趙云　楊建宇　陳新安

【摘要】在當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展背景下，個(gè)人檔案是國(guó)家、社會(huì)企業(yè)選拔人才極其重要的參考項(xiàng)。高校是社會(huì)人才最大的儲(chǔ)備基地，做好學(xué)生檔案管理的工作具有十分重要且深遠(yuǎn)的意義。大學(xué)生檔案管理的意識(shí)很大程度上可以決定著未來(lái)社會(huì)公民的檔案管理意識(shí)以及個(gè)人素養(yǎng)。文章主要針對(duì)大學(xué)生的檔案管理存在問(wèn)題與解決策略進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;存在問(wèn)題;解決策略

目前，高校學(xué)生檔案的重要性不言而喻，它記錄了學(xué)生從入學(xué)到升學(xué)畢業(yè)這一過(guò)程的學(xué)習(xí)生活、工作經(jīng)驗(yàn)、獎(jiǎng)懲情況等。這一系列的信息將會(huì)直接影響到廣大高校學(xué)生日后的就業(yè)情況，而且將長(zhǎng)期伴隨著個(gè)人職業(yè)生涯的發(fā)展。在當(dāng)下激烈的社會(huì)就業(yè)形勢(shì)下，除了高校需要完善學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度，學(xué)生這一“當(dāng)事人”也應(yīng)該提升個(gè)人檔案管理意識(shí)。

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案意識(shí)薄弱

高校學(xué)生檔案管理意識(shí)薄弱主要體現(xiàn)在學(xué)生對(duì)待在校期間個(gè)人的檔案管理意識(shí)薄弱以及學(xué)校檔案管理理念的淺薄兩個(gè)層面。

學(xué)生檔案管理意識(shí)的淺薄主要表現(xiàn)在大部分的在校學(xué)生對(duì)于自己在校期間其思想政治水平以及知識(shí)理論水平等方面的證明材料缺乏?！叭狈镜臋n案常識(shí)是大學(xué)生檔案意識(shí)薄弱的主要原因。”高校學(xué)生對(duì)于學(xué)生檔案的認(rèn)識(shí)不到位，檔案管理意識(shí)薄弱。雖然許多學(xué)生都知道自己有一份隨著他們升學(xué)到畢業(yè)的檔案，但是自己的檔案里面究竟有些什么，自己的檔案被誰(shuí)保管，保管在哪里，走上工作崗位后它能夠?qū)τ谧约旱娜松壽E產(chǎn)生什么樣的影響，絕大多數(shù)學(xué)生都是一問(wèn)三不知。連最基本的意識(shí)都沒(méi)有，更不要說(shuō)去深究其他問(wèn)題了。另外，關(guān)于學(xué)生的個(gè)人誠(chéng)信檔案以及其他非專業(yè)性的知識(shí)學(xué)習(xí)檔案基本上都是空白狀態(tài)，這些都是當(dāng)代大學(xué)生對(duì)于檔案意識(shí)薄弱的表現(xiàn)。正是由于這些情況的存在，高校學(xué)生個(gè)人檔案管理中存在的問(wèn)題才被逐步放大。

（二）檔案管理理念的淺薄

學(xué)生檔案管理一般由學(xué)生工作部門(mén)或者招生就業(yè)部門(mén)監(jiān)管，缺乏專門(mén)的、系統(tǒng)化的學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)。另外，高校輔導(dǎo)員的重要工作之一就是加強(qiáng)學(xué)生的思想政治教育，在誠(chéng)信教育以及學(xué)生心理、資助扶貧等方面投入大量的精力、時(shí)間，普遍缺乏檔案管理意識(shí)理念，對(duì)于學(xué)生的檔案信息沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真系統(tǒng)的整理，難以利用學(xué)生檔案信息去了解、分析學(xué)生的基本情況，從而達(dá)到因人而異的思想政治教育效果。

另一方面，極個(gè)別學(xué)生認(rèn)為個(gè)人檔案應(yīng)該歸個(gè)人所有，升學(xué)或者畢業(yè)后應(yīng)該歸還本人，由本人保存。

（三）學(xué)生檔案管理的內(nèi)容不夠全面

隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，社會(huì)企業(yè)對(duì)于人才的要求越來(lái)越高，越來(lái)越細(xì)致，從以往的只關(guān)注學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、思想情況等方面轉(zhuǎn)向?yàn)閷?duì)于學(xué)生的個(gè)人誠(chéng)信、綜合素質(zhì)高度重視。但是作為企業(yè)掌握畢業(yè)生情況的重要依據(jù)之一，學(xué)生檔案內(nèi)容信息的不完整，關(guān)于學(xué)生判定方面的材料出現(xiàn)公式化、套話、內(nèi)容空洞，導(dǎo)致這類的學(xué)生信息可參考價(jià)值不高，尤其是對(duì)于學(xué)生的個(gè)人信用、獎(jiǎng)懲情況、能力素養(yǎng)等方面的信息缺乏，無(wú)法真實(shí)全面地反映學(xué)生的在校綜合情況，導(dǎo)致用人單位在招收人才過(guò)程中不斷產(chǎn)生問(wèn)題。

