林波

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)科技的高速發(fā)展，檔案管理工作體系逐漸規(guī)范完善，檔案檢索正是檔案信息數(shù)字化和資源化的體現(xiàn)。本文立足于我國(guó)檔案檢索工作的基本情況，通過(guò)分析影響檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的改進(jìn)策略，為我國(guó)檔案檢索工作制度的建立提供一定參考資料。

關(guān)鍵詞：檔案檢索;信息利用;存在問(wèn)題;改進(jìn)對(duì)策

1 引言

眾所周知，檔案檢索作為一種操作簡(jiǎn)便的工具，可以對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的管理，方便利用者對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和查找。檔案檢索工具的質(zhì)量高低與檔案服務(wù)的效果息息相關(guān)。通過(guò)分析檔案檢索工作中檔案存儲(chǔ)和檔案查找存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)對(duì)策，進(jìn)而有效加快檔案管理工作的發(fā)展。

2 檔案檢索存在的問(wèn)題

2.1 存儲(chǔ)階段

在檔案檢索工作中，檔案工作人員按照著錄標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是經(jīng)常出現(xiàn)標(biāo)引錯(cuò)誤、漏掉標(biāo)記等情況，不能完全發(fā)揮和利用檔案的價(jià)值，限制了利用者對(duì)檔案的利用。例如，當(dāng)檔案利用者在對(duì)檔案進(jìn)行查找時(shí)，通常從查找檔案的關(guān)鍵詞出發(fā)，如果沒(méi)有被標(biāo)引所搜關(guān)鍵詞的檔案將難以被查出，進(jìn)而無(wú)法被利用。由此可見(jiàn)，檔案的全面著錄標(biāo)引是檔案被利用的關(guān)鍵。

目前，各部門(mén)在檔案管理工作中各司其職，工作之間缺乏聯(lián)系，導(dǎo)致檔案信息重復(fù)分散、存儲(chǔ)方式各異，這種方式使檔案信息冗雜繁多，缺少整理融合，進(jìn)而降低了檔案的利用效率。

2.2 查找階段

當(dāng)利用者在查找檔案過(guò)程中，首先應(yīng)該確定檢索的關(guān)鍵內(nèi)容，在將關(guān)鍵內(nèi)容與檔案檢索中概念進(jìn)行匹配時(shí)，多數(shù)情況下都會(huì)存在一定的差別;同樣，檔案管理工作人員在將檔案內(nèi)容總結(jié)為檢索關(guān)鍵內(nèi)容時(shí)，也會(huì)產(chǎn)生一定的誤差。因此，當(dāng)檔案檢索關(guān)鍵詞與檔案內(nèi)容無(wú)法與利用者的需求吻合時(shí)，檔案的利用價(jià)值和利用效率就會(huì)大打折扣。檔案工作人員在檢索關(guān)鍵詞匯的設(shè)置上需要具備專(zhuān)業(yè)性和規(guī)范性，這個(gè)層面體現(xiàn)了信息檢索的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，使其面對(duì)的社會(huì)群體在利用信息時(shí)受限，同時(shí)與使用較口語(yǔ)化檢索詞匯的人群相比，會(huì)對(duì)專(zhuān)業(yè)檢索詞匯的普及產(chǎn)生一定阻礙作用，使檔案檢索的利用率低下。

從當(dāng)前我國(guó)檔案檢索工作來(lái)看，檔案管理工作的體系尚不完善，檔案檢索的更新和反饋機(jī)制沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)。檔案檢索的著錄和標(biāo)引、檢索工具和系統(tǒng)都尚待更新，同時(shí)檔案利用者對(duì)檔案利用的反饋信息較少，這些都是當(dāng)前檔案檢索存在的最直觀的問(wèn)題，都是阻礙檔案檢索和管理工作成效的絆腳石。

3 檔案檢索改進(jìn)對(duì)策

3.1 規(guī)范著錄與標(biāo)引檔案

很多情況下，檔案檢索工作中的著錄和標(biāo)引是在檔案文件歸檔后完成的，并不是在歸檔前完成的，這樣可能會(huì)造成部分內(nèi)容缺失，著錄和標(biāo)引不能更全面、更完整的顯示檔案內(nèi)容。在規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求下，歸檔前檔案的編輯者形成一個(gè)初步的著錄和標(biāo)引，讓檔案工作人員進(jìn)行全面著錄和標(biāo)引檔案內(nèi)容，使檔案的價(jià)值發(fā)揮最大化。同時(shí)檔案工作者在著錄過(guò)程中應(yīng)采取更全面、更具體的多級(jí)式著錄與多樣式標(biāo)引，使檢索語(yǔ)言更加通俗易懂，提升檔案的價(jià)值和利用效率。

