楊景斐

摘 要：隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，新媒體時(shí)代的到來為高校檔案工作帶來了新的發(fā)展契機(jī)。巧妙利用信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理路徑，能夠提升高校檔案服務(wù)的發(fā)展水平。使檔案成為推動(dòng)高等教育的重要力量，更好地推動(dòng)對全方位、高智能人才的精確培養(yǎng)。本文圍繞新媒體時(shí)代高校檔案服務(wù)的價(jià)值意義、存在的問題以及具體的強(qiáng)化策略展開探究，供大家借鑒參考。

關(guān)鍵詞：新媒體;高校;檔案服務(wù);利用

檔案作為歸納和整合信息的載體，不僅僅見證社會(huì)發(fā)展的歷程，也承載著重要的文化和教育職能。在高等教育機(jī)制中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案難以滿足人們的需求，而智能、精確的數(shù)字檔案能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的發(fā)展弱勢，使檔案管理工作更加便捷和高效。尤其是在新媒體信息技術(shù)的推動(dòng)下，高校檔案工作呈現(xiàn)出“機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存”的發(fā)展局面，創(chuàng)新檔案管理方式、優(yōu)化數(shù)字化檔案服務(wù)質(zhì)量，能夠確保高校檔案工作的發(fā)展成效，使數(shù)字化檔案沿著一體化、規(guī)范化和制度化的發(fā)展之路前行，為高校教育管理工作做出積極的貢獻(xiàn)。

一、新媒體時(shí)代高校檔案服務(wù)優(yōu)化的重要性

如今，我國各大網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營商已經(jīng)開始了基于5G網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的技術(shù)研究，新媒體信息技術(shù)，也加速推動(dòng)檔案文字管理、信息記錄等數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，成為了高校教育核心競爭力的重要代表。從根本上說，實(shí)施數(shù)字化檔案建設(shè)，能夠使檔案的內(nèi)容占據(jù)更少的空間和服務(wù)成本，在高校檔案管理中也占有著獨(dú)特的優(yōu)勢。根據(jù)檔案優(yōu)化服務(wù)的發(fā)展實(shí)施特點(diǎn)，數(shù)字化檔案管理工作的重要性凸顯在以下幾個(gè)方面：

1.信息安全。一直以來，檔案作為珍貴的信息和文化資源，需要具備嚴(yán)密的保護(hù)。為了確保高校檔案信息工作的安全化，檔案管理人員必須要確保檔案內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)體系、構(gòu)成模式的有序和規(guī)范。而新媒體信息技術(shù)在高校內(nèi)網(wǎng)檔案資源庫的建設(shè)，能夠?yàn)閷W(xué)校檔案信息安全夯實(shí)安全保護(hù)根基，同時(shí)利用無線網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警、智能重點(diǎn)信息匹配等優(yōu)勢，使檔案資源的安全性能夠獲得提升，使檔案工作能夠在受到攻擊、身份識別時(shí)，形成嚴(yán)密的監(jiān)控，以此實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)工作的全面優(yōu)化。

2.系統(tǒng)化管理。當(dāng)前，傳統(tǒng)、單一的紙質(zhì)檔案存檔已經(jīng)逐漸消失于高校各項(xiàng)工作中，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案對于環(huán)境的要求較高，對空氣中的溫度、濕度都有著較高的要求。這些資源畏懼水、火，一旦發(fā)生意外事故，檔案信息資料很容易面臨損毀。通過數(shù)字檔案管理技術(shù)，高校在推動(dòng)文檔數(shù)字化管理的過程中，能夠創(chuàng)新多種管理模式，例如，創(chuàng)新分類為數(shù)字化、紙質(zhì)化并存的OA系統(tǒng)收發(fā)模式等等。逐步改變檔案附加式管理模式，能夠使高校檔案工作具備系統(tǒng)化的傳播特性。

3.資源共享。根據(jù)高校的檔案工作，其責(zé)任部門往往由財(cái)務(wù)處、人事處、二級學(xué)院等部門進(jìn)行分散的管理。不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要以人工操作的模式，進(jìn)行檔案資料的采錄。通過開發(fā)新媒體檔案管理技術(shù)，能夠確立高校檔案工作的各項(xiàng)優(yōu)勢，通過創(chuàng)新智能化的發(fā)展路徑，使檔案資源能夠跨越時(shí)間、地點(diǎn)的局限，在虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間下，獲得永久的留存。

二、新媒體時(shí)代高校檔案服務(wù)中存在的問題

1.缺乏服務(wù)內(nèi)容劃分。根據(jù)筆者對高校相關(guān)檔案管理部門獲得的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，高校檔案管理的服務(wù)模式仍然以查檔人“上門”查找的形式進(jìn)行。檔案查詢者要想獲得有效的檔案資料，就必須要充分發(fā)揮自身的主動(dòng)性，進(jìn)行多方的打探和查找。這種服務(wù)難以保證檔案的高效利用，同時(shí)也在無形中加劇了檔案出現(xiàn)損毀的潛在風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)該針對高校檔案服務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行明確的劃分，確保查檔人對于檔案的使用用途，以此提高檔案服務(wù)水平。

