摘 要：凱里學院是貴州省黔東南州唯一一所普通高等學校，教學秘書較多，教學秘書在學校教學管理崗位上又非常重要，而教學秘書存在的問題較多，針對教學秘書管理方面較薄弱。鑒于此，作者對教學秘書的職責，能力提升、角色意識等方面提出了自己的看法，供高校領導制定管理制度提供參考。

關鍵詞：高校;教學秘書;能力;提升

一、高校教學秘書工作的重要性

教學秘書是高校設置的教學管理重要崗位，是協(xié)助二級學院院長做好教學管理工作的助手，是貫徹教育教學管理規(guī)章制度的重要紐帶，教學秘書工作兼有學術管理和行政管理的雙重職能，是一門需要長期學習和實踐才能掌握的重大學問，教學秘書的綜合素質決定了高校管理的水平和質量。

二、凱里學院教學秘書工作現狀

凱里學院自2006年升本以來，設15個二級教學學院，每個二級學院設教務科，每個教務科配1-2名教學秘書。目前，教學秘書工作存在諸多問題，如：1.工作職責不明確，工作繁雜，只要是學校層面下發(fā)的通知，不論巨細，不論職責，統(tǒng)統(tǒng)交由教學秘書去完成，導致教學秘書叫苦連天;2.各二級學院教學秘書人員不穩(wěn)定，變更頻繁，工作剛進入角色，又被調整到其他崗位。由于教學秘書工作非常辛苦，有些二級分院甚至將不坐班的專任教師輪換當教學秘書，每人2年。教學秘書的不穩(wěn)定性，使得全校教務工作相對滯后。3.二級學院教學秘書人員計算機水平、文秘能力參差不齊，有的教學秘書連起碼的電子表格不會使用，有的教學秘書應用文寫作不會寫;有的高層次人才當教學秘書，覺得憋屈，工作不主動。4.大部分二級學院教學秘書由專業(yè)技術人員擔任，還要擔任教學任務，會不同程度地拖延、耽誤學校的教務工作。

至今學校尚未出臺一部教學秘書管理制度，鑒于此，本人根據多年的教務管理經驗，對教學秘書管理提出一些想法，供相關部門參考。

三、高校教學秘書工作的主要職責

（一）學籍、學歷、學位管理

（1）熟悉學籍管理辦法及有關規(guī)章制度，并認真貫徹執(zhí)行。

（2）協(xié)助學校教務處做好新生的學籍電子注冊、在校生的學年注冊。

（3）按規(guī)定程序辦理學生的學籍異動申報和處理工作，如退學、預警、休學、復學、轉專業(yè)等。

（4）協(xié)助分院院長進行畢業(yè)設計（論文）資格、畢業(yè)資格和學位資格審核及上報工作。

（5）辦理畢業(yè)生畢業(yè)證書、學位證書等的發(fā)放及畢業(yè)生離校工作。

（二）成績管理

（1）認真貫徹執(zhí)行學校學生課程考核及成績管理辦法。

（2）負責學生成績管理。實行成績管理規(guī)范化、程序化;督促任課教師及時錄入成績;協(xié)助教務處核查學生成績及學分清理;打印簽字蓋章的畢業(yè)生成績裝入學生檔案。

（3）了解和通報學生學習情況。協(xié)助學生處加強與學生家長的溝通聯系;每學期開學初，及時匯總成績并將成績通報給班主任或輔導員;向受到退學預警的學生發(fā)出警示。

（4）辦理學生的緩考、重修、補修的申報工作。

（5）完成每學期的期末考試安排和每學期的期初補（緩）考安排。

（6）學期結束后，及時通報成績錄入情況及試卷上繳歸檔工作。

（三）教學管理

（1）熟悉本院各專業(yè)的專業(yè)方向、培養(yǎng)方案、課程設置。

（2）每學期開學初，向任課教師和學生班級發(fā)放課表。

（3）了解本院學生上課情況，并及時將變動情況通知有關人員。

（4）協(xié)助教務處做好教學質量監(jiān)控工作，及時反映課堂教學中存在的問題。

（5）配合有關部門做好學生學科競賽等組織工作。

（6）做好有關教學管理文件、實踐教學資料等歸檔工作。

（四）教學檔案管理

教學檔案是學校在日常教學活動中形成的材料，是學校日常教學工作的“見證”。如試卷及試卷分析、畢業(yè)論文及成績匯總、學校開展的自我評估材料等。

有了成套的教學檔案，到了學校開展評估時，無需對教學檔案做特定的整理，應保持其原始性，并存放于制度規(guī)定的地方。

（五）其它管理

教學秘書出了以上工作外，還要完成學校、其他職能部門布置的其他工作。如學生處交辦的學生開學報到人數統(tǒng)計、月報表等;還如考試中心布置的各類等級考試、資格考試、社會考試等。

四、高校教學秘書能力提升的核心

（一）秘書的角色意識

教學秘書能力的提升，首先要弄清“秘書”的角色意識。那么，什么是“秘書”呢？秘書的定義有狹義、廣義之分。

狹義定義是：“專門從事辦公室程序性工作，協(xié)助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員?！?/p>

廣義定義是：“秘書位居領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯系各方，保證領導工作的正常運轉，直接為領導工作服務并為各方面服務的領導的事務與信息助手?！?/p>

