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        高校教學(xué)秘書的工作職責(zé)和必備素養(yǎng)

        2018-12-19 11:20:04孫子淇
        青年與社會 2018年27期
        關(guān)鍵詞:工作職責(zé)教學(xué)秘書高校

        孫子淇

        摘 要:在高校中工作,除了教師要完成日常首要的教學(xué)工作之外,高校行政人員也要完成每天的行政工作。高校的行政工作具有兩個性質(zhì):管理和服務(wù),高校中的每一種行政工作都包含了這兩種因素。教學(xué)秘書作為高校教學(xué)行政崗位的基層人員也是一樣,既要對平時的教學(xué)進行管理,也要為廣大師生提供必需的教學(xué)服務(wù)?;谶@種工作性質(zhì),教學(xué)秘書作為高校行政管理崗位的基層管理者,不僅工作任務(wù)繁重,還要承擔(dān)一部分的責(zé)任。因此,對于教學(xué)秘書而言,一方面要求具有處理問題的能力,另一方面也要求有很好的心理素質(zhì)和個人素養(yǎng)。只有確保擁有這些方面,教學(xué)秘書才能順利完成自己的日常工作,并確保教學(xué)管理工作和日常教學(xué)工作的順利進行。

        關(guān)鍵詞:高校;教學(xué)秘書;工作職責(zé);必備素養(yǎng)

        一、教學(xué)秘書的工作職責(zé)

        (一)日常教學(xué)管理

        教學(xué)秘書是學(xué)校和各個院系溝通的最直接的責(zé)任者,也是每個學(xué)員最直接的教學(xué)管理和教學(xué)組織者。教學(xué)秘書平時不僅要對于教師的日常教學(xué)進行管理,包括安排教師的教學(xué)任務(wù),通知教師準備開學(xué)初、學(xué)期中、學(xué)期末的教學(xué)檢查,日常設(shè)置教師課表并處理調(diào)、停課,安排考試時間和做好考試準備,統(tǒng)計教師課時和科研教研項目,以及教材的征訂等工作;同時也要對于本學(xué)員的學(xué)生進行管理,包括新生注冊,發(fā)放教材和課程表,考試試卷整理歸檔,安排期末考試、補考、重修,按時登錄學(xué)生成績及獲獎資料,審查畢業(yè)生成績,整理并歸檔畢業(yè)生論文及設(shè)計,發(fā)放畢業(yè)證書等。教學(xué)秘書在日常工作中負責(zé)的事物很繁瑣,但是總結(jié)到一起就是要把所有的教學(xué)事務(wù)、考試事務(wù)以及歸檔事務(wù)安排好,把院系里的申報工作和審批工作做好,在處理本部門工作的同時,及時傳達學(xué)校各職能部門下達的各項通知和要求,并通知到部門領(lǐng)導(dǎo)、老師和學(xué)生。

        (二)日常溝通、協(xié)調(diào)職能

        作為學(xué)校和各學(xué)院之間溝通連接的重要橋梁和紐帶,教學(xué)秘書的日常工作具有上行下達、互相協(xié)調(diào)的作用,是維系院系和學(xué)校之間溝通暢通無阻的重要環(huán)節(jié)。學(xué)校的各行政部門,例如教務(wù)處、科研處、人事處等部門,每天都會向各個學(xué)院下達不同內(nèi)容及有不同時效性的通知,這就需要教學(xué)秘書根據(jù)上交時間的緊急程度來分門別類地歸納整理和傳達。同時,教學(xué)秘書需要把學(xué)院準備好的各項材料匯總整理,按照要求簽字或蓋章,及時上交。在本院部中,教學(xué)秘書也起到了日常領(lǐng)導(dǎo)與教師的溝通作用。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)在接受了學(xué)校會議精神后,如果沒有時間整理材料和學(xué)院全體教師集合開會分享,教學(xué)秘書就需要把要傳達的事務(wù)整理成文字傳達給每位教師。

        二、教學(xué)秘書的必備個人素養(yǎng)

        (一)教學(xué)秘書需要有正確和先進的政治理論素養(yǎng)

