摘 要：檔案管理對(duì)于中小學(xué)開展各項(xiàng)工作具有重要意義，隨著當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)以及被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，為了提升中小學(xué)檔案管理的水平，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)尤為重要，可以使中小學(xué)檔案得以更好的保存和利用。但是目前大部分學(xué)校的檔案管理信息化水平相對(duì)較低，與當(dāng)前各個(gè)領(lǐng)域的信息化發(fā)展水平存在嚴(yán)重的脫節(jié)，制約了中小學(xué)檔案管理水平的提升。文章簡(jiǎn)要闡述中小學(xué)學(xué)校管理檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，主要分析當(dāng)前我國(guó)中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀，并具體談?wù)劶訌?qiáng)中小學(xué)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的途徑。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)；檔案管理；信息化；優(yōu)勢(shì)；現(xiàn)狀；途徑

中小學(xué)學(xué)校檔案中包含了學(xué)生的各項(xiàng)信息以及學(xué)校的各項(xiàng)檔案資料，對(duì)于學(xué)生開展教學(xué)工作具有極大的作用，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)可以有效提升檔案管理水平以及對(duì)于檔案的利用效率。在中小學(xué)學(xué)校檔案管理中應(yīng)用當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)，可以極大的便利檔案的存儲(chǔ)、調(diào)閱、管理工作，降低檔案管理過程中各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)因素的影響。有鑒于此，中小學(xué)必須重視學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)，從而更好的促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的開展。

1 中小學(xué)學(xué)校管理檔案信息化的優(yōu)勢(shì)

1.1 便與存儲(chǔ)、調(diào)閱

中小學(xué)學(xué)校檔案管理信息化最顯著的優(yōu)勢(shì)就是便于檔案的存儲(chǔ)和調(diào)閱，傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理主要采用的是紙質(zhì)化檔案，不僅存儲(chǔ)不便，同時(shí)在調(diào)閱檔案時(shí)也需要花費(fèi)較多的時(shí)間。而檔案管理信息化可以采用硬盤、云盤等現(xiàn)代存儲(chǔ)手段進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅容量大，而且存儲(chǔ)極為便捷，不僅可以極大的節(jié)省檔案管理的空間，同時(shí)還能有效減少檔案管理人員的工作量。此外，檔案管理信息化在調(diào)閱檔案是只需要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索即可得到需要的檔案資料，不僅速度較快，可以節(jié)省大量的時(shí)間，同時(shí)操作也相對(duì)比較便捷[1]。還可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案資料的傳輸，加快了信息的流通速度，便于學(xué)校開展各項(xiàng)工作。

1.2 降低檔案管理成本

中小學(xué)學(xué)校檔案管理信息化可以將學(xué)校的各項(xiàng)檔案資料以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，利用現(xiàn)代化存儲(chǔ)手段，可以有效節(jié)省管理檔案所需要的空間，同時(shí)檔案管理信息化還能有效減少檔案管理對(duì)于人力物力的需求，利用現(xiàn)代信息化設(shè)備可以有效完成檔案的存儲(chǔ)、調(diào)閱、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入以及傳輸?shù)炔僮鳎粌H快捷，而且不需要投入過多的人力物力，可以有效降低檔案管理的成本，減少學(xué)校在這方面的支出，其節(jié)省的資金可以用于學(xué)校的教學(xué)工作。

2 當(dāng)前中小學(xué)學(xué)校管理檔案的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理模式落后

當(dāng)前我國(guó)大部分中小學(xué)學(xué)校檔案管理仍采用的是以往的檔案管理模式，檔案資料都是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行管理，檔案管理的各項(xiàng)操作也主要是依靠手動(dòng)操作。這種檔案管理模式不僅需要投入大量的人力物力，同時(shí)在進(jìn)行檔案的分類管理存放時(shí)極容易出錯(cuò)，導(dǎo)致各項(xiàng)檔案資料混亂。同時(shí)這種管理模式在調(diào)閱相關(guān)檔案資料時(shí)往往需要大量的時(shí)間去尋找，極為繁瑣，效率極其低下，并且這種管理模式需要固定的空間用以存放檔案資料，還需要一定數(shù)量的檔案柜以及大量的檔案袋來存儲(chǔ)檔案，需要消耗大量的資源[2]?？傊@種較為落后的檔案管理模式在很大程度上影響了檔案作用的發(fā)揮，未能有效將檔案的利用價(jià)值最大化。

