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        略論檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢

        2019-08-27 07:25:24李娟
        商情 2019年29期
        關(guān)鍵詞:運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理

        李娟

        【摘要】檔案管理工作發(fā)展至今,經(jīng)歷了一個(gè)漫長的演變過程。在這一過程當(dāng)中,單位的重視程度、政府的政策支持以及相關(guān)工作的人員的素質(zhì)水平都會(huì)對(duì)其產(chǎn)生影響。檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物,本文就針對(duì)檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的運(yùn)用進(jìn)行了淺要的探討分析,希望可以為檔案管理工作的開展提供一份有利的基礎(chǔ)保障。

        【關(guān)鍵詞】檔案管理 現(xiàn)代化 檔案管理原理 運(yùn)用

        一、檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容

        其一,管理措施的現(xiàn)代化。檔案管理工作的開展需要科學(xué)合理的管理措施作為支撐,充分結(jié)合實(shí)際管理情況,選取是一檔案管理工作開展的措施,有利于發(fā)揮檔案管理工作的社會(huì)服務(wù)性能,從而有效推進(jìn)檔案管理工作的有序開展。

        其二,管理理念的現(xiàn)代化。眾所周知,我國人口眾多,且大部分人群皆面臨著就業(yè)難的問題。在這樣的大背景下,檔案管理工作的難度也有所提升。想要充分實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,就必須從本質(zhì)上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念,給予檔案管理足夠的重視,切實(shí)從日常工作中進(jìn)行轉(zhuǎn)變,充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)性,為檔案管理工作的開展提供一份有效的基礎(chǔ)支撐。

        其三,管理方法的現(xiàn)代化。只有理念,沒有實(shí)踐,是難以發(fā)揮檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)際作用的。為此,相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)尋求更具實(shí)用性的管理方法,充分結(jié)合檔案管理工作自身的特點(diǎn),并結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)原理,充分利用檔案管理系統(tǒng)的人力資源,盡可能的付出最少的資金起到最大的社會(huì)服務(wù)作用。

        二、檔案現(xiàn)代化視角下企業(yè)檔案管理過程當(dāng)中存在的主要問題

        1.存在嚴(yán)重的采集重歸檔現(xiàn)象

        在我國大部分的企業(yè)檔案管理中,第一個(gè)存在的問題就是存在非常嚴(yán)重的采集重歸檔的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生原因,主要是在對(duì)檔案進(jìn)行分類的過程中,通過參考相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)之后,通常將企業(yè)活動(dòng)開展過程當(dāng)中涉及的檔案分為財(cái)會(huì)檔案、聲像載體檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、黨政檔案等。受到分類方式的影響,使得大部分的檔案數(shù)據(jù)采集工作都存在著以前理論性結(jié)果為主要依據(jù),而沒有對(duì)采集過程當(dāng)中涉及的問題和檔案本身存在的問題進(jìn)行管理。這就讓企業(yè)內(nèi)容的檔案出現(xiàn)了含混不清的情況,其中的很多內(nèi)容在不整理的情況下,都出現(xiàn)了材料壞死無法使用的情況。因此導(dǎo)致我國大部分企業(yè)檔案管理工作都處于一個(gè)名存實(shí)亡的狀態(tài)。這其主要的主要表現(xiàn)就是不同類型的檔案所涉及的領(lǐng)域是完全不同的,如果出現(xiàn)了人員調(diào)動(dòng),而補(bǔ)充進(jìn)來的人員本身和原本的工作不相匹配的情況,那么檔案就無法使用,因此必須加以重視。

        2.整體企業(yè)管理模式相對(duì)單一

        企業(yè)檔案管理模式單一也是一個(gè)非常常見的情況,這主要是因?yàn)榇蟛糠止ぷ魅藛T在對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中,往往花費(fèi)大量時(shí)間來進(jìn)行歷史性的檔案考察和利用,然后根據(jù)組織相關(guān)活動(dòng)和下發(fā)相關(guān)文件的方式開展管理工作,對(duì)于搜集的各種檔案信息,也是利用這種單線程發(fā)揮的方式來實(shí)現(xiàn)檔案信息的嚴(yán)格考察和優(yōu)化利用。這樣的辦法雖然能夠很好的查詢到檔案的相關(guān)情況,但是卻不能非常好的保證企業(yè)文件的聯(lián)系性,因?yàn)檫@種整理是單一的,針對(duì)單個(gè)文件的,而不是針對(duì)整體的,因此在實(shí)際的使用過程中,就會(huì)導(dǎo)致這種管理是效率較低的。但是因?yàn)闅v史原因,這種管理的辦法最早被檔案管理人員所使用,因此就成為了人們最喜歡的一種方式,全然不顧實(shí)用性。

