劉家利

摘要：隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，以往被單位忽視的財(cái)務(wù)管理，逐漸成為單位實(shí)現(xiàn)降低成本，提高競(jìng)爭(zhēng)力的重點(diǎn)。另一方面電子信息化的發(fā)展與普及為財(cái)務(wù)管理提供了新的方式，同時(shí)帶來了財(cái)務(wù)行業(yè)改革的需求。在單位管理中，財(cái)務(wù)部門承擔(dān)著管理、監(jiān)督、核算單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要角色，而報(bào)銷是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)中最日常的業(yè)務(wù)。無論單位規(guī)模如何，費(fèi)用報(bào)銷都是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)中占比較重的工作之一，針對(duì)這種大量、重復(fù)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，單位可以通過信息化平臺(tái)將其整合簡(jiǎn)化，減少單位人工成本。基于此，本文從單位的費(fèi)用報(bào)銷著手，探討了在財(cái)務(wù)信息化大背景下，對(duì)財(cái)務(wù)信息化在費(fèi)用報(bào)銷中的運(yùn)用進(jìn)行分析探討。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)信息化;費(fèi)用報(bào)銷;優(yōu)勢(shì);運(yùn)用方式

在財(cái)務(wù)信息化的大背景下，費(fèi)用報(bào)銷作為會(huì)計(jì)信息處理中較為瑣碎重復(fù)的步驟逐漸形成了一塊獨(dú)立的財(cái)務(wù)模塊，費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的建設(shè)極大的加強(qiáng)了單位信息化的發(fā)展，符合財(cái)會(huì)行業(yè)的發(fā)展要求，提高單位財(cái)務(wù)效率。

費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)將單位原始的發(fā)票處理步驟實(shí)現(xiàn)了線上電子處理，降低了費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)的成本，降低人力成本，在使用費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)過程中，單位人員僅需要進(jìn)行網(wǎng)上申請(qǐng)，通過層層線上審批完成報(bào)銷流程，不僅減少了時(shí)間成本，并且規(guī)范了報(bào)銷行為。財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展對(duì)傳統(tǒng)的費(fèi)用報(bào)銷行為設(shè)置固定模板，報(bào)銷人員需要嚴(yán)格按照規(guī)定完成審批流程，而通過系統(tǒng)的自動(dòng)計(jì)算，報(bào)銷金額可以自動(dòng)生成賬單，避免人工錯(cuò)誤，提高財(cái)務(wù)效率[1]。另外，單位管理人員可以通過線上管理報(bào)銷額度，便于單位對(duì)實(shí)際的費(fèi)用消耗進(jìn)行研究分析，使費(fèi)用報(bào)銷透明化，使用準(zhǔn)確透明的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行單位的發(fā)展戰(zhàn)略制定，保證單位的穩(wěn)定發(fā)展。

一、財(cái)務(wù)信息化對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的優(yōu)勢(shì)

（一）提高單位預(yù)算管理能力

在業(yè)務(wù)開展之前單位根據(jù)估計(jì)制定一定的預(yù)算范圍，后續(xù)開展則采用報(bào)銷形式。以往財(cái)務(wù)人員往往使用手工記賬，但傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷審批繁瑣，有時(shí)由于個(gè)人處理業(yè)務(wù)較慢無法督促，往往幾個(gè)月才遞到財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)人員無法實(shí)時(shí)記賬，而財(cái)務(wù)信息化使報(bào)銷流程加快，并且通過電子記賬實(shí)時(shí)生成報(bào)銷賬單，使單位能及時(shí)掌握業(yè)務(wù)費(fèi)用成本支出情況，對(duì)應(yīng)的進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)整，因此財(cái)務(wù)信息化提高了單位對(duì)預(yù)算管理能力。

（二）規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷流程

以往費(fèi)用報(bào)銷是通過紙質(zhì)賬單的遞送審批完成，有可能存在審批人員長(zhǎng)時(shí)間不審批，他人代簽字等多種不規(guī)范的報(bào)銷行為，而信息化費(fèi)用報(bào)銷則避免了以上問題，通過線上審批，審批人員登錄個(gè)人賬號(hào)進(jìn)行簽字審批，規(guī)范了費(fèi)用報(bào)銷流程。

