彭富玲

【摘 要】本文分析了電子檔案的特點和內(nèi)涵，闡述了高職院校電子檔案管理的優(yōu)勢和必要性，在此基礎(chǔ)上研究了電子檔案在高職院校檔案管理工作中的運用。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；高職院校；檔案管理

一、電子檔案的特點和內(nèi)涵

從內(nèi)涵和概念上來看，電子文件為組織和企業(yè)通過計算機等電子設(shè)備進行辦公過程中產(chǎn)生的音頻、圖像、圖標、視頻等存儲信息儲存媒介。電子文件有一個與之對應(yīng)的儲存媒介和方式：紙質(zhì)媒介。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，電子文檔產(chǎn)生于社會生產(chǎn)和社會實踐的每一個環(huán)節(jié)，是具有參考價值和保存價值的文件的總稱?？偟膩碚f，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比有如下典型特征：第一，作為一種依賴信息技術(shù)的數(shù)據(jù)產(chǎn)生和歸檔管理方式，電子檔案需要較為先進的辦公設(shè)備和軟件技術(shù)作為支撐；第二，電子檔案便于實現(xiàn)快速傳遞和快速分享，能夠突破傳統(tǒng)檔案管理模式下信息傳遞的時空限制；第三，電子檔案對保存環(huán)境、保存空間、保存場地的要求不高，但是對保存硬件設(shè)施、軟件設(shè)施、磁場、溫度和濕度卻有較為嚴苛的要求。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢分析

第一，電子檔案有利提升檔案管理效率。計算機在信息處理能力上較于人腦來說具有得天獨厚的優(yōu)勢，能夠在很大程度上提升檔案信息收集、整理和利用的效率。比如，在檔案錄入的過程中，傳統(tǒng)檔案工作模式下，工作人員需要用筆抄寫相關(guān)內(nèi)容，這需要耗費大量的時間和精力，同時還需要檔案管理人員通過文字對檔案信息進行儲存和歸檔，檔案管理工作的準確性也無從保證。電子檔案可以精準地、高效地對信息和數(shù)據(jù)進行存儲和保存，檔案錄入和管理工作從一項繁雜的事務(wù)性工作變?yōu)檩p松的錄入和管理工作，這對高職院校龐大的檔案資料和檔案管理任務(wù)來說顯得至關(guān)重要。

第二，提升檔案共享效果。高職院校檔案管理工作是為了日常教學(xué)和日?？蒲泄ぷ鞣?wù)的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，檔案的搜索和利用是十分麻煩和十分耗費時間的工作，需要繁雜的手續(xù)，還需要從海量的檔案信息之中找到所需資料。與此同時，長距離的檔案調(diào)用工作也極其不便，很容易造成檔案資料的丟失和損毀，這導(dǎo)致檔案資料的利用和共享成為難題。而在電子檔案管理之中，高職院校檔案管理工作可以在現(xiàn)代辦公軟件的支撐下實現(xiàn)便捷化管理，信息可以在很短的時間內(nèi)實現(xiàn)共享，資源可以得到最大限度的利用。高職院校檔案管理人員可以根據(jù)情況對檔案進行分類，進而提升檔案利用程度。

第三，降低檔案管理成本。高職院校采取電子文檔的方式進行檔案管理，對檔案保存環(huán)境和檔案保存方式的要求就不再那么高了。紙質(zhì)檔案需要耗費大量的紙張，這和當(dāng)前環(huán)境保護、綠色建設(shè)的要求也背道而馳。電子文檔的方式進行檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)資源節(jié)約和效率提升，能夠避免檔案管理工作受到自然環(huán)境的影響，檔案資料能夠在相對安全的環(huán)境下保存和利用。

第四，提升檔案傳遞的速度。一個簡單直接的例子可以說明這種情況電子檔案和紙質(zhì)檔案的區(qū)別：如果我們需要存儲3億字的存儲資料的話，紙質(zhì)檔案資料需要用小車來拉，電子檔案資料則僅僅需要一個小小的存儲卡、U盤或硬盤等，能夠快速地實現(xiàn)檔案資料的閱讀和調(diào)用，效率上的差距不言而喻。因此，現(xiàn)代信息技術(shù)可以快速地、安全地進行檔案傳遞，以一秒鐘幾兆的速度進行檔案傳輸。高職院校檔案傳輸工作是經(jīng)常性的，在學(xué)生畢業(yè)期間，紙質(zhì)資料文件傳遞更是頻繁，紙質(zhì)檔案工作模式的話就需要通過郵寄的方式，在文件傳輸?shù)倪^程中，文件丟失的情況更是頻頻出現(xiàn)、此起彼伏，給檔案擁有者帶來極大的不便；電子檔案則在檔案傳輸?shù)倪^程中有很大的安全性和穩(wěn)定性。

