摘 要：順應(yīng)時代發(fā)展，我國高等教育也在發(fā)生著變革，各種新形式的教育模式蓬勃發(fā)展，中外合作辦學(xué)就是其中的一種。但是在發(fā)展過程中，我們也看到了問題——中外合作辦學(xué)學(xué)生的檔案管理。本文通過查閱相關(guān)資料，對交換生檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出存在的問題，探究解決方法，提出建議。

關(guān)鍵詞：中外合作辦學(xué);高校;檔案管理

1 中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理存在的問題

海外交換中外合作辦學(xué)的一個重要組成部分，發(fā)展迅速。但是隨著中外合作辦學(xué)的口碑越來越好，在社會中受關(guān)注的程度不斷加深，國內(nèi)有更多的學(xué)校把目光聚焦于此，海外交換生的數(shù)量激增，檔案也隨著增多。

1.1 管理人員能力欠缺

應(yīng)對教育的革新，從事教育工作的人員也應(yīng)該不斷提高自身的工作能力。作為檔案管理的從業(yè)人員，檔案管理員應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)領(lǐng)域的知識，如：外語能力、計算機(jī)操作能力、檔案管理基礎(chǔ)知識等等。

電子信息蓬勃發(fā)展的今天，國外眾多合作學(xué)校非常重視高校信息化發(fā)展，所以很多交換生的學(xué)習(xí)材料都是以電子文檔等形式傳送到國內(nèi)，同時兼具便利性與安全性。所以要做好與國外院校的銜接，做好交換生海外學(xué)習(xí)資料的交接工作，必須要具備網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、計算機(jī)使用、處理不同類型文件的能力。

另外，中外合作辦學(xué)會產(chǎn)生眾多外文資料，如合作協(xié)議、教學(xué)團(tuán)隊介紹、科研情況介紹、學(xué)生管理等方面。同時，交換生在海外的學(xué)習(xí)材料都是以對方院校所在國家的母語或者英語進(jìn)行制定。但是，我們的工作人員的外語水平遠(yuǎn)不能達(dá)到熟練閱讀外文文件的程度，這就大大降低了我們整理檔案的速度和準(zhǔn)確度。

1.2 管理模式陳舊

中外合作辦學(xué)是新形勢下誕生的全新辦學(xué)模式，其課程設(shè)置有特色、辦學(xué)模式有特色、培養(yǎng)方式有特色，隨之產(chǎn)生的檔案管理也應(yīng)該有特色。但是，目前中外合作辦學(xué)學(xué)生的檔案管理所呈現(xiàn)出的并不是具有自身特色的管理模式，而是照搬國內(nèi)其他院校的檔案管理模式，這其中很多內(nèi)容生拉硬套，不符合自己的實際，可以看出，目前我們還沒有摸索出一條適合中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理發(fā)展的路。

在中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理過程中，無論是收集、整理還是歸檔，高校對于特殊的、有特色的檔案的處理還不夠完備。我們在看到交換生檔案的時候，對于中外合作辦學(xué)的記錄沒有明確的資料進(jìn)行記錄，很難在檔案里找到相關(guān)證明文件。學(xué)生檔案里還依舊是常規(guī)的國內(nèi)高校檔案的內(nèi)容，如高考成績單、獎懲情況、畢業(yè)論文答辯相關(guān)材料、積極分子材料、在校期間表現(xiàn)等等，這其中并沒有關(guān)于中外合作辦學(xué)的記錄，只有國內(nèi)院校學(xué)習(xí)的相關(guān)資料。可以說，中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理并沒有得到重視。另外，學(xué)生在中外合作辦學(xué)期間的相關(guān)材料的收集也不夠全面。

由于中外合作辦學(xué)這一特殊性質(zhì)，交換生的檔案一般會分為國內(nèi)和國外學(xué)習(xí)兩部分，但是現(xiàn)在高校交換生的檔案收集種類少、質(zhì)量差。很多材料沒有及時移交到學(xué)院檔案管理部門，有的材料在海外任課教師手中，有的在海外院校的教務(wù)部門，也有的在學(xué)生自己手里。這些材料沒有經(jīng)過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)管理，難免出現(xiàn)材料不完備的情況，這給交換生的成績認(rèn)定，豐富學(xué)生檔案、教學(xué)檔案集中保存帶來了困難。

《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《歸檔文件整理規(guī)則》分別以“卷”和“件”整理的方法對檔案進(jìn)行歸檔整理，這個方法比較適用于國內(nèi)學(xué)習(xí)的學(xué)生，對于中外合作辦學(xué)學(xué)生的檔案還有一定的不匹配。

1.3 管理手段落后

數(shù)字化電子檔案已經(jīng)成為新時代檔案管理的重要手段，特別是在國外大學(xué)里應(yīng)用更為廣泛。無論是教務(wù)工作還是學(xué)生管理工作，電子檔案是最便捷、最快速的接收和存儲方式。無論是與國際對接還是校內(nèi)檔案管理的應(yīng)用，數(shù)字化電子檔案也應(yīng)被廣泛推廣，但是，我們目前的現(xiàn)狀是檔案管理的手段比較落后、單一，數(shù)字化應(yīng)用的普及程度差。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類形式上存在很大差異，電子檔案的系統(tǒng)模式比較欠缺，電子檔案的應(yīng)用不能良好的普及。同時，如何將電子檔案與數(shù)字化有機(jī)結(jié)合也是數(shù)字化電子檔案發(fā)展過程中面臨的重要問題。

