彭會

摘 要：隨著中國建筑施工行業(yè)的不斷發(fā)展，其正在朝著越來越規(guī)范化和標準化的方向進步，各類管理工作也都逐漸走上正軌，無論是施工管理還是人員管理亦或是材料管理，其質量都較過去有了巨大的改變，但是在這個過程中，仍然有一種管理工作被人們所忽略，那就是工程檔案的整理與保存工作。本文首先簡單分析了提升工程檔案資料管理質量的方法，而后從建立健全保管體系、應用整理原則兩個角度加以詳細探討。

關鍵詞：工程檔案；整理；應用

工程檔案的重要性無需多言，其對于建筑工程順利建設有著十分可觀的積極作用，因此我們必須要盡快認識到這種重要性，并且對其價值和作用進行分析。在此基礎上，還需要對工程檔案的重要性、保管必要性等進行分析，并且據此做好工程檔案的整理保存與應用，才能促進工程建設的現代化發(fā)展。

1 優(yōu)化現代工程檔案資料管理的方法

第一，要堅持全面管理方法。為了盡可能的提升現代工程檔案資料的管理質量，把工程檔案資料更好的應用到建設施工管理中去，我們必須要提升工程檔案整理應用的范圍和普適性，使之貫穿到工程建設的整個過程中去，從工程立項審批開始，到施工方案設計、施工管理、竣工驗收等，都需要做好全程式檔案整理，只有做到了這一點，工程檔案的整理應用才能真正發(fā)揮作用。第二，務必要確保工程檔案的系統性。為了盡可能保障工程檔案的整理應用質量，我們就需要從其系統性和完整性入手，避免出現資料的損毀以及遺漏。更重要的是，務必要對工程檔案文件的分類和排布進行仔細的考量，使之貼合材料分類的邏輯理論，這樣一來就能有效的提升工程檔案資料的反饋效果，更好的體現不同材料檔案之間存在的內在聯系，為后續(xù)工作提供便利，使工程檔案資料管理的作用充分發(fā)揮出來。最后，我們必須要采取各種措施確保工程檔案的真實性和規(guī)范性。工程檔案資料的整理和應用中，想要確保應用效率及整理效果，就必須要提升工程資料檔案的規(guī)范性，對檔案內所存檔的數據信息加以準確的概括和標注，同時要注意檔案資料的嚴肅性，避免一而再再而三的修改。除此之外，想要提升工程檔案的真實性，就必須要第一時間記錄和整理工程建設中發(fā)生的變化，并且做好統計工作保證各項信息和數據的準確性，讓檔案資料成為反映工程建設質量的重要憑證，如實的記錄工程建設中技術指標、質量審核、工期長短等信息的變更情況，讓工程檔案資料的記錄進度和工程實際建設保持一致，將工程檔案資料發(fā)生誤差的可能性降到最低。

2 完善和健全工程檔案收集整理保存體系

工程檔案的整理和應用工作絕非易事，僅僅憑借過去的工作經驗進行管理很難取得實際成效，只有建立健全相關的管理體系和制度，才能以標準化、規(guī)范化的條款保障檔案資料整理及應用的效果。在制訂相關工作體系的時候，務必要始終堅持分工明確、責任落實、條款細化制訂原則，詳細的規(guī)定建筑工程設計準備階段、正式施工階段以及竣工收尾階段各個環(huán)節(jié)的檔案資料整理及應用策略。在開始正式施工以前，不同部門負責制作本部門工作涉及到的準備資料，并且及時的上交給上級管理人員盡心歸檔；工程監(jiān)理方面的工程檔案資料則由監(jiān)理單位出具并且進行歸檔；施工及最后結算階段也是如此，所需要的材料一律由職能部門進行制作，最后統一進行保存和整理。另外，還應該關注工程檔案資料的長期保存和儲存工作，建立健全長效保存機制，加大資金投入力度，建立檔案資料保存室，并且引進工程檔案資料電子化檢索系統，這樣一來才能確保工程檔案資料的保存效果，并且提升其總體的應用價值，使之成為后續(xù)工程項目的可參考信息。

3 應用按批次整理的原則和方法

首先，要準確界定工程檔案的批次，工程檔案資料的批次劃分往往是整理及應用的第一步，只有在前期準備工作中確定好不同資料的劃分，在之后的工作中才能更好的進行統計，在沒有特殊情況的時候單份文件可作為一批次進行整理，而一些相關性比較強的文件則可以多個組成一批次進行保存。第二，要確定歸檔范圍和檔號編制具體方法。工程檔案資料的整理工作十分重要，工作人員需要牢牢把握住工程檔案歸檔的原則和規(guī)定，一般情況下比較常見的工程檔案號編制次序為全宗號-項目編號-歸檔單位編號-保管期限-件號。第三，要做好工程檔案資料編號的監(jiān)督。工程項目的檔案整理工作人員應該嚴格遵守相關的工程編號方式，結合建筑工程施工的實際情況和進度，做好檔案信息的歸檔和整理，另外還需對一個施工步驟中的不同分類工程進行處理，使之存在明顯的連貫性，不能出現順序雜亂等問題。第四，要確保檔案順序的標準化。具體來說可以按照以下方式進行：對檔案進行分類處理，并且做好目錄設置，檔案管理人員需要根據不同許可證號分辨工程單位，而后以此為基礎確定檔案材料的歸類標準，并且將檔案材料的名稱和序號記錄在冊形成目錄；而后需要對檔案材料進行整體性的處理，根據檔案上交的時間和內容，進行仔細的整理，對分散資料進行排列和裝訂，使之成為標準化的檔案；最后就是要將整理結束的檔案做好信息錄入，盡最大可能保持檔案資料的狀態(tài)。第五，要盡快完善配套的檔案信息化系統。在信息技術不斷進步的今天，各種社會事業(yè)的發(fā)展都與信息技術相掛鉤，信息技術本身也確實發(fā)揮出了極其可觀的積極作用，尤其是在檔案管理中，工作人員借助信息技術的強大功能即可達到縮短時間、提高效率的工作目標，毫無疑問利用信息技術進行工程檔案整理有著積極作用。因此，在今后的發(fā)展中，施工單位需要加大資金投入，積極引進先進的軟件系統及硬件設備，保證檔案整理和應用的便捷性。

4 結語

總而言之，工程檔案管理對于企業(yè)管理的重要性不言而喻，我們要充分利用現代化信息技術，保證工程檔案的整理與保存的規(guī)范化，并不斷完善檔案信息的收集和管理體系，保證檔案信息的真實性，從而提高工程檔案的管理水平。

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