        三、在檔案現(xiàn)代化視角下全面加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的有效措施

        1.建立較為完善的元數(shù)據(jù)檔案管理體系

        在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代中,元數(shù)據(jù)檔案管理體系是非常成功的一套管理體系,其中,管理人員充分地利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫和計(jì)算機(jī)來進(jìn)行重要檔案信息的有效記錄,這樣不僅能夠真實(shí)客觀地反映企業(yè)工作開展過程當(dāng)中的具體情況,還能夠?qū)⒄鎸?shí)的原始數(shù)據(jù)呈現(xiàn)在管理人員眼前。尤其是在一些較為復(fù)雜的檔案處理過程中,如果采用人工分辨的方式,那么就會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間,不能滿足企業(yè)的具體需求,從而導(dǎo)致了問題的出現(xiàn)。而且元數(shù)據(jù)本身也能夠通過單一組別的數(shù)據(jù)對(duì)比,來進(jìn)行內(nèi)容的拓展,從而更好的將內(nèi)容引申到各個(gè)領(lǐng)域的檔案之中,從而解決了分類不夠?qū)I(yè)的問題。這樣能夠讓檔案利用效率大大的提升,確保檔案應(yīng)用更好的發(fā)揮效果。

        2.全面加強(qiáng)管理數(shù)據(jù)倉庫的有效建立

        數(shù)據(jù)倉庫的建立是當(dāng)前企業(yè)檔案管理中客觀公正的一個(gè)保障,因此必須要全面的進(jìn)行建設(shè)。這是因?yàn)?,企業(yè)檔案管理的數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)庫不僅記錄了與檔案管理有關(guān)的各種信息,同時(shí)也能穩(wěn)定地向管理人員展現(xiàn)不同時(shí)間段檔案管理數(shù)據(jù)集合。而中心數(shù)據(jù)庫中能夠定時(shí)的排查其中的內(nèi)容,從而確保數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容不會(huì)出現(xiàn)丟失等情況,這樣就全面的保障了數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的安全性,而且作為根據(jù),也更容易進(jìn)行檢查。同時(shí),中心數(shù)據(jù)庫本身能夠進(jìn)行內(nèi)容的增加和刪減,但是卻不能進(jìn)行內(nèi)容的修改,這就確保了中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)都能夠公平公正,不會(huì)出現(xiàn)被篡改的情況。

        3.全面加強(qiáng)企業(yè)信息化設(shè)備的資金投入

        我國當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略中,企業(yè)的檔案管理信息化并不是主要戰(zhàn)略目標(biāo),因此在此方面的發(fā)展中就會(huì)出現(xiàn)資金投入過少的情況。因此,想要更好的提升企業(yè)檔案管理融入大數(shù)據(jù)理念的效果,那么就需要不斷的加強(qiáng)資金的投入。其中主要是要控制自身的資金不被其他的項(xiàng)目挪用,從而建設(shè)處一個(gè)專項(xiàng)基金的內(nèi)容,每一次當(dāng)企業(yè)進(jìn)行升級(jí)的時(shí)候,都可以直接從專項(xiàng)基金中進(jìn)行資金的使用,而不需要逐層申報(bào),這樣可以極大程度的節(jié)省時(shí)間,并且獲得資金。

        總結(jié):綜上所述,檔案中包含了許多重要的信息,無論是在何種單位當(dāng)中,檔案管理工作都是必不可少的一個(gè)部分,具有著極為重要的實(shí)際價(jià)值。當(dāng)前形勢下,傳統(tǒng)的檔案管理原理已經(jīng)難以滿足現(xiàn)階段的發(fā)展需求,為此,我們應(yīng)當(dāng)立足于實(shí)際情況,對(duì)于檔案管理原理進(jìn)行科學(xué)合理的分析,通過運(yùn)用現(xiàn)代化的理論知識(shí)來推動(dòng)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展,確保檔案資源安全性的基礎(chǔ)之上加強(qiáng)對(duì)于檔案的防控管理,避免外界因素對(duì)于檔案管理工作造成不良影響,從而更大程度上發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值,提升檔案管理工作的效率,推動(dòng)檔案管理工作朝著更好、更優(yōu)的方向發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]普啟光,劉慧瑾.淺論計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2010(20).

        [2]張娟.檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改造措施[J].工業(yè),2017(1):47-48.

        [3]邱麗艷.新形勢下檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及應(yīng)對(duì)措施[J].黑龍江檔案,2013(3).

        [4]于惠敏.檔案管理現(xiàn)代化[J].中國民族博覽,2017(12):255-256.

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