楊兵 張帥 鄧延春

摘 要：檔案管理作為單位管理中的基礎(chǔ)保障部分，在優(yōu)化單位結(jié)構(gòu)，增加工作效率，提供數(shù)據(jù)參考與依據(jù)等方面具有十分重要的意義。隨著企事業(yè)及行政單位對日常管理的不斷重視，檔案管理工作也亟需不斷完善與優(yōu)化。檔案管理人員作為檔案工作的直接執(zhí)行者，其不同的素質(zhì)與能力直接決定了檔案工作的整體水平。因此不斷加強(qiáng)檔案管理人員的理論知識與專業(yè)技能顯得尤為關(guān)鍵。本文以基層檔案管理人員為研究對象，簡要分析了檔案管理的現(xiàn)狀及問題，并就此提出切實(shí)可行的應(yīng)對策略，以期為基層管理人員不斷優(yōu)化自身工作提供理論參考。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理；整體情況；解決策略

近年來，隨著各類企事業(yè)及行政單位對基礎(chǔ)性工作的不斷重視，檔案管理在基礎(chǔ)管理工作中的作用日益顯著，受到各級管理者的高度重視。原有固定的檔案管理模式漸顯不足，對于檔案管理形式進(jìn)行創(chuàng)新越發(fā)迫切。為了有效應(yīng)對當(dāng)前形勢，檔案管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)理論知識與專業(yè)技能，努力增強(qiáng)自我能力的同時(shí)，提升單位檔案管理的綜合水平。當(dāng)前基層單位檔案管理人員存在的問題較為明顯，基于對管理現(xiàn)狀及存在問題的分析探討，為提升檔案管理人員的整體素質(zhì)能力提供解決策略。

1 基層部門檔案管理所具有的現(xiàn)狀及問題

1.1 加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)與知識培訓(xùn)，拓寬專業(yè)技能儲備

基層檔案管理人員，由于資源配備及政策措施的影響，總體缺乏定期的理論學(xué)習(xí)與更新，在面對繁重且不斷更新的檔案管理任務(wù)時(shí)，專業(yè)技能及知識量儲備易出現(xiàn)匱乏的情況，未進(jìn)行及時(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，使得管理人員的知識儲備及實(shí)際技能無法滿足實(shí)際需要，加之溝通與反饋的渠道較為閉塞，其實(shí)際管理水平與能力越發(fā)較弱。

1.2 檔案管理工作的信息化程度明顯偏弱

當(dāng)前，大部分基層檔案管理都是基于紙質(zhì)版的卷宗，其不僅篇幅較大，同時(shí)在制定過程中也會花費(fèi)較多的人力和時(shí)間成本，查找檢索檔案只能依靠單本卷宗的目錄進(jìn)行逐一查找，不僅耗時(shí)耗力，且檔案內(nèi)容易存在偏差等問題。這給相關(guān)檔案資料的查閱者帶來了較大的不便。由于大部分基層單位對于檔案管理皆以紙質(zhì)卷宗為主，檔案管理僅僅存在于立卷上，并未建立對應(yīng)的電子版目錄及數(shù)據(jù)，信息化程度總體偏低，增加了使用檢索時(shí)的難度，阻礙了檔案開發(fā)服務(wù)的開展，因此亟待開展具有快捷高效的網(wǎng)絡(luò)查詢檢索形式，對于提高檔案管理效率，優(yōu)化使用程序，降低檢索難度等都至關(guān)重要。

1.3 檔案管理工作的受重視程度明顯偏低

基層檔案管理人員對于自身工作的重要性認(rèn)識不夠，工作態(tài)度松散，對材料進(jìn)行收集與整理歸檔時(shí)無法及時(shí)有效的完成。部分人員疏于對歸檔資料的收集與保存，隨意擱置不僅導(dǎo)致資料丟失，影響檔案整體的完成性，對于重要的歸檔資料，還會因該類疏忽造成無法彌補(bǔ)的損失，并對數(shù)據(jù)資源造成極大浪費(fèi)。

2 提高檔案管理總體水平的有效對策

2.1 提升人員的理論知識及專業(yè)技能儲備

相關(guān)部門應(yīng)履行好自己的職責(zé)，建立健全基層檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理力度，完善管理機(jī)制，使管理工作朝著更加合理有效、更加科學(xué)規(guī)范的方向發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守管理制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)的對各類數(shù)據(jù)資料進(jìn)行整理、分類與保存。在整個(gè)工作過程中，要注意檔案形成的連續(xù)性，提高對檔案管理工作的重視程度，并積極組織開展對相關(guān)管理人員進(jìn)行再教育學(xué)習(xí)與專業(yè)技能培訓(xùn)，并通過建立激勵政策，充分提升相關(guān)人員的工作積極性，拓展其理論知識范疇及實(shí)際管理技能水平。

2.2 基層檔案的電子信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各類現(xiàn)代化信息技術(shù)開始被運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域中，由于基層部門的檔案管理工作種類繁多，但管理人員十分有限，因此基于主流的信息化方式進(jìn)行檔案工作管理，在掌握相關(guān)技術(shù)知識的同時(shí)，進(jìn)行信息數(shù)據(jù)庫的建立，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的高效準(zhǔn)確采集、檢索等需求，不僅能提升管理效率，還能明顯縮短需求者對檔案材料的查閱時(shí)間，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效便捷提供了可參考的管理與運(yùn)用方式。

2.3 加強(qiáng)對數(shù)據(jù)資料的有效歸檔意識

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，首先要確保資料的完整性，如若資料產(chǎn)生缺失就會對資料的質(zhì)量及其價(jià)值的發(fā)揮造成影響。管理人員需對各類資料進(jìn)行及時(shí)有效的整理與保存，并充分意識到歸檔工作的重要性。

3 小結(jié)

綜上所述，隨著國家對基層事業(yè)的不斷重視，基層檔案管理工作也有了長足的發(fā)展。但由于基層管理工作事務(wù)繁多，人員復(fù)雜且管理能力參差不齊，因此只有切實(shí)提升檔案管理人員的整體能力，才能在整體上改善檔案管理現(xiàn)狀，從而保障基層事業(yè)的穩(wěn)步落實(shí)與發(fā)展。

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作者簡介

楊兵，女，館員，主要從事和研究行政檔案和財(cái)務(wù)檔案工作。