章奕婷

摘 要：隨著社會(huì)進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，文書檔案管理工作的重要性尤為凸顯，在企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位的整體發(fā)展中有著重要意義。在當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化的大背景下，文書檔案的管理要緊密結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息，兩者之間有著密不可分的聯(lián)系，檔案管理為網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展提供廣闊的平臺(tái)，而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)又促進(jìn)了文書檔案管理的完善和創(chuàng)新。本文通過(guò)分析新時(shí)期下文書檔案管理存在的問(wèn)題，結(jié)合信息技術(shù)在文書檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)，對(duì)新時(shí)期下文書檔案管理工作作出創(chuàng)新與思考，旨在提高文書檔案管理效率和質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期背景；文書檔案管理；存在的問(wèn)題；創(chuàng)新與思考

文書檔案屬于檔案管理中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是單位各項(xiàng)工作中的真實(shí)記錄，在企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位持續(xù)發(fā)展中具有重要作用，工作人員可用過(guò)查閱文書檔案了解各項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)成果，吸取有益經(jīng)驗(yàn)；作為歷史憑據(jù)可靠性強(qiáng)又可用于現(xiàn)實(shí)工作查考。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的到來(lái)，文書檔案管理的方式也隨之發(fā)生改變，許多信息需要通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸，相比較于傳統(tǒng)的文書管理方法，大大提高了檔案管理水平，可為企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位記錄并準(zhǔn)確提供完整的文書檔案信息?？偟膩?lái)說(shuō)企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位要想在現(xiàn)代社會(huì)中穩(wěn)步發(fā)展，一定要積極創(chuàng)新文書檔案管理工作，以全新的方式推動(dòng)企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位發(fā)展。

1 新時(shí)期下做好文書檔案管理工作的意義

文書檔案管理工作表面上是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的文書整理工作，但其內(nèi)容因具有政策性和機(jī)密性，對(duì)于做該項(xiàng)工作的人要求具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要高度重視文書檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)到新時(shí)期市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，做好文書檔案管理工作對(duì)于社會(huì)資源的開發(fā)具有重要意義。文書檔案的特點(diǎn)在于形成的自然性，這種特性決定了文書檔案具有憑證作用，也具有一定的法律效用，因此文書檔案與文獻(xiàn)等其他形式的資料相比更令人信服。文書檔案中保存的是歷史真跡，具有很強(qiáng)的客觀性，包括當(dāng)時(shí)發(fā)生事件的親筆手稿、信件以及當(dāng)事人的聲音和形象等，這些資料可作為確鑿的真憑實(shí)據(jù)提供參考價(jià)值。

隨著社會(huì)的發(fā)展，我們需要用創(chuàng)新的眼光以及創(chuàng)新的技術(shù)開展各項(xiàng)工作，快速的社會(huì)發(fā)展對(duì)文書檔案工作也有推動(dòng)和促進(jìn)作用，傳統(tǒng)的管理模式已不能滿足信息大背景下文書檔案管理工作的需求，必須做出改進(jìn)和創(chuàng)新，只有這樣才能促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，從而積極影響企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位的持續(xù)發(fā)展。在推動(dòng)文書檔案管理工作的過(guò)程中，要緊密結(jié)合社會(huì)實(shí)際情況，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展局勢(shì)，確保文書檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，為該項(xiàng)工作的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

2 新時(shí)期下信息電子化在文書檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)分析

2.1 使用方便，提供辦公效率

文書檔案管理中應(yīng)用信息電子化更利于查找和檢索，相比較于傳統(tǒng)管理模式大大提高辦公效率。電子檔案一般將信息儲(chǔ)存于磁盤或者光盤中，由于計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力，可準(zhǔn)確存儲(chǔ)大量文書檔案信息，不僅能夠節(jié)省傳統(tǒng)文書檔案管理工作中人工操作時(shí)間，還能有效避免信息人工信息整理過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤和不完整等紕漏，提高文書檔案記錄的準(zhǔn)確性。同時(shí)利用電子信息化技術(shù)整理文書檔案，可按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)整理，也方便日后的查閱和檢索。

