賀昕

摘? ?要：檔案屬于一種非常重要的社會(huì)信息資源，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校檔案管理工作也會(huì)面臨全新變革，更好地服務(wù)于社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制。對(duì)當(dāng)前高校檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，闡述高校檔案信息化建設(shè)的重要性以及實(shí)施手段，對(duì)高校檔案管理的未來發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行具體研究。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息化建設(shè)

在高等院校中，檔案會(huì)直接記錄學(xué)校的科研活動(dòng)、教學(xué)活動(dòng)、師生資料等重要信息，是學(xué)校建設(shè)與管理的重要依據(jù)，在高校教育管理體系中占據(jù)重要地位。高校檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)、理順管理體制、符合時(shí)代發(fā)展要求，已經(jīng)成為高校檔案管理人員需要努力研究的課題[1]。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，高校的檔案管理也會(huì)向著集成化、系統(tǒng)化的趨勢(shì)發(fā)展。檔案資源的信息化建設(shè)會(huì)成為新世紀(jì)檔案事業(yè)的必然趨勢(shì)，通過檔案的信息化建設(shè)能夠進(jìn)一步提高檔案管理與服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展。

1? ? 高校檔案管理現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，高校檔案管理的信息化水平較低，許多院校甚至沒有專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，檔案整理還以紙質(zhì)為主，即使使用電子檔案，對(duì)檔案的收集與分類也不夠完善，檔案管理的數(shù)據(jù)庫沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理人員的專業(yè)化程度不高，思路不夠開闊，制約了整體檔案的管理水平。在管理觀念上，許多高校在傳統(tǒng)檔案管理的影響下已經(jīng)形成了固化思維，為社會(huì)服務(wù)的力度非常薄弱，形成了一種封閉式的管理模式，資料信息的查取要經(jīng)過非常繁瑣的手續(xù)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，嚴(yán)重影響工作效率，不能體現(xiàn)檔案信息的最大價(jià)值。因此，在進(jìn)行檔案管理優(yōu)化的過程中，一定要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，將管理任務(wù)落到實(shí)處，才能更高效地服務(wù)社會(huì)[2]。

2? ? 高校檔案信息化管理的重要性

2.1? 提高工作效率

在高校檔案管理中接入信息化技術(shù)，能夠進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率，依托大數(shù)據(jù)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集與整理，使檔案內(nèi)容包含文書檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等。在進(jìn)行檔案整理分類的過程中，可以運(yùn)用檔案信息化管理系統(tǒng)，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的工作流程。在進(jìn)行檔案查詢時(shí)可以快速查詢電子版檔案材料，提升檔案管理的整體服務(wù)水平與質(zhì)量。

2.2? 減少成本

傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)與管理以紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案為主要方式，這種方式會(huì)對(duì)檔案庫房的規(guī)模、干濕度等客觀條件提出特殊要求，在檔案數(shù)量不斷增加的情況下，勢(shì)必會(huì)受到庫房整體空間的制約，影響檔案工作的順利進(jìn)展。運(yùn)用信息化手段對(duì)非涉密可公開檔案文件以及實(shí)物進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，可以節(jié)約紙質(zhì)檔案的存放空間，減少檔案管理的人力及物力成本。

2.3? 實(shí)現(xiàn)信息資源共享

高等院校的信息庫資源包括辦公自動(dòng)化所需的數(shù)據(jù)信息、高校綜合檔案以及人事檔案。檔案管理與辦公自動(dòng)化能夠?qū)ξ淖植牧系幕拘畔⑦M(jìn)行共享，而且能夠?qū)崿F(xiàn)教學(xué)、科研等多項(xiàng)活動(dòng)的信息資源共享，將檔案管理與教學(xué)辦公進(jìn)行有效結(jié)合，進(jìn)一步豐富信息庫資源，實(shí)現(xiàn)信息庫資源的利用最大化[3]。

3? ? 高校檔案管理信息化發(fā)展對(duì)策

3.1? 建立完善的檔案管理制度

檔案管理業(yè)務(wù)要求相關(guān)管理制度具有一定的適應(yīng)性與靈活性，所以，高校要在現(xiàn)有的管理制度基礎(chǔ)上制定多層次的管理制度。完善的檔案管理規(guī)章制度是高校檔案管理工作順利進(jìn)展的保證。高等院校要根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，結(jié)合《高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)要求，制定出適合自身發(fā)展的檔案管理細(xì)則，隨著信息化管理環(huán)境的變化不斷完善制度內(nèi)容，保證管理工作的連續(xù)性與政策性，使高校檔案管理有法可依、有章可循，將具體的工作任務(wù)落實(shí)到個(gè)人。不斷創(chuàng)新檔案管理環(huán)節(jié)的操作方法，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)管理模式進(jìn)行改革，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢(shì)，適應(yīng)檔案多元化及復(fù)雜化的管理環(huán)境，推動(dòng)信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.2? 運(yùn)用先進(jìn)的信息化管理手段

