王俊 盧方

摘要：隨著高職院校辦學規(guī)模的不斷擴張，高職院校在資產管理方面內部控制的重要性程度與日俱增。文章在分析L學院資產管理活動概況及內部控制現(xiàn)狀的基礎上，基于coso整合框架理論提出完善高職院校資產管理的內部控制環(huán)境、加強風險管控、優(yōu)化內控流程、利用信息技術加強溝通、重視內部監(jiān)督五方面措施，從而為提高高職院校資產管理內控水平提供指導和借鑒。

關鍵詞：高職院校 資產管理 內部控制

從2002年起，國家就已大力推進職業(yè)教育發(fā)展，重視高技能人才的培養(yǎng)。2012-2016年間，國家又陸續(xù)出臺了關于發(fā)展職業(yè)教育的重要批示，高職院校迎來了一個發(fā)展的鼎盛時期。高職院校新校區(qū)拔地而起、教學與研究設備持續(xù)更新、校企合作進一步深化，使得院校資產在數(shù)量和規(guī)模上急速擴大。然而院校資產管理觀念、管理手段仍然落后單一，已經無法適應當前高職院校的發(fā)展，急需更新和提升，故本文以案例研究的形式對如何提高高職院校資產管理內控水平予以探討。

一、L學院資產管理活動概況

（一）學院簡介

L學院是1998年全國首批國家批準成立的全日制綜合性高等職業(yè)院校之一，是全國100所國家示范性高職院校之一。學院下設機電工程、汽車工程、電子信息工程、環(huán)境與食品工程、財經與物流管理、貿易與旅游管理、藝術、通識教育、馬克思主義學院，共9個二級學院、57個專業(yè)。學院擁有中央財政支持的實訓基地3個，自治區(qū)示范性實訓基地14個，市千萬元設備值生產性實訓基地4個，是目前廣西自治區(qū)實訓設施設備最為先進、功能最為齊全的高職院校之一。

（二）學院資產構成情況

L學院屬高職院校目前無對外投資項目，資產構成中固定資產、無形資產在資產占比最大，其中，無形資產主要包括專利技術、科研創(chuàng)新成果等，故本文研究對象僅限于L學院固定資產及無形資產的內控管理。2016年至2018年間L學院隨著辦學規(guī)模的不斷擴大，通過新建校區(qū)與采購設備等，資產規(guī)模不斷增加，其中，教學、科研儀器設備值占固定資產比重持續(xù)上升，年均增幅2000萬左右。

（三）學院資產管理崗位與部門設置

學院資產管理實行“統(tǒng)一領導、歸口管理、分級負責、責任到人”的管理方式，其中校黨委會、校長辦公會為學校國有資產管理的最高決策機構。依據(jù)國有資產性質與用途的不同，確定主要歸口管理部門，具體有財務處、后勤處、檔案與圖書館、科技處、學校辦公室等5大部門及下屬9個二級管理單位，各部門設置有專管資產的副職部門領導及兼職資產管理員。

二、L學院資產管理內部控制的現(xiàn)狀分析

為了解學院資產管理內部控制的情況，筆者設計了“L學院資產管理內部控制調查問卷”，并在各資產管理崗位和部門中展開問卷調查。調查對象包括領導、部門行政管理人員，資產管理員、專職教師等，共收回有效問卷126份。在調查中，筆者發(fā)現(xiàn)資產管理人員與二級學院教師對資產管理的相關政策了解有較大差距，從中反映出L學院資產管理內控方面存在著缺陷。

（一）資產配置效率低下

目前，公辦高校管理方面重視不夠，資產管理思想上也較為粗放，L學院也不例外。在126份有效調查問卷中，被調查者雖知曉學校設有資產管理部門，但是針對資產管理部門與其他相關部門如財務處、科技開發(fā)處等部門的職責以及管理對象，86.7%的被調查對象都無法正確說出，混淆了各部門之間的職責，對資產種類的認識也不全面。

在被調查者中，65.4%以上人員并不清楚各自所在部門的具體資產情況。其中82.3%的人認為為了科研、教學目的可以追逐新產品、新設備，在經費允許的情況下均可申請采購新設備。這樣就會出現(xiàn)較多未達到使用年限的設備被放置直至報廢年限的情形，資產整體配置和使用效益不高。這也從側面反映出學校對資產管理不夠重視，對實物資產缺少有效的監(jiān)管方式，無法從真正意義上對資產進行有效配置，提高資產利用率。

