摘 要：學籍檔案是用來記錄學生在校期間的各項表現(xiàn)，如各科成績、參加活動、所獲得的獎勵以及受到的處罰等等。學生學籍檔案管理工作是高校管理工作中十分重要的組成部分，學生學籍檔案管理的好與壞影響著高校的可持續(xù)發(fā)展以及測評是否處在平穩(wěn)運行的狀態(tài)。本文圍繞學籍檔案管理開展論述，從學籍檔案數(shù)字化管理意義、學籍檔案數(shù)字化實現(xiàn)途徑、學籍檔案數(shù)字化管理對策建議等幾方面探討高校數(shù)字化模式下的學籍檔案。

關鍵詞：高校;學籍檔案;數(shù)字化

前言

隨著高校的擴建，大學生人數(shù)越來越多，這極大地增加了高校學籍檔案管理任務量，傳統(tǒng)的人工處理方式難以滿足檔案管理要求，客觀上要求高校做出積極地改變。伴隨著時代的進步以及科學技術的迅猛發(fā)展，數(shù)字化的發(fā)展勢不可擋，諸多行業(yè)的管理模式也來越將數(shù)字化運用在里面。我國教育部門也提出“校園數(shù)字化”理念，高校方面的學生學習檔案上的管理也包含在其中。數(shù)字化管理方式簡單快捷，在高校管理學生學籍檔案上運用數(shù)字化科技，能夠很好的提升學籍檔案管理的效率及其質(zhì)量。

一、數(shù)字化和學籍檔案

數(shù)字化技術能夠?qū)⒋罅繌碗s而且多變的信息轉(zhuǎn)換為能夠進行計量的數(shù)字或者是數(shù)據(jù)，存儲在相對應的計算機里。高校學生的學籍檔案記錄了學生的個人基本信息，包含姓名、各階段學習情況、在校期間獲獎或者是處罰情況、家庭住址等等。將高級院校學生的學籍檔案錄入到其相對應的檔案管理系統(tǒng)里，有利于提升高校檔案管理效率，節(jié)省以往傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理工作中所花費的物力。將數(shù)字化技術運用到高校生的學籍檔案管理，為檔案的管理提高了諸多的便利。

二、數(shù)字化管理意義

1.適應時代發(fā)展

當今時代數(shù)字化的管理模式已經(jīng)被運用于諸多行業(yè)，以往的紙質(zhì)版的記錄信息的模式已經(jīng)被數(shù)字化管理方式取代，大部分高校也將數(shù)字化運用到了學生以及教師在校學籍檔案上面。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案而言，新型的數(shù)字化與信息化的學籍檔案具有鮮明的實用性和方便性。網(wǎng)絡以及計算機技術的普及，為諸多高校帶來了便利，同時也為大部分高校實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理提供了可依賴的信息管理系統(tǒng)。檔案員只需要將學生各類信息記錄到其相對應的系統(tǒng)里就行，要查看學生在校檔案信息只需要登錄專門的信息系統(tǒng)進行學生信息檢索，這與新時代數(shù)字化建設任務相匹配。

2.節(jié)省人力物力

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的學籍檔案，需要人工手抄檔案信息，花費時間長且需要整理到專門的文件袋里，而且儲存稍微不當，紙質(zhì)版檔案就會出現(xiàn)破損，在茫茫的紙質(zhì)版檔案的海洋里，尋找對應的學生學籍檔案很困難。而將學籍檔案進行數(shù)字化的管理，檔案信息只需要用計算機錄入相對應的學籍系統(tǒng)里，節(jié)省了大量的人力和物力，同時也提高了檔案錄入的效率。在進行數(shù)字化的檔案管理之下，如果想要查找某一位學生的學習檔案，只需要在檔案庫里進行檢索就可以，很大程度上提高了學籍檔案管理員的辦事效率。

3.完善學籍檔案

以往高校關于學生的學籍檔案的管理是按班級或者是專業(yè)及院系來劃分，高校設立各個部門眾多，很難將學生的全部信息放在一個卷宗里面。以往高校學生學籍檔案管理模式，按部門劃分將學生學籍檔案分門別類儲存好，在進行全部整理檔案時，才會將學生檔案信息重新裝訂在一起，很大程度上降低了管理人員的辦事效率。學生學籍檔案進行數(shù)字化的管理，各個部門雖然對于錄入學生的信息不同，但經(jīng)過數(shù)字化數(shù)據(jù)庫存儲，這些信息可以整合在學籍檔案系統(tǒng)里面，為建立完整的學生學籍檔案提供保證，全方面提升高校學籍檔案管理工作質(zhì)量 。

三、學籍檔案數(shù)字化實現(xiàn)

由傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)換為電子版存儲在計算機里，不是一蹴而就，而是需要多方面配合采集學生基本信息，下面介紹由數(shù)字化方式進行學籍檔案儲存的方式。

1.圖片掃描或拍攝照片

根據(jù)原有紙質(zhì)檔案的基本情況及其用途，利用掃描儀或照相機使原有檔案以數(shù)字化形式存儲在電腦里，節(jié)約人力、物力成本，提高檔案信息儲存的效率。這兩種檔案數(shù)字化方式各有優(yōu)劣，一方面掃描儀掃描后的檔案信息可以自動入錄系統(tǒng)，減輕檔案管理人員的工作壓力。但是對于存放較久的紙質(zhì)版檔案，因為各種原因會存在著一定的破損，在進行圖片掃描時會出現(xiàn)掃描不全或者是在掃描時出現(xiàn)黑色折痕線條等，因此，不適合采取采用這種方式。另一方面使用拍攝的形式采集學生的基本信息，按下快門只需幾秒鐘，不僅提高了辦公的效率同時也節(jié)省了學生前往專門拍攝電子照片門店花費的時間。但是這種方式的對管理人員的拍攝技術及拍攝設備由較高的要求，而且需要管理人員手動將圖片導入系統(tǒng)，一定程度上增減了管理人員工作量。因此檔案管理人言應根據(jù)實際情況合理選擇紙質(zhì)檔案電子化途徑。

