王明霞
摘要:隨著社會經(jīng)濟的不斷深入與改革,物流企業(yè)的發(fā)展面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)?,F(xiàn)階段物流企業(yè)的管理還局限于業(yè)務(wù)操作層面,對財務(wù)內(nèi)部控制管理缺乏重視,不但無法保證會計信息的真實客觀,甚至可能會造成企業(yè)資產(chǎn)外流,給企業(yè)的經(jīng)營活動帶來了諸多影響。本文以物流企業(yè)為例,針對物流企業(yè)當(dāng)前在財務(wù)內(nèi)控應(yīng)用方面存在的問題為探討核心,為物流企業(yè)更好地開展內(nèi)部控制活動提供有效的建議。
關(guān)鍵詞:物流企業(yè);財務(wù);內(nèi)部控制
一、物流企業(yè)完善財務(wù)內(nèi)控的重要性
物流企業(yè)一般都具有與自身業(yè)務(wù)實施現(xiàn)狀相匹配的信息管理系統(tǒng),其業(yè)務(wù)流程一般分為挖掘潛在客戶、滿足客戶需求、確認訂單、跟蹤訂單、確認收貨提款、結(jié)算、簽單等,各項流程中所涉及到企業(yè)的資金流、物流及信息流所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也非常繁雜[1]。目前很多物流公司還存在著返還傭金的狀況,業(yè)務(wù)員與客戶之間的關(guān)系對企業(yè)的發(fā)展有著最直接的聯(lián)系。按照財務(wù)內(nèi)部控制制度的要求,企業(yè)實行崗位分離制,并建立有效的審批授權(quán)制度,減少業(yè)務(wù)員身兼數(shù)職的現(xiàn)象,可以形成各個崗位之間的制約關(guān)系,提高工作效率。物流企業(yè)開展內(nèi)部控制可以幫助企業(yè)規(guī)避內(nèi)外部風(fēng)險,規(guī)范企業(yè)的財務(wù)管理工作,提高企業(yè)的管理水平,對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有著長遠的意義[2]。
二、物流企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制管理中的問題分析
(一)預(yù)算管理方面
預(yù)算管理是企業(yè)財務(wù)內(nèi)控的首要環(huán)節(jié),但物流企業(yè)的預(yù)算管理體系潛在著諸多弊端。首先,物流企業(yè)的預(yù)算編制環(huán)節(jié)存在風(fēng)險,很多企業(yè)還沿用傳統(tǒng)的預(yù)算編制模式,依舊采用原始的圖表分析法,預(yù)算編制工作沒有從財務(wù)數(shù)據(jù)分析層面入手,企業(yè)管理層所獲取的會計信息支持僅僅是基于預(yù)算數(shù)據(jù)與實際運行結(jié)果的對比,管理層難以判斷會計信息的真實性,無法對市場各個階段進行準確預(yù)測,對企業(yè)庫存和運輸方案控制不足;其次,物流企業(yè)還存在著預(yù)算分解方面的風(fēng)險,企業(yè)沒有明確預(yù)算責(zé)任主體,員工對自身的崗位職能和工作目標(biāo)定位模糊,企業(yè)過于關(guān)注財務(wù)性指標(biāo),而沒有將長遠的發(fā)展戰(zhàn)略與實際的預(yù)算目標(biāo)聯(lián)系起來,造成預(yù)算管理情況脫節(jié)嚴重。還有一些人無法區(qū)分預(yù)算管理與財務(wù)控制之間的區(qū)別,認為預(yù)算管理是財務(wù)部門的工作,在實際執(zhí)行中缺乏與財務(wù)部門的配合,影響了預(yù)算管理的順利施行;最后,企業(yè)缺乏對預(yù)算管理工作的考核評價,對預(yù)算管理執(zhí)行過程缺乏監(jiān)督,很多物流企業(yè)都將預(yù)算考核重點放在了利潤指標(biāo)上,缺乏對服務(wù)質(zhì)量等軟指標(biāo)的考核,造成預(yù)算管理流于表面形式。
(二)資金控制方面
1. 企業(yè)資金短缺問題嚴重