（四）檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)性

高校傳統(tǒng)做法只是簡(jiǎn)單地把學(xué)生學(xué)習(xí)期間的成績(jī)記錄、畢業(yè)生登記表、學(xué)位申請(qǐng)材料等資料進(jìn)行收集、整理，然后以機(jī)要文件的形式郵寄到其工作單位或者相關(guān)檔案管理部門(mén)。高校學(xué)生檔案管理工作的技術(shù)含量不高，對(duì)于檔案管理建設(shè)的認(rèn)識(shí)程度不夠，缺乏專業(yè)性檔案管理人才，導(dǎo)致在學(xué)生檔案管理這一方面的成效收益不高，從而在對(duì)于學(xué)生檔案管理的質(zhì)量上難以取得新進(jìn)展。

（五）檔案管理的滯后性

當(dāng)前，許多高校的檔案信息管理水平仍停留在紙質(zhì)版檔案的管理階段，花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力進(jìn)行學(xué)生檔案的收集與整理，不僅得不到較好的總結(jié)與歸納，甚至?xí)羞z失等問(wèn)題的出現(xiàn)?，F(xiàn)在已經(jīng)是信息大數(shù)據(jù)交流的時(shí)代，落伍的檔案收集整理方法將會(huì)隨著時(shí)間的流逝而退出歷史舞臺(tái)。學(xué)校應(yīng)該利用可利用的資源，用網(wǎng)絡(luò)信息去記錄學(xué)生的檔案，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)等電子信息分析保存學(xué)生檔案材料，不再是笨重的人為操作。運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)將提高工作效率，在今后的畢業(yè)和工作等需要轉(zhuǎn)存和投遞檔案信息的過(guò)程中會(huì)省去大量不必要的麻煩。

二、高校學(xué)生檔案管理的策略

（一）樹(shù)立檔案管理理念，增強(qiáng)個(gè)人檔案管理意識(shí)

學(xué)生檔案資料的完善，不僅為學(xué)生實(shí)現(xiàn)較好的就業(yè)前景提供了條件，而且作為一項(xiàng)重要的證明材料，學(xué)生檔案將會(huì)在學(xué)生走上工作崗位的人事調(diào)動(dòng)、勞動(dòng)保障、社會(huì)保障方面提供服務(wù)。但是大部分學(xué)生對(duì)于自己的檔案內(nèi)容根本不清楚，不知道有哪些資料，不注重自己的檔案內(nèi)容，在就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中自然不會(huì)有任何的參考價(jià)值。

所以我們可以分兩個(gè)階段對(duì)學(xué)生的檔案管理意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)。第一是高校入學(xué)階段，通過(guò)入學(xué)教育，讓學(xué)生明白個(gè)人檔案管理權(quán)屬于國(guó)家所有，任何單位或個(gè)人都不可以對(duì)檔案進(jìn)行隨意查看與處置，從而建立起學(xué)生的檔案管理意識(shí)。第二是學(xué)生升學(xué)或者工作之前的就業(yè)指導(dǎo)階段，通過(guò)參加就業(yè)指導(dǎo)相關(guān)課程的教學(xué)活動(dòng)，讓學(xué)生明白個(gè)人檔案對(duì)于自己的意義，面對(duì)就業(yè)，有針對(duì)性地收集材料，從而不影響個(gè)人職業(yè)生涯的發(fā)展。

（二）明確歸檔內(nèi)容，全面體現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)

高校大學(xué)生個(gè)人檔案是今后構(gòu)成人事檔案的重要基礎(chǔ)。為方便今后的社會(huì)人事管理工作，高校應(yīng)該明確檔案管理的重要性，積極建立檔案管理制度并踏實(shí)做好工作。學(xué)校檔案管理人員同樣應(yīng)該積極探索分析學(xué)生檔案管理工作，按照社會(huì)需求不斷地?cái)U(kuò)充檔案內(nèi)容，保證用人單位能夠全面地了解和掌握學(xué)生在校期間的真實(shí)狀況，更好地為用人企業(yè)和院校人才培養(yǎng)專業(yè)提供有意義的參考依據(jù)。

