丁江萍

[摘 要：高校學(xué)生檔案管理工作是學(xué)生接受教育以來所有成績與處分的綜合體現(xiàn)，是學(xué)生德智體美綜合素質(zhì)的反映。學(xué)生檔案管理工作是對學(xué)生能力的客觀反映，與學(xué)生的就業(yè)密切相關(guān)，招聘部門對學(xué)生情況的第一手資料便是學(xué)生的檔案履歷，因此做好學(xué)生的檔案管理工作對提高學(xué)生就業(yè)率，增強(qiáng)學(xué)校核心競爭力至關(guān)重要。檔案管理工作已經(jīng)作為一門獨(dú)立的管理科學(xué)在部分高校內(nèi)授課，但盡管如此，實(shí)際管理工作中仍然存在一些問題。本文筆者就當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問題、解決策略及其對學(xué)生就業(yè)的重要意義進(jìn)行說明。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理工作；學(xué)生就業(yè)；關(guān)系]

一、引言

檔案管理又稱為檔案工作，是對組織中所有成員的檔案實(shí)體以及檔案信息進(jìn)行跟蹤收集，完成交接并進(jìn)行綜合整合的工作。高校學(xué)生作為社會上的一大群體，對其檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的整理又是國家檔案的重要組成部分。同時(shí)，用人單位也是通過學(xué)生檔案了解其是否能夠達(dá)到單位要求。由于當(dāng)前部分高校的檔案管理制度尚不健全，且隨著各大高校的擴(kuò)招，生源來源廣泛又要考慮地域因素的影響，因此，檔案管理工作體系急待健全，一定程度上助學(xué)生謀得合適的工作。

二、高校檔案管理工作與學(xué)生就業(yè)的對口問題

（一）高校檔案管理規(guī)范不明確

當(dāng)前高校注重學(xué)生的綜合發(fā)展，花費(fèi)大量時(shí)間建設(shè)學(xué)生的科研項(xiàng)目以及第二課堂，對學(xué)生的檔案管理工作力度不夠，重視程度也不高。另外，忽視對檔案管理人才的引進(jìn)，并未結(jié)合本校辦學(xué)特點(diǎn)建立合適的檔案管理制度，未形成規(guī)范的檔案管理體制。另一方面，在檔案的交接過程中漏洞百出，密封工作不夠嚴(yán)格，存在人為修改數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，甚至存在大量數(shù)據(jù)缺失的現(xiàn)象。由于管理體制不夠嚴(yán)格，學(xué)校保管期間發(fā)生的錯(cuò)誤往往等到學(xué)生臨近畢業(yè)或找工作時(shí)才能暴露出來，再進(jìn)行核對和修改時(shí)工序往往極為復(fù)雜，對學(xué)生的就業(yè)進(jìn)度造成了極大的麻煩。

（二）學(xué)生檔案管理方式與管理方法落后

當(dāng)下大多數(shù)高校學(xué)生檔案管理工作的處理都是在事發(fā)后進(jìn)行登記，相對事件的發(fā)生具有一定滯后性。其中的空白時(shí)間段就給了不法分子修改檔案的機(jī)會，大多檔案漏洞的發(fā)生都是在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)。其次，檔案室的管理制度對大多數(shù)高校而言，進(jìn)出檔案室的規(guī)矩都已明文規(guī)定，但這“一紙規(guī)范”在進(jìn)行實(shí)際檔案管理工作時(shí)形同虛設(shè)，檔案室的出入權(quán)限限制并不嚴(yán)明，自由出入使學(xué)生的檔案信息安全受到威脅，不利于公正的就業(yè)競爭。

（三）檔案管理工作的交接不夠嚴(yán)格

學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)移分為多個(gè)階段，小學(xué)至初中、初中至高中、高中至大學(xué)，大學(xué)至就業(yè)單位。每個(gè)階段的轉(zhuǎn)移都需要兩方人士負(fù)責(zé)，因?yàn)殡p方的理解誤差或地域限制等原因，此過程交易出現(xiàn)問題。另一方面，在高校檔案處向用人單位提供學(xué)生的檔案信心時(shí)應(yīng)留意選擇與用人單位要求能力相關(guān)的信息，切忌茫無目的的提供，避免信息繁雜與用人單位的要求格格不入，致使學(xué)生丟掉工作機(jī)會的現(xiàn)象出現(xiàn)。用人單位在查看學(xué)生檔案時(shí)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)假冒證書以及虛假信息的出現(xiàn)，這與檔案管理處的工作情況是密不可分的。

