劉鳳珍

摘要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的高校圖書館檔案管理方法已經(jīng)無法滿足當(dāng)下的檔案管理需求，高校需要引進(jìn)先進(jìn)的系統(tǒng)和設(shè)備儀器，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理手段和理念進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)和安全管理，進(jìn)而提高圖書館檔案管理水平和檔案利用率，可以更好地為讀者服務(wù)。在探討高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出高校圖書館檔案管理中存在的問題，分析大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理的優(yōu)勢(shì)，找到應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景 高校圖書館 檔案管理 有效策略

中圖分類號(hào)：G258文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349 （2019） 14-0093-02

傳統(tǒng)的高校圖書館檔案管理對(duì)象主要是紙質(zhì)文件，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高校圖書館的檔案管理實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)到數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化的跨越。大數(shù)據(jù)背景下，高校圖書館不再需要整理歸檔大量的紙質(zhì)文件，只需用專業(yè)儀器把相關(guān)數(shù)據(jù)和資料錄入系統(tǒng)、對(duì)各種不同的原始數(shù)據(jù)快速整理、歸類，并存儲(chǔ)到檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中。如需更新或刪除時(shí)，只需簡(jiǎn)單操作就可以完成，大大提高了高校圖書館的管理水平和工作效率。

一、高校圖書館檔案管理現(xiàn)狀

目前，高校圖書館的檔案管理工作主要是整理利用人事檔案、特定事件檔案、歷史價(jià)值檔案等進(jìn)行采用資料庫存放的管理模式。高校圖書館檔案數(shù)字化，先考慮檔案的價(jià)值，然后再?zèng)Q定是否歸檔，確定歸檔后再對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，以方便查找利用。在大數(shù)據(jù)背景下，高校圖書館采集最客觀真實(shí)的數(shù)據(jù)是基本要求，以保證存檔數(shù)據(jù)的客觀、真實(shí)性。

二、高校圖書館檔案管理存在的問題

一是存在輕采集重歸檔現(xiàn)象。目前，高校圖書館在采集檔案時(shí)，更注重已經(jīng)形成的理論性結(jié)果，而對(duì)采集過程中出現(xiàn)的問題則較少提及。高校圖書館的檔案大致分為人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、聲像、設(shè)備、黨政六類。檔案的分編歸類方法會(huì)反過來影響檔案的采集，從而產(chǎn)生檔案采集工作輕思路重結(jié)果的問題。大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)采集的指向并不唯一，大致相同的數(shù)據(jù)可以對(duì)多個(gè)不同的領(lǐng)域產(chǎn)生參考價(jià)值。例如，館員培訓(xùn)計(jì)劃和館員招聘細(xì)則二者之間就存在一致性，但業(yè)務(wù)檔案和人事檔案屬于不同的領(lǐng)域，培訓(xùn)計(jì)劃一般都會(huì)有翔實(shí)的備案，而每年的招聘細(xì)則并不一定會(huì)都留存檔案。

二是管理模式單一。目前，高校圖書館的檔案管理更注重檔案利用的歷史價(jià)值，通過下發(fā)文件、組織相關(guān)活動(dòng)來開展采集工作，采集程序的檔案信息通過單線程方式返回被考察利用。同時(shí)，大部分檔案管理人員把工作重點(diǎn)放在檔案的考察和保存上，且多是兼職管理人員，專職管理人員相對(duì)較少。雖然有一部分高校圖書館的檔案管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，但也僅僅是對(duì)電子文檔進(jìn)行簡(jiǎn)單的加密保存，然后不同級(jí)別的管理人員對(duì)本級(jí)別的文檔進(jìn)行考察。

三是缺乏先進(jìn)的管理理念。高校圖書館的檔案管理工作，缺乏科學(xué)有效的管理和評(píng)價(jià)機(jī)制，普遍存在對(duì)總結(jié)性的材料收集過度重視，忽視了事前準(zhǔn)備工作信息的收集。在整理和歸檔重要的檔案時(shí)，仍然有人工方式的干預(yù)。這樣不但浪費(fèi)大量的人力和時(shí)間，同時(shí)在一定程度上影響圖書館檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理的優(yōu)勢(shì)

一是檔案實(shí)現(xiàn)虛擬存儲(chǔ)，降低管理成本。時(shí)代在發(fā)展，高校圖書館的藏書數(shù)量也越來越大，一些珍貴紙質(zhì)檔案會(huì)被留存。這些檔案見證了學(xué)校的發(fā)展歷程，具有重要的保存價(jià)值，不能輕易毀壞和丟棄。但檔案資料越來越多，給管理人員的檢索工作帶來極大不便，也在一定程度上增加了管理成本，嚴(yán)重的甚至出現(xiàn)存放空間不足的情況。大數(shù)據(jù)背景下，管理人員不再受空間限制，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以處理海量的檔案信息，實(shí)現(xiàn)了檔案的虛擬存儲(chǔ)，同時(shí)可以利用數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)合理的資源調(diào)配，大大降低了檔案管理成本，提高了工作效率。