秘書的角色意識，是指秘書對所擔任的社會地位及由地位所規(guī)定的職責知覺、理解和體驗。秘書的角色意識是秘書做好工作的關鍵所在。

我們弄清了什么是“秘書”，那么教學秘書就應該有“四個服務”：為領導服務、為教職工服務、為學生服務、為基層服務。

（二）教學秘書的五種角色意識

（1）“管家”角色的責任意識

管家，就是管理家事的人，也相當于秘書，家庭一切大事小事雜事都由他管。周總理曾說過：“秘書工作無小事，有時說錯一句話，做錯一件事，辦錯一個文件，往往會造成很嚴重的后果”。教學秘書就像二級學院的“管家”，一是重要的事情一定要跟蹤落實，確保無誤，二是要注重細節(jié)，不能馬虎。特別是對申請退學的學生，或連續(xù)兩周不到校參加教學活動的學生，一定要和家長取得聯系，問明緣由。

（2）“士兵”角色的服從意識

兵士，是軍隊中普通的下級兵士，雖沒有出眾的能力，卻付出最多，天職就是服從命令。教學秘書帶有很強的從屬性，服從是教學秘書的一個最基本的角色意識。高校教學秘書在文件辦理上要服從規(guī)范，辦事上要服從規(guī)矩、服從規(guī)劃。在不違反原則的情況下，要服從校領導的安排，切不可自作主張，要做到事前請示，事后匯報，就像士兵服從長官一樣。

（3）“勤務兵”角色的服務意識

勤務兵，指軍隊中為軍官辦雜務的士兵，負責做好軍官的內外各種工作，主要職責為：

第一，超前服務。就是竭力預測領導的下一步需求，并把領導的需求及時提前提出，領導還沒有想到的，教學秘書要提前想到。

第二，協(xié)調服務。就是在一定程度上決定本部門的整體成效，作為教學秘書，做好部門與部門、班級與班級、教師與教師之間的協(xié)調服務工作，是必備的職業(yè)技能。

第三，日常服務。是指為滿足本部門的領導、教師、學生日常需求提供的各類服務活動。包括為領導收發(fā)文件，幫助教師調課，指導學生選課等。

（4）“謀士”角色的創(chuàng)新意識

謀士，指設謀獻計的人，為自己的“主人”出謀劃策，排憂解難。

作為教學秘書，原則應該是：明確角色定位，不越權、不失職;明確參謀定位，謀而不斷;立足規(guī)勸層面，諫而不度。

（5）“保密員”角色的保密意識

保密員，就是保守國家秘密、保障國家安全的人，保守國家秘密是每位國家工作人員的義務和職責。教學秘書涉及的保密事項有：文件保密、學生信息保密、試卷保密、文書檔案保密、計算機保密、通信及網絡保密。

教學秘書要做到“五不”：不該看的不看，不該記的不記，不該問的不問，不該說的不說，不該聽的不聽。

（三）教學秘書角色意識的培養(yǎng)

（1）強化責任意識。人的能力有大小，水平有高低，但工作能不能干好，很大程度上取決于有沒有責任心。沒有強烈的責任心，工作就不會干好。強化對教學秘書責任意識的培養(yǎng)，使其履職盡責，做好本職工作。

（2）培養(yǎng)服從意識。隨著學校的發(fā)展，分工越來越細，更加需要團結協(xié)作的精神，領導的作用又是通過紀律來實現的，如果大家的服從意識很淡薄，那么整個部門就如同一盤散沙。加強對教學秘書服從意識的培養(yǎng)，部門管理就不會混亂。

（3）樹立服務意識。服務意識是為部門教職工、學生提供熱情、周到、主動的服務意識。加強對教學秘書服務意識的培養(yǎng)，教職工會心情舒暢，學生會安心學習。

（4）培養(yǎng)參與意識。部門是個整體，缺一不可，所有教學活動，教研室活動，社會活動，文體活動，只靠幾個領導是不能完成的。教學秘書是整體的一員，應當積極主動參與其中。

（5）管理精細意識。精細化管理就是落實管理責任，將管理責任具體化、明確化。教學秘書一定要樹立精細意識，工作才不會出錯，教學質量才會提高。

（四）教學秘書進入工作角色的方法

一是聽。聽，就是多聽，教學秘書應當謙虛地向別人學習，聽取別人的經驗時，要做到多聽少插嘴，并牢記在心，不懂時再問。

二是練。練就是多練習，當你學會了別人的先進經驗，好的做法，回來后就要多加練習，做到熟能生巧。

三是寫。寫就是多寫作，教學秘書的一個重要職能，就是要擅長寫作，特別是應用文寫作。

五、結語

教學秘書是高校設置的教學管理重要崗位，更是貫徹國家教育教學管理規(guī)章制度的重要紐帶，教學秘書工作兼有學術管理和行政管理的雙重職能，是一門需要長期學習和實踐才能掌握的重大學問，因此我們更應不斷提升教學秘書的各項綜合素質能力，進而推動高校管理的水平和質量向更好方向發(fā)展。

參考文獻

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[4]淺談高校教學秘書在教學管理中的定位與發(fā)展困境[J].宋艷君.才智.2018（36）

作者簡介：

蔣光燈（1963年--），男，苗族，貴州天柱縣人，研究方向：漢語言文字學。凱里學院教務處教務科科長，副教授。

課題項目：本文系貴州省2017年一流大學（一期）重點建設項目教學管理團隊培育項目“凱里學院教學管理團隊”的研究成果。