陳莉

摘要：隨著計算機的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，人們的工作和生活都發(fā)生了變化，使人們的生活和工作變得更加便捷化和信息化。尤其給現(xiàn)今高校的檔案管理工作帶來了非常大的變化，在高校的檔案管理工作中傳統(tǒng)的檔案管理依靠手工進步，不僅浪費了大量的人力、財力、物力，還浪費了時間，并且在手工檔案管理的過程中容易出現(xiàn)，一旦出現(xiàn)錯誤便很有可能影響學生的一生，而檔案管理信息化則解決了這一問題，使高校檔案管理工作更加高效、便捷，檔案管理質(zhì)量也越來越好。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 高校

高校的檔案管理是學生管理工作的重要內(nèi)容，但由于高校檔案管理信息化的工作尚處于發(fā)展階段，仍存在很多不足之處需要人們發(fā)現(xiàn)并改正，只有切實了解信息化的實際內(nèi)涵，才能更好地應(yīng)用信息化進行檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的進一步發(fā)展。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀及存在的問題

（一）高校對于檔案管理信息化的重視程度不夠。傳統(tǒng)的檔案管理中人們依靠手工進行信息的整理和保存，致使很多信息無法保存下來。隨著社會的進一步發(fā)展和經(jīng)濟的進步，高校的檔案管理工作有所改善，但由于高校檔案管理信息化工作起步較晚，加之高校對于檔案管理信息化的重視程度不夠，高校檔案管理信息化工作仍有很多不足之處需進一步完善?，F(xiàn)今存在的問題是人們只是單純依靠計算機對檔案進行歸納整理保存，卻無法進一步利用信息化進行檔案的直接傳遞和共享。同時，對于檔案管理信息化的系統(tǒng)不夠了解，只知道利用其進行檔案管理工作比較方便卻不知道如何應(yīng)用，對于高校檔案信息管理缺乏創(chuàng)新意識，無法將信息化理論基礎(chǔ)知識應(yīng)用于實際檔案管理工作中，進而致使檔案管理信息化工作效率不高，質(zhì)量不好。另外，部分學校雖然也建立了檔案管理信息化平臺但缺乏信息化方面的人才，導致高校檔案信息化管理工作無法更好地發(fā)展。

（二）高校檔案管理信息化工作缺乏專業(yè)人才。在高校檔案管理信息化工作過程中缺乏專業(yè)人才，傳統(tǒng)的檔案管理信息化工作對于檔案管理人員的要求不高，有文化可熟練使用辦公軟件即可，但隨著社會的發(fā)展和市場的實際需求，對于檔案管理工作人員的要求也越來越高，令人遺憾的是現(xiàn)在的工作人員的思想意識較傳統(tǒng)，認為在工作時只要將工作做好即可，不需要加強信息化知識的學習，致使工作人員不能熟練應(yīng)用信息化這一技術(shù)，對于數(shù)據(jù)的整合和篩選缺乏經(jīng)驗，在實施檔案管理信息化的過程中所用時間較長，新事物接受能力較差，創(chuàng)新意識也不強，工作能力和業(yè)務(wù)水平都偏低，不僅不利于工作人員檔案管理水平的進一步提高，還阻礙了檔案管理信息化工作的進一步發(fā)展，尤其是在畢業(yè)季，大量的畢業(yè)生需進行檔案的調(diào)取和接收工作，工作人員缺乏相應(yīng)的信息化管理能力便會給畢業(yè)生檔案管理工作造成一定的影響，既浪費了學生的時間，還影響學校學生的就業(yè)，無法從根本上提高畢業(yè)生的就業(yè)率，致使高校的畢業(yè)生就業(yè)不夠理想。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

（一）增強高校對于檔案管理信息化的重視程度。對于高校而言，應(yīng)從根本上上提升高校師生的檔案管理信息化意識，可充分利用多媒體向師生直觀地展示檔案管理信息化的過程，進而從根本上讓師生意識到加強檔案管理信息化的重要性。同時，可邀請檔案管理信息化領(lǐng)域的專家和技術(shù)人員來學校開展講座，一方面可及時解答人們在檔案管理信息化過程中存在的問題，另一方面可有效促進高校檔案管理信息化的進程，使高校檔案管理信息化工作朝標準化方向發(fā)展。另外，還應(yīng)提高高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平，為促進高校檔案信息化管理人員的成長，可定期組織信息化工作流程PK，不僅能激發(fā)工作人員的參與積極性和主動性，還能使工作人員在游戲的過程中更好地掌握檔案信息化管理知識，進而應(yīng)用于實際工作中。

（二）培養(yǎng)高校檔案管理信息化工作專業(yè)人才。在高校檔案管理信息化工作過程中應(yīng)培養(yǎng)專業(yè)人才，一是需將信息化這一思想貫徹到每位工作人員心中，從根本上轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想意識，可做到在進行檔案管理工作時可應(yīng)用信息化技術(shù)。二是為檔案管理工作人員提供進修和學習的機會，對檔案管理工作人員進行網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)等知識，同時結(jié)合每位工作人員的實際情況制定針對性的教學方案，不僅可使檔案管理工作人員的培養(yǎng)方向更加明確，還能促使高校檔案管理工作人員隊伍建設(shè)朝可持續(xù)方向發(fā)展，創(chuàng)新高校管理工作流程，使高校學生檔案管理工作符合現(xiàn)今社會和市場需求，能源源不斷滴為社會和企業(yè)輸送更多的應(yīng)用型人才。另外，高校也應(yīng)對檔案管理工作人員提出更高的要求，要求工作人員切實掌握信息化管理知識，不斷用知識武裝自己的頭腦，進而成為一個精通檔案信息管理和現(xiàn)代信息管理技術(shù)的有用之才。

結(jié)語：高校檔案信息化管理建設(shè)不是一個一蹴而就的過程，需要高校和各部門的共同努力。對于高校而言，應(yīng)為工作人員提供信息化管理平臺，并在這個平臺中建立信息溝通系統(tǒng)，進而使高校學生可突破時間和空間的限制進行檔案的調(diào)取和儲存等工作，不僅使高校學生的檔案管理工作效率更高，還加快了畢業(yè)生的就業(yè)以及與各企業(yè)的聯(lián)系，企業(yè)只需在信息化平臺中調(diào)取學生的檔案便可知學生在校的表現(xiàn)，一定程度上加快了人才輸出的速度，使企業(yè)在篩選人才時更加精準，實現(xiàn)了規(guī)模的效益。對于工作人員而言，在檔案信息化管理過程中應(yīng)嚴格要求自己，努力學習信息化相關(guān)的技術(shù)知識，進而在使用信息化進行檔案管理的過程中可聯(lián)系實際，不僅能有效提升自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平，還能使檔案管理工作效率更高，工作質(zhì)量更好。同時，也能突破時間和空間的限制實現(xiàn)資源間的共享，可促進社會的進步和經(jīng)濟的進一步發(fā)展。