三、高職院校電子檔案的建立和應(yīng)用

（一）電子檔案的建立。

電子檔案的建立是電子檔案建設(shè)的開始和起點，同時也是最為關(guān)鍵的一環(huán)。高職院校需要在電子檔案和紙質(zhì)檔案的過渡之中找到一個平衡點和契合點，為紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理過渡奠定良好的基礎(chǔ)。因此，檔案目錄數(shù)據(jù)庫中要包含文件鏈接、紙質(zhì)文檔存放地等多項信息，以便于檔案使用者能夠高效地查詢和使用檔案信息。高職院?？梢酝ㄟ^購買軟件或者自主創(chuàng)建的方式進行檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，購買軟件可以通過向?qū)I(yè)的開發(fā)商購買并接受培訓(xùn)即可；自主創(chuàng)建則需要遵循如下流程：指定一臺配備完善的計算機進行檔案管理，與此同時將C盤之外的其他分區(qū)按照檔案種類進行二次分區(qū)和整理。其次，在各個重新劃分的分區(qū)內(nèi)進行檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，并根據(jù)檔案性質(zhì)進行子目錄電子文件設(shè)置。再次，在日常檔案管理中，要動態(tài)即時地將接收到的電子文件和紙質(zhì)文件按照檔案目錄數(shù)據(jù)庫進行分類和歸納，完成文件掃描、照相、文件處理、文件目錄編寫、檔案分類和檔案存儲等工作。最后，要對紙質(zhì)文件和電子文件進行進一步審核和鑒定，保證二者在內(nèi)容和目錄編號上的一致性，與此同時要根據(jù)不同的檔案級別設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和密碼，避免檔案被篡改和丟失的情況。在學(xué)校內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)將檔案資料設(shè)置成為共享模式是提升檔案利用程度的主要途徑，但是與此同時也要將檔案查閱權(quán)限設(shè)置成為不允許用戶私自更改文件的模式。

（二）電子檔案的利用。

高職院?？梢愿鶕?jù)電子檔案管理的實際需求以及檔案服務(wù)對象、學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況等等來利用學(xué)校誒包局域網(wǎng)、政府服務(wù)網(wǎng)絡(luò)、公眾網(wǎng)來進行相應(yīng)電子檔案平臺的建設(shè)，進而將電子檔案的效用發(fā)揮到最優(yōu)。

第一，要充分利用學(xué)校局域網(wǎng)。高職院校電子檔案的最終任務(wù)還是為了教職工和師生服務(wù)，這是其一切工作的出發(fā)點和根本點，因此利用學(xué)校局域網(wǎng)來為教職工建設(shè)一個穩(wěn)定的電子檔案平臺是首要任務(wù)，使得教職工和學(xué)生能夠隨時隨地查閱那些共享的檔案資料，通過點擊檔案目錄來獲得學(xué)習(xí)和工作中必須的電子資料。比如，通過電子檔案服務(wù)平臺，學(xué)生和教師可以查閱自身考試科目成績、資格證書等級考試情況、往屆畢業(yè)生就業(yè)情況、學(xué)歷信息和畢業(yè)論文情況等等。當(dāng)然，電子檔案服務(wù)平臺的開發(fā)和利用程度有所差別，學(xué)校可以通過設(shè)置模糊查找條件和升級軟件的方式來提高查閱效率，使得檔案的利用和使用更加高效和便捷。

第二，要充分地運用當(dāng)?shù)卣W(wǎng)絡(luò)。為社會輸送更多的應(yīng)用型人才、高技能人才是高職院校辦學(xué)宗旨之一，政府服務(wù)網(wǎng)的引入可以幫助高職院校學(xué)生更好地了解企業(yè)用人方向和人才招聘情況，進而提升學(xué)校的就業(yè)率，幫助學(xué)生找到更加適合自身的工作崗位，讓每一位畢業(yè)生都獲得各展所長的機會。通過政府服務(wù)網(wǎng)進行在線檔案查詢、在線檔案利用和檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，能夠讓政府為畢業(yè)生提供針對性的就業(yè)服務(wù)和指導(dǎo)，提升企業(yè)用人效率和招聘效率，如此一來，學(xué)校、社會和企業(yè)可以實現(xiàn)三方共贏。

第三，可以有效地運用公眾網(wǎng)。高職院校要實現(xiàn)檔案信息資源的共享、提供良好的公共檔案服務(wù)，首先需要建立面向社會公眾的公共檔案信息服務(wù)平臺。公眾網(wǎng)的建立一方面可以為社會公眾提供檔案查詢的機會，滿足其檔案查閱和使用需求；另一方面則便于高職院校采集具有保存和利用價值的數(shù)據(jù)新消息，進而整合社會上所有的有效資源進行檔案信息建設(shè)，及時地了解到社會上最前沿的信息技術(shù)和檔案理論發(fā)展情況，這樣才能在辦學(xué)方針和辦學(xué)方案及時更新、隨時調(diào)整，使得專業(yè)建設(shè)和科學(xué)研究方向能夠符合國家產(chǎn)業(yè)發(fā)展需要和企業(yè)用人需求。相較于傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理方式確實具有很強的優(yōu)勢，但是我們同時也必須正視檔案管理存在的局限和弊端，紙質(zhì)檔案可以作為一種超強的法律憑證和證據(jù)檔案，因此對于高風(fēng)險領(lǐng)域和范疇，要采取紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的保管方式，紙質(zhì)檔案側(cè)重于證據(jù)保留，電子檔案側(cè)重于檔案運用，共同構(gòu)筑完善的、嚴密的檔案管理模式。

教學(xué)和管理的各個環(huán)節(jié)，包括教學(xué)規(guī)章制度的變化、學(xué)生畢業(yè)論文開題計劃和終稿的上傳，教師教學(xué)大綱和方案的備案、學(xué)生期末成績的查詢、教師科研項目的立項和申請都需要借助信息技術(shù)來實現(xiàn)。電子檔案的重要性不言而喻，但是電子檔案體系的構(gòu)建并不是一蹴而就的，需要各個部門共同的協(xié)調(diào)和配合，將電子文件形成和電子文檔歸檔與整理割裂的弊端予以徹底解決，引導(dǎo)電子檔案建設(shè)、辦公自動化和一體化建設(shè)，形成完善、完整、及時、高效的電子檔案信息管理系統(tǒng)，讓檔案管理成為為學(xué)生和教師服務(wù)的基礎(chǔ)和前提。

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