李驥 林娜

摘 要：我國企業(yè)正處于內(nèi)部控制與信息化建設(shè)的大背景之下，企業(yè)內(nèi)部控制的重要性和信息對(duì)企業(yè)的發(fā)展的影響也越來越明顯，中小企業(yè)作為國家經(jīng)濟(jì)的支柱，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)信息化的背景來加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)。鑒于此，本文對(duì)青島振宇汽車集團(tuán)進(jìn)行實(shí)地考察，并結(jié)合內(nèi)部控制五要素來分析在ERP環(huán)境下青島振宇汽車集團(tuán)實(shí)施內(nèi)部控制產(chǎn)生的種種問題，提出其該如何順應(yīng)信息化環(huán)境去實(shí)施相應(yīng)的內(nèi)部控制措施，指出其內(nèi)部控制完善的新思路，為其他中小企業(yè)在ERP環(huán)境下實(shí)施內(nèi)部控制借鑒意見。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè);內(nèi)部控制;信息化環(huán)境

目前，我國中小企業(yè)內(nèi)部控制存在很多問題，其存在的問題阻礙了中小企業(yè)的發(fā)展，并引起了社會(huì)各界的關(guān)注。為了改善我國中小企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀，提高其管理工作效率，本文采用文獻(xiàn)和案例分析相結(jié)合的方法，分析青島振宇汽車集團(tuán)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題，有針對(duì)性地提出對(duì)策與建議，為其他中小企業(yè)在ERP環(huán)境下實(shí)施內(nèi)部控制借鑒意見。

一、青島振宇集團(tuán)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）青島振宇集團(tuán)概況

坐落于青島西海岸新區(qū)的青島振宇汽車集團(tuán)，成立于2006年，經(jīng)過十余年的發(fā)展成為青島西海岸最有影響力的四大品牌汽車營銷品牌，下設(shè)八家分公司，多家合作經(jīng)銷商。它認(rèn)為員工是公司最大財(cái)富，振宇人應(yīng)具有“熱情、專注、勇敢、持續(xù)”的特質(zhì)以及“沒有借口皆有可能”的信念。面對(duì)中國汽車產(chǎn)業(yè)日益增長的嚴(yán)峻形勢，首創(chuàng)了“七天不滿意退換”營銷理念并“堅(jiān)守客戶價(jià)值持續(xù)經(jīng)營”的服務(wù)理念，取得眾多榮譽(yù)。

（二）青島振宇集團(tuán)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

本文采用訪談法這一方式對(duì)青島振宇汽車集團(tuán)的相關(guān)人員進(jìn)行了訪談分別從內(nèi)部控制五要素方面對(duì)青島振宇汽車集團(tuán)進(jìn)行了相關(guān)調(diào)查。

控制環(huán)境現(xiàn)狀：一是青島振宇汽車集團(tuán)的組織架構(gòu)。青島振宇汽車集團(tuán)是一家典型的中小企業(yè)，設(shè)有八家分店，各分店管理層大多為與董事長同姓氏的人。二是人力資源。青島振宇汽車集團(tuán)沒有人力資源管理制度;也沒有職工個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和內(nèi)部晉升制度;使用的ERP軟件并沒有啟用薪資模塊，員工工資使用人工計(jì)發(fā)且有財(cái)務(wù)經(jīng)理一人核算所屬分店所有員工的工資。員工學(xué)歷層次主要以中專學(xué)歷為主，占公司員工學(xué)歷層次的60%，剩下40%員工中大專學(xué)歷占25%，15%為本科學(xué)歷。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估現(xiàn)狀。通過采訪青島振宇汽車集團(tuán)員工，我了解到在“員工對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估重視程度”這一問題上，79%的員工表示不重視，21%的員工表示重視;在對(duì)“員工對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序的了解程度”上，52%的員工表示不了解，28%的員工表示了解，15%的員工表示熟悉，僅有5%的員工表示十分熟悉。

