng)等;員工乙負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理;員工丙負(fù)責(zé)會議安排、接待等會議室相關(guān)服務(wù)。

3.2實(shí)現(xiàn)辦公室信息化管理

激烈的市場競爭環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在國有企業(yè)辦公室管理中應(yīng)用普遍，使辦公室工作質(zhì)量及效率不斷提高。國有企業(yè)要不斷開發(fā)、利用信息化管理系統(tǒng)，改變固有辦公室管理理念，依托信息化服務(wù)，增強(qiáng)辦公室管理工作的靈活性[4]。該背景下，管理層能夠隨時(shí)了解企業(yè)運(yùn)營及發(fā)展情況，并依據(jù)市場需求，做出科學(xué)的決策。舉例而言，建設(shè)電子數(shù)據(jù)庫，上傳文檔、視頻、圖片等資料，分類管理，便于后期查找，緩解辦公室管理工作壓力。

3.3更新辦公室管理理念

在新時(shí)代的多元網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，傳統(tǒng)國有企業(yè)辦公室管理理念已經(jīng)不適用，其與新時(shí)期國有企業(yè)發(fā)展要求不符合。依據(jù)國有企業(yè)辦公室管理工作特點(diǎn)及企業(yè)發(fā)展要求，增強(qiáng)預(yù)見性，在辦公室日常管理工作中保持積極、主動的態(tài)度，實(shí)現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，在日常工作中，不斷學(xué)習(xí)，更新辦公室管理知識、經(jīng)驗(yàn)，確保其科學(xué)性和現(xiàn)代化兼具，以此全面提高國有企業(yè)辦公室管理工作質(zhì)量及效率[5]。例如，結(jié)合國有企業(yè)實(shí)際情況，實(shí)行彈性工作時(shí)間、制度，采取靈活的管理方式對員工進(jìn)行約束，更加強(qiáng)調(diào)工作效率。或者，善于借助新型管理工具實(shí)施辦公室管理。

3.4更新辦公室管理制度，增強(qiáng)服務(wù)性

國有企業(yè)應(yīng)發(fā)揮制度的約束作用開展辦公室管理工作。辦公室日常管理中應(yīng)謹(jǐn)遵制度要求，按規(guī)章處理各類問題。同時(shí)，對辦公室管理工作流程進(jìn)行不斷改進(jìn)和優(yōu)化，保障其可行性，便于各項(xiàng)管理工作能夠順利實(shí)施。結(jié)合辦公室管理工作內(nèi)容、特點(diǎn)，嘗試創(chuàng)新和開拓，堅(jiān)持大局觀，優(yōu)化辦公室服務(wù)性，提高國有企業(yè)辦公室管理工作效率，及時(shí)解決該過程中存在的各類問題。在辦公室管理中遇到重大問題，要積極與其他各部門溝通，獲得其認(rèn)可[6]。例如，2020年突發(fā)新冠疫情，針對因工作需要外出的員工，需提交書面申請，由部門主管、總經(jīng)理等逐層審批通過后，方可出行，出差回來后，需做核酸檢測，保證健康。針對違反此項(xiàng)規(guī)定者，按規(guī)章制度處理。

結(jié)束語

綜上所述，國有企業(yè)辦公室管理工作相對比較復(fù)雜，對管理人員提出了比較高的要求。無論國有企業(yè)負(fù)責(zé)人，還是辦公室管理人員都要明確國有企業(yè)辦公室管理工作特點(diǎn)、內(nèi)容，了解其存在的漏洞及問題，從多個(gè)方面加以完善，明確崗位職責(zé)，實(shí)現(xiàn)辦公室信息化管理，對相關(guān)制度加以創(chuàng)新，確保國有企業(yè)辦公室各項(xiàng)工作的順利開展，為國有企業(yè)運(yùn)營及發(fā)展提供助力。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李霖.國有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理分析[J].經(jīng)濟(jì)管理文摘，2020（3）：75-76.

[4]朱志平.淺析當(dāng)前國有企業(yè)辦公室管理的改進(jìn)和創(chuàng)新[J].現(xiàn)代營銷（經(jīng)營版），2019（5）：156.

[5]許開明.淺談如何做好國有企業(yè)辦公室行政管理工作[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2018（20）：249-249.

[6]賈永莉.論我國國有企業(yè)辦公室管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J].經(jīng)營管理者，2017（20）：141.

（作者單位：廣西荔園飯店投資有限公司）