（三）利于數(shù)據(jù)查詢

使用財(cái)務(wù)信息化后，查詢報(bào)銷費(fèi)用不再需要核對(duì)紙質(zhì)賬本、翻查紙質(zhì)報(bào)銷單，查詢時(shí)具有權(quán)限的人員可以登錄賬號(hào)，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中通過搜索人員、時(shí)間、金額等方式進(jìn)行搜索，對(duì)于有異議的報(bào)銷賬單可以隨時(shí)抽調(diào)出來進(jìn)行再次核對(duì)查詢，信息化費(fèi)用報(bào)銷十分利于單位的數(shù)據(jù)查詢。

二、財(cái)務(wù)信息化在費(fèi)用報(bào)銷中注意事項(xiàng)

（一）提高財(cái)務(wù)人員要求

以往的傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷是采用紙質(zhì)賬單，通過層層遞交審批簽字完成報(bào)銷流程，最后再由財(cái)務(wù)人員統(tǒng)一進(jìn)行計(jì)算總結(jié)，再行費(fèi)用發(fā)放，整體流程繁瑣耗時(shí)長(zhǎng)，而電子信息化的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)僅需要填寫電子界面，按固定流程經(jīng)過審批即可。盡管對(duì)于報(bào)銷人員而言費(fèi)用報(bào)銷過程變得簡(jiǎn)潔明了，但對(duì)于財(cái)務(wù)人員則需要從傳統(tǒng)的手工進(jìn)行賬單核對(duì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮雍藢?duì)，要求財(cái)務(wù)人員應(yīng)具有較高的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平，在新的財(cái)務(wù)信息化環(huán)境下提高自身的業(yè)務(wù)水平，例如財(cái)務(wù)人員需要對(duì)電子財(cái)務(wù)賬單進(jìn)行線上審核、歸類業(yè)務(wù)類型，進(jìn)行會(huì)計(jì)處理等都與既往工作方式不同，因此財(cái)務(wù)人員需要具備良好的綜合能力，提高工作效率。另外，雖然軟件設(shè)置由專業(yè)的軟件公司進(jìn)行開發(fā)維護(hù)，但實(shí)際使用中需要財(cái)務(wù)人員在日常工作中不斷總結(jié)軟件系統(tǒng)與實(shí)際處理業(yè)務(wù)的操作性是否順暢，因此財(cái)務(wù)人員需要與軟件單位保持良好的溝通。財(cái)務(wù)信息化要求財(cái)務(wù)人員不能完全依賴系統(tǒng)，時(shí)刻有敏銳的洞察力和思考能力，對(duì)優(yōu)化報(bào)銷系統(tǒng)提出更多更好的觀點(diǎn)。

（二）加強(qiáng)人員培訓(xùn)

盡管財(cái)務(wù)人員需要自身加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)積累，但作為單位而言，應(yīng)盡量提供財(cái)務(wù)信息化的培訓(xùn)平臺(tái)，例如安排系統(tǒng)建設(shè)的軟件人員進(jìn)行專門的系統(tǒng)培訓(xùn)，指導(dǎo)財(cái)務(wù)人員如何使用軟件系統(tǒng)，邀請(qǐng)專業(yè)度強(qiáng)的老師來單位進(jìn)行財(cái)務(wù)系統(tǒng)處理重點(diǎn)的培訓(xùn)講解。通過專業(yè)的培訓(xùn)加強(qiáng)單位財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)[2]。

（三）審批人員要求

費(fèi)用報(bào)銷的信息化與傳統(tǒng)紙質(zhì)審批不同，線上審批往往看不到原始單據(jù)，因此對(duì)于審批人員而言，需要具有較高的業(yè)務(wù)熟練度，面對(duì)數(shù)額較大的報(bào)銷業(yè)務(wù)，應(yīng)充分了解實(shí)際情況，仔細(xì)核對(duì)電子信息，避免單據(jù)錯(cuò)誤給單位帶來不必要的損失，保證審批環(huán)節(jié)的合理性。

三、財(cái)務(wù)信息化在費(fèi)用報(bào)銷中的運(yùn)用方式

費(fèi)用報(bào)銷信息化系統(tǒng)的建設(shè)改變了以往單位繁瑣的報(bào)銷流程，提高了單位財(cái)務(wù)效率，迎合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，減少費(fèi)用成本支出，在運(yùn)用方面應(yīng)從以下幾點(diǎn)開展：

