摘 要：學(xué)生檔案是學(xué)校在學(xué)生管理活動中形成的，記錄和反映學(xué)生個人經(jīng)歷、品德、才能、學(xué)習和工作表現(xiàn)的、以個人為單位保存以備查考的文字、表格等歷史記錄。本研究以學(xué)生檔案為切入點，探索高校學(xué)生檔案管理弊端，體現(xiàn)為：對學(xué)生檔案不重視、內(nèi)容不全面、整理不規(guī)范、傳遞與服務(wù)不科學(xué)不先進。

關(guān)鍵詞：高校 學(xué)生檔案管理 弊端

一、學(xué)生檔案的概念

學(xué)生檔案是學(xué)校在學(xué)生管理活動中形成的，記錄和反映學(xué)生個人才能、經(jīng)歷、品德、學(xué)習和工作表現(xiàn)，并以學(xué)生個人為單位保存，供查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校學(xué)生檔案是高校學(xué)生管理的重要體現(xiàn)，一份簡單的學(xué)生檔案，不僅能體現(xiàn)高校教育教學(xué)改革與發(fā)展的水平和社會聲譽，還能反映學(xué)生的個人能力，更是單位選拔人才的重要根據(jù)。

二、學(xué)生檔案的重要性

2008年9月1日起實施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定了學(xué)生檔案作為高校檔案管理單獨一類，體現(xiàn)了國家教委和檔案行政部門對學(xué)生檔案的高度重視。學(xué)生檔案大致包括：高中檔案、學(xué)生的入學(xué)登記表、體檢表、成績表、各種獎懲記錄、黨團關(guān)系、學(xué)籍檔案、畢業(yè)生登記表等，能從各個角度折射出學(xué)校的管理水平與學(xué)生的能力。各高校只有切實做好學(xué)生檔案的管理，才能實現(xiàn)系統(tǒng)規(guī)范化管理學(xué)生的目標[1]。

1.從教學(xué)改革與發(fā)展的角度看

學(xué)生檔案既是人才培養(yǎng)工程的核心材料，也是獨顯人才素質(zhì)的重要信息載體。一份獨具特色、內(nèi)容豐富、材料真實、準確無誤的學(xué)生檔案能折射出教育教學(xué)的全過程及其辦學(xué)成效，同時也是學(xué)校教學(xué)質(zhì)量與學(xué)生素質(zhì)的真實寫照。

2.從高校的角度看

如果要說學(xué)生是高校的產(chǎn)品，那么學(xué)生檔案就是高校最好的“產(chǎn)品說明書”，它不僅展示了校風、學(xué)風、辦學(xué)特色以及綜合實力的重要窗口，更是反映學(xué)校嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L與創(chuàng)新的教學(xué)理念，同時還能為高校贏得良好的社會聲譽。

3.從學(xué)生的角度看

學(xué)生檔案是學(xué)生未來人生的起點，畢業(yè)以后只要學(xué)校與社會保障局協(xié)調(diào)，取得報到證后，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)入就業(yè)單位或社會保障機構(gòu)，學(xué)生檔案就轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案。所以學(xué)生檔案是學(xué)生人生道路上永久的“身份證”，具有原始性、唯一性等特點。

4.從社會的角度看

學(xué)生檔案是學(xué)生走入社會的唯一“通行證”，為不同性質(zhì)的用人單位提供考查人才的重要渠道，能節(jié)約成本和時間，并能高效率地選拔合適的人才。

二、高校學(xué)生檔案管理弊端

現(xiàn)就本人多年的人事檔案管理經(jīng)驗從以下四個方面談?wù)劯咝W(xué)生檔案管理弊端。

1.不重視學(xué)生檔案

（1）用人單位不重視。一些用人單位對學(xué)生檔案是否與錄用人學(xué)生同行沒有做出明確規(guī)定，工作了十多年的職工竟然不需要調(diào)檔案。例如：我校庫存學(xué)生檔案上萬冊，部分檔案是十多年前的，按理這些學(xué)生大都已就業(yè)，只因用人單位不重視檔案而導(dǎo)致學(xué)生檔案滯留學(xué)校十多年，甚至幾十年。

