王建剛

[摘要]21世紀(jì)是信息時(shí)代，信息化技術(shù)在不斷發(fā)展與完善，其應(yīng)用領(lǐng)域越來越廣泛，并取得一定成績。信息化技術(shù)在高職院校學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用增加了檔案管理的方法、提高了工作效率，具有一定的研究價(jià)值，主要從信息化建設(shè)對高職院校學(xué)生檔案管理工作的意義、高職院校學(xué)生檔案管理工作存在的問題、改進(jìn)高職院校檔案管理工作的方式三方面進(jìn)行闡述信息時(shí)代下高職院校學(xué)生檔案管理，希望為研究檔案管理工作的學(xué)者提供理論參考。

[關(guān)鍵詞]信息化背景;高職學(xué)生檔案管理;過程與方法

[中圖分類號(hào)]G717

[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]A

[文章編號(hào)]2096-0603（2019）07-0182-02

高職院校學(xué)生檔案管理過程及意義

（一）高職院校學(xué)生檔案管理過程

高職院校學(xué)生檔案是指學(xué)生在校期間接受教育、培養(yǎng)和管理的過程中直接形成的，反映學(xué)生德、智、體、美、勞和家庭政治、經(jīng)濟(jì)情況的檔案材料。高職院校學(xué)生檔案管理的內(nèi)容比較龐雜，根據(jù)以往的文獻(xiàn)，筆者把學(xué)生檔案管理內(nèi)容分為兩個(gè)方面：（1）對學(xué)生實(shí)體和信息檔案的直接管理。包括學(xué)生檔案的收集、整理、鑒定、保存、利用到檔案的留轉(zhuǎn)全過程的管理。（2）對學(xué)生檔案工作的管理，主要是指在學(xué)生檔案形成過程中的轉(zhuǎn)移、審核、監(jiān)督、歸檔、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)等工作。學(xué)生檔案的形成通常涉及學(xué)校的多個(gè)職能部門，例如學(xué)生的黨團(tuán)關(guān)系涉及組織部和團(tuán)委;實(shí)習(xí)鑒定材料涉及具體的系和專業(yè);學(xué)籍材料和成績單涉及教務(wù)處;學(xué)生參加各種活動(dòng)的獲獎(jiǎng)記錄涉及學(xué)生檔案等。為了完善和規(guī)范學(xué)生檔案管理，以便將來各用人單位調(diào)閱學(xué)生檔案或者因?yàn)楣ぷ髡{(diào)動(dòng)時(shí)供組織部門或人事部門調(diào)閱學(xué)生檔案，因此必須明確界定各個(gè)職能部門有關(guān)學(xué)生檔案管理的職責(zé)和任務(wù)，設(shè)計(jì)各職能部門關(guān)于學(xué)生檔案的管理流程，保證學(xué)生檔案完整、清晰、規(guī)范、合理、合法。

（二）高職院校學(xué)生檔案管理的意義

首先，學(xué)生檔案是畢業(yè)生就業(yè)的助推力。學(xué)生檔案管理，充分反映出學(xué)生在高職院校中的主體地位。學(xué)生是學(xué)校的主體，學(xué)生的綜合素質(zhì)在一定程度能反映出一所高校的教學(xué)和管理水平，學(xué)生素質(zhì)的高低、能力的強(qiáng)弱直接影響著學(xué)校在社會(huì)中的聲譽(yù)，學(xué)校培養(yǎng)學(xué)生的最終目的是為社會(huì)輸送更多的優(yōu)秀人才，而相關(guān)部門特別是用人單位對學(xué)生綜合能力的了解是通過學(xué)生檔案進(jìn)行的，因此學(xué)生檔案是相關(guān)部門特別是用人單位甄選人才的第一手材料，學(xué)生檔案管理工作的好壞，直接影響畢業(yè)生的就業(yè)。其次，學(xué)生檔案管理，體現(xiàn)了“以人為本”的檔案工作理念。學(xué)生是學(xué)校賴以生存和發(fā)展的源泉，為了穩(wěn)定生源，提高生源質(zhì)量，學(xué)校學(xué)院需要采取多種措施，其中一個(gè)重要方面就是學(xué)生檔案管理。為了學(xué)院和學(xué)生的發(fā)展以及為家庭和社會(huì)負(fù)責(zé)，學(xué)生檔案管理應(yīng)該本著為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨，體現(xiàn)“以人為本”的檔案工作理念，真正使學(xué)生受到優(yōu)質(zhì)的檔案管理所帶來的好處。在高職院校中，學(xué)生的任務(wù)不僅是學(xué)習(xí)文化知識(shí)，更重要的是要掌握實(shí)踐和操作的能力，為自己的人生樹立遠(yuǎn)大的目標(biāo)。學(xué)生在校期間體現(xiàn)文化素養(yǎng)和各種技能的各種材料都必須在學(xué)生檔案材料全面反映，這是學(xué)院評(píng)估、上級(jí)檢查以及用人單位甄選人才的有力證據(jù)，因此，我們必須本著“以人為本”的原則優(yōu)質(zhì)、高效地做好學(xué)生檔案管理。