如HZ物流公司在1999年成立于杭州,在國內(nèi)首創(chuàng)了“公路快件”的服務(wù)模式,經(jīng)過幾年的發(fā)展時期,該公司先后設(shè)立了數(shù)家分公司,主要為珠江三角地區(qū)的服裝、配件、紡織品等市場提供公路運輸服務(wù)。HZ公司目前已經(jīng)建成了1萬余平方米的倉儲物流基地,并形成了多條網(wǎng)絡(luò)干線。由于HZ公司的9家分公司分布地區(qū)較為分散,光貨運網(wǎng)點就有100多處,企業(yè)業(yè)務(wù)涉及地域面積較廣,付款結(jié)算周期較長,使得企業(yè)內(nèi)資金流量的穩(wěn)定性不高,影響了企業(yè)經(jīng)濟效益聚集[3]。
2.資金管理較為分散
物流企業(yè)的發(fā)展離不開資金集中管理模式,企業(yè)在資金管理工作中,集權(quán)與分權(quán)的關(guān)系既統(tǒng)一又對立,這使得企業(yè)在資金管理方面缺乏良好的環(huán)境基礎(chǔ)和理論基礎(chǔ)。企業(yè)管理層太多會造成各職能部分過于分散,既不利于信息數(shù)據(jù)的快速對流,也會造成企業(yè)產(chǎn)、銷、購、存信息與實際環(huán)節(jié)脫節(jié)。如HZ公司至今都還未建立一套行之有效的資金管理模式,傳統(tǒng)的分權(quán)模式難以適應(yīng)企業(yè)的扁平化管理,不僅造成業(yè)務(wù)實施過程中的嚴重浪費,還影響了企業(yè)的資金調(diào)配工作,不利于企業(yè)正常運營。
3.資金信息失真
目前,很多物流企業(yè)還存在著會計信息不對稱、不集成等問題,企業(yè)財務(wù)管理與信息化系統(tǒng)難以形成有效的融合,財務(wù)管理軟件的引進和應(yīng)用只是盲目地借鑒市場普遍性經(jīng)驗,沒有考慮到自身的需求,無法保證企業(yè)內(nèi)資金信息的真實性。
(三)營運成本方面
物流企業(yè)的營運成本主要包括車輛成本、勞務(wù)成本、倉儲成本和配送成本。一方面,影響車輛成本的因素包括車輛利用、調(diào)配運行以及路線規(guī)劃,很多物流企業(yè)對車輛成本的管理采用傳統(tǒng)模式,沒有依據(jù)不同的車型和裝載量來制定裝載標(biāo)準,使得裝載量無法與線路收益和分撥利益掛鉤。車輛裝載較少,閑置現(xiàn)象嚴重,企業(yè)無法依據(jù)貨源情況做好車輛調(diào)配工作,造成企業(yè)相關(guān)成本綜合測算結(jié)果失實;另一方面,企業(yè)在設(shè)計運輸路線時,一般都是按照公司整體的網(wǎng)絡(luò)布局和各個地區(qū)的交通運行時間來測算貨物流量,但企業(yè)對物流配送的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)還缺乏高投入率,造成貨物空載率和倉儲率較高。同時,企業(yè)的裝卸搬運機構(gòu)水平較低,包裹分揀設(shè)備較為落后,送貨效率低,從而造成庫存量大、庫存成本高。
三、完善物流企業(yè)內(nèi)部控制的有效策略
(一)完善財務(wù)中心組織架構(gòu)
物流公司的財務(wù)組織架構(gòu)設(shè)計要遵循多元化、網(wǎng)絡(luò)化、無邊界化和扁平化原則,在設(shè)計過程中要盡量縮減層級,盡可能建立平面架構(gòu)。如HZ公司在組織架構(gòu)建設(shè)方面就存在值得借鑒的地方,該公司在集團總部按照一員多崗的原則進行匹配,而子公司會計崗位設(shè)置標(biāo)準為經(jīng)理、費用會計、業(yè)務(wù)會計和出納這四個崗位,在信息系統(tǒng)上線后取消了核銷管理崗位和收款崗位;在職能方面,企業(yè)的各個網(wǎng)點收款職能歸屬于網(wǎng)點部門經(jīng)理,各分公司的財務(wù)會計部經(jīng)理主要負責(zé)財務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析,企業(yè)的一切人員調(diào)配和增加需要報備總部的財務(wù)管理中心進行審批,以形成標(biāo)準規(guī)范的組織管理體系。
(二)建立健全預(yù)算管理體系