2 改善中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理的建議

前文中提到中外合作辦學(xué)學(xué)生的檔案管理過程中遇到了一些問題，我們結(jié)合新時代、新形勢，在看到問題的同時，也要看到其中廣闊的發(fā)展前景，這要求我們充分了解中外合作辦學(xué)、交換生檔案管理的特點，提出建議，不斷完善中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理工作。

2.1 加大力度，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

信息化、國際化已經(jīng)全面襲來，計算機(jī)、英語早已成為新時代的普遍標(biāo)簽，作為一個從事中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理的從業(yè)人員，想要將此項工作做好、做細(xì)，必須要加大從業(yè)人員的培訓(xùn)力度，聘請專家開展各種形式的計算機(jī)、英語培訓(xùn)，讓從業(yè)人員在理論和實際操作上都能有進(jìn)步、有突破。在抓培訓(xùn)的同時，還要積極引進(jìn)專業(yè)的、高水平的兼具計算機(jī)和英語技能的檔案管理人才，并加強(qiáng)與國內(nèi)外專業(yè)人員的經(jīng)驗交流與學(xué)習(xí)，不斷完善中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理從業(yè)人員的隊伍建設(shè)。

擁有一支專業(yè)、高水平的中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理隊伍是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是中外合作辦學(xué)順利進(jìn)行的保證，所以，加大人才培訓(xùn)力度，培養(yǎng)掌握外語、計算機(jī)等多技能專業(yè)人才勢在必行。

2.2 突出特色，建立中外合作辦學(xué)檔案管理新模式

中外合作辦學(xué)是有新時代特色的辦學(xué)模式，所以我們在中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理上要體現(xiàn)合作辦學(xué)的特色，對能體現(xiàn)特色的材料進(jìn)行更細(xì)致的整理。我們可以采用從上到下，對材料進(jìn)行分類。

合作辦學(xué)初期，高校以及各相關(guān)學(xué)院應(yīng)當(dāng)將相關(guān)籌建文件進(jìn)行歸檔，如：項目審批文件、交換學(xué)習(xí)章程、財團(tuán)主要組成人員、招生簡章、交換協(xié)議書、兼職教授情況、國外主要教授介紹、學(xué)院主要人員證明文件等。在特色教學(xué)方面，我們需要將兼具國內(nèi)培養(yǎng)、國外培養(yǎng)兩部分的培養(yǎng)方案進(jìn)行整理歸檔，同時，特色教學(xué)任務(wù)書、國內(nèi)外特色課程介紹、國內(nèi)外學(xué)習(xí)選用的教材、國內(nèi)外特色教學(xué)方式（講座、論壇、討論課等）資料、導(dǎo)師選聘相關(guān)資料等方面要加強(qiáng)收集和管理工作。交換生檔案主要包括交換生在國內(nèi)學(xué)校期間產(chǎn)生的檔案和國外學(xué)習(xí)期間產(chǎn)生的方案、申請交換學(xué)習(xí)的相關(guān)文件、簽字材料、交換學(xué)校的錄取通知（網(wǎng)絡(luò)、紙質(zhì)）、中外合作辦學(xué)期間的成績單、海外學(xué)期期間圖片或視頻材料等。以上材料，應(yīng)交給相關(guān)教務(wù)部門，做好檔案的歸檔、收集工作，并按照這一分類不斷完善。

2.3 重視信息系統(tǒng)研發(fā)，提高中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理國際化水平

將信息化應(yīng)用于交換生檔案管理上更具便利性，體現(xiàn)在操作、管理等方面。高校應(yīng)結(jié)合海外交換的特色，該立本校交換生數(shù)字化電子檔案管理規(guī)范，建立規(guī)范的操作流程。同時，我們要加大硬件設(shè)施的投入，與學(xué)校信息化部門積極合作，建設(shè)交換生檔案管理系統(tǒng)，學(xué)習(xí)并了解國內(nèi)外先進(jìn)的數(shù)字化電子檔案整理的相關(guān)軟件，積極與國際接軌。信息化是新形勢賦予我們的新要求，為了能更好的適應(yīng)時代的發(fā)展，我們要用好信息化，加強(qiáng)電子檔案的整理，更大程度的發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，讓資源的利用率最大化。

中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理是高校檔案管理的一個特殊組成部分，無論是對于人員的要求還是設(shè)施、設(shè)備的要求都與傳統(tǒng)高校檔案管理存在很大的差異，這就對我們提出了更高的要求。我們要探索出一條有特色的，適合中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理的新路子。不斷深入學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)管理理念，積極參加培訓(xùn)，提高檔案管理人員的水平，加強(qiáng)信息化，讓中外合作辦學(xué)學(xué)生檔案管理更符合新的時代要求。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

董琦（1986-），女，吉林，碩士，延邊大學(xué)，研究方向：管理學(xué)，檔案學(xué)。