2.2 文書檔案信息更容易保管

傳統(tǒng)文書檔案以紙質(zhì)載體保存，容易受潮濕、蟲蛀以及時(shí)間長(zhǎng)等因素的影響而影響檔案保管。電子檔案存儲(chǔ)所用的磁盤或光盤更容易保存，使用壽命更長(zhǎng)，且節(jié)能和環(huán)保，有效避免紙質(zhì)文檔保存過(guò)程中可能出現(xiàn)的多種情況。文書檔案在保存期間因?yàn)椴僮骱?jiǎn)單，占用空間小，不需要占用大量的人財(cái)物力，節(jié)省資源，易于保管。

3 新時(shí)期下文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

3.1 缺乏有效的管理制度

任何一項(xiàng)工作都需要完善的制度作指導(dǎo)，在文書檔案管理中存在的一個(gè)普遍的缺點(diǎn)是沒有完善的管理制度，使得文書檔案管理工作難以更好的發(fā)展。目前存在的文書檔案管理制度難以適應(yīng)現(xiàn)代化需求，因此在管理過(guò)程中出現(xiàn)諸多問(wèn)題，影響文書檔案記錄的準(zhǔn)確性和規(guī)范性?，F(xiàn)有的文書檔案管理制度往往忽略了檔案的實(shí)際應(yīng)用，反而看中檔案的整理和收集，難以真正發(fā)揮文書檔案管理的效果。文書檔案管理的工作人員受傳統(tǒng)制度的影響，將工作重點(diǎn)擋在文書的整理和保存上，而忽視文書檔案工作中的服務(wù)性。

3.2 缺乏高素質(zhì)管理人員

文書檔案管理人員需要具有較強(qiáng)的專業(yè)性，且文書檔案在整理和保存過(guò)程比較復(fù)雜，工作量較大，對(duì)于管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。很多企業(yè)單位由于沒有認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，因此在崗位分配方面并沒有重視專業(yè)性和高素質(zhì)。同時(shí)文書檔案管理的工作人員對(duì)自身的工作價(jià)值也沒有正確認(rèn)識(shí)，管理思路和管理方法仍然依照傳統(tǒng)的模式。

3.3 缺乏高效率管理

很多企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位不重視文書檔案管理工作，往往忽視工作方式和創(chuàng)新和設(shè)備的更新，導(dǎo)致整體管理工作效率比較低。也正是因?yàn)榇蠖鄶?shù)企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位在文書檔案管理方面的效率低下，使得該項(xiàng)工作一直停留在傳統(tǒng)模式上，很難與現(xiàn)代社會(huì)相適應(yīng)。目前多數(shù)企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位之所以文書檔案管理效率低一是從管理思想上沒有得到更新，無(wú)法認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重點(diǎn)，做了很多無(wú)用的工作，影響共組效率；二是在資金方面投入較少，無(wú)法配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，必然會(huì)影響文書檔案管理效率。

4 新時(shí)期文書檔案管理的創(chuàng)新與思考

4.1 提高文書檔案管理人員責(zé)任意識(shí)

在新時(shí)期的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，要想做好文書檔案管理工作，工作人員需要具有高度責(zé)任感和良好的職業(yè)道德，對(duì)待工作要?jiǎng)?wù)實(shí)，有樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神；同時(shí)文書檔案管理人員也有具有一定的知識(shí)儲(chǔ)備，尤其是科技知識(shí)和管理知識(shí)，懂得運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和科學(xué)的方法管理文檔。企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位要用過(guò)各種形式宣傳《檔案法》和《檔案人員職業(yè)道德》等相關(guān)法律制度，使得文書檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到做好文書黨檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，要把文書材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為文書檔案管理人員的職責(zé)范圍，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的檢查和考核，不斷創(chuàng)新文書檔案管理方法，提高管理效率。