2.2 軟件設(shè)施落后

當(dāng)前隨著信息化技術(shù)和設(shè)備的發(fā)展普及，中小學(xué)學(xué)校在檔案管理方面也引進(jìn)了部分現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案管理人員配備的計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但是在實(shí)際應(yīng)用過程中由于缺乏相應(yīng)的軟件設(shè)施，使得計(jì)算機(jī)等設(shè)備的作用并沒有得最大限度的利用。目前大部分中小學(xué)學(xué)校的檔案管理都存在管理混亂的現(xiàn)象，即便配備了部分信息化設(shè)備，但是并沒有實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，僅僅是將其當(dāng)做檔案存儲(chǔ)的工具，在檔案的存儲(chǔ)和管理方面依然將重心放在了紙質(zhì)檔案上。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)的工作，工作人員專業(yè)素養(yǎng)水平會(huì)直接影響檔案管理水平。當(dāng)前，在我國(guó)大部分中小學(xué)學(xué)校當(dāng)中，管理檔案的基本都是即將面臨退休的老師，將檔案管理崗位視為輕松的崗位，照顧年長(zhǎng)的老師。但是在實(shí)際工作中，年長(zhǎng)的老師對(duì)于現(xiàn)代化設(shè)備的各項(xiàng)操作并不熟練，同時(shí)也不具備建設(shè)信息化檔案管理的意識(shí)，因此，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理水平得不到有效的提升。

3 加強(qiáng)中小學(xué)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的途徑

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，革新檔案管理模式

二十一世紀(jì)是信息化時(shí)代，學(xué)校在檔案管理方面也應(yīng)著重進(jìn)行信息化建設(shè)，發(fā)展信息化檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理水平以及利用檔案水平的提升。首先在檔案存儲(chǔ)方面，要利用現(xiàn)代化存儲(chǔ)手段，比如移動(dòng)硬盤、云盤等，除了部分比較重要的以及具有一定歷史價(jià)值的檔案資料以紙質(zhì)的形式存儲(chǔ)外，其余檔案資料可以采用現(xiàn)代化手段存儲(chǔ)[3]。其次利用現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)管理檔案資料，對(duì)于各項(xiàng)檔案資料精準(zhǔn)的實(shí)現(xiàn)分門別類的管理，同時(shí)構(gòu)建校園局域網(wǎng)，以便學(xué)校教職員工可以通過計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)調(diào)閱檔案資料。

3.2 加強(qiáng)軟件設(shè)施建設(shè)

強(qiáng)化中小學(xué)學(xué)校檔案信息化建設(shè)，一方面要注重硬件設(shè)施的完善，同時(shí)也要注重配套的軟件設(shè)施。在檔案管理中配備計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施時(shí)，同時(shí)也要配套相應(yīng)的軟件管理系統(tǒng)，根據(jù)學(xué)校檔案管理的實(shí)際需求，構(gòu)建計(jì)算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)，這樣可以將計(jì)算機(jī)設(shè)備的作用發(fā)揮的最大[4]。不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的存儲(chǔ)，同時(shí)利用軟件管理系統(tǒng)可以將各項(xiàng)檔案資料準(zhǔn)確的分類管理，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)檢索功能可以實(shí)現(xiàn)快速檢索，利用互聯(lián)網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的傳輸，可以極大的提升檔案的利用效率。

3.3 配備專業(yè)的檔案管理人員

中小學(xué)學(xué)校在配置檔案管理人員時(shí)，要選任較為年輕的老師，熟悉計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)操作，具有現(xiàn)代信息化思維，這樣才能使學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)有效推進(jìn)。其一方面可以滿足操作信息化設(shè)備的要求，一方面在檔案管理的過程中也可以發(fā)現(xiàn)各種問題，并適時(shí)提出相應(yīng)的建議，從而促使學(xué)校檔案管理水平不斷提升。此外，學(xué)校還應(yīng)注重檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過崗前培訓(xùn)、職后培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等不斷提升其專業(yè)素養(yǎng)，從而促使其更好的開展檔案管理工作。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是中小學(xué)學(xué)校日常工作中的重要內(nèi)容，推進(jìn)中小學(xué)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，革新傳統(tǒng)的檔案管理模式，促進(jìn)學(xué)校檔案管理水平和管理效率的不斷提升。學(xué)校要注重檔案管理信息化硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的完善，選用專業(yè)的檔案管理人員，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作順利開展。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣世利.淺析如何做好中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作的信息化[J].科教導(dǎo)刊：電子版，2017（11）：40-41.

[2]吳偉.學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中的問題和對(duì)策探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（1）：56-56.

[3]何青.學(xué)校檔案信息化管理中的問題和對(duì)策探析[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018，（19）：177+179.

[4]袁新芳.信息化背景下高校檔案管理工作探討[J].河南機(jī)電高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2015（5）：66-67.

作者簡(jiǎn)介

王姝（1979-），女，山東青島人，研究方向：檔案。