（2）學(xué)生本人不重視。近年來，我們檔案館要接待不少因晉升職稱或因升職來校提檔案的一些“老學(xué)生”，以及受訪不少因幾十年不知自己檔案去向的“老學(xué)生”。

2.學(xué)生檔案材料收集沒有統(tǒng)一標準

（1）黨、團關(guān)系沒有明確規(guī)定是否放入學(xué)生檔案材料中。今年一部分用人單位調(diào)檔，強調(diào)學(xué)生的黨員檔案必須與學(xué)生檔案同行，就我校情況來說，學(xué)生檔案材料不包括學(xué)生黨、團關(guān)系，用人單位的要求不僅給學(xué)生帶來麻煩，給檔案館也添了任務(wù)。

（2）學(xué)生檔案內(nèi)容單一。今年我館接待了不少學(xué)生因考上公務(wù)員或找到工作單位后，用人單位來校政審的利用者。學(xué)生檔案材料是用人單位考查人才的重要渠道，檔案內(nèi)容單一，用人單位無法全面了解。

3.學(xué)生檔案的整理不規(guī)范

（1）沒有實行部門立卷。以我校為例，學(xué)生檔案材料的收集和整理、傳遞都是檔案館負責，這樣大大增加檔案館的工作量，更可怕的是出差錯。學(xué)生的檔案材料大都是院里產(chǎn)生的，院里最了解學(xué)生情況，如果學(xué)生檔案能部門立卷后再移交檔案館，不僅內(nèi)容豐富，獨具特色，而且還能提高正確率和工作效率，同時，可節(jié)約成本。單就學(xué)生成績來說，一部分學(xué)生因掛科要補考，這些學(xué)生的名冊檔案館不知道，缺成績單或是成績單不合格，整理人員要經(jīng)過再三的審查甚至要多次電話聯(lián)系院里才能確認。

（2）相關(guān)部門沒有積極配合。學(xué)生檔案材料是由多個部門產(chǎn)生的，就我校而言，體檢表是學(xué)校醫(yī)務(wù)室提供的，成績單、畢業(yè)生登記表、學(xué)生實習手冊等由院里提供，而中學(xué)檔案和報到證又是由學(xué)生本人和招生就業(yè)處提供。如果這些部門不積極配合，檔案館在有限的人力條件下是很難在很短的時間內(nèi)去滿足用人單位的要求。

4.學(xué)生檔案傳遞方面

（1）采用什么樣的傳遞方式?jīng)]用完全統(tǒng)一。一部分用人單位，特別是部分人才中心要求走機要件，2015年4月，人社部聯(lián)合中國郵政集團公司發(fā)布文件，學(xué)生檔案寄送方式由機要通信改為EMS郵政快遞。也會增加了檔案館的工作量[2]。

（2）沒有解決學(xué)生檔案的遠程服務(wù)問題。學(xué)生檔案是民生檔案，民生檔案是信息時代的焦點問題，其檔案信息應(yīng)實現(xiàn)遠程服務(wù)。我校學(xué)生檔案去向大致為本省學(xué)生檔案寄回生源地市教育局，外省的保存學(xué)校檔案館，就我校學(xué)生檔案去向問題學(xué)生可在網(wǎng)站查到，學(xué)生提取檔案只需把身份證、畢業(yè)證以及郵寄地址傳真檔案館或把信息發(fā)郵箱，就可通過EMS傳遞到學(xué)生指定目的地。但如果是用人單位要政審或考查學(xué)生就必須親自來學(xué)校，遠程服務(wù)異地調(diào)檔問題未能解決。

綜上所述，學(xué)生檔案的管理確實存在不少問題，特別是信息化時代，學(xué)生檔案的管理依然停留在紙質(zhì)檔案管理層面上，如果高校對學(xué)生檔案的管理能提高到信息化管理層面上，那上述問題就可迎刃而解了。

參考文獻

[1]李煒.淺談高校學(xué)生檔案管理主要問題與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（10）：19-20.

[2]余子丹.畢業(yè)季學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞問題分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（9）：146.

作者簡介

周劍輝（1975—），女，漢族，湖南婁底人，館員，本科，湖南人文科技學(xué)院檔案館，研究方向：人事檔案管理。