        作為高校行政管理的基層管理者,教學(xué)秘書不僅要面向教師工作,同時也要為學(xué)生服務(wù),這就要求教學(xué)秘書需要有先進的政治理念和正確的理論素養(yǎng),要時刻明白自己處在言傳身教的位置,注意自身言談舉止,努力把學(xué)生引導(dǎo)到正確的政治方向,樹立榜樣作用。

        (二)教學(xué)秘書需要具有良好的心理素質(zhì)

        教學(xué)秘書工作繁瑣,平時完成自己的日常工作已經(jīng)需要付出充足的精力,再加上需要處理各種教師和學(xué)生的突發(fā)情況,在保證教學(xué)任務(wù)和教學(xué)質(zhì)量順利完成的基礎(chǔ)上,還要安排教師的各種個人意愿,這就需要教學(xué)秘書具有良好的心理素質(zhì)、抗壓素質(zhì)和溝通技巧,需要在日常工作中保持積極樂觀的心態(tài),不把教師或領(lǐng)導(dǎo)的負面情緒帶給自己。在處理突發(fā)情況時,首先考慮保證教學(xué)任務(wù)的順利完成,其次才能想到教師的個人利益。只有在不違背學(xué)校正常的教學(xué)管理規(guī)章制度的前提下,才能再考慮實現(xiàn)教師或?qū)W生的意愿。教學(xué)秘書的重要任務(wù)是保證教學(xué)秩序的正常進行,在面對多方面要求的情況下,只有保證良好的心理素質(zhì)和樂觀積極的工作心態(tài),才能處理好自己的工作任務(wù)。

        (三)教學(xué)秘書需要有專業(yè)的管理能力

        隨著社會信息化程度的不斷推進,高校管理手段也在不斷進步。教學(xué)秘書想要在日常工作中做到事半功倍,首先就要掌握先進的管理技術(shù),擁有專業(yè)的管理能力。

        (四)教學(xué)秘書需要有一定的協(xié)調(diào)能力

        學(xué)院和學(xué)校的事務(wù)繁多,難免有起沖突的時候,這就需要教學(xué)秘書能夠在不影響教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量的前提下,合理分配好人員和時間安排,把學(xué)校下達的任務(wù)安排好,同時也把學(xué)院的人員和時間分配好。

        (五)教學(xué)秘書需要有創(chuàng)新思維和創(chuàng)新意識

        隨著社會不斷發(fā)展,教育觀念和教育手段都不斷在變化,隨之而來的是教學(xué)管理的觀念和方式都有了不同程度的改變。教學(xué)秘書不能只滿足于完成每天的日常工作,同時也要跟上時代的腳步,不斷更新自己的教育理念和管理方式,需要學(xué)習(xí)的要及時學(xué)習(xí),需要改進的就得不斷改進。只有具有先進的教育理念和管理方式,才能在面對學(xué)生的時候不落后、不過時,才能向?qū)W生傳達最新的教育目標和教育觀點;也只有具有先進的思想,具備創(chuàng)新的思維和意識,才能面對教師時一起做到與時俱進,不斷進步,才能結(jié)合學(xué)校不斷前進的現(xiàn)代化的先進的教學(xué)手段和教學(xué)理念,共同探索積極的教學(xué)管理方式和思路,起到最終促進教育教學(xué)質(zhì)量提高的意義。

        三、結(jié)語

        在日常工作中,教學(xué)秘書負責(zé)的事務(wù)太多太繁雜,不能一一列舉,但歸根結(jié)底就是在保證教學(xué)質(zhì)量和正常教學(xué)秩序的前提下,做好學(xué)校和學(xué)院的溝通工作,做好各項文件的上行下達工作,做好面向教師和學(xué)生的溝通工作。為了完成這一系列的工作職責(zé),教學(xué)秘書必須具備以上工作素養(yǎng),才能保證日常工作的順利進行,也是學(xué)校教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量的強力保障。

        參考文獻

        [1] 淺析如何提升高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平[J].司瑩瑩.高教學(xué)刊,2017(17).

        [2] 如何提高高校教學(xué)秘書的教學(xué)管理水平[J].金歡.西部素質(zhì)教育,2017(16).

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