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        淺析提高高校綜合秘書工作效率的途徑

        2017-03-05 05:19:00程曉芳
        商情 2016年51期
        關(guān)鍵詞:工作效率

        程曉芳

        【摘要】隨著當(dāng)前我國高等教育的不斷發(fā)展,高校綜合秘書作為高校院系工作的基層工作者,是院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手,是教師與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通的橋梁,是院系管理的重要力量,對推進(jìn)院系工作有效開展起著十分重要的作用,本文從三方面入手探討如何提高高校綜合秘書工作效率。

        【關(guān)鍵詞】高校綜合秘書 工作效率 工作職責(zé)

        一、轉(zhuǎn)變工作觀念,明晰綜合秘書的工作職責(zé)

        當(dāng)前很多人對秘書工作依舊持有偏見,覺得就是從事接電話、寫文件等機(jī)械性的工作,只有無法勝任高校教學(xué)工作的人才會做綜合秘書的工作,因此很多人在綜合秘書的崗位上常常抱有消極工作態(tài)度,從而使得工作效率很難得到有效提升,因此,要想提升高校綜合秘書工作就應(yīng)當(dāng)首先轉(zhuǎn)變觀念,認(rèn)識到綜合秘書在整個高校教育教學(xué)過程中的重要性,意識到高校秘書工作雖然很繁瑣很辛苦,但是卻很光榮,要真正意識到自身的責(zé)任和價值,從而才能夠全身心投入到工作中來。

        其次,高校綜合秘書還應(yīng)當(dāng)明晰自身的職責(zé),對于綜合秘書來說,其職責(zé)主要有以下幾點(diǎn):第一,高校文書工作,也是最為基礎(chǔ)性和前提性的工作,比如草擬、校核以及呈送相關(guān)文件等;第二,人事工作,即對高校所有教師進(jìn)行考勤,并對相關(guān)獎懲以及職稱評聘等工作負(fù)責(zé);第三,會議工作,即包括會前準(zhǔn)備、會中調(diào)度和會后文件整理等工作;第四,檔案管理工作,對院系檔案進(jìn)行及時的收集、整理并進(jìn)行妥善保管;第五,日常事務(wù)性工作,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成其他方面的工作并做好日常的辦公室維護(hù)等。只有明晰了綜合秘書的職責(zé)才能夠使得工作更加有針對性,工作效率才會得到進(jìn)一步的提升。

        二、不斷學(xué)習(xí),加強(qiáng)自身修養(yǎng)

        首先,高校綜合秘書死異鄉(xiāng)具有政策性的工作,為了更好地貫徹黨的方針政策,所有的高校綜合秘書都應(yīng)當(dāng)有較高的理論修養(yǎng)以及政治敏感性,要對社會主義基本理論有所熟悉,從而使得秘書工作的系統(tǒng)性、原則性、創(chuàng)造性以及預(yù)見性得到加強(qiáng)。

        其次,當(dāng)前我國高校很多綜合秘書都不是專業(yè)出身,為了提升自身的綜合素質(zhì)加強(qiáng)自身的修養(yǎng),應(yīng)當(dāng)在工作之余努力學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、管理學(xué)、檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識,不斷拓展自身知識面,使得自己掌握的知識越來越多,只有這樣在工作的過程中才會掌握主動權(quán),在工作中表現(xiàn)的游刃有余,提升自身的工作效率。

        再次,要多向其他優(yōu)秀教師和領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)。當(dāng)前高校的領(lǐng)導(dǎo)和教師都是某一個行業(yè)或者是領(lǐng)域中的專家學(xué)者,有這豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),綜合秘書和領(lǐng)導(dǎo)之間接觸的比較多,有諸多學(xué)習(xí)的機(jī)會,這就要求高校綜合秘書在工作的過程中要多向他人學(xué)習(xí),從而在學(xué)習(xí)的過程中不斷進(jìn)步,在實(shí)踐的過程中使得自身修養(yǎng)得到不斷提升。

        三、完善工作方法,學(xué)會統(tǒng)籌安排

        高校綜合秘書每天面對的工作量之大超乎想象,面對這些工作,行政秘書應(yīng)當(dāng)學(xué)會分清主次、看得出輕重緩解,決不能眉毛胡子一把抓,在日常的工作過程中注重對經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行積累;對領(lǐng)導(dǎo)資源進(jìn)行靈活的組織和使用,對高校的物力、人力以及信息等資源進(jìn)行科學(xué)的配置;積極主動地制定相關(guān)的工作計(jì)劃和目標(biāo),將所有事情依照輕重緩急進(jìn)行劃分。比如,如果是要到高校行政樓辦事情,就可以將所有需到行政樓各部門處理的事情都攜帶上,這樣不僅使得秘書工作時間得到節(jié)約,工作效率得到提升,還避免因?yàn)槭杪┏霈F(xiàn)工作上的差錯。