控制活動(dòng)現(xiàn)狀：一是不相容的崗位。青島振宇汽車集團(tuán)屬于中小企業(yè)，公司發(fā)展規(guī)模小，通常為了減少成本支出，在崗位設(shè)置上往往不注重，容易出現(xiàn)不相容職位沒有分離的情況，如，出納一人負(fù)責(zé)記賬、開具收據(jù)和收款，支票和印章的保管是由出納一人管理。二是授權(quán)審批制度。沒有執(zhí)行特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的可依照其處理權(quán)力相關(guān)的規(guī)章制度，沒有事后反饋機(jī)制保證經(jīng)授權(quán)后所處理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量。三是憑證與記錄控制方面。由出納收集和匯總原始憑證，交由部門的2名會(huì)計(jì)人員錄入ERP系統(tǒng)，其中出納依據(jù)自己的權(quán)限，進(jìn)行有關(guān)現(xiàn)金業(yè)務(wù)的簽字，會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)其他業(yè)務(wù)的記錄以及相應(yīng)報(bào)表的生成。個(gè)別業(yè)務(wù)會(huì)產(chǎn)生當(dāng)全部交易事項(xiàng)結(jié)束后，該業(yè)務(wù)的發(fā)票遲遲不能收回的問題，出現(xiàn)延遲記賬的現(xiàn)象。

信息與溝通現(xiàn)狀：一是公司內(nèi)部之間的溝通。公司購買了DNS系統(tǒng)和金蝶軟件，給不同員工設(shè)置不同用戶名和密碼，其中，庫管利用DNS系統(tǒng)軟件對(duì)配件及產(chǎn)品的出入庫逐筆進(jìn)行詳細(xì)的記錄。公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)和存貨系統(tǒng)分開處理，通過人工將存貨記錄于財(cái)務(wù)系統(tǒng)，每日的銷售情況也是通過普通的聊天軟件進(jìn)行傳遞。二是公司與外部之間的溝通。公司在2007年成立時(shí)便建立了自己的網(wǎng)站，現(xiàn)在公司網(wǎng)站上具有對(duì)公司的基本情況介紹以及剛創(chuàng)建該網(wǎng)站時(shí)公司產(chǎn)品的介紹。

內(nèi)部監(jiān)督現(xiàn)狀：沒有明確的制度規(guī)定來進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)和內(nèi)部監(jiān)督。59%的員工認(rèn)為沒有內(nèi)部監(jiān)督，41%的員工認(rèn)為有內(nèi)部監(jiān)督，同時(shí)，51%的員工表示對(duì)公司的內(nèi)部監(jiān)督不了解，26%的員工表示了解，15%的員工表示熟悉，僅有8%的員工表示十分熟悉公司的內(nèi)部監(jiān)督制度。

二、青島振宇集團(tuán)內(nèi)部控制存在的問題

通過上述現(xiàn)狀分析，青島振宇集團(tuán)的內(nèi)部控制主要存在以下問題：

1.控制環(huán)境基礎(chǔ)薄弱—組織結(jié)構(gòu)中員工的配備不合理，人力資源制度缺少規(guī)范性，ERP系統(tǒng)未啟用薪資模塊;2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制缺位;3.控制活動(dòng)力度不夠—控制活動(dòng)整體不規(guī)范，ERP系統(tǒng)使用不全面;4.信息交流與溝通途徑狹窄內(nèi)部信息交流與溝通不完善，外部信息溝通渠道不寬泛;5.內(nèi)部監(jiān)督體制缺失的問題。

三、ERP環(huán)境下青島振宇汽車集團(tuán)內(nèi)部控制的對(duì)策建議

重塑公司內(nèi)部控制環(huán)境：1.設(shè)立科學(xué)的治理結(jié)構(gòu)、合理的人員分工。青島振宇汽車集團(tuán)應(yīng)當(dāng)改變機(jī)械式、效率低下的組織結(jié)構(gòu)，建立具有經(jīng)營決策權(quán)的董事會(huì)對(duì)股東會(huì)負(fù)責(zé)，建立一個(gè)由非家族人員和家族人員共同組成的監(jiān)事會(huì)。2.重視人力資源管理，培養(yǎng)具有勝任能力的員工。制定規(guī)范的人力資源制度，對(duì)每一位入職人員做好個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，引進(jìn)高學(xué)歷、適合公司發(fā)展的優(yōu)秀高素質(zhì)人才，對(duì)不同崗位要求員工有相應(yīng)的專業(yè)技能資格證書，培養(yǎng)并激發(fā)員工創(chuàng)新能力。根據(jù)不同崗位、業(yè)績和職責(zé)，對(duì)不同層級(jí)的員工，在業(yè)績考核指標(biāo)體系設(shè)置上，采用不同的考核指標(biāo)方式。要統(tǒng)籌兼顧員工的招聘、業(yè)績考評(píng)、后期培訓(xùn)等方方面面的工作，建立長期有效的激勵(lì)約束體系。3.啟用ERP系統(tǒng)中的薪資模塊。將公司對(duì)各部門員工工資的計(jì)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)編輯成公式錄入ERP系統(tǒng)中，根據(jù)每天對(duì)出勤和績效等的錄入，從而在月末自動(dòng)計(jì)算出應(yīng)計(jì)工資和實(shí)發(fā)工資等，形成一個(gè)清晰明了的工資條，避免財(cái)務(wù)人員私自扣發(fā)工資等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

