毛文魁

摘要：ERP是企業(yè)管理信息系統(tǒng)，有效集成了物資管理、信息管理、人力資源管理與財(cái)務(wù)管理等內(nèi)容，是一體化企業(yè)管理信息系統(tǒng)。從本質(zhì)上來(lái)講，ERP系統(tǒng)即為會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的產(chǎn)物。但仍需注意的是，在企業(yè)引入ERP系統(tǒng)后，其內(nèi)部會(huì)計(jì)核算與管理均明顯改變，也使得內(nèi)部控制程序與方式有所變化?；诖耍恼聦RP環(huán)境作為主要研究背景，重點(diǎn)探討化工企業(yè)的內(nèi)部控制路徑，希望有所幫助。

關(guān)鍵詞：ERP環(huán)境;化工企業(yè);內(nèi)部控制

S化工企業(yè)下屬若干生產(chǎn)企業(yè)與輔助單位，且各企業(yè)以煤化工產(chǎn)品為主要經(jīng)營(yíng)內(nèi)容。自2010年以來(lái)，主要的生產(chǎn)企業(yè)開始引入ERP系統(tǒng)，而部分輔助單位則采用用友系統(tǒng)，受系統(tǒng)不統(tǒng)一因素的影響，直接增加了內(nèi)部控制工作的開展難度。由此可見，深入研究并分析ERP環(huán)境下的化工企業(yè)內(nèi)部控制具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、ERP系統(tǒng)影響內(nèi)部控制的具體表現(xiàn)

（一）事前控制環(huán)節(jié)

基于ERP系統(tǒng)，事前控制體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

一方面，預(yù)算控制。在煤化工行業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，所面對(duì)的外部環(huán)境與同行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，所以S化工企業(yè)也必然面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)渠道的有效開拓并強(qiáng)化利潤(rùn)基礎(chǔ)，最關(guān)鍵的就是強(qiáng)化預(yù)算控制力度，盡可能減少成本支出，以達(dá)到開源節(jié)流的目標(biāo)[1]。對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行有效分解，并形成具體項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)控制標(biāo)準(zhǔn)的有效細(xì)化。當(dāng)前，S化工企業(yè)預(yù)算控制一般通過(guò)集團(tuán)公司編制年度預(yù)算的實(shí)施，借助用友系統(tǒng)所具備的預(yù)算管理功能，科學(xué)合理地控制其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)預(yù)算。通過(guò)對(duì)ERP系統(tǒng)的合理運(yùn)用，即可有效控制固定資產(chǎn)的投資預(yù)算與費(fèi)用預(yù)算，利用ERP系統(tǒng)對(duì)投資計(jì)劃進(jìn)行編制，以達(dá)到基本建設(shè)投資預(yù)算的目標(biāo)。

另一方面，控制授權(quán)。結(jié)合企業(yè)職能組織結(jié)構(gòu)與工作人員崗位職責(zé)，合理設(shè)定業(yè)務(wù)工作人員系統(tǒng)操作權(quán)限與查詢范圍。確保ERP系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)都由被授權(quán)工作人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。S化工企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)由ERP系統(tǒng)控制，在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置不同崗位工作人員權(quán)限，而權(quán)限分配則通過(guò)不同業(yè)務(wù)主管部門加以確定，向集團(tuán)公司的ERP項(xiàng)目管理工作人員負(fù)責(zé)分配[2]。

（二）事中控制環(huán)節(jié)

一方面，控制業(yè)務(wù)程序。在處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中，將經(jīng)營(yíng)管理所涉及的信息作為重點(diǎn)，并根據(jù)各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)，并借助多種軟件技術(shù)在系統(tǒng)中科學(xué)整合業(yè)務(wù)處理的過(guò)程，借助ERP系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作的環(huán)節(jié)加以規(guī)范。

