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        畢業(yè)季學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞問題分析

        2019-11-11 12:40:24余子丹
        辦公室業(yè)務(wù) 2019年9期
        關(guān)鍵詞:學(xué)生檔案高校

        余子丹

        【摘要】學(xué)生檔案是人事檔案的起點,是“學(xué)生成長的記錄袋”,是國家選拔人才的依據(jù),對學(xué)生個人及社會都有著重大意義。高校作為學(xué)生檔案的管理者,要確保畢業(yè)生檔案齊全、完整、安全。文章剖析了學(xué)生檔案與人事檔案的關(guān)系,分析了畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞特點,并參考性提出畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的應(yīng)對措施。

        【關(guān)鍵詞】高校;學(xué)生檔案;檔案轉(zhuǎn)遞

        一、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是學(xué)生檔案向人事檔案轉(zhuǎn)變

        學(xué)生檔案是指本校在學(xué)生管理活動中形成的,記錄和反映學(xué)生個人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的、以學(xué)生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。根據(jù)“檔隨人走”的人事檔案管理原則,高校檔案管理部門要及時向用人單位、人才中心等部門轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案。學(xué)生畢業(yè)后若不選擇繼續(xù)求學(xué)深造,其所在高校將在其學(xué)生檔案中放入該生的報到證,并將檔案轉(zhuǎn)遞至該生就業(yè)單位或人才交流機構(gòu),此時的學(xué)生檔案正式成為人事檔案,后期還有可能成為干部人事檔案。

        由于國家相關(guān)政策,規(guī)定學(xué)生畢業(yè)后若暫時找不到就業(yè)單位,其檔案可由學(xué)校免費保管兩年,兩年內(nèi)可開具報到證。部分畢業(yè)生將檔案留置學(xué)校,即使找到工作也沒有及時辦理轉(zhuǎn)檔,錯過了辦理報到證的時間。然而學(xué)校保存的是學(xué)生檔案,像轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關(guān)事宜只有依托人事檔案才能辦理。高校通過畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞完成學(xué)生檔案向人事檔案的轉(zhuǎn)變,為學(xué)生走向社會傳遞好交接棒。

        二、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作特點

        (一)轉(zhuǎn)遞時間緊。每年7月是高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的高峰期,學(xué)生畢業(yè)典禮一般在6月中下旬舉行。畢業(yè)典禮前存在學(xué)生學(xué)籍信息變化、學(xué)籍材料更新的問題,畢業(yè)生寄檔工作往往從6月中旬開始。由于很多單位的工作報到時間是7月,工資、工齡的計算也從7月開始。關(guān)系到學(xué)生的切身利益,高校在7月初必須寄出學(xué)生檔案。因此畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞準(zhǔn)備工作時間只有20多天,學(xué)生檔案管理部門要完成應(yīng)屆畢業(yè)生的提檔、畢業(yè)生材料的接收、檔案袋的密封、檔案寄送信息的審核等系列工作。

        (二)接收材料多。檔案轉(zhuǎn)遞過程中一個重要的環(huán)節(jié)是畢業(yè)生材料的歸檔。畢業(yè)材料主要包括成績單、畢業(yè)生登記表、報到證、學(xué)位授予材料等,研究生還有學(xué)位論文評審材料,黨員有組織發(fā)展材料,部分學(xué)生還有獎懲材料、資格證登記材料、體檢材料等。大部分高校的畢業(yè)生人數(shù)在幾千人次,“211”“985”類高校本科、碩士畢業(yè)生達到上萬人次。筆者所在的華中科技大學(xué)每年本科、碩士、博士畢業(yè)生將近1.8萬人,畢業(yè)生接收材料近7萬份。

        (三)信息更新快。檔案寄送信息是檔案轉(zhuǎn)遞中的重要要素,主要為寄檔單位、寄檔地址、聯(lián)系方式等,一般由院系或?qū)W生自己填報,高校就業(yè)部門統(tǒng)計并確認。該類信息有著極大的不確定性,例如學(xué)生先填報檔案暫緩寄送,等收到公務(wù)員、選調(diào)生錄用通知后需要將檔案寄送至報考地。部分畢業(yè)生存在就業(yè)單位改變的情況,隨之要更改檔案寄送地。還有部分學(xué)生的檔案寄送地址不詳或錯誤,需要補充或者更改。這些工作都將集中在檔案轉(zhuǎn)遞工作的后期完成,往往需要修改多個版次才能滿足學(xué)生需求,同時需要保證信息準(zhǔn)確無誤,對檔案管理工作者是個極大的挑戰(zhàn)。

        三、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作應(yīng)對措施

        由于各高校之間學(xué)生檔案的管理機構(gòu)不同,管理水平差異,畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在不同程度的問題。筆者根據(jù)轉(zhuǎn)遞工作的特點,并結(jié)合和自身所在高校的工作經(jīng)驗總結(jié)如下幾點應(yīng)對措施:

