摘 要：電子信息化管理模式指的就是使用現(xiàn)代的計算機技術，將檔案的相關資料存儲在硬盤等磁性材料中的一種方法，管理的內容多種多樣，包括電子圖書、文書和信件等等。對檔案進行電子信息化管理，增加管理的方便性，簡化操作過程，使得檔案管理不同于傳統(tǒng)的管理方式，更加便捷?；诖?，本文對電子信息化在檔案管理中的作用進行論述和分析，并對電子信息化檔案管理進行具體的敘述，為電子信息化在檔案管理中的應用提供一定的借鑒。

關鍵詞：電子信息化；管理模式；檔案管理；作用

相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子信息化管理更加便捷，因為它主要針對的是信息化的電子文件，這些文件都是以計算機語音進行存儲，所以不具備紙質版版檔案可讀性的特點，對于電子類檔案的瀏覽需要借助相關的計算機設備。雖然電子類文件不具備直接可讀性，但是由于計算機技術的發(fā)展，所以對于電子類的檔案方便進行處理和歸檔，大大提高了檔案管理的效率，同時，電子類檔案還打破了空間和地域上的限制，可以實現(xiàn)檔案的快速共享。它的存儲條件和紙質版的檔案不同，對于檔案室的面積沒有太多的要求，但是對環(huán)境的溫度等環(huán)境因素具有較高的要求。

一、電子信息化管理模式的特點

傳統(tǒng)的檔案管理主要由各個部門單獨負責，對于檔案的管理相對來說比較封閉，對事業(yè)單位的發(fā)展起到了積極的作用。但是隨著社會的進步和科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代對于檔案管理的要求，所喲，事業(yè)單位的檔案管理需要在傳統(tǒng)檔案管理模式的基礎上，結合現(xiàn)代對于檔案管理的要求，對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行創(chuàng)新，電子信息化的模式就是在這樣的背景下產生的。電子信息化管理模式是一個更具開放性的管理模式，是對傳統(tǒng)檔案管理的一種補充，以數(shù)字的形式存儲在計算機中，使得檔案管理的質量和速度都得到大幅提高。

二、電子信息化管理模式在檔案管理中的具體作用

將傳統(tǒng)記錄模式的文字、聲像等信息依靠計算機的數(shù)字編碼處理，能夠形成數(shù)字記錄的電子文件，因而具有快捷、可更改、可共享、便于傳遞、便于存儲等特點，對電子文件的管理依靠計算機網(wǎng)絡來實現(xiàn)電子檔案管理的自動化、信息化與智能化。因此，電子信息化管理模式在檔案管理中具有以下作用：

第一，電子信息化管理模式對于檔案的管理可以實現(xiàn)不同區(qū)域和空間之間的共享，建立檔案管理系統(tǒng)，通過這個系統(tǒng)可以實現(xiàn)電子檔案收集到利用的一體化，使得檔案的生成和歸檔更加及時，保證檔案的完整性和真實性，提高檔案的自身價值。

第二，將檔案以電子信息化的方式進行存儲之后，對于檔案的查閱更加方便，不需要像傳統(tǒng)的檔案管理，需要手動進行查找，增加工作難度，浪費工作時間，同時檔案查找的速度和準確性都無法保證。電子化信息管理避免了傳統(tǒng)檔案管理中誤差大，效率低的弊端，可以通過關鍵字等條件對于檔案進行查找，可以實現(xiàn)對檔案的快速檢索，而且準確率高，節(jié)省大量的時間，增加工作效率。

三、電子信息化檔案管理的具體工作

檔案管理包括收集、整理、鑒定和保管等環(huán)節(jié)，具體工作內容如下：

在收集方面，對于電子檔案的存儲需要借助一定的設備，利用互聯(lián)網(wǎng)技術建立檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行收集，通過電子檔案的積累形成相應的數(shù)據(jù)庫。便于對檔案的管理。在整理方面，需要根據(jù)檔案的不同，進行系統(tǒng)的區(qū)分，并將不同檔案進行分開存儲，利用計算機技術對檔案進行有序處理，最后形成具有一定邏輯的電子檔案集合。在鑒定方面，需要對存儲的電子檔案信息進行鑒定，并對存儲的環(huán)境的安全性進行評估，主要包括主要包括軟件環(huán)境、病毒、可讀性、介質狀況鑒定等，這是一個需要高技術的環(huán)節(jié)，必須得到工作人員的重視。在保管方面，需要針對介質的不同確定相應的保管條件標準，做好裝具的選擇、防磁、防塵、防光、溫濕度控制、防有害氣體等工作，對于相同介質的電子檔案，應制定規(guī)范的保管標準。

結論：

現(xiàn)在社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和技術的不斷進步，為檔案的管理提供了更好的選擇，同時也提出了更高的要求。電子信息化的檔案管理模式區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理方式，它可以保證信息收集的真實性和完整性，跨越空間和地域的影響，實現(xiàn)檔案的共享，提高了檔案管理人員的工作效率，簡化工作環(huán)節(jié)?，F(xiàn)在電子信息化的管理模式在事業(yè)單位的檔案管理中已經(jīng)得到了應用，這也必然是今后的發(fā)展趨勢。同時，檔案管理人員應該提高自身的綜合素質，與時俱進，學習先進的檔案管理經(jīng)驗，提高自身業(yè)務水平，不斷不斷完善電子信息化管理工作，才能真正使檔案管理實現(xiàn)信息化，為企事業(yè)單位的發(fā)展和社會主義和諧社會的建設做出更大的貢獻。

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作者簡介：

李冬和 1976年12月 28日 漢族 籍貫 黑龍江雞西

學士學位 副高職稱 檔案管理專業(yè) 雞西市人才服務局