另一方面，控制會(huì)計(jì)系統(tǒng)。第一，會(huì)計(jì)科目。將企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則與集團(tuán)公司要求作為參考依據(jù)，保證會(huì)計(jì)科目設(shè)置與應(yīng)用的準(zhǔn)確性，使會(huì)計(jì)核算更加規(guī)范，優(yōu)化會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。第二，會(huì)計(jì)政策。系統(tǒng)結(jié)合事先設(shè)置程度，對(duì)折舊計(jì)提等相關(guān)工作有效完成，以免出現(xiàn)人為調(diào)節(jié)利潤(rùn)的問(wèn)題。第三，會(huì)計(jì)報(bào)表。利用取數(shù)公式，以會(huì)計(jì)賬簿為基礎(chǔ)生成會(huì)計(jì)報(bào)表，避免人為干預(yù)，提高報(bào)表數(shù)據(jù)的完整性與真實(shí)性[3]。

（三）事后控制環(huán)節(jié)

首先，數(shù)據(jù)核對(duì)方面。ERP系統(tǒng)內(nèi)子系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠自動(dòng)化核對(duì)，主要包括總賬系統(tǒng)的往來(lái)款項(xiàng)和應(yīng)收的一致性與總賬系統(tǒng)庫(kù)存變化和物料系統(tǒng)出入庫(kù)狀況的吻合性方面。

其次，預(yù)算執(zhí)行狀況檢查。ERP系統(tǒng)能夠?qū)ο到y(tǒng)成本費(fèi)用完成的狀況加以反映，堅(jiān)決不允許出現(xiàn)超預(yù)算業(yè)務(wù)的執(zhí)行。

最后，制度執(zhí)行狀況的檢查。在對(duì)系統(tǒng)日志進(jìn)行查看的基礎(chǔ)上，即可對(duì)工作人員工作內(nèi)容與行為方式進(jìn)行系統(tǒng)分析，同時(shí)嚴(yán)格檢查系統(tǒng)操作人員的工作效果。

二、ERP環(huán)境下化工企業(yè)內(nèi)部控制問(wèn)題闡釋

（一）預(yù)算控制方面

S化工企業(yè)引入ERP系統(tǒng)后，并未嚴(yán)格控制預(yù)算，集中表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

第一，成本費(fèi)用全面控制效果不理想。雖然ERP系統(tǒng)具備成本費(fèi)用預(yù)算控制的功能，但控制成本費(fèi)用具有非強(qiáng)制性的特征，僅結(jié)合管理需求控制，仍存在不控制的情況。

第二，財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)不包含基本建設(shè)投資預(yù)算?，F(xiàn)階段，集團(tuán)公司基本建設(shè)的投資計(jì)劃是通過(guò)PDF形式亦或EXCEL形式向各單位下發(fā)，要求在具體業(yè)務(wù)中以基本建設(shè)投資計(jì)劃為重要參考。然而，因基本建設(shè)投資計(jì)劃和財(cái)務(wù)系統(tǒng)尚未連接，直接導(dǎo)致基本建設(shè)投資計(jì)劃和會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的嚴(yán)重分離，難以在系統(tǒng)中對(duì)超出計(jì)劃投資的支出進(jìn)行控制[4]。

（二）用戶權(quán)限分配方面

在ERP系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，受經(jīng)費(fèi)等因素的影響，仍存在多個(gè)操作人員共使用同一用戶名的情況。特別是物料管理系統(tǒng)，S化工企業(yè)中多名倉(cāng)庫(kù)保管工作人員就使用相同的用戶名，而且總賬系統(tǒng)中也存在這一問(wèn)題。長(zhǎng)此以往，很難對(duì)業(yè)務(wù)真正的處理人員作出準(zhǔn)確地判斷。

（三）物流控制方面

因S化工企業(yè)選擇使用的地磅管理系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口不同，所以無(wú)法保證ERP系統(tǒng)中實(shí)時(shí)傳入原材料計(jì)量數(shù)據(jù)信息，要求財(cái)務(wù)結(jié)算工作人員、供應(yīng)工作人員與計(jì)量工作人員的有效配合，要求利用其他的平臺(tái)向系統(tǒng)中導(dǎo)入數(shù)據(jù)信息，使得系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)明顯提高，內(nèi)部控制工作開展的難度也隨之增加。

