陳靜

摘 要：最近幾年以來(lái)，我國(guó)在科學(xué)技術(shù)方面取得了許多成就?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)就是科學(xué)技術(shù)方面的優(yōu)秀產(chǎn)物。為了迎合我國(guó)社會(huì)的發(fā)展，教育機(jī)構(gòu)要求各個(gè)學(xué)校必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，即利用信息化方式對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理。接下來(lái)，筆者將就學(xué)校檔案信息化管理方面出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性分析，并且提出相關(guān)解決措施。

關(guān)鍵詞：教育機(jī)構(gòu)；檔案管理；信息化管理；存在問(wèn)題；應(yīng)對(duì)措施

傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式為：利用紙質(zhì)文件進(jìn)行學(xué)生檔案信息的登記，并且將登記在冊(cè)的學(xué)生檔案存儲(chǔ)在檔案庫(kù)中。而當(dāng)前信息化的學(xué)校檔案管理模式為：以學(xué)生紙質(zhì)檔案為管理提前，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)進(jìn)行學(xué)生檔案信息存儲(chǔ)備份。通過(guò)實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)：我國(guó)各個(gè)學(xué)校在信息化檔案管理方面還存在很多問(wèn)題。

1 對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行信息化管理建設(shè)的重要性進(jìn)行分析

對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行信息化管理，有利于學(xué)校在整體教育方面進(jìn)行發(fā)展。當(dāng)前我國(guó)在科學(xué)技術(shù)方面不斷獲得突破性進(jìn)展，這使得我國(guó)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也不斷進(jìn)步。將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用在學(xué)校檔案建設(shè)與管理方面，使學(xué)生檔案實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、自動(dòng)化發(fā)展。另外，使用計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行上傳，對(duì)于學(xué)生檔案信息安全而言，無(wú)疑是多了一份保障。信息化的學(xué)生檔案信息，在進(jìn)行翻閱瀏覽時(shí)，查找起來(lái)也非常方便。并且，廣大師生隨時(shí)隨地都可以對(duì)這些檔案信息進(jìn)行瀏覽。除此之外，檔案信息化管理模式，使得我國(guó)眾多學(xué)校在學(xué)生檔案建設(shè)和管理方面工作效率直線上升。

2 對(duì)學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)中的存在問(wèn)題進(jìn)行分析

2.1 學(xué)校管理人員在檔案信息化管理建設(shè)方面缺乏重視

學(xué)校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，需要滿足以下幾個(gè)外界條件。第一，計(jì)算機(jī)設(shè)備；第二，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)；第三，專業(yè)檔案管理人員。但是，一部分學(xué)校在檔案信息化建設(shè)方面，缺乏充足的資金投入，導(dǎo)致其檔案信息化建設(shè)工作無(wú)法順利進(jìn)行。另一方面，學(xué)校內(nèi)部管理檔案信息的工作人員，缺乏檔案信息化建設(shè)意識(shí)，也會(huì)導(dǎo)致該學(xué)校在檔案信息化管理方面出現(xiàn)紕漏。

2.2 學(xué)校在檔案信息化管理方面缺乏完善制度

學(xué)校在檔案信息化管理方面存在的問(wèn)題還包括：檔案管理分散、混亂。這種現(xiàn)象主要集中體現(xiàn)在教職工檔案管理和學(xué)生檔案管理方面。由于這兩種檔案種類不同，因此這些檔案的管理部門(mén)也不一樣，并且這些檔案都由不同的管理人員進(jìn)行看管。利用信息化方式對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)，就無(wú)法通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)整合，使其變得規(guī)范、可控制。學(xué)校檔案信息化管理的制度缺乏完善性，就會(huì)給一些管理工作人員提供可乘之機(jī)，管理人員工作時(shí)間段擅離職守的現(xiàn)象屢禁不止。

3 對(duì)學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)方面采取的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行分析

3.1 不斷提高學(xué)校管理人員的思想認(rèn)識(shí)，以推動(dòng)檔案信息化管理建設(shè)發(fā)展

在學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)方面，首先要做的就是：通過(guò)管理培訓(xùn)的方式，來(lái)提高檔案管理人員的信息化管理意識(shí)。同時(shí)，讓檔案管理人員清楚地意識(shí)到，信息化檔案管理的重要性。這樣才能使檔案管理人員在工作時(shí)保持高度注意力，能夠有條理地進(jìn)行檔案信息編研、查找和存儲(chǔ)工作。通過(guò)這樣的方式，我國(guó)學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)發(fā)展越來(lái)越好。除此之外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)階層還可以通過(guò)引進(jìn)新型檔案信息化管理設(shè)備的方式，來(lái)提高檔案信息化管理水平。例如：引進(jìn)數(shù)量充足的檔案信息掃描儀設(shè)備，打印和傳真設(shè)備，計(jì)算機(jī)設(shè)備以及存儲(chǔ)器設(shè)備。

3.2 不斷完善學(xué)校檔案信息化管理機(jī)制，以加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的兼容性

學(xué)校為教職工進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案建立，以及為學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍檔案建立，目的就是為了掌握這兩大在校人群的信息數(shù)據(jù)。以供學(xué)校根據(jù)廣大師生的實(shí)際情況，制定出符合他們個(gè)人發(fā)展的教育教學(xué)模式與制度。因此，有關(guān)學(xué)校檔案信息化管理建設(shè)方面，不僅要建立系統(tǒng)化的檔案信息管理體系，而且還要按照該管理體系進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃工作的執(zhí)行。除此之外，還要求學(xué)校管理系統(tǒng)進(jìn)行各子系統(tǒng)的檔案信息兼容工作，使所有人員的檔案信息都能被上傳到學(xué)校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以供相關(guān)人員查詢應(yīng)用。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在學(xué)校檔案管理方面，實(shí)施信息化管理模式，是我國(guó)社會(huì)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。盡管我國(guó)在學(xué)校檔案信息建設(shè)與管理方面，還存在一系列的問(wèn)題（管理工作復(fù)雜，難以掌控等）；但是，只要主管學(xué)校檔案信息的工作人員，能夠秉著與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理原則，并且與學(xué)校全體師生相互配合，必定能夠做好學(xué)校檔案信息化建設(shè)和管理工作。對(duì)于學(xué)校機(jī)構(gòu)而言，領(lǐng)導(dǎo)階層必須要在檔案信息化管理方面給予足夠多的注意力，以發(fā)展的眼光看待問(wèn)題，盡快實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息化管理的統(tǒng)籌發(fā)展。

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