        另外,還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)和教學(xué)秘書之間的溝通與聯(lián)系,高校綜合秘書要積極協(xié)助行政秘書相關(guān)工作,對其工作要積極配合,只有這樣才能夠從全局出發(fā)做好高校教育教學(xué)的服務(wù)工作。

        四、注重協(xié)調(diào)溝通,積極構(gòu)建良好的人際關(guān)系

        由于高校綜合秘書自身處于承上啟下的環(huán)節(jié),起到突出的溝通和交流作用,因此人際關(guān)系相對比較復(fù)雜,這就要求高校綜合秘書在工作的過程中應(yīng)當(dāng)積極處理好自身與其他職能部門之間的關(guān)系,要做好與其他部門領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)與溝通工作。

        協(xié)調(diào)和院系領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。因?yàn)樵合殿I(lǐng)導(dǎo)層主要是由系主任、系副主任以及總支書構(gòu)成,因?yàn)樽陨砹龃嬖谝欢ǖ牟町悾瑢栴}的看法和態(tài)度也就會有所不同,這就需要高校綜合秘書在其中發(fā)揮潤滑劑的作用,要不搞小圈子,從團(tuán)結(jié)的角度來進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通,從而為高校教育教學(xué)營造一個良好的氛圍。

        加強(qiáng)與高校各職能部門之間的協(xié)調(diào)。高校綜合秘書要做好和學(xué)校教務(wù)處、人事處以及財(cái)務(wù)處等職能部門之間的溝通與協(xié)調(diào),在堅(jiān)持原則性的同時也要做到靈活處理,要將各部門實(shí)際遇到的問題及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋,真正起到上傳下達(dá)的作用。

        協(xié)調(diào)與兄弟院系之間的關(guān)系。隨著當(dāng)前高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大,高校中各院系之間的聯(lián)系也越來越密切,一些項(xiàng)目和課題的申報往往需要多個院系聯(lián)合才能完成,這就需要高校綜合秘書要做好協(xié)調(diào)溝通工作,在各院系之前搭建紐帶和橋梁,為高校教育教學(xué)營造團(tuán)結(jié)友好的氛圍。

        五、突出人文關(guān)懷,營造良好的外部環(huán)境

        高校應(yīng)當(dāng)積極營造良好氛圍,加強(qiáng)綜合秘書的認(rèn)同感,通過創(chuàng)新多元化的激勵機(jī)制,來積極調(diào)動綜合秘書的工作主動性與積極性,使得綜合秘書在工作過程中有更多的認(rèn)清,能夠更好地投入到工作之中,為高校教育教學(xué)進(jìn)行服務(wù)。這就要求高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對綜合秘書的人文關(guān)懷,要為綜合秘書積極創(chuàng)造競爭的平臺和晉升的機(jī)會,要真正做到任人唯賢,要加強(qiáng)對綜合秘書的培訓(xùn)工作,通過培訓(xùn)深造使得高校綜合秘書工作積極行得到提升的同時,自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及職業(yè)技能也到提升,使得自身的工作潛力得到最大限度的挖掘,從而使得工作效率得到進(jìn)一步提高。

        六、結(jié)束語

        綜上所述,高校綜合秘書是整個高校教育教學(xué)過程中十分重要、必不可少的重要組成部分,是院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手,是教師與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通的橋梁,是院系管理的重要力量,對高校各項(xiàng)事務(wù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)起到至關(guān)重要的作用,正因?yàn)槿绱?,?yīng)當(dāng)從多方入手提升高校綜合秘書工作效率,不僅要轉(zhuǎn)變觀念、明晰責(zé)任,同時還要不斷充電學(xué)習(xí),提升自身的修養(yǎng),此外高校還應(yīng)當(dāng)積極為綜合秘書的發(fā)展提供培訓(xùn)平臺與機(jī)會,使得綜合秘書工作方法能夠得到不斷創(chuàng)新,工作效率得到逐步提升。

        參考文獻(xiàn):

        [1]蘇芝蘭. 提高高校院系行政秘書工作效率的對策[J]. 中國信息科技, 2011,(1).

        [2]王磊. 淺談新時期高校行政秘書行政執(zhí)行力的提升途徑[J]. 中國商界, 2012.

        [3]許艷紅. 淺析高校教學(xué)秘書提升工作效率的必要性及方法[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報, 2013,(5).

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