（四）報(bào)表系統(tǒng)方面

因ERP系統(tǒng)的內(nèi)部報(bào)表系統(tǒng)尚未得到有效開發(fā)，很難對(duì)所有的財(cái)務(wù)報(bào)表與內(nèi)部管理報(bào)表直接生成。當(dāng)前，主要采用的方法就是借助接口程序在用友系統(tǒng)導(dǎo)入ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，隨后生成報(bào)表。然而，受兩系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同的影響，很難向用友系統(tǒng)傳入所有的數(shù)據(jù)信息。在這種情況下，就難以自動(dòng)形成報(bào)表數(shù)據(jù)，必須利用ERP系統(tǒng)對(duì)資料進(jìn)行查找，對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)信息進(jìn)行補(bǔ)充。

（五）生產(chǎn)過(guò)程數(shù)據(jù)方面

受諸多因素的影響，無(wú)法在ERP系統(tǒng)中實(shí)時(shí)傳入生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的物料消耗與產(chǎn)品產(chǎn)量等多種數(shù)據(jù)信息，而是要借助人工方式在系統(tǒng)中輸入各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息。這樣一來(lái)，系統(tǒng)就無(wú)法將生產(chǎn)過(guò)程中所形成的相關(guān)數(shù)據(jù)信息真實(shí)且及時(shí)地反映出來(lái)，對(duì)生產(chǎn)期間物料消耗與產(chǎn)量難以實(shí)時(shí)進(jìn)行控制。

三、ERP環(huán)境下完善化工企業(yè)內(nèi)部控制的具體路徑

根據(jù)以上對(duì)ERP環(huán)境下S化工企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題分析，為不斷優(yōu)化內(nèi)部控制的質(zhì)量與效果，可以采用以下幾方面措施：

第一，基礎(chǔ)管理體系的創(chuàng)建與完善。針對(duì)ERP系統(tǒng)中尚未包含的物料流通環(huán)節(jié)與生產(chǎn)環(huán)節(jié)等，需科學(xué)合理地制定管理機(jī)制，盡量避免人為因素所引起的數(shù)據(jù)信息反映不準(zhǔn)確的問(wèn)題發(fā)生。最有效的解決措施就是完美對(duì)接物流環(huán)節(jié)生產(chǎn)環(huán)節(jié)和ERP主系統(tǒng)，只有這樣，才能夠確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶?shí)時(shí)性，通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的合理運(yùn)用實(shí)施控制[5]。

第二，加大預(yù)算控制力度。要求ERP系統(tǒng)涵蓋各項(xiàng)計(jì)劃預(yù)算與費(fèi)用預(yù)算，能夠?qū)θ骖A(yù)算系統(tǒng)和用友系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算實(shí)時(shí)控制的目的。

第三，強(qiáng)化組織與人員職能的有效控制。根據(jù)既有系統(tǒng)分析，因存在多個(gè)工作人員使用同一用戶名的情況，所以要通過(guò)相應(yīng)措施，對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作人員進(jìn)行有效區(qū)分。

第四，注重內(nèi)部審計(jì)的重要性。在企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)中，內(nèi)部審計(jì)的重要性逐漸突顯出來(lái)，為內(nèi)部監(jiān)督制度的安排提供了必要幫助。而在ERP系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中，審計(jì)工作人員要科學(xué)評(píng)價(jià)并檢驗(yàn)業(yè)務(wù)流程，進(jìn)而對(duì)財(cái)務(wù)軟件可靠性加以檢測(cè)，并對(duì)內(nèi)部控制制度執(zhí)行期間存在的問(wèn)題予以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，針對(duì)存在的問(wèn)題提出合理的解決意見，確保會(huì)計(jì)核算工作質(zhì)量與內(nèi)部控制水平的全面提升。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，在化工企業(yè)的內(nèi)部控制中，要根據(jù)ERP系統(tǒng)應(yīng)用的具體情況，確保系統(tǒng)規(guī)范性設(shè)置，以降低出錯(cuò)率，規(guī)避人為錯(cuò)誤問(wèn)題的出現(xiàn)。由此可見，內(nèi)部控制制度的嚴(yán)格制定十分關(guān)鍵，在實(shí)踐工作中，要結(jié)合實(shí)際情況，采取必要的改進(jìn)措施，不斷健全ERP系統(tǒng)內(nèi)控機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理水平的全面提升，使企業(yè)創(chuàng)造更加可觀的經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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[5]王燕.油氣田企業(yè)在ERP管理下如何實(shí)現(xiàn)成本精細(xì)化管理[J].化工管理，2017（15）：41.