（一）設(shè)定合理的報(bào)銷模塊

單位應(yīng)根據(jù)自身組織框架設(shè)置合理完善的模塊框架，根據(jù)人員的實(shí)際需求，與單位自身的審批制度進(jìn)行結(jié)合優(yōu)化，保證系統(tǒng)具有良好的整體性，提高制度的規(guī)范性，并且可以開發(fā)不同模塊的共享功能，比如：針對(duì)單位不同的使用人員，選擇單位管理及個(gè)人管理，在管理模塊上又可以根據(jù)費(fèi)用的不同，選擇差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、評(píng)審費(fèi)等，對(duì)其進(jìn)行完善，形成一套科學(xué)合理的報(bào)銷系統(tǒng)，為后期的具體運(yùn)用提供良好的基礎(chǔ)[3]。另外對(duì)于報(bào)銷過程中需要處理的對(duì)應(yīng)流程應(yīng)該提前在系統(tǒng)中進(jìn)行規(guī)范性的設(shè)置，從而使報(bào)銷過程能嚴(yán)格按照流程順序進(jìn)行，使報(bào)銷流程符合單位的財(cái)務(wù)規(guī)定并且具有一定的科學(xué)性、規(guī)范性和合理性[4]，比如，部門信息流程、報(bào)銷人員流程、預(yù)算使用信息、賬號(hào)信息等，軟件人員可以提前進(jìn)行設(shè)定，確保流程無誤。

（二）信息化報(bào)銷系統(tǒng)的操作方式

工作人員可以根據(jù)目前單位的實(shí)際需求，在操作流程中可以分為五個(gè)部分設(shè)置：第一部分，報(bào)銷人員不僅需要線上進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷申請(qǐng)，在線下仍需要進(jìn)行相關(guān)紙質(zhì)發(fā)票整理，在整理過程中，報(bào)銷人員需要根據(jù)發(fā)票的性質(zhì)不同，時(shí)間不同進(jìn)行合理的整理歸納，使紙質(zhì)單據(jù)做到有條有序，數(shù)據(jù)清晰，并且在發(fā)票報(bào)銷的紙質(zhì)申請(qǐng)單上使用日志的方式明確每筆費(fèi)用的去向，便于后續(xù)工作的開展[5]。

第二部分，建設(shè)清晰的系統(tǒng)錄入，在實(shí)際費(fèi)用報(bào)銷過程中，工作人員在進(jìn)行系統(tǒng)登錄過程中，根據(jù)單據(jù)的實(shí)際情況選擇正確的報(bào)銷單據(jù)類別，并在表單中逐項(xiàng)錄入報(bào)銷人、費(fèi)用類別、金額等相關(guān)信息，錄入過程系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行自動(dòng)檢測(cè)信息格式是否正確、信息是否完整，資金使用是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。

第三部分，完成高效的網(wǎng)上審批，管理層在權(quán)限范圍內(nèi)會(huì)收到審批提示，登錄系統(tǒng)直接對(duì)單據(jù)進(jìn)行審批。而財(cái)務(wù)人員需要對(duì)照原始單據(jù)進(jìn)行審批，核對(duì)票據(jù)的真實(shí)性以及是否與報(bào)銷單保持一致，避免出現(xiàn)賬單不符。在任意一個(gè)審批流程中，需要修改時(shí)，系統(tǒng)可以及時(shí)的將單據(jù)進(jìn)行退回，返回到報(bào)銷人手中，要求其修改后再進(jìn)行重新的審批。

第四部分，自動(dòng)進(jìn)行賬務(wù)計(jì)算，當(dāng)報(bào)銷流程完成后，系統(tǒng)直接將產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算分離，自動(dòng)生成記賬憑證，降低人力成本。

第五部分，便于付款，報(bào)銷人通過系統(tǒng)直接填寫付款賬號(hào)，出納則根據(jù)賬務(wù)處理情況與結(jié)果進(jìn)行網(wǎng)上銀行集中處理，通過授權(quán)后進(jìn)行支付，完成整個(gè)付款流程。

四、結(jié)論

綜上所述，在當(dāng)前信息化迅猛發(fā)展的時(shí)代大背景下，費(fèi)用報(bào)銷電子化顯著降低了單位的人工成本，可以有效的提升該環(huán)節(jié)的工作效率，節(jié)約工作時(shí)間，并提升工作的準(zhǔn)確性，降低成本的支出，提升財(cái)務(wù)管理效率，實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，促使單位在發(fā)展過程中獲取可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

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