（二）資產使用較為隨意，對制度執(zhí)行不嚴

針對資產管理制度，有30位被調查者基本了解資產管理制度。71.8%的被調查者認為雖然學校有資產管理制度，但是具體內容不了解。同時，82.5%的被調查者認為部門之間缺乏溝通協(xié)調，學校資產管理水平低下。據(jù)實地訪談了解，下面情況時有發(fā)生：忽視資產標簽對資產識別及管理的作用。在辦理資產入庫后，資產管理員未能及時將標簽粘貼在對應資產上，或忽視資產標簽脫落問題，未及時補充；資產部門之間調配存在隨意性，不向資產管理部門上報資產的變更情況，在清查時找不到聯(lián)系人或者找不到資產；退休的資產管理人員離崗時未按規(guī)定辦理資產移交手續(xù)等。反映出資產管理部門缺乏對資產使用部門的檢查、監(jiān)督、考核，無法及時調用可用資源，難以提高資產的使用效率。

（三）資產處置未能遵循流程，存在處置不當?shù)那闆r

在資產處置方面，90.3%的被調查者無法準確說出資產處置的流程。其中又有21.6%的被調查者認為一些資產可隨意丟棄，無需報批。大部分人不熟悉資產處置流程是L學院存在不能及時辦理資產報廢手續(xù)情況的原因之一。原因之二是資產處置手續(xù)繁雜，耗時長，導致執(zhí)行積極性較低。L學院屬于市屬院校，處置資產相對于區(qū)級院校自主權限低?，F(xiàn)行的資產處置流程不僅僅在校內辦理處置申請，還需要在學校審批手續(xù)完成后，由資產管理部門上報教育局審核通過后，再報市級財政部門審批。在教育局、財政局的審批審核并批復后，才可以正式對報廢的資產進行處置和賬務處理。

（四）資產清查主動性欠缺

資產清查主要目的是了解單位擁有資產的狀況，包含資產的數(shù)量與金額、資產在用情況、資產損壞情況及資產的利用率等。按規(guī)定，行政事業(yè)單位應明確自身資源，每年末進行資產清查。調查顯示，53.1%的被調查者認為資產清查是上級要求，不必要每年都進行。僅只有10%的被調查者認為資產清查每年進行十分必要?？梢奓學院大部分時間僅按照上級文件要求被動進行資產清查工作，未主動將資產清查設定為每年的固定工作。

（五）監(jiān)督與檢查工作重視度不足

對資產管理進行監(jiān)督檢查，內部審計部門也是重要主體之一。60%的被調查者認為學校存在內部審計部門，35%被調查者認為學校沒有內部審計部門。在L學院，內部審計室是2016年7月的初建部門，隸屬于學校辦公室，只有2人在崗。實際工作中，內部審計室的職能作用受到各種因素制約影響，使資產管理的某些關鍵環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)管，不能完全發(fā)揮其監(jiān)督作用。缺乏對資產管理工作的重點和風險易發(fā)環(huán)節(jié)的監(jiān)督，內部控制工作沒有針對性，不能及時反饋問題、及時糾正完善管理。

三、優(yōu)化L學院資產管理內部控制的措施

為了優(yōu)化L學院資產管理內部控制，基于COSO整合框架理論，筆者將從內部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監(jiān)督五個角度展開優(yōu)化和完善。

（一）形成學院資產管理內部控制的良好環(huán)境

首先，從校領導到教職工，要認識到資產管理的重要性，擁有正確的內控管理意識。學校應成立專門的資產管理部門來統(tǒng)籌監(jiān)管全校資產。資產使用部門應設立專職或兼職的資產管理員，對本部門的資產進行實物及臺賬管理。

其次，明確資產內部控制中各組織機構的職能及控制流程。高職院校資產管理職能部門的分工需遵循崗位不相容原則。在對資產管理控制流程設計時，避免出現(xiàn)“一支筆”的情形，應確保至少兩個及以上部門參與，便于相互制約與協(xié)調。

例如實訓或科研設備采購，首先應由至少三人以上的教師組團進行項目調研，并確定三家以上具備資質的供應商及其提供的設備規(guī)格、價格并記錄詢價過程；其次設備參數(shù)及預算應申請立項論證.為防止復采購、建設，立項論證需經學院分管領導、教務與實訓管理處相關人員開會論證其可行性及預期效益等；再次，立項論證完成之后，由資產管理部門負責召開采購論證，主要對設備參數(shù)及商務條款進行二次論證，保證參數(shù)符合政府采購法規(guī)要求、無排他性等；最后，由內部審計人員根據(jù)確定的參數(shù)及商務條款進行預算審定，確定最終設備采購預算，資產管理部門完成相關采購手續(xù)。

