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        優(yōu)化督辦流程提高企業(yè)管理水平

        2019-09-10 07:22:44姜凱
        現(xiàn)代營銷·理論 2019年3期
        關(guān)鍵詞:企業(yè)管理

        摘 要:在企業(yè)管理過程中,領(lǐng)導(dǎo)層注重發(fā)揮督辦的重要作用,有利于做出合理決策,及時掌握內(nèi)部發(fā)展矛盾,解決存在的問題,實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的良性循環(huán)以及長足進(jìn)步,提高經(jīng)濟(jì)效益。因此,發(fā)揮好督辦在企業(yè)管理中的作用是十分重要的,本文從規(guī)章制度、督辦流程、閉環(huán)反饋三個方面對如何做這一重要問題進(jìn)行了探討。

        關(guān)鍵詞:督辦 企業(yè)管理 優(yōu)化流程

        引言:

        督辦是企業(yè)實施管理的重要保證,對于確保企業(yè)的重要會議決議實施、關(guān)鍵工作推進(jìn)、領(lǐng)導(dǎo)工作順利進(jìn)行有著重要意義,因此,企業(yè)以此作為提高企業(yè)執(zhí)行能力的關(guān)鍵,并將其作為企業(yè)管理是否能發(fā)揮決定性作用的關(guān)鍵指標(biāo)。一般情況下,企業(yè)往往將重要事項的實施和控制作為督辦管理體系的重點。進(jìn)入新時代,探索和改進(jìn)督辦工作的運行機(jī)制,革新督辦工作的方式和方法,對于確保各種決策部署的正確實施、提高工作效率、實現(xiàn)管理體制的轉(zhuǎn)變具有重要意義。

        一、督辦工作在企業(yè)管理中的重要作用

        (一)提高企業(yè)內(nèi)部運作效率

        通過嚴(yán)格的督辦管理工作,可以明確各自的工作職責(zé),避免造成工作滯后和責(zé)任不明確等問題,有利于協(xié)調(diào)解決工作中遇到的困難,根據(jù)工作情況及時調(diào)整和修訂既定計劃,確保決策部署可以有效、準(zhǔn)確地實現(xiàn),同時也有利于提高運作效率[1]。

        (二)確保決策部署順利實施

        從宏觀的國家治理歷程來看,督辦職能萌芽并不斷發(fā)展,已成為確保重大政策和重大決策部署在群體中得以貫徹執(zhí)行的重要手段,形成了相對完整的治理系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代公司治理和發(fā)展規(guī)模的逐步擴(kuò)大,各級企業(yè)進(jìn)行決策管理需要發(fā)揮督辦的重要作用,幫助檢查工作任務(wù)的執(zhí)行情況,以確保決策部署有效實行。

        (三)有助于形成企業(yè)文化

        企業(yè)文化在促進(jìn)企業(yè)集團(tuán)發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用,一家公司需要建立自己的良好形象,可以通過加強督辦管理,加強制度執(zhí)行,改進(jìn)工作作風(fēng),促進(jìn)工作人員行為規(guī)范,加快工作進(jìn)度,提高各級執(zhí)行力和工作效率,可以形成一種高效且執(zhí)行力高的企業(yè)文化[2]。

        二、督辦工作實施原則

        (一)強調(diào)效力

        督辦的目的是促進(jìn)公司工作的有效執(zhí)行,因此,必須把實施和確保工作的有效性作為督辦工作的出發(fā)點和立足點。督辦工作強調(diào)效力,一方面,要注意此項工作的具體內(nèi)容,督辦過程和實施結(jié)果,以確保督辦事項有著落。另一方面,為了革新督辦工作方式,我們應(yīng)該改變以往的做法,不以文件為主,而是要把督辦與調(diào)查結(jié)合起來,形成相對規(guī)范的督辦運行機(jī)制。

        (二)服務(wù)中心

        公司管理涉及廣泛的工作,工作量比較大。如果我們不能把握要點,就無法表現(xiàn)出工作能力。如果不能把握關(guān)鍵點,就無法把握工作能否實現(xiàn)。因此,督辦工作必須堅持以服務(wù)公司為中心的原則。要把重點放在與公司發(fā)展有關(guān)的重要工作上,如公司的生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展建設(shè)等,以及影響公司當(dāng)前及未來發(fā)展的重點和難點,把督辦作為幫助公司成長的重要手段。

