苗英龍

摘 要：隨著工程項目的增多，種類的逐漸豐富，工程檔案也越來越多，給工程檔案的管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。檔案管理工作是機密的、專業(yè)性的、關乎項目發(fā)展的重要工作，各行各業(yè)的人都應高度重視工程檔案的高效管理、智能化管理，以發(fā)揮檔案管理的功效。當今時代檔案管理的信息化水平越來越高，檔案的信息化管理有助于實現(xiàn)工程檔案資源的共享、相互借鑒、隨時隨地的查閱等，提升工程檔案管理的信息化水平。因此本文將立足于實際情況分析工程檔案信息化管理的重要性以及方法策略，并為工程檔案信息化管理建言獻策。

關鍵詞：檔案信息化管理；工程檔案；重要性；方法策略

由于紙質(zhì)檔案的急速增多而且種類也越來越豐富，人們開始嘗試利用高速發(fā)展的信息技術來輔助檔案管理，即檔案的信息化建設[1]。利用信息技術來儲存、管理檔案是將紙質(zhì)檔案上記錄的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡上的信息化數(shù)據(jù)并進行系統(tǒng)的分類，但并不改變數(shù)據(jù)的內(nèi)容。對工程檔案進行信息化管理有助于相關人員便捷的查閱項目檔案信息，不需要親自到檔案室翻閱；可以提升檔案信息之間的共享性，便于項目工作人員借鑒前人的經(jīng)驗，進而提高檔案的利用率。同時檔案信息化管理也減輕了檔案管理人員的負擔，有利于檔案信息的永久保存。

1 檔案信息化管理簡要介紹。

檔案信息化管理是當今檔案管理發(fā)展的大趨勢，也是信息化技術發(fā)展的又一項重大成果，檔案的信息化管理實質(zhì)就是將紙質(zhì)檔案上記錄的內(nèi)容以數(shù)字編碼的形式真實的記錄、儲存在電腦系統(tǒng)中，該過程中要對檔案中的文字、數(shù)據(jù)等進行適當?shù)霓D(zhuǎn)換，但不會改變具體的內(nèi)容，需要對圖片和音頻視頻等進行電子掃描和處理，之后再將不同類型的檔案信息按一定的分類標準、設計特定的程序進行分類儲存[2]。檔案信息化管理可以避免紙質(zhì)檔案儲存中檔案丟失的問題以及檔案查找困難的問題，可以有效提升檔案信息的利用率、方便性。

2 檔案信息化建設和工程檔案管理的重要性。

筆者以工程檔案的信息化管理為例，通過對比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理和現(xiàn)代信息化檔案管理之間的差異性，剖析工程項目信息化管理的重要性。

2.1 工程檔案的信息化管理有助于信息的保存，為工作人員提供借鑒參考信息

工程發(fā)展關乎廣大民眾的生活，工程項目的檔案管理對工程建造和維修、改造等具有重要的參考意義。然而以往通常采用紙筆、依靠人工來記錄、儲存相關的情況，隨著時間的流逝，這些紙質(zhì)檔案越積越多，不可避免的出現(xiàn)一些年限較久的檔案丟失或者破損的情況，這就會導致在工程維修、維護時查不到具體檔案信息，阻礙工作人員開展工作。而依靠信息化技術進行的工程檔案管理工作永遠不會出現(xiàn)這類情況，大數(shù)據(jù)的儲存庫內(nèi)存很大，不用擔心信息會儲存滿，而且依靠數(shù)據(jù)編碼儲存的信息不會丟失，會永久的保存著，便于相關人員查閱、借鑒。

2.2 工程檔案的信息化管理可以提高檔案的共享性，提升檔案利用率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案阻礙了各地區(qū)檔案信息的共享，也不利于政府、相關企業(yè)以及廣大群眾了解當?shù)氐陌l(fā)展情況、使用情況，導致檔案管理的價值嚴重縮水，沒有起到促進信息共享，提升工程建設的目