二是檔案可以長(zhǎng)期保存。大數(shù)據(jù)時(shí)代以前，圖書館檔案都是紙質(zhì)資料，長(zhǎng)期翻閱、查詢?nèi)菀自斐善茡p和污染，難以長(zhǎng)期保存。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使檔案資料實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化存儲(chǔ)，可以長(zhǎng)期保存，而且比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更節(jié)省空間。

三是檔案更加便于檢索和管理。圖書館檔案資料的利用率較低，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的鑒定、檢索工作需要大量的人力和物力，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用大大簡(jiǎn)化了工作程序，只要?jiǎng)觿?dòng)鍵盤、鼠標(biāo)就可以在海量的檔案信息中找到需要的信息，還可以根據(jù)檔案的關(guān)鍵詞、類型、時(shí)間、日期等進(jìn)行快速檢索，大大提高了檔案管理的效率。

四是有利于檔案管理專業(yè)化。大數(shù)據(jù)技術(shù)是通過分布式架構(gòu)方式來處理信息的，但現(xiàn)有的高校圖書館檔案管理人員很少有人掌握相關(guān)技術(shù)，且傳統(tǒng)檔案管理觀念嚴(yán)重。為了滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求，相關(guān)管理人員要主動(dòng)轉(zhuǎn)變觀念，掌握相關(guān)技術(shù)，提高專業(yè)水平。因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以在一定程度上提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)檔案管理的專業(yè)化和多元化。

四、大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理策略

一是完善檔案元數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)背景下，管理人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)采集、存儲(chǔ)能夠反映具體活動(dòng)情況的大量的元數(shù)據(jù)，不必考慮元數(shù)據(jù)之間是否存在邏輯關(guān)系和因果關(guān)系，然后利用海量存儲(chǔ)和計(jì)算方法來管理這些元數(shù)據(jù)。在查找的數(shù)據(jù)出現(xiàn)不完整的情況下，管理人員可以通過增加部分元數(shù)據(jù)并追加相應(yīng)的記錄來解決。例如，在檔案采集環(huán)節(jié)增加反饋機(jī)制可以提高采集元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完備性，利用數(shù)據(jù)庫檢索技術(shù)細(xì)致記錄查詢的內(nèi)容和次數(shù)，增加必要的檔案使用情況的元數(shù)據(jù)。

二是建立檔案管理數(shù)據(jù)庫。高校圖書館檔案管理數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)庫記錄著各種與檔案管理有關(guān)的信息，管理人員可以看到不同時(shí)間段的檔案數(shù)據(jù)管理的集合。中心數(shù)據(jù)庫可以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)檔案管理定時(shí)記錄、反復(fù)查詢功能，但不能修改，這樣才能客觀、公正地反映數(shù)據(jù)管理的實(shí)際變化，也可以根據(jù)不同的檔案管理要求來建立相應(yīng)的中心數(shù)據(jù)庫。

三是加強(qiáng)檔案管理運(yùn)營(yíng)評(píng)價(jià)機(jī)制的構(gòu)建。大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，不再受空間限制需要的人工干預(yù)的檔案袋管理，可以充分利用評(píng)價(jià)日志進(jìn)行歸檔分析。檔案的運(yùn)營(yíng)管理工作是指對(duì)檔案的服務(wù)利用和歸檔質(zhì)量等方而進(jìn)行設(shè)計(jì)、運(yùn)行、評(píng)價(jià)、改進(jìn)的工作。相關(guān)人員樹立客觀先進(jìn)的評(píng)價(jià)觀念，并嚴(yán)格遵循檔案信息質(zhì)量十二指標(biāo)中的關(guān)鍵因子CI客觀性、C9有用性、C8完整性的具體要求。對(duì)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫要與日俱進(jìn)地進(jìn)行有效改進(jìn)，不斷提升檔案管理和應(yīng)用的透明度和開放性，并根據(jù)管理需求進(jìn)行自我修正和完善。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，要全而推行與高校圖書館相適應(yīng)的檔案信息量評(píng)價(jià)機(jī)制和效用質(zhì)量評(píng)價(jià)機(jī)制，也可以根據(jù)實(shí)際的檔案管理需求引入評(píng)價(jià)模塊，以確保檔案管理運(yùn)營(yíng)機(jī)制制度規(guī)范、方向明確、評(píng)價(jià)合理、價(jià)值有效。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓鴻立，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理研究[J]城建檔案2017（5>77-78

[2]單松，大數(shù)據(jù)背景下的高校圖書館檔案管理策略研究[J]辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：114.

[3]程舍，基于大數(shù)據(jù)背景下的高校圖書館圖書采購(gòu)模式分析[J]河南圖書館學(xué)刊，2017，37 （10）：27-29.

[4]王景文，張麗娜，李東，圖書館閱讀療法檔案工作探究[J]圖書館工作與研究，2017（4）：47-52

[5]陳淑珍，大數(shù)據(jù)背景下高校圖書信息“云管理”策略研究[J].河南圖書館學(xué)刊2016，36（3）：13-15.

[6]滕月鵬，大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案智能化管理探析[J]城建檔案，2016（7）：5859.

[7]楊似海，閆其春，大數(shù)據(jù)背景下的高校圖書館檔案管理策略研究[J]四川圖書館學(xué)報(bào)，2016 （4）：35-38.