2.系統(tǒng)軟件

科技和網(wǎng)絡技術迅猛發(fā)展，計算機的運用也就越來越廣泛，眾所周知計算機可安裝不同的系統(tǒng)軟件，高校是計算機系統(tǒng)軟件使用的龐大用戶。學生從進入高校開始，一直到畢業(yè)會產(chǎn)生許多的檔案信息，會有專門人員將這些信息進行分門別類的錄入各自對應的軟件系統(tǒng)，最終整合在一起。但是這樣的方法也存在著弊端，比如各自系統(tǒng)軟件之間的兼容性能較差 ，且無法與常規(guī)辦公使用軟件相兼容，電腦損壞或者是系統(tǒng)面臨崩潰時，電子檔案信息難以保存，同時也面臨著信息泄露的風險。為了避免學生學籍檔案信息的泄露和更好的管理，許多高校采取將學生學籍檔案錄入系統(tǒng)上傳至官網(wǎng)，學生查看檔案信息需要賬號和密碼。

3.學籍檔案數(shù)字化管理建議

（1）建立數(shù)字化管理系統(tǒng)

高校應立足于自身發(fā)展實情，在現(xiàn)在的信息技術基礎上建立學籍檔案管理系統(tǒng)，并不斷優(yōu)化和升級系統(tǒng)，最大程度提升學籍管理效率。高校可以和辦公室聯(lián)合起來組建綜合性檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，存在學生學籍檔案的同時還可以實現(xiàn)其他部門檔案的分類管理，全方位滿足高效對學生學籍檔案數(shù)字化管理需求。 由于學籍檔案十分重要，高校除了對學籍檔案進行數(shù)字化存儲管理外，還應開展相應的紙質(zhì)資料存檔管理，通過這樣的組合形式避免因電子數(shù)據(jù)丟失帶來的不便，提升學生學籍檔案管理的精確性和有效性。

（2）建設數(shù)字化基礎設施

完善的配套數(shù)字化基礎設施是實現(xiàn)學籍檔案管理的基礎，因此，高校應重視數(shù)字化基礎設施的建設。高校應購買掃描儀、刻錄機、大容量服務器等硬件設備以及相關的檔案管理軟件，加快建成局域網(wǎng)及學校檔案資源網(wǎng)站，提升學生學籍檔案信息綜合管理系統(tǒng)的建設速度和質(zhì)量。此外，還可以將互聯(lián)網(wǎng)連入校園網(wǎng)中，通過建立電子文檔分類系統(tǒng)和學生學籍資源數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)數(shù)字檔案的自動化分類管理 。高校應參考相關的法律法規(guī)，結(jié)合當前檔案管理情況建立數(shù)字文件管理體系，提升數(shù)字文件分類管理質(zhì)量，為學籍數(shù)字化管理奠定法律基礎，使學籍檔案管理更為完整和真實。

3.培養(yǎng)檔案管理復合型人員

高校學籍檔案管理離不開工作人員的勞動，人員的綜合能力關系著檔案管理質(zhì)量。為進一步提升檔案數(shù)字化管理水平，高校應組建一支能熟練操作相關系統(tǒng)、具備豐富檔案管理知識的學籍管理專業(yè)團隊。因此高校應招錄專業(yè)的檔案管理人員，并定期為檔案管理人員組織培訓，提升其實操能力及檔案管理素養(yǎng)，使之成為兼具計算機操作和檔案管理的復合型人才，為高校學籍檔案數(shù)字化管理提供有力的保障。

4.完善數(shù)字檔案管理制度

高校學籍管理工作質(zhì)量和學生的利益息息相關，一定程度上影響著學生今后的生活和工作。早在2007年黨中央就曾借自然遺產(chǎn)和文化遺產(chǎn)檔案保護強調(diào)檔案保護的重要性。因此，高校應在現(xiàn)行的數(shù)字檔案技術規(guī)范條例及和電子文件管理相關的法律法規(guī)的基礎上，制定適合本校實情的檔案數(shù)字化管理制度，明確檔案管理人員的職責，提升學生學籍信息檔案的安全性和嚴密性 。

將高校學生學籍檔案進行數(shù)字化模式管理，適應了當今時代各項發(fā)展需求。高校學生學籍檔案的數(shù)字化管理，很大程度上提高了檔案管理員的辦事效率，節(jié)省了大量的人力及物力。當然依目前的情況來看，數(shù)字化管理模式仍然存在著漏洞，但相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版信息化管理模式，數(shù)字化的管理取得了很大的進步。相信隨著時代的進步，科技和網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，學生學籍檔案數(shù)字化管理模式存在的一些漏洞很快就會被填補。所以，學生學籍檔案數(shù)字化管理建設更應該受到各大高級院校的重視，加大其投入，完善學生學籍檔案數(shù)字化管理框架，提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量 。

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作者簡介：安紅（1968-），女，本科，館員，研究方向：高校檔案管理。