首先,企業(yè)要落實全面預(yù)算管理責(zé)任,針對預(yù)算管理工作設(shè)立專門的部門,主要負責(zé)預(yù)算編制、審批、調(diào)整、評定等工作,以現(xiàn)金收支為管理樞紐,以成本標(biāo)準定額為控制手段,要求全體員工參與其中,并保留預(yù)算結(jié)果,運用大數(shù)據(jù)技術(shù)來及時發(fā)展執(zhí)行過程中存在的風(fēng)險,提前做好預(yù)警與防范工作。
其次,企業(yè)要強化預(yù)算考核作用,將量化的預(yù)算指標(biāo)分解到各個部門,形成權(quán)、責(zé)、利統(tǒng)一的目標(biāo)體系,并建立有效的激勵機制,實施單項指標(biāo)考核,依據(jù)部門和個人貢獻情況來實施獎勵分配,調(diào)動員工的工作積極性。
最后,企業(yè)還要將ERP信息化手段運用到預(yù)算管理工作當(dāng)中,通過多維度數(shù)據(jù)分析工作來處理基礎(chǔ)的預(yù)算數(shù)據(jù)分析工作,依據(jù)邏輯預(yù)算可以自動生成財務(wù)報告,為企業(yè)管理層的下一步?jīng)Q策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。
(三)加強企業(yè)資金管理
基于物流公司經(jīng)營網(wǎng)點眾多、分公司管理分散等問題,公司各自為政現(xiàn)象嚴重,總公司對資金及預(yù)算控制存在難度。針對這一問題,物流公司必須要建立資金集中管理制度,制定統(tǒng)一的會計科目體系,要求各個分公司必須要使用統(tǒng)一的資金結(jié)算科目,及時反映會計信息;其次,企業(yè)要對數(shù)據(jù)進行集中管理,在ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)各個財務(wù)子系統(tǒng)之間的銜接,在分公司異地分布的情況下要實現(xiàn)信息系統(tǒng)對接和財務(wù)數(shù)據(jù)共享,各公司財務(wù)人員實行網(wǎng)上報賬、遠程表傳送等工作,將企業(yè)的資金管理能力眼神到每一個分公司;最后,企業(yè)要設(shè)立內(nèi)部結(jié)算中心,主要管理各個分公司的現(xiàn)金收支和資金往來結(jié)算業(yè)務(wù),對內(nèi)部資金實行統(tǒng)一調(diào)度,實現(xiàn)資金使用的規(guī)模效益。
(四)加強企業(yè)成本控制
首先,企業(yè)要通過減少運輸次數(shù)、縮短運輸距離、簡化包裝、優(yōu)選物流地址等措施來提高配送效率,降低運輸作業(yè)成本。如:在貨物較為集中的地方可以采取集裝箱運輸,不僅可以降低裝卸工作的勞動強度,還可以防止貨物的碰撞、損壞、丟失等;通過簡化包裝則可以減小產(chǎn)品與產(chǎn)品之間的密度,增加貨物裝載量。
其次,企業(yè)要降低分揀作業(yè)成本,盡量將配送路線一致的分揀作業(yè)安排在一起,在裝載貨物時盡量考慮好易于出庫的位置順序排列;同時,企業(yè)還要將物流與信息流有效結(jié)合,在物流作業(yè)之前就要處理好信息,協(xié)調(diào)好業(yè)務(wù)配合環(huán)節(jié),提高分揀效率。
最后,企業(yè)要降低儲存成本,通過大數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)模式來分析商品數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系,確定貨物存放位置,實行立體化儲存,采用有效的保管和搬運設(shè)備,通過提高儲存效率來實現(xiàn)提升存儲空間利用率的目的。
四、結(jié)束語
綜上所述,在物流企業(yè)的發(fā)展過程中,財務(wù)內(nèi)部控制是一項關(guān)鍵內(nèi)容,它能夠提高物流企業(yè)對資金的控制力度,通過降低運營成本的方式來減少企業(yè)不必要的經(jīng)濟損失,實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益最大化。因此,物流企業(yè)要重視財務(wù)內(nèi)部控制的作用,為企業(yè)的長效發(fā)展建立良好的環(huán)境基礎(chǔ)。
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