隨著檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)程的不斷推進(jìn)，基于“云架構(gòu)”的檔案管理平臺(tái)能夠滿足檔案管理的信息化需求，這種先進(jìn)的信息化管理手段是對(duì)傳統(tǒng)管理模式的創(chuàng)新，能夠根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息存儲(chǔ)庫以及檢索界面進(jìn)行有效結(jié)合，通過對(duì)云存儲(chǔ)服務(wù)器的資源調(diào)配得出檢索結(jié)果，提高高校檔案信息數(shù)據(jù)的查準(zhǔn)率。另外，借助云計(jì)算的高校檔案管理手段能對(duì)檔案管理的安全性提供保障，避免不法之徒對(duì)檔案信息加以利用。高?？梢赃\(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以及信息恢復(fù)技術(shù)，建立起安全性較高的檔案信息化管理平臺(tái)，充分發(fā)揮云計(jì)算的靈活性與通用性優(yōu)勢(shì)。

3.3? 構(gòu)建檔案信息安全保障體系

安全保障體系能夠?qū)ξ募臍w檔進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督，保證電子文件的真實(shí)、有效。為了順利實(shí)施高校檔案管理的信息化建設(shè)，一定要通過投入人員與資金的手段加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)，對(duì)相關(guān)管理人員加強(qiáng)教育，杜絕非法操作行為的發(fā)生，提升管理系統(tǒng)的安全防范及處理能力，制定嚴(yán)格的安全管理制度，通過數(shù)據(jù)加密、防火墻等技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行周密保護(hù)。

3.4? 加大基礎(chǔ)設(shè)施投入

先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施是高校檔案信息化建設(shè)必不可少的物質(zhì)條件，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中，不僅要對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施進(jìn)行完善，還需對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器、系統(tǒng)軟件、攝像機(jī)、圖文掃描儀等設(shè)備進(jìn)行補(bǔ)充，突出管理軟件的實(shí)用性與科學(xué)性。

3.5? 加強(qiáng)信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，對(duì)檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及能力等提出了更高要求，創(chuàng)新人才的培養(yǎng)與發(fā)展是高校檔案管理信息化建設(shè)的核心問題。在信息化時(shí)代背景下，高校檔案管理人才需要掌握檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，能夠?qū)n案學(xué)與信息化技術(shù)相結(jié)合。為了提升高校檔案信息化管理水平，需要加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍建設(shè)，引進(jìn)專業(yè)的復(fù)合型技術(shù)人才，通過外引與內(nèi)提的并用手段，打造一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍，加強(qiáng)隊(duì)伍成員的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)交流，通過完善的考核評(píng)價(jià)機(jī)制與競(jìng)爭激勵(lì)機(jī)制來提高管理人員的工作積極性，在提升檔案管理人員綜合素質(zhì)的同時(shí)，促進(jìn)高校檔案的信息化管理。借助成熟的技術(shù)手段與管理理論，加強(qiáng)對(duì)高校檔案資源的開發(fā)與利用力度，提高檔案工作對(duì)其他工作的服務(wù)與支持能力。

4? ? 高校檔案信息化管理趨勢(shì)

4.1? 協(xié)同化管理模式

高校檔案的信息化管理涉及計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等多個(gè)學(xué)科。高校檔案管理模式協(xié)同化主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面：首先，在工作人員方面，要求檔案信息化管理人員能夠有多種知識(shí)背景以及專業(yè)能力，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步以及檔案業(yè)務(wù)的不斷拓展，加深檔案信息化的建設(shè)程度，通過協(xié)同化的管理思維來構(gòu)建動(dòng)態(tài)管理聯(lián)盟，將各個(gè)部門、各個(gè)成員的工作職責(zé)進(jìn)行細(xì)分，促使檔案信息化管理工作正常開展。其次，由于檔案管理部門成員的專業(yè)能力與知識(shí)背景存在一定差異，要針對(duì)部門成員的專業(yè)性來進(jìn)行任務(wù)分配，充分發(fā)揮管理人員的管理能力。最后，在信息化環(huán)境下，檔案管理服務(wù)向著多元化的方向發(fā)展，要求其他部門能夠積極配合檔案管理部門工作，在協(xié)同化的工作模式下，促進(jìn)高校穩(wěn)定發(fā)展[4]。