二、信息化背景下對學(xué)生檔案管理的影響

（一）信息技術(shù)對學(xué)生檔案管理帶來的機(jī)遇

首先，信息技術(shù)提高了檔案部門對學(xué)生檔案管理的效率。信息技術(shù)的應(yīng)用方便了檔案管理人員對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行采集、鑒定、轉(zhuǎn)換和保存，從而減少檔案管理人員的工作量，提高工作效率和效能。其次，信息技術(shù)使學(xué)生檔案資源得以共享，降低工作成本。信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，使學(xué)生檔案信息資源達(dá)成共享，有效降低了學(xué)生檔案的管理成本。例如，學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)中建立的學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫，可將在校生的各項(xiàng)資料納入電子數(shù)據(jù)庫，為學(xué)生信息的再利用提供了方便，節(jié)約時(shí)間，降低學(xué)生檔案管理的成本。最后，信息技術(shù)為檔案部門能以更方便快捷的方式管理學(xué)生檔案信息資源提供了保障。由于校園網(wǎng)覆蓋了全校各個(gè)職能部門，并且各部門都使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，這就保障了檔案部門與相關(guān)職能部門和系部之間的信息鏈接，從而對學(xué)生檔案進(jìn)行更高效的管理。

（二）信息技術(shù)對檔案管理帶來的重大挑戰(zhàn)

首先，信息技術(shù)改變了建檔方式，從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成虛擬的電子信息，促進(jìn)了數(shù)字檔案館的建立，這就要求參與檔案管理的人員熟練掌握計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。其次，信息技術(shù)使檔案的紙質(zhì)載體與檔案中所記錄的內(nèi)容分離。實(shí)體檔案館對二者實(shí)行雙重管理，即紙質(zhì)檔案的建立與管理和數(shù)字檔案館的豐富與更新，無形之中增加了實(shí)體檔案館的壓力。最后，信息技術(shù)改變了以往檔案材料收集整理方式的弊端。以羅定職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，檔案管理仍然由學(xué)生工作辦公室負(fù)責(zé)，具體收集工作由學(xué)生工作辦公室的檔案員完成，輔導(dǎo)員和相關(guān)職能部門協(xié)助完成，檔案工作始終得不到重視，信息管理工作一般是草草完成，往往是以畢業(yè)前突擊的方式進(jìn)行。信息技術(shù)徹底解決了這一問題，高職院校電子檔案的建立需要根據(jù)電子檔案的特征，按步驟統(tǒng)一填寫統(tǒng)一格式的信息，系統(tǒng)時(shí)間的限制杜絕了各系部突擊整理的方式，要求各系部必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)匯總學(xué)生的相關(guān)信息，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、信息化背景下高職院校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏對學(xué)生檔案管理工作的高度重視

就目前而言，高職院校工作人員沒有認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理工作的重要性，致使高職院校學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)了很多問題。一部分高職院校的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作與學(xué)校的發(fā)展沒有必要的聯(lián)系，因此對其設(shè)備以及資金上的投入較少;還有一部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為學(xué)生檔案工作比較簡單，只需要對學(xué)生的檔案進(jìn)行保管，并且提供相應(yīng)的查詢服務(wù)即可，沒有專業(yè)性與技術(shù)性的要求，因此在對學(xué)生檔案管理的人力資源配置上也存在一定的忽視。

（二）沒有樹立正確的檔案信息化管理意識(shí)

雖然當(dāng)前是信息化高速發(fā)展的時(shí)代，但是很多高職院校依然采用傳統(tǒng)的方式對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致落后的管理理念在高職院校中根深蒂固。同時(shí)，現(xiàn)在大多數(shù)高職院校在檔案管理中都配備了電腦、掃描儀以及打印機(jī)等設(shè)施，但是學(xué)校還是會(huì)以保護(hù)學(xué)生的檔案實(shí)體為由，導(dǎo)致學(xué)生無法查詢到關(guān)鍵的信息，使學(xué)生信息資源共享的理念成為一句口號(hào)。高職院校內(nèi)部還缺乏對計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的維護(hù)工作，導(dǎo)致學(xué)生在查閱檔案信息時(shí)問題頻出。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低，整體管理水平不高