學(xué)生的檔案內(nèi)容除了原有的基礎(chǔ)性內(nèi)容，還包括大學(xué)生在校期間的個(gè)人信用情況、在校任職崗位的適應(yīng)情況、專業(yè)技術(shù)水平、社會(huì)實(shí)踐參與情況、身體和心理素質(zhì)以及創(chuàng)新能力、專業(yè)特長(zhǎng)、藝術(shù)素養(yǎng)等方面的內(nèi)容，保證了學(xué)生檔案的完整性與真實(shí)性。我們要學(xué)習(xí)黨員檔案管理的方法，搜集學(xué)校教師、同學(xué)對(duì)學(xué)生個(gè)人的意見(jiàn)，從而避免“學(xué)生判定”這一部分出現(xiàn)套話、公式化等內(nèi)容，力求客觀性。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定，從事檔案管理工作的人員必須具有一定的職業(yè)道德與專業(yè)素養(yǎng)，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。對(duì)此，高校應(yīng)該建立一支高素質(zhì)、高度負(fù)責(zé)、業(yè)務(wù)精進(jìn)、道德品質(zhì)優(yōu)良的檔案管理人才隊(duì)伍。素質(zhì)較高、高度負(fù)責(zé)的學(xué)生檔案管理人才是做好高校學(xué)生檔案管理工作的保障。要加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人才的思想政治教育，使其具有強(qiáng)烈的事業(yè)心與責(zé)任心，讓他們明確檔案管理工作的重要性與特殊性。

同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)水平。高校應(yīng)不定期指派人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核與業(yè)務(wù)測(cè)試，并且鼓勵(lì)專業(yè)人士繼續(xù)深造，鼓勵(lì)檔案管理人員參加系列的專業(yè)職稱評(píng)定，以增強(qiáng)人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性與專業(yè)性。

（四）加強(qiáng)檔案管理的安全保障

只有高校檔案的實(shí)體安全和信息安全得到保障，才能進(jìn)一步提高高校檔案管理的質(zhì)量。因此，高校應(yīng)該采取更加安全的保密技術(shù)、設(shè)備和材料，保證材料的完整性，建立健全嚴(yán)格的檔案管理制度，形成多位一體的安全保障體系。另外，高校應(yīng)該制定檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)相關(guān)制度，制訂相關(guān)應(yīng)急預(yù)案，把檔案管理列為學(xué)校重點(diǎn)保護(hù)范圍，確保檔案以及檔案管理人員得到安全保障，從而提高檔案安全保障水平，確保檔案合理利用與安全。

（五）高校校園大數(shù)據(jù)平臺(tái)的構(gòu)建

目前在高校中，大數(shù)據(jù)平臺(tái)的構(gòu)建尤為重要，它具有數(shù)據(jù)收集存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)共享等一系列功能，能夠匯總校園內(nèi)的所有數(shù)據(jù)信息，也是熱門(mén)智慧校園的核心。這一平臺(tái)的構(gòu)建需要以軟硬件系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)設(shè)施為基礎(chǔ)，后期還需要網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)管理以及網(wǎng)站維護(hù)，用來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)深度分析，在此基礎(chǔ)上后期能夠幫助教師和學(xué)生完成數(shù)據(jù)信息的查詢與接收等。并且這些數(shù)據(jù)還能夠幫助高校建立起雙向的監(jiān)督體系和管理體制，實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)的信息良性循環(huán)地發(fā)展。

總之，在當(dāng)今大數(shù)據(jù)盛行的時(shí)代，構(gòu)建一個(gè)平臺(tái)有效管理學(xué)生檔案信息是必然。這一平臺(tái)的構(gòu)建便于高校管理者全面了解學(xué)生的發(fā)展?fàn)顩r，有效調(diào)整管理方式，避開(kāi)不利因素，為高校的發(fā)展以及學(xué)生的成長(zhǎng)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，進(jìn)而體現(xiàn)學(xué)生信息管理與大數(shù)據(jù)處理方式的完美融合，讓生活更加人性化、智能化。

三、結(jié)束語(yǔ)

提高高校學(xué)生檔案管理實(shí)效性，有助于學(xué)生在校期間有針對(duì)性地完善自己，更好地適應(yīng)社會(huì)對(duì)于人才的需求，促進(jìn)學(xué)生更加健康積極向上發(fā)展。同時(shí)這也是高校建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，能夠促進(jìn)教學(xué)改革與檔案管理工作的不斷完善，促進(jìn)高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。最后，實(shí)施學(xué)生檔案管理制度，能夠?yàn)閷W(xué)生的就業(yè)提供強(qiáng)有力的保障，保證學(xué)生將來(lái)的職稱評(píng)定以及繼續(xù)深造等方面的權(quán)益。完善高校學(xué)生檔案管理，能夠反映當(dāng)代大學(xué)生在校生活狀態(tài)，為今后的企業(yè)選招人才提供了客觀可靠的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。.

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