肖華麗

摘要：現(xiàn)如今我國(guó)計(jì)算機(jī)行業(yè)在國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提升的背景下也在飛速發(fā)展，進(jìn)而衍生出了很多先進(jìn)的辦公系統(tǒng)，現(xiàn)代企業(yè)需要借助這些系統(tǒng)來(lái)優(yōu)化自身的工作結(jié)構(gòu)，提升工作效率，尤其對(duì)于行政管理效率的提升來(lái)說(shuō)有著關(guān)鍵的意義。本文就此問(wèn)題展開(kāi)分析，主要闡述以流程管理為核心的辦公系統(tǒng)對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)行政管理工作來(lái)說(shuō)有著何種價(jià)值以及具體應(yīng)用，并提出了一些可以創(chuàng)新的方面，希望理論的研究可以有助于此項(xiàng)工作更好地開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：辦公系統(tǒng);現(xiàn)代企業(yè);行政管理;應(yīng)用

行政辦公系統(tǒng)指的是一種通用型的網(wǎng)絡(luò)化辦公平臺(tái)，它不僅可以在企業(yè)中使用，在事業(yè)單中也同樣適用。通過(guò)瀏覽器與服務(wù)器的結(jié)合，這樣的架構(gòu)特征并不需要安裝特定的客戶端，還可以在內(nèi)部配備網(wǎng)絡(luò)以及手機(jī)短信功能，這樣的優(yōu)勢(shì)能夠極大地提升企業(yè)各個(gè)部門的工作效率。故探討將其應(yīng)用于企業(yè)行政管理中的相關(guān)問(wèn)題十分有必要。

一、辦公系統(tǒng)在企業(yè)行政管理中應(yīng)用的價(jià)值

首先，行政辦公系統(tǒng)對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)是其政務(wù)管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)審批工作的關(guān)鍵辦公平臺(tái)，這一系統(tǒng)包含著非常廣泛的模塊[1]，例如電子郵件的收發(fā)、公告通知的發(fā)布以及檔案信息管理等多個(gè)工作中的關(guān)鍵部分，這些單個(gè)關(guān)鍵部分的優(yōu)化能提升每個(gè)模塊的工作效率，進(jìn)而促進(jìn)整體工作流程的優(yōu)化，工作效率的提升。其次，這一系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)行政管理工作中的推行是企業(yè)管理模式的一次重大轉(zhuǎn)變，凸顯了科學(xué)合理的管理方式的重要價(jià)值，而不是一直將以往經(jīng)驗(yàn)式管理模式當(dāng)做固定信條，不加以改變。企業(yè)行政辦公系統(tǒng)的建立也能促使企業(yè)自身的業(yè)務(wù)不斷向著自動(dòng)化的方向發(fā)展，借助科學(xué)的管理模式能夠促進(jìn)工作效率的提升，還能讓企業(yè)在市場(chǎng)中有著更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。

二、具體應(yīng)用研究

在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建起良好的行政辦公系統(tǒng)能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間的聯(lián)系，更好地進(jìn)行資源共享，這也正好契合了信息化建設(shè)的要求以及實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的訴求。行政辦公系統(tǒng)除了能夠有效提升多個(gè)部門之間的協(xié)同工作效率，還可以幫助企業(yè)將日常工作網(wǎng)絡(luò)化，其在企業(yè)行政管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都有著重要的應(yīng)用價(jià)值。本文主要從具體管理、業(yè)務(wù)流程以及工作監(jiān)督三個(gè)方面具體展開(kāi)，分析這一系統(tǒng)的具體應(yīng)用。

（一）促進(jìn)精細(xì)化管理

要使得企業(yè)行政管理工作有著穩(wěn)定的工作流程，精細(xì)化的管理方式非常必要，借助行政辦公系統(tǒng)就可以很好地實(shí)現(xiàn)這一目的，通過(guò)在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建明確的管理委員會(huì)來(lái)將企業(yè)中多個(gè)部門之間的工作以及業(yè)務(wù)流程完整、全面地進(jìn)行梳理[2]。再挑選每個(gè)部門中的重要管理人員來(lái)完成流程梳理并確定出一套科學(xué)完備的規(guī)范以及模板，在此過(guò)程進(jìn)行之前，有必要對(duì)于這些人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，盡可能讓最終的梳理成果更加有效，讓業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范。構(gòu)建起科學(xué)的流程后，不同崗位的員工應(yīng)該有特定的職責(zé)以及相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程辦理權(quán)限，對(duì)此應(yīng)該明確標(biāo)示，故應(yīng)該先確定每個(gè)崗位應(yīng)該履行的職責(zé)以及可以享受的權(quán)限，做到明確分工。此外，業(yè)務(wù)流程管理工作也要不斷細(xì)化，具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)該對(duì)于業(yè)務(wù)流程進(jìn)行科學(xué)分類以實(shí)現(xiàn)良好的管理，而且流程中的每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該有特定的責(zé)任部門來(lái)對(duì)于此環(huán)節(jié)的運(yùn)行情況進(jìn)行科學(xué)管控，每一環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人也要定期接受考核以促使其不斷提升自身的工作水平以及責(zé)任意識(shí)。