3.2 優(yōu)化檔案檢索語(yǔ)言

簡(jiǎn)單明了、通俗易懂的檔案檢索語(yǔ)言可以擴(kuò)大檔案檢索的受眾群體，增加檔案的利用度。檔案工作人員應(yīng)該對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)名詞進(jìn)行解釋優(yōu)化，提高檔案檢索的效率。在檔案檢索過(guò)程中，檔案利用者可以通過(guò)檢索標(biāo)引對(duì)檔案進(jìn)行檢索利用，通過(guò)統(tǒng)計(jì)標(biāo)引檢索的語(yǔ)言習(xí)慣與專(zhuān)業(yè)檢索語(yǔ)言習(xí)慣之間的差別，來(lái)優(yōu)化和改進(jìn)檔案檢索語(yǔ)言，同時(shí)檔案工作人員針對(duì)不同的檔案利用者的需求，開(kāi)發(fā)和建立更多層次、多種類(lèi)的檢索途徑和檢索工具，使社會(huì)公眾人群檢索更加方便快捷。

3.3 加強(qiáng)檔案信息的聯(lián)系

在檔案管理工作中，各部門(mén)的一部分檔案信息并不是單獨(dú)的、沒(méi)有聯(lián)系的，可以采取多部門(mén)共同協(xié)作的方式，對(duì)相同檔案進(jìn)行相同的著錄與標(biāo)引，使查找檔案更方便，避免檔案的重復(fù)。同時(shí)對(duì)相同檔案的統(tǒng)一、聯(lián)合著錄標(biāo)引，可以加強(qiáng)部門(mén)之間的聯(lián)系，提高各部門(mén)的工作效率，對(duì)提升檔案的價(jià)值和利用效率有積極作用。

3.4 完善檔案檢索機(jī)制

隨著社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案檢索中的不斷應(yīng)用，檔案檢索工作應(yīng)該建立更新和反饋機(jī)制，滿足社會(huì)公眾、群體的檔案信息需求。在檔案檢索工作中，需要檔案工作人員不斷更新完善檢索語(yǔ)言、著錄標(biāo)引、工具和系統(tǒng)，在檢索語(yǔ)言方面，隨著社會(huì)潮流發(fā)展，將出現(xiàn)的新詞匯添加到檢索語(yǔ)言中，淘汰或優(yōu)化不適用的詞匯，并對(duì)詞匯的主次關(guān)系進(jìn)行結(jié)構(gòu)調(diào)整。在著錄標(biāo)引方面，增加檔案著錄的多層級(jí)、標(biāo)引的多樣化，及時(shí)更新和優(yōu)化不準(zhǔn)確的內(nèi)容。在檢索工具和檢索系統(tǒng)方面，從科技技術(shù)應(yīng)用層面，設(shè)計(jì)最先進(jìn)、最簡(jiǎn)潔、最方便的檔案檢索方式，以滿足不同社會(huì)公眾、群體對(duì)檔案檢索信息的不同需求。與此同時(shí)，要建立檔案檢索利用信息反饋機(jī)制，檔案利用者對(duì)檔案檢索過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題、檢索語(yǔ)言的規(guī)范化、信息利用效果等反饋的意見(jiàn)或建議，激發(fā)社會(huì)公眾人員對(duì)檔案管理工作的參與度。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)各項(xiàng)改革的發(fā)展，檔案信息化不斷推進(jìn)，檔案工作者正在為數(shù)字檔案信息資源的建設(shè)努力。在我國(guó)檔案檢索工作中，加強(qiáng)對(duì)檔案檢索問(wèn)題的分析，面對(duì)問(wèn)題找尋解決問(wèn)題的有效策略，這樣才能使我國(guó)檔案檢索工作不斷向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]衛(wèi)雙囤，劉永梅.合理利用檔案的檢索咨詢[J].山西檔案，2019（z1）：32-33.

[2]李超，常曉茹.檔案檢索系統(tǒng)中的規(guī)范記錄研究[J].檔案時(shí)空，2009（2）：16-18.