（二）構建全面風險管理指標體系，保障風險控制有效實施

首先，針對L學院二級學院及其行政部門眾多、資金來源多樣、千萬元設備及生產性實訓基地等實際情況，有必要建立獨立的國有資產風險管理委員會。

其次，在風險管理委員會的帶領下，由資產管理部門牽頭，聯(lián)合各二級學院和行政部門針對L學院資產風險管理體系進行調研，構建出L學院的風險管理整體框架。

再次，進行風險評估。在資產管理業(yè)務流程各個環(huán)節(jié)中識別內控風險點，包括資產的采購與驗收、資產使用、資產盤點、資產日常維修與管理、資產報廢與處置（見表1）。針對已梳理出的風險點進行風險分析，據(jù)此制定和完善L學院資產管理的風險管理制度、辦法與規(guī)范；

最后，根據(jù)風險點和風險量化分析結果，建立L學院資產管理風險評價指標體系。

（三）優(yōu)化和明確內部控制流程

優(yōu)化資產管理的內部控制流程思路如下：

首先，梳理學校資產管理工作流程。明確各職能部門在資產使用和管理中的具體工作職責，注意不相容崗位的分離及職權間的相互配合。

其次，繪制關鍵資產管理活動的業(yè)務流程圖，如采購、驗收入庫、使用與維護、報廢與處置等業(yè)務流程圖，確定各環(huán)節(jié)重要控制點，監(jiān)控有較高風險的控制環(huán)節(jié)。例如資產購置環(huán)節(jié)應加強前期論證，充分考慮采購的必要性、可行性及項目實施達到的效益，避免重復、超標準采購；又如資產驗收、調配、處置等業(yè)務，學院資產管理部門與學院資產使用部門應各司其職，互相監(jiān)督。

再次，實行授權授信控制，加強事前監(jiān)控。其中包括明確授權批準的范圍；根據(jù)資產的重要性及金額大小確定不同授權審批層次；明確每個層次的被授權者在履行權力時應承擔的具體責任；規(guī)定資產的申購、調配及處置等審批程序，以便相關教職員工按程序辦理審批，防止越級或違規(guī)審批的情況。

最后，年度終了，評價各部門資產使用效益，并將其與部門績效考核掛鉤。例如使用“排課率”指標對已投入使用的實訓室的閑置情況進行評價，閑置率過高的部門本項目績效評分則較低。

（四）利用現(xiàn)代信息技術加強信息交流與溝通

L學院應建立良好的信息傳導途徑與長效溝通機制，有助于提高資產管理內部控制的效率和效果。

一方面，利用網絡和計算機技術，自行或與信息管理公司合作建立網絡化和信息化的資產信息管理平臺。資產管理信息系統(tǒng)應與教職工的在線報賬和財務信息系統(tǒng)、財務處的預算管理和賬務處理系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)信息無縫對接，以實現(xiàn)對預算編制、采購申請、資產入庫登記、財務核算、資產清查等活動的聯(lián)動管理。

另一方面，建立資產管理部門與使用部門的長效溝通機制。資產管理部門負責制定學校資產管理制度并進行監(jiān)督，有義務通過有效的方式將制度傳達到資產使用部門，并積極聽取使用部門的制度執(zhí)行反饋，實現(xiàn)持續(xù)改進。有效的溝通渠道包括學院微信平臺、數(shù)字化信息平臺和QQ群，發(fā)布通知、郵件、發(fā)布網絡問卷等。

（五）重視資產管理的內部監(jiān)督工作

內部控制與資產管理工作應是過程性的融合，需要不斷發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。一方面，應注重加強內部審計、監(jiān)察部門的人員配置與職責分工，對資產管理的各環(huán)節(jié)進行有效的監(jiān)督.擴大內部檢查監(jiān)督范圍并滲透到資產內控管理的所有風險點上。另一方面，資產管理部門應針對資產管理工作的重點和高發(fā)風險點進行重點監(jiān)控，提高資產使用部門對資產管理內控工作的認識，積極配合資產管理部門的監(jiān)管，對發(fā)現(xiàn)的問題及時落實整改，同時對內部控制設計及運行缺陷進行糾正和完善。