2.服務(wù)質(zhì)量較低。對現(xiàn)階段高校檔案工作來說，服務(wù)質(zhì)量決定著檔案的整體運(yùn)轉(zhuǎn)職能。但是，在高校檔案工作的整體布局上看，檔案的提供者與利用者之間，往往存在著一定的局限。一方面，檔案提供者和利用者無法達(dá)成共識，檔案的反饋機(jī)制不夠健全和系統(tǒng)，在無形中削弱了檔案工作的利用效果。另一方面，檔案的利用面臨著生源、就業(yè)、實(shí)踐、培養(yǎng)等多方面的問題，一些高校管理者對傳統(tǒng)檔案管理工作存在誤區(qū)，往往認(rèn)為只是簡單的資料存儲工作，對校內(nèi)各類檔案信息工作的考核、改良、深化都不重視。

3.檔案管理專業(yè)人才缺乏。在高校檔案管理過程中，執(zhí)行檔案各項(xiàng)工作的人員都兼職擔(dān)當(dāng)“檔案工作負(fù)責(zé)人”。從高校檔案管理人才管理機(jī)制上看，很多學(xué)校都沒有從事專業(yè)檔案工作的教師，精通新媒體技術(shù)的檔案管理技術(shù)的人才更是少之又少。在具體的人事任命上，也沒有把檔案信息化管理作為學(xué)校發(fā)展中重點(diǎn)人事制度工作來做，導(dǎo)致檔案信息化管理人才隊(duì)伍水平參差不齊、業(yè)務(wù)能力欠佳。

三、增進(jìn)新媒體時(shí)代高校檔案服務(wù)的具體策略

1.加速資源共享，創(chuàng)新服務(wù)模式。高校管理者作為檔案工作的直接領(lǐng)導(dǎo)人，要想使整體工作獲得全面的優(yōu)化，就要從思想觀念上轉(zhuǎn)變發(fā)展意識，提高對檔案工作的重視程度。第一，要結(jié)合檔案工作的信息傳輸方式，拓展高校教育成果，建立一個(gè)高智能的OA系統(tǒng)收發(fā)模式。第二，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動(dòng)下，圍繞新媒體信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)融合，要對檔案工作的各項(xiàng)流程進(jìn)行實(shí)時(shí)的追蹤。要將高校檔案工作人員的服務(wù)工作進(jìn)行精細(xì)化管理，嚴(yán)格檔案審批規(guī)劃流程。第三，通過推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，樹立科學(xué)、開放的“高校數(shù)字化檔案信息庫”。通過云儲存、大數(shù)據(jù)等形式，開辟檔案資源共享通道。第四，充分借鑒我國各大高校的檔案信息資源庫的建設(shè)，從學(xué)校的檔案系統(tǒng)、后臺權(quán)限、建設(shè)綱要等方面進(jìn)行優(yōu)化。使新媒體技術(shù)為檔案服務(wù)工作夯實(shí)基礎(chǔ)，充分確保檔案工作入庫的真實(shí)性和有效性。

例如，西安郵電大學(xué)在檔案工作數(shù)字化管理中，通過建立開放的檔案資源管理系統(tǒng)，逐步克服了經(jīng)濟(jì)、人力、物力等各項(xiàng)困難，運(yùn)用新媒體信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面開發(fā)。首先，由專人負(fù)責(zé)綜合檔案管理，其中，對于黨政工作檔案中涉及人事、黨務(wù)的重點(diǎn)檔案資料進(jìn)行分類保存。進(jìn)一步推進(jìn)全校黨群、財(cái)會(huì)、教學(xué)、科研、出版、印章等各項(xiàng)檔案工作的征集。其次，在建立數(shù)字化檔案的背景下，嘗試運(yùn)用國內(nèi)先進(jìn)的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，集中在檔案材料、高校課題、實(shí)驗(yàn)成果材料等方面推進(jìn)智能檔案建設(shè)。確保檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)⒈姸嘈畔⒒麨榱?、化繁為簡，提高高校檔案工作的發(fā)展水平。這一發(fā)展策略趨勢夯實(shí)了西安郵電大學(xué)的檔案服務(wù)水平，也使高校各類檔案資料的產(chǎn)生更加有序，其保護(hù)和保障制度更加完善。