4.2 規(guī)范文書檔案文理工作的程序和方法

文書檔案管理不是簡(jiǎn)單和收集、分類、整理和歸檔保存，首先需要篩選，在錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)前剔除無(wú)用的文件，避免計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)和低效率情況；由于現(xiàn)行文書檔案的歸檔方式已摒棄過(guò)去的“按卷歸檔”方式，改用“按件歸檔”方式歸檔文書檔案。所以對(duì)歸檔前的整理過(guò)程和鑒定步驟有更高的要求，要求整理時(shí)要對(duì)歸檔文件的關(guān)聯(lián)邏輯性有一定認(rèn)識(shí)；鑒定時(shí)對(duì)歸檔文件的價(jià)值把握要更謹(jǐn)慎、精確。要重新排列整理文件。通常來(lái)說(shuō)正本、附件與定稿為一件，排列順序時(shí)正文在前，附件與定稿在后。若有來(lái)文和復(fù)文的，根據(jù)文件的不同檢索需要，可為一件，也可分別作為一件。整理順序時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。接著修整文件，除去易銹蝕的金屬物，對(duì)有破損的文件進(jìn)行修裱?；?qū)ψ舟E模糊、易蛻變文件作復(fù)制處理。排序整理后裝訂成“件”，實(shí)現(xiàn)歸檔文件的規(guī)范化。最后要規(guī)范題名，提高檢索查準(zhǔn)率，檔案的分類號(hào)是檢索的關(guān)鍵，只有保證檔案分類號(hào)的準(zhǔn)確才能提高檢索查準(zhǔn)率，一定要避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清和文不對(duì)題的情況。

4.3 宣傳檔案室職能提高知名度

除了檔案室工作人員要繼續(xù)做好本職工作外，檔案室應(yīng)該以更積極的姿態(tài)展示自己，從幕后走向臺(tái)前，宣傳檔案室的職能，在各部門、處室中提高知名度。拋棄等待用戶上門利用檔案的被動(dòng)思想，在企事業(yè)、機(jī)關(guān)單位內(nèi)部舉辦檔案相關(guān)主體活動(dòng)，制作印發(fā)宣傳小冊(cè)子，向各部門、處室工作人員展示庫(kù)存特色，介紹檔案利用方法等。讓大家看到檔案、知道檔案、了解檔案工作和檔案事業(yè)存在的價(jià)值所在。

4.4 文書檔案管理手段的創(chuàng)新

新時(shí)期下的信息時(shí)代給文書檔案管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，只有從文書檔案的管理手段上進(jìn)行創(chuàng)新才能滿足但當(dāng)代的需求。要實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理，這樣可以提升文書檔案管理的安全性和完整性，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式真正轉(zhuǎn)標(biāo)為信息管理模式。文書檔案錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后編號(hào)，并進(jìn)行安全設(shè)置，確保檔案信息能夠及時(shí)調(diào)取利用，也可利用二維碼等方式的設(shè)置進(jìn)行檢索和錄入。文書檔案管理過(guò)程中管理人員要正確認(rèn)識(shí)技術(shù)創(chuàng)新的重要性，緊跟信息時(shí)代大環(huán)境的變化，要有網(wǎng)絡(luò)管理信息化建設(shè)的意識(shí)，克服傳統(tǒng)管理思想，積極創(chuàng)新和思考，讓計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)為現(xiàn)代文書管理提供更多的幫助。

5 小結(jié)

在信息化社會(huì)大背景下，對(duì)文書檔案管理提出了更高的要求，要不斷創(chuàng)新才能適應(yīng)新趨勢(shì)。本文分析了新時(shí)期下文書檔案管理的重要意義和信息技術(shù)應(yīng)用的好處，并針對(duì)當(dāng)下文書檔案管理的現(xiàn)狀對(duì)存在的主要問(wèn)題進(jìn)行整理分析，結(jié)合新時(shí)期信息技術(shù)時(shí)代的特點(diǎn)和需求提出文書檔案管理的創(chuàng)新，通過(guò)提高文書檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方法、創(chuàng)新文書檔案管理手段等策略提升管理效率，促進(jìn)文書檔案管理工作更好的發(fā)展。

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