4.2? 主動(dòng)整合信息資源

信息資源的價(jià)值非常大，高等院校的檔案信息化管理不僅是為了更好地進(jìn)行檔案管理工作，更多的是為社會(huì)和學(xué)生就業(yè)提供便利。學(xué)生畢業(yè)之后會(huì)走向全國各地，常常會(huì)因?yàn)闄n案問題往返于學(xué)校與單位之間，不僅浪費(fèi)學(xué)生的時(shí)間與精力，也會(huì)給高校檔案管理人員帶來一定的工作負(fù)擔(dān)。學(xué)校與企業(yè)之間會(huì)存在檔案交接問題，高校檔案信息化管理者要積極配合資源整合工作，為學(xué)生檔案的查閱與調(diào)動(dòng)提供便利，與此同時(shí)，一定要加強(qiáng)檔案信息的保護(hù)工作，確保檔案信息安全。

4.3? 現(xiàn)代化管理理念

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展以及新技術(shù)的不斷運(yùn)用，現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到生活中的各個(gè)領(lǐng)域。高校檔案管理也會(huì)沿著技術(shù)化、數(shù)字化的趨勢(shì)發(fā)展。未來的檔案管理工作不僅會(huì)涉及新的技術(shù)裝備，而且還會(huì)涉及新的管理思想與管理方法，會(huì)將檔案管理作為聯(lián)系密切的整體系統(tǒng)，使檔案管理工作更加規(guī)范化與制度化。另外，統(tǒng)計(jì)與計(jì)量的方法同樣會(huì)運(yùn)用到檔案管理中，使定性與定量管理有機(jī)結(jié)合，提升檔案的信息化管理水平。

4.4? 信息化運(yùn)維工作專業(yè)化

專業(yè)化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的主要規(guī)律，隨著科技事業(yè)的不斷發(fā)展，社會(huì)各個(gè)行業(yè)的操作都會(huì)逐漸向?qū)I(yè)化發(fā)展。高校檔案管理工作必須采取科學(xué)的管理理論與方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，將檔案管理視為專門的管理部門，強(qiáng)化對(duì)檔案管理的組織、領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督，統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化[5]。

4.5? 檔案管理人本化

以往的人事管理模式往往采用“物本”的管理模式，更加重視檔案自身，而忽視了人的需求。在社會(huì)現(xiàn)代化進(jìn)程發(fā)展下，檔案管理的社會(huì)職能日益增加，所服務(wù)的內(nèi)容與范圍也在逐漸擴(kuò)展，“人本”理論會(huì)成為現(xiàn)代檔案管理的重要借鑒。對(duì)檔案的信息化管理要從人的需求出發(fā)，滿足人的需求，將“以人為中心”貫穿于整個(gè)管理活動(dòng)，將人作為檔案工作服務(wù)的主體。

5? ? 結(jié)語

高校的檔案資源集教育、科研及學(xué)校管理于一體，是高校各項(xiàng)管理、決策工作的重要參考，是高校宣傳工作的重要資源與素材。加強(qiáng)高等院校檔案管理的信息化建設(shè)，需要在領(lǐng)導(dǎo)層高度重視的基礎(chǔ)上，明確檔案資源傳遞對(duì)高校改革發(fā)展起到的作用，全面宣傳與普及檔案知識(shí)，樹立檔案保存意識(shí)。檔案管理人員要及時(shí)督促和催繳存檔資料，通過信息化的手段確保檔案信息資源處于受控狀態(tài)。高校檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要求各個(gè)工作環(huán)節(jié)必須相互配合，確保高校檔案管理信息化建設(shè)的有效開展。

[參考文獻(xiàn)]

[1]賀國理.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考和探討[J].信息記錄材料，2018（14）：131-132.

[2]李 平.高校檔案信息化管理的趨勢(shì)、困境與對(duì)策分析[J].智庫時(shí)代，2019（21）：62-63.

[3]祖盼云.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化管理體系建設(shè)的思考[J].教育教學(xué)論壇，2019（5）：22.

[4]黃 昆.高職院校人事檔案信息化管理研究[J].科技視界，2015（35）：222.

[5]黃曉云.“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下高校檔案信息化建設(shè)[J].檔案時(shí)空，2019（4）：60-61.