2.加強(qiáng)自主構(gòu)建，探索先進(jìn)理念。檔案管理者作為推動(dòng)學(xué)校檔案工作的發(fā)展核心，其服務(wù)模式的推進(jìn)要始終保持“與時(shí)俱進(jìn)”和“因地制宜”，檔案工作者要嘗試通過對檔案信息服務(wù)的延伸，為用戶提供更加便利的移動(dòng)式檔案借閱服務(wù)。但是需著重說明的是，這種服務(wù)模式的建立并非是將傳統(tǒng)的實(shí)地檔案嵌入到檔案工作中，而是要借助檔案網(wǎng)絡(luò)、新媒體資源等多種服務(wù)模式，以便攜的移動(dòng)終端、廣泛的受眾和高度的互動(dòng)，提升檔案館的發(fā)展理念。尤其是要依托數(shù)字檔案現(xiàn)有的各項(xiàng)資源，聯(lián)合信息化高校教育資源建設(shè)，對檔案館的信息進(jìn)行多種多樣的教育整合。以構(gòu)建開放的WAP作為檔案服務(wù)的基礎(chǔ)，使高校檔案服務(wù)工作能夠具備開放、自主、探究、研發(fā)的平臺操作優(yōu)勢，以更加人性化的檔案借閱功能，融入到高校整體工作中來。

3.深化人才培養(yǎng)，加強(qiáng)規(guī)范建設(shè)。在高校檔案工作中，高素質(zhì)的檔案管理人員是該項(xiàng)工作的重中之重。為了突破在人才上面臨的困境，高校要嘗試通過各項(xiàng)優(yōu)化和培訓(xùn)模式，全力提高檔案管理人員的職業(yè)道德，針對高校檔案管理工作的業(yè)務(wù)方向，定期組織培訓(xùn)活動(dòng)。要依托新媒體環(huán)境下對各項(xiàng)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和規(guī)劃，讓檔案工作人員掌握短視頻、微博、微信推廣等一系列先進(jìn)的資源信息傳播技術(shù)，通過聘請專業(yè)的檔案管理人員，對校內(nèi)相關(guān)責(zé)任教師進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的普及和深化。在行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)上，圍繞國家相關(guān)部門的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，從技術(shù)層面、管理層面上入手，實(shí)現(xiàn)檔案人員管理理念的轉(zhuǎn)變，加速對檔案工作人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)。以設(shè)立學(xué)校專項(xiàng)資金的形勢，鼓勵(lì)檔案工作者立足崗位，潛心研發(fā)出一套適應(yīng)高校檔案管理工作的信息處理系統(tǒng)，確保高校檔案信息管理能夠滿足更多受眾的需求。

4.滿足用戶需求，研發(fā)新興技術(shù)。在新興技術(shù)研發(fā)上，高校檔案工作者要積極謀求新的發(fā)展路徑，結(jié)合移動(dòng)運(yùn)營商提供的新媒體終端和APP手機(jī)客戶終端等多項(xiàng)技術(shù)，逐步完善傳統(tǒng)檔案信息網(wǎng)站的不足之處，在設(shè)置和建設(shè)檔案館移動(dòng)終端服務(wù)網(wǎng)站以及APP軟件的過程中，確保檔案工作的運(yùn)行更加簡潔明了、功能完善。其次，在滿足社會(huì)大眾服務(wù)需求的同時(shí)，要注重對檔案用戶評價(jià)與建議的采納和收集，要始終將檔案用戶的實(shí)際需求融入到整體工作中來。檔案工作者應(yīng)熟練掌握IOS、Windows Phone、Black Berry等網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)和研發(fā)的過程中考慮檔案信息操作的前瞻性，以此節(jié)省人力、物力和所需消耗的時(shí)間，提高檔案工作的利用成效。同時(shí)，還要始終確保高校檔案工作的安全性監(jiān)管，防止其中涉及到的各項(xiàng)隱私被不法人員盜取，以內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)的物理隔離、精密數(shù)據(jù)傳輸?shù)饶Ｊ剑瑸楦咝n案工作提供良好的保障。

四、總結(jié)

綜上所述，高校在漫長的建校歷程中衍生出了豐富的檔案資源，借助于新媒體技術(shù)，使自身檔案資源獲得更加充分的開發(fā)和利用。目前，盡管高校檔案工作取得了一定的地位，但是在實(shí)際工作中，高校檔案服務(wù)與管理理念，仍然存在著一系列的問題。為此，廣大檔案工作者要始終以開拓進(jìn)取的發(fā)展態(tài)勢，從優(yōu)化服務(wù)、人才培養(yǎng)、創(chuàng)新管理、加強(qiáng)規(guī)范等不同的方面做起，結(jié)合本校的實(shí)際情況，對檔案工作進(jìn)行自主的優(yōu)化和研發(fā)。使新媒體技術(shù)真正成為高校檔案管理工作的重要抓手，讓高校檔案得到合理化的保存、管理和利用。

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