建立風(fēng)險(xiǎn)控制體制：首先，青島振宇汽車集團(tuán)應(yīng)做好系統(tǒng)軟件及硬件的定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行改正，對(duì)不同的用戶設(shè)定不同大小的權(quán)限，并依此劃分為不同的安全級(jí)別;其次，在處理業(yè)務(wù)期間，嚴(yán)防交易內(nèi)容被無關(guān)人員擅自修改，把修改、簽字、蓋章的權(quán)限進(jìn)行二次加密;最后，對(duì)財(cái)務(wù)部門的職權(quán)進(jìn)行明確規(guī)定，對(duì)某項(xiàng)業(yè)務(wù)的制單人員和審核人員必須對(duì)該項(xiàng)業(yè)務(wù)分開處理，嚴(yán)防一人多崗。

加強(qiáng)控制活動(dòng)管理：1.擴(kuò)大控制活動(dòng)范圍，實(shí)行嵌入式自動(dòng)控制。首先，建立內(nèi)部控制反饋機(jī)制，從而確保經(jīng)授權(quán)后所處理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量;其次，通過信息化平臺(tái)收集有關(guān)本企業(yè)的財(cái)業(yè)數(shù)據(jù)，將控制點(diǎn)設(shè)在工作執(zhí)行的地方并輔助業(yè)務(wù)流程重造的這一方式將和數(shù)據(jù)相關(guān)的內(nèi)部控制與業(yè)務(wù)流程相互嵌入。最后，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)執(zhí)行財(cái)務(wù)信息處理過程，保證不受人為因素干擾，按照已設(shè)定的模型參數(shù)監(jiān)管業(yè)務(wù)活動(dòng)，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)反饋。2.充分利用ERP系統(tǒng)，增強(qiáng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)。明確劃分各個(gè)崗位的職責(zé)，規(guī)定好每個(gè)人每個(gè)崗位在ERP系統(tǒng)中的各自的權(quán)限及密碼，一旦出問題責(zé)任到人;在授權(quán)審批上也可采用ERP系統(tǒng)進(jìn)行處理，避免了假冒他人進(jìn)行審批的可能性;建立專門的信息化管理系統(tǒng)控制報(bào)表輸出與錄入并進(jìn)行記錄。在財(cái)務(wù)人員已經(jīng)確認(rèn)審核通過的業(yè)務(wù)，其他部門不得對(duì)其修改，這樣做能夠相互監(jiān)督、相互控制及相互制約，也能有效防止相勾結(jié)現(xiàn)象的出現(xiàn)。

完善信息交流與溝通：1.進(jìn)一步完善內(nèi)部信息交流與溝通。建立董事長信箱，同時(shí)，引進(jìn)OA辦公軟件，規(guī)范內(nèi)部人員之間的信息交流，將ERP系統(tǒng)和DNS系統(tǒng)之間的信息傳遞通過OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。2.構(gòu)建良好的外部信息溝通渠道。將網(wǎng)站進(jìn)行重新管理，分派計(jì)算機(jī)經(jīng)驗(yàn)豐富的人專門管理公司的網(wǎng)站，及時(shí)準(zhǔn)確的更新企業(yè)有關(guān)產(chǎn)品的宣傳及促銷活動(dòng)，同時(shí)，借助微信公眾號(hào)、微博等新興、便捷的途徑來進(jìn)行宣傳。

健全監(jiān)督管理體制：可以設(shè)立一個(gè)由與本企業(yè)管理人員無利害關(guān)系的員工組成的審計(jì)委員會(huì)，并直接向董事會(huì)匯報(bào)工作，除此之外，通過信息化平臺(tái)，把內(nèi)部審計(jì)、傳統(tǒng)審計(jì)、現(xiàn)代審計(jì)三者相結(jié)合，利用先進(jìn)的信息技術(shù)作為導(dǎo)向，對(duì)公司的各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料啟用智能審計(jì)模塊進(jìn)行智能化分析，管理層便能對(duì)整個(gè)公司的情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與控制。

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