        (一)加強檔案轉(zhuǎn)遞宣傳。學(xué)生檔案工作通常是高校的非核心重點工作,然而該項工作涉及學(xué)生就業(yè),在維護學(xué)校穩(wěn)定、保持學(xué)校就業(yè)率、提升學(xué)校社會影響力方面起到一定的作用。高校檔案機構(gòu)應(yīng)該充分利用這些特性,爭取校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視,獲得院系及相關(guān)行政部門的配合與支持。檔案機構(gòu)可以通過校園廣播、校報、網(wǎng)站、微信公眾號等媒體平臺,普及學(xué)生檔案知識;可以通過舉辦特色檔案日活動,強化公眾檔案意識;可以制作小視頻,利用生動的案例,讓學(xué)生了解學(xué)生檔案的作用與重要性;可以通過參加就業(yè)部門舉辦的畢業(yè)生輔導(dǎo)員溝通協(xié)調(diào)會,向院系解讀畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作要點,為在畢業(yè)季順利完成學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作打下基礎(chǔ)。

        (二)材料歸檔責(zé)任到人。畢業(yè)季院系歸檔材料時間緊、種類多、基數(shù)大,容易出現(xiàn)材料錯裝、漏裝的問題,給畢業(yè)生后期帶來麻煩。檔案機構(gòu)必須制定專人負責(zé)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作,統(tǒng)籌安排材料歸檔時間,解決突發(fā)情況。由于畢業(yè)生材料大多產(chǎn)生于院系,材料歸檔由輔導(dǎo)員完成,然而畢業(yè)季院系需要處理的事情多,輔導(dǎo)員有時將檔案工作推后完成,或者不積極配合,有的甚至交給學(xué)生處理,再加上輔導(dǎo)員的頻繁更換,對畢業(yè)材料歸檔造成極大困擾。檔案機構(gòu)應(yīng)該設(shè)定院系學(xué)生檔案管理員,選擇人員相對固定的學(xué)工組長、辦公室主任等,并將學(xué)生檔案工作納入考核考評范圍。檔案機構(gòu)盡量要求學(xué)生檔案管理員現(xiàn)場督促材料歸檔工作,并在歸檔清單上簽字。歸檔材料環(huán)節(jié)由檔案專員及院系學(xué)生檔案管理員負責(zé),盡量做到零失誤。

        (三)規(guī)范填報轉(zhuǎn)遞信息。2015年4月,人社部聯(lián)合中國郵政集團公司發(fā)布文件,學(xué)生檔案寄送方式由機要通信改為EMS郵政快遞。機要與快遞的郵寄方式有很大的不同,機要由機要專員轉(zhuǎn)遞,專員一般比較固定,因此只要單位準(zhǔn)確就可以順利送達。而EMS郵寄方式接收人員不固定,代收、滯留快遞點的情況時常發(fā)生。面對轉(zhuǎn)遞方式的改變,檔案機構(gòu)要規(guī)范畢業(yè)生寄檔信息要素,與就業(yè)部門聯(lián)合對院系及學(xué)生個人普及檔案轉(zhuǎn)遞信息的填寫。保證單位詳細到部門,地址詳細到街道,并提供接收人及接收電話,以此杜絕因寄檔信息不全而發(fā)生的退檔、檔案遺失情況。

        (四)建立學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。目前市場上可選擇的高校檔案管理系統(tǒng)很多,但是大部分高校檔案管理系統(tǒng)都是根據(jù)《高校檔案管理辦法》中歸檔門類來設(shè)計的。學(xué)生檔案不同于綜合、科研檔案,系統(tǒng)需要記載學(xué)生個人信息及歸檔材料情況,具有信息更新頻繁、痕跡管理突出的特點,對于學(xué)生檔案材料的歸檔、利用、轉(zhuǎn)遞過程要有清晰的記錄。尤其對于檔案轉(zhuǎn)遞記錄都要有效保存,這就需要一套專業(yè)系統(tǒng)化的管理軟件。該系統(tǒng)需要與學(xué)校的就業(yè)部門管理系統(tǒng)對接,采集畢業(yè)生寄檔信息,并對院系和學(xué)生公布,以便院系批量審核及學(xué)生本人核對,減輕畢業(yè)季檔案管理員核實寄檔信息的壓力。學(xué)生檔案屬于個人隱私,建立系統(tǒng)還應(yīng)充分考慮數(shù)據(jù)安全問題,防止數(shù)據(jù)泄露給學(xué)生及學(xué)校帶來不必要的麻煩。

        (五)督促落實送達情況。由于畢業(yè)生數(shù)量龐大,工作周期短,難以做到萬無一失,管理人員也無法一一落實檔案送達接收情況。大部分高校檔案機構(gòu)都開放了寄送查詢系統(tǒng),公布檔案接收單位、接收地址、接收人、接收電話、寄檔時間、EMS快遞單號或機要號信息。然而畢業(yè)生往往缺乏檔案意識,忽略了檔案送達情況的落實。因此,檔案機構(gòu)要借助通訊平臺,給畢業(yè)生群發(fā)短信,或通過關(guān)注微校園,給畢業(yè)生推送消息,提醒學(xué)生主動查詢檔案是否安全抵達接收地,對于錯寄、漏寄等問題及時發(fā)現(xiàn),及時補救。此舉能有效降低檔案失效、檔案遺失等問題的概率,確保學(xué)生檔案安全抵達。

        【參考文獻】

        [1]姚瓚瓚.就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理研究[J].檔案時空,2019(06):40-41.

        [2]趙湘渝.高校離校生檔案的轉(zhuǎn)遞規(guī)范與流程[J].檔案管理,2017(01):94.

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