的[3]。

工程檔案信息化管理可以實現(xiàn)各地區(qū)之間的工程建設的信息交流，相互了解；也可以讓有關部門及民眾了解一些非機密的信息，保證民眾的知情權(quán)，引導民眾樹立節(jié)約、節(jié)能的意識。另外，檔案的信息化管理還有利于檔案管理的系統(tǒng)化建設，將信息按一定的標準有序儲存，便于及時預估問題，提前規(guī)避重大事故的發(fā)生。

2.3 工程檔案的信息化管理有助于工程、企業(yè)的發(fā)展

檔案管理的信息化、智能化水平反映了一個企業(yè)的技術水平和發(fā)展的理念，反映了該企業(yè)具備先進的發(fā)展觀念，能夠與時俱進。工程項目檔案的信息化管理巧妙地將工程發(fā)展過程中的有價值的文字介紹、數(shù)據(jù)記錄、圖片、音頻視頻等全部記錄、儲存下來，作為企業(yè)日后工程建設的重要原材料。這些信息化檔案對企業(yè)日后的發(fā)展具有顯著的促進作用，是企業(yè)在項目建設中積累的經(jīng)驗。而且大數(shù)據(jù)會對儲存的項目檔案信息進行詳盡的分析、歸納，形成反饋結(jié)果、提出整改建議，這有利于企業(yè)在下一次工程項目建設中規(guī)避錯誤，做到盡善盡美。

3 工程檔案信息化管理的方法策略

工程檔案信息化建設具有突出的社會意義，是值得深入實踐的檔案管理方式，我們要不斷探究工程檔案信息化管理的方法策略，提升檔案的信息化管理水平。

3.1 建立完備的檔案管理系統(tǒng)，將各類檔案有序儲存

檔案資料種類繁多，需要按照一定的標準分類，有序的儲存，以便更好的進行檔案資源的共享和交流。因此需要建立完備的檔案管理系統(tǒng)和平臺，該系統(tǒng)上一般設置有不同的檔案分類比如人事、技術、文書；再比如視屏、圖片、文字、數(shù)據(jù)。每一種分類下再設計具體的轉(zhuǎn)換流程和儲存流程，讓檔案管理人員能夠按照一定的程序和標準將檔案信息錄入、有序儲存。進而建立完備的、系統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫。

3.2 提升檔案管理人員的信息化水平和檔案處理能力

隨著檔案管理信息化水平的提升，檔案管理人員的信息化技能也需要加強，管理人員要掌握基本的信息轉(zhuǎn)換能力，例如將紙質(zhì)文檔、數(shù)據(jù)、圖片、視屏音頻等進行轉(zhuǎn)化，以便以統(tǒng)一的格式儲存在系統(tǒng)中，檔案管理人員還要具備一定的網(wǎng)絡安全意識和程序設計能力，能針對保密性要求不同的材料設計不同的解鎖程序，要在保證檔案信息的安全性的基礎上最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源共享。

3.3 提升檔案的規(guī)范性和標準性

在對檔案進行信息化管理時要有嚴格的標準和格式規(guī)定，以保證檔案信息能順利儲存在網(wǎng)絡系統(tǒng)中，統(tǒng)一的格式、規(guī)范的模式才能確保信息的準確性，才能有效的實現(xiàn)信息共享，避免因格式或者版式的問題造成信息交流和共享中的不便甚至錯誤的出現(xiàn)。而且只有當同一類型的信息嚴格按照統(tǒng)一的標準儲存、記錄時，大數(shù)據(jù)才能進行無差別的計算、分析。

4 結(jié)論

綜上所述，工程檔案的信息化管理具有顯著的優(yōu)勢和社會意義，是值得深入研究和實踐的檔案管理模式。工程檔案的信息化管理有助于信息的保存，為工作人員提供借鑒參考信息；可以提高檔案的共享性，提升檔案利用率；有助于工程、企業(yè)的發(fā)展。因此我們要采用多種方法策略提升檔案管理的信息化水平。

參考文獻

[1]牛繼來.淺談檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性[J].辦公室業(yè)務，2018（03）：45.

[2]李玉菡.淺談建筑工程檔案管理工作的重要性及管理工作[J].辦公室業(yè)務，2017（11）：133.

[3]周童影.檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性[J].中外企業(yè)家，2017（15）：219.