前文提到，高職院校對學(xué)生的檔案管理工作不重視，導(dǎo)致對檔案管理人員的配置方面存在不到位的問題，很多高職院校參與學(xué)生檔案管理的都是一些兼職教師甚至兼職學(xué)生，缺乏專業(yè)化的技術(shù)人才，現(xiàn)有的管理人員不具備豐富的管理知識(shí)與管理經(jīng)驗(yàn)，對檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。還有一部分檔案管理人員的福利待遇水平較低，導(dǎo)致他們在工作中缺乏必要的激情，對自身的工作持敷衍了事的態(tài)度，更談不上正確的管理方式。高職院校在對檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)以及利用等多個(gè)環(huán)節(jié)都缺乏系統(tǒng)化的管理，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理整體水平無法得到有效提升。

四、改進(jìn)高職院校檔案管理工作的方式

（一）提高校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生檔案管理工作的重視程度

學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量與效率將會(huì)對高職院校的整體發(fā)展起到直接影響。因?yàn)閷W(xué)生檔案所記錄的是學(xué)生的重要信息，能夠向全社會(huì)展示學(xué)校在各個(gè)階段所取得的工作成就以及為社會(huì)發(fā)展所提供的大量專業(yè)人才。另外，高職院校的學(xué)生檔案不僅記載著學(xué)校的發(fā)展歷史，同時(shí)能夠?qū)W(xué)校對當(dāng)下以及未來的發(fā)展提供指導(dǎo)與借鑒作用。檔案管理水平的高低直接受到高職院校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度影響。因此，學(xué)校檔案管理人員需要定期向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)與檔案管理工作有關(guān)的事項(xiàng)，包括當(dāng)前的管理現(xiàn)狀以及對未來發(fā)展的具體規(guī)劃。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也需要加大對檔案管理工作的支持力度，加大相關(guān)政策與資金的扶持力度，要將檔案管理工作放在重要的議事日程上，提升關(guān)注度。只有加快學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作價(jià)值的最大化，進(jìn)而推動(dòng)高職院校的自身發(fā)展。

（二）加快實(shí)現(xiàn)信息化管理，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)觀念

隨著我國對教育教學(xué)工作重視程度的日益提升，我國高職院校也在實(shí)施大規(guī)模的擴(kuò)招工作，使學(xué)校的規(guī)模不斷壯大。高職院校在開展日程教學(xué)、學(xué)校管理以及科研項(xiàng)目工作上對學(xué)生檔案管理工作提出了更高的要求，因此傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需求。為了提升高職院校整體的發(fā)展速度，在開展學(xué)生檔案管理工作時(shí)，要求學(xué)校需要借助信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化管理。要充分利用信息技術(shù)的高效、便捷性對檔案資源進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)查閱工作。學(xué)生可以利用手中的電腦、手機(jī)等電子設(shè)備遠(yuǎn)程查閱檔案信息，實(shí)現(xiàn)工作效率與工作水平的提升，進(jìn)而滿足人們的不同需求，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案資源真正地共享。

（三）提高檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)，提高檔案管理水平

隨著我國政治體制改革、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，高職院校檔案管理工作不斷使用計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備，信息技術(shù)水平也不斷提高。因此，要提高企業(yè)管理水平，就必須提高員工的專業(yè)技能，提高他們在新時(shí)期處理問題的能力，提高他們的創(chuàng)新思維和創(chuàng)新意識(shí)。定期組織相關(guān)檔案管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)、專家講座、員工交流工作經(jīng)驗(yàn)和方法在檔案管理信息化建設(shè)過程中，僅掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)是不夠的，工作人員需要熟練使用各種相關(guān)軟件，同時(shí)還需要加強(qiáng)對自身專業(yè)工作能力的培養(yǎng)，進(jìn)而加快信息管理在高職院校檔案管理中的實(shí)施進(jìn)程。

五、結(jié)語

總體而言，在信息化背景下，高職院校的學(xué)生檔案管理工作需要進(jìn)行深化改革，保證能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展與學(xué)校發(fā)展的需求。信息化技術(shù)在高職院校檔案管理中的運(yùn)用為學(xué)生提供了更加寬廣的空間，可以利用信息技術(shù)對學(xué)生的檔案進(jìn)行電子儲(chǔ)存，非常輕松地對學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作科學(xué)與有效地發(fā)展。高職院校檔案管理工作人員需要掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平，采取行之有效的管理措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作乃至高職院校的整體發(fā)展。

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