        (三)實事求是

        督辦工作者在系統(tǒng)地了解工作情況的基礎(chǔ)上,必須對被督辦事項的進(jìn)展、存在的問題、原因、成績有相對全面的了解,并做出客觀判斷。督辦工作者不能做出錯誤的判斷,更不用說混合主觀因素了,特別是在向領(lǐng)導(dǎo)者提供意見反饋時,督辦工作者應(yīng)該從現(xiàn)實出發(fā),客觀肯定工作成果,對存在的問題和弊端及時指出,幫助改正。

        三、如何發(fā)揮好督辦在企業(yè)管理中的作用

        (一)建立規(guī)章制度

        任何工作都必須建立相對系統(tǒng)的規(guī)章制度作為保障,督辦工作也需要支持系統(tǒng)。制度體系需要明確督辦工作的工作原理,厘清部門職責(zé),確定考核機(jī)制,以便對督辦工作進(jìn)行及時檢查,保證工作順利推進(jìn)。在制度中要明確主要部門和協(xié)助部門的職責(zé),在具體的督辦中明確每一個人的職責(zé)。想要實現(xiàn)較好的分工合作,僅靠管理層的責(zé)任感對我們來說是不夠的,必須建立并完善績效考核機(jī)制。領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)當(dāng)建立督辦工作考核制度,并納入全體員工的績效考核之中。考核制度應(yīng)闡明工作要求、工作評估標(biāo)準(zhǔn)等,應(yīng)當(dāng)對督辦工作存在缺陷的部門進(jìn)行更加嚴(yán)格的評估,以確保評估工作的順利進(jìn)行,增強督辦管理部門的責(zé)任感。要建立督辦通知機(jī)制,主管部門在處理需要督辦的事務(wù)時,應(yīng)注意按照質(zhì)量和期限要求完成此項工作。領(lǐng)導(dǎo)部門要跟進(jìn)和督辦重要事項,理解事項矛盾點,掌握關(guān)鍵問題的處理方法,及時檢查工作進(jìn)展情況和工作狀況,協(xié)調(diào)處理督辦過程中遇到的各種問題,實現(xiàn)督辦質(zhì)量的提升。要定期統(tǒng)計督辦事項,以便進(jìn)行通知和分析,建立進(jìn)度報告,以反映工作開展情況,并增強主要部門的責(zé)任心。

        (二)規(guī)范督辦流程

        建立一套合理規(guī)范的督辦程序是保證此項工作有效開展的基礎(chǔ),督辦工作流程一般包括督辦項目建立、任務(wù)分配、催促進(jìn)度和完成工作。通過建立督辦流程并予以規(guī)范,可以實現(xiàn)工作的全過程管理。建立督辦項目是在確定督辦事項后開始的,也是督辦程序的基礎(chǔ),建立督辦項目首先要明確兩個問題:如何確定需要進(jìn)行督辦的事項?督辦事項的來源是什么?一般而言,督辦事項主要來自領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)、會議決議和其他需要在一定時間內(nèi)處理的重要事項。所涉及的相關(guān)部門要認(rèn)真反復(fù)考慮確定督辦項目,研究程序的必要性和合理性,分析督辦期間需要完成的工作內(nèi)容,研究督辦事項的可行性,確保督辦項目下達(dá)的合理性,所建立的督辦項目有充分依據(jù),真正對實際工作起到推動作用。任務(wù)分配是將督辦管理事項移交給所涉及的相關(guān)部門,這似乎只是一個簡單的交接問題,但實際上有許多因素需要分析。督辦項目明確后,主管部門應(yīng)當(dāng)制定并下達(dá)督辦命令,提出的督辦任務(wù)意見應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)部門的負(fù)責(zé)人填寫。對于督辦項目的承接部門,應(yīng)當(dāng)有必要了解督辦工作的內(nèi)容,督辦工作屬于哪種工作,哪個部門更適合組織,哪個部門只是協(xié)同,這些都是需要考慮的因素。為了確保督辦工作的順利完成,有必要在督辦項目分配之前進(jìn)行調(diào)查研究。