（四）檔案登記滯后性影響用人單位的選擇

當(dāng)下各高校檔案登記的滯后性過強(qiáng)，沒有專門的檔案登記部門對學(xué)生課內(nèi)外成績進(jìn)行實(shí)時(shí)登記，檔案信息的登記一般為一學(xué)期一次甚至一學(xué)年一次，檔案信息滯后性過強(qiáng)。用人單位來校招聘時(shí)瀏覽的學(xué)生檔案可能是不完整的，因此他們得出的信息也是片面的、主觀的，但對學(xué)生的就業(yè)卻有著致命影響。換句話說，高校的檔案管理工作嚴(yán)格來講不能真正成為用人單位的考量工具，檔案管理工作對學(xué)生就業(yè)的輔助作用并未發(fā)揮至極致，甚至不利于學(xué)生就業(yè)。

三、提高高校學(xué)生檔案管理工作輔助學(xué)生就業(yè)的策略

（一）健全學(xué)生檔案管理制度

高校的檔案管理部門應(yīng)結(jié)合學(xué)生實(shí)際情況制定科學(xué)嚴(yán)格的檔案管理制度對學(xué)生的檔案信息進(jìn)行更好的組織與管理工作。例如，對檔案的調(diào)動權(quán)限進(jìn)一步明確，對檔案查閱進(jìn)一步細(xì)化。另外，可以建立責(zé)任追究制度，凡進(jìn)入檔案室的人必須先申請登記注明原因，經(jīng)管理人員批準(zhǔn)后方可進(jìn)入。在翻看學(xué)生檔案時(shí)禁止批注、修改、抄錄，查閱人員有義務(wù)保證檔案的真實(shí)性，以便在學(xué)生就業(yè)時(shí)能夠真實(shí)明確的提供服務(wù)。

（二）將現(xiàn)代數(shù)字科技引入檔案管理工作

隨著現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)產(chǎn)業(yè)。在檔案管理工作中，若能引入強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，憑借其高度精密化、高度自動化、數(shù)據(jù)庫建立的便宜性，管理工作的執(zhí)行質(zhì)量也會另上一個(gè)臺階。因此，高校應(yīng)在自己的教務(wù)管理系統(tǒng)中新建檔案管理窗口，將其與學(xué)校的計(jì)算機(jī)控制終端相結(jié)合，這樣學(xué)生在校的成績、獎懲都能通過計(jì)算機(jī)在學(xué)生的電子檔案中進(jìn)行同步，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)登記，可靠性夠高且滯后性得到了根本改善。

（三）及時(shí)利用學(xué)生檔案幫助學(xué)生就業(yè)

在學(xué)生就業(yè)方面，就業(yè)指導(dǎo)部門應(yīng)與檔案管理處相互照應(yīng)。前者向后者提供用人單位的要求，后者從學(xué)生檔案中篩選出符合用人單位要求的人才。另一方面，檔案管理部門應(yīng)對學(xué)生檔案定期總結(jié)，總結(jié)出學(xué)生可能的發(fā)展方向，與學(xué)生適當(dāng)溝通，做到心中有數(shù)。將學(xué)生的信息進(jìn)行總結(jié)一方面有利于簡化檔案庫，減輕檔案登記的滯后性，更有利于發(fā)現(xiàn)學(xué)生的階段性狀況，在用人單位來校招人時(shí)能夠適時(shí)舉薦。

四、結(jié)束語

綜上所述，高校學(xué)生檔案管理工作對學(xué)生的就業(yè)至關(guān)重要，保證用人單位對學(xué)生有公正準(zhǔn)確的認(rèn)識的途徑。檔案管理工作不應(yīng)該僅是記錄學(xué)生學(xué)業(yè)情況、資質(zhì)履歷的部門，更應(yīng)立足于本校學(xué)生，使檔案信息盡可能服務(wù)于其就業(yè)。但當(dāng)前我國部分高校對檔案管理工作的重視程度并不高，管理過程中也存在諸多漏洞，對學(xué)生的就業(yè)產(chǎn)生了或多或少的影響。這一問題仍需廣大管理層細(xì)細(xì)考慮。

參考文獻(xiàn)

[1]葛夢薇.淺談高校學(xué)生檔案管理工作對于學(xué)生就業(yè)的作用[J].延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2016（6）：65-66.

[2]胡新新.淺談加強(qiáng)學(xué)生檔案管理以服務(wù)高校學(xué)生就業(yè)的措施[J].蘭州教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（7）：90-91.