（二）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

在現(xiàn)存的企業(yè)行政管理工作中有著很多典型問(wèn)題阻礙著這一工作效率的提升，其中業(yè)務(wù)流程管理就是一個(gè)要點(diǎn)問(wèn)題。典型的如流程審批環(huán)節(jié)冗余，一個(gè)流程需要部門多次審批，在這樣的工作安排下運(yùn)行效率自然非常低。此外還有業(yè)務(wù)流程不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的情況，必須及時(shí)更新，這樣才能提升工作效率。對(duì)此，采用行政辦公系統(tǒng)可以有效緩解這些問(wèn)題，開(kāi)發(fā)出相應(yīng)的效率檢測(cè)系統(tǒng)來(lái)對(duì)于整個(gè)工作進(jìn)行監(jiān)測(cè)，這樣能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中運(yùn)行效率低的部分，進(jìn)而有針對(duì)性地分析，找出導(dǎo)致運(yùn)行效率低下的原因，再具體分析改善措施。借助這一系統(tǒng)能提升發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的速度以及準(zhǔn)確率，讓企業(yè)找準(zhǔn)問(wèn)題，快速優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，進(jìn)而促使工作效率的切實(shí)提升。

（三）強(qiáng)化監(jiān)督體系

企業(yè)要發(fā)展，各項(xiàng)制度需要透明化，同樣的，關(guān)鍵工作的如文件處理流程等也應(yīng)該具有透明性，對(duì)此，辦公系統(tǒng)在行政管理工作中所進(jìn)行的工作如流程審批等可以通過(guò)實(shí)行分級(jí)管理來(lái)適度放權(quán)以實(shí)現(xiàn)對(duì)于流程的監(jiān)控[3]。具體來(lái)說(shuō)，送審文件、流程審批等工作要公開(kāi)且透明，對(duì)其監(jiān)控也要實(shí)現(xiàn)可視化，而且還要明確記錄相關(guān)工作人員的審批時(shí)間以及具體的意見(jiàn)。各個(gè)部門管理業(yè)務(wù)的可視化可通過(guò)分級(jí)管理來(lái)實(shí)現(xiàn)，強(qiáng)化對(duì)于流程的監(jiān)控，對(duì)于每一項(xiàng)事務(wù)的處理都要有明確的記錄，確保后續(xù)可追蹤查看，這對(duì)于企業(yè)今后的考核工作有著極大的幫助，還能為企業(yè)限時(shí)辦結(jié)的安排提供參考。這也是行政辦公系統(tǒng)的一大優(yōu)勢(shì)，可視化以及可監(jiān)控性，讓所有環(huán)節(jié)盡可能透明或者能夠被有效監(jiān)管，對(duì)于企業(yè)行政管理工作的進(jìn)步來(lái)說(shuō)有著重要的促進(jìn)作用，能夠避免很多不必要的矛盾，讓工作的運(yùn)行更加順暢。

三、創(chuàng)新點(diǎn)分析

不管何種系統(tǒng)，要長(zhǎng)期發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，必然要緊隨時(shí)代發(fā)展，辦公系統(tǒng)也要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，讓其可應(yīng)用范圍更大。

（一）開(kāi)發(fā)信息辦公系統(tǒng)

企業(yè)可以開(kāi)發(fā)一套特定的內(nèi)部使用信息提示系統(tǒng)，促使企業(yè)內(nèi)部辦系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的高效運(yùn)行，尤其是在業(yè)務(wù)流程審批等環(huán)節(jié)，能夠更加方便。系統(tǒng)可以涉及以下幾個(gè)方面：流程信息提醒、回復(fù)以及必要的流程代辦、審批等。例如客戶需要進(jìn)行某一業(yè)務(wù)流程的代辦，通過(guò)信息提醒可以及時(shí)通知客戶前來(lái)辦理，若不能親自辦理，則可以在手機(jī)上選擇委托代辦，這就是系統(tǒng)內(nèi)流程委托功能的重要性。這樣的處理方式可以極大程度上提升工作效率，避免辦理流程的拖延，而且還可以通過(guò)手機(jī)及時(shí)查看辦理進(jìn)度。

（二）自動(dòng)考核系統(tǒng)

對(duì)于員工的考核是行政管理工作中的一個(gè)重要部分，企業(yè)可以開(kāi)發(fā)自動(dòng)考核系統(tǒng)，根據(jù)自身的具體需求設(shè)置相應(yīng)的模塊，如流程管理以及考核模塊、節(jié)假日管理模塊等，還可根據(jù)自身需求來(lái)添加相應(yīng)的模塊，目的都是強(qiáng)化考核流程[4]。借助這一系統(tǒng)，可以對(duì)于這些方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行快速分析，并將所得數(shù)據(jù)及時(shí)輸入企業(yè)員工業(yè)績(jī)系統(tǒng)中，節(jié)假日的數(shù)據(jù)信息可以兩種模式，一種是全日制型，另一種是去除節(jié)假日型，這樣可以讓考核工作更加人性化，也能讓考核系統(tǒng)的靈活性更強(qiáng)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)行政管理工作內(nèi)容繁雜但又非常重要，將辦公系統(tǒng)引入此項(xiàng)管理工作中能夠有效提升工作效率，也是企業(yè)發(fā)展、創(chuàng)新思想的體現(xiàn)。辦公系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)行政管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)都有著重要的作用，通過(guò)開(kāi)發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng)功能可以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程以及強(qiáng)化管控。但是也要對(duì)這一系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)創(chuàng)新，讓其更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

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