        發(fā)出督辦命令之后,下一步程序為根據(jù)有關(guān)部門的處理時間進(jìn)行適當(dāng)催促。作為領(lǐng)導(dǎo)部門,在主管部門處理督辦事務(wù)時,領(lǐng)導(dǎo)部門并不是放任主管部門去做,應(yīng)該要將責(zé)任壓嚴(yán)壓實。當(dāng)然,領(lǐng)導(dǎo)部門還應(yīng)該掌握一些必要的原則。例如,如果確定督辦項目并下達(dá)給相關(guān)部門之后,不能立刻進(jìn)行催促,這將不可避免地引起相關(guān)部門的厭惡,但也不能等到截止日期結(jié)束之后再進(jìn)行催促,因為這會對工作時效帶來一定影響。因此,需要掌握督辦催辦的最佳時機(jī),要在最佳時機(jī)進(jìn)行督辦催辦。工作完成是督辦辦結(jié)的最后一個程序,通常情況下承擔(dān)督辦項目的部門會如實對督辦工作進(jìn)度進(jìn)行反饋,但在實際上,督辦下達(dá)部門也無法保證承辦部門的反饋是否真實。如果存在這種情況,而領(lǐng)導(dǎo)部門還沒有評估其工作完成質(zhì)量,那么督辦的效果將會受到影響。因此領(lǐng)導(dǎo)部門還應(yīng)對督辦項目完成情況進(jìn)行必要的質(zhì)量評估,此項工作可以在督辦結(jié)束以后進(jìn)行。

        (三)實施閉環(huán)反饋

        進(jìn)入新時期,能否充分發(fā)揮督辦的工作職能,有效解決公司的事項辦理問題,對于提高管理效率具有極其重要的意義。影響和制約公司發(fā)展的關(guān)鍵問題往往涉及各個方面,建立有效的正常工作機(jī)制,通過督辦程序及時、準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)和解決各種問題,往往可以使工作事半功倍。首先,應(yīng)建立過程督辦機(jī)制。要堅持實事求是的原則,在重大督辦工作上及時努力完成,使督辦工作受到公司高層的高度重視。要建立高級管理人員、職能部門、基層單位和日常辦公檢查的分級督辦機(jī)制,全面發(fā)揮督辦工作的作用,定期開展專題督辦督導(dǎo),及時告知真實的工作進(jìn)度。督辦管理人員可以召開專題推介會,檢查督辦項目的實施進(jìn)度和督辦質(zhì)量,協(xié)調(diào)解決督辦工作中遇到的困難。通過相應(yīng)的管控,調(diào)動相關(guān)部門解決問題的動力,形成聯(lián)合管理、協(xié)調(diào)推進(jìn)的督辦工作氛圍。

        其次,應(yīng)建立相對應(yīng)的反饋機(jī)制。對督辦領(lǐng)導(dǎo)辦公室來說,有必要建立有效的閉環(huán)反饋管理機(jī)制,實施銷號管理制度,規(guī)定在完成督辦任務(wù)后應(yīng)當(dāng)向督辦主管部門提交支持材料,并申請銷號,以解決如何反饋的問題。督辦是企業(yè)管理的重要工具,只有通過自上而下的督辦,結(jié)合自下而上的反饋,才能有效應(yīng)對影響公司發(fā)展的復(fù)雜外部環(huán)境[3]。督辦主管部門應(yīng)將問題的具體執(zhí)行情況反饋給解決問題的部門,并在答復(fù)同意的情況下完成銷號程序。公司領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)定期召開研討會,對所存在的問題和具體工作成果執(zhí)行情況進(jìn)行審查,掌握公司內(nèi)部的實際矛盾和所存在的問題,使督辦工作服務(wù)于公司決策,形成閉環(huán)管理。

        四、結(jié)束語

        督辦工作對企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻,改變思維方式是提高督辦效率的重要途徑,這就要求企業(yè)管理層積極思考,敢于實踐,突破工作局限,提高督辦工作成效,以督辦明確職責(zé),提升公司內(nèi)部工作效率。

        參考文獻(xiàn):

        [1]呂敬賢.優(yōu)化督辦流程 提高企業(yè)管理水平——如何發(fā)揮好督辦在企業(yè)管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(23):36-36.

        [2]王泉霖.提升執(zhí)行力 優(yōu)化督查督辦工作[C]// 戰(zhàn)略風(fēng)險管控與安全生產(chǎn)運行管理——2015全國電力行業(yè)企業(yè)管理創(chuàng)新論文大賽獲獎?wù)撐?2015.

        [3]孔祥生.如何做好新形勢下的督查督辦工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(4).

        作者簡介:

        姜凱(1980—),男,漢族,籍貫:河北保定,單位:中車大同電力機(jī)車有限公司,研究方向:企業(yè)管理。

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