楊興妹

摘 要：現(xiàn)如今，用人單位對人才的質(zhì)量也都有了新的要求，要求人們在知識能力方面有更高的價值，對人才有很大的需要，所以人力資源管理對于企業(yè)來說，是至關(guān)重要的。這說明，在現(xiàn)在這樣的時代知識是很重要的。用人單位如果想要納入優(yōu)秀的員工，人事檔案管理部門起著至關(guān)重要的作用，人事檔案管理的工作與人力資源管理是相輔相成的。所以，用人單位也需要重新進行調(diào)整，跟上社會發(fā)展的腳步，對人力資源管理和人事檔案管理工作也要進行改革與創(chuàng)新，為各類人才提供更好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案管理；現(xiàn)代人力資源管理；要求

1 現(xiàn)代檔案管理的趨勢及要求

在現(xiàn)在這樣一個經(jīng)濟快速發(fā)展的時代，人們對自己對社會也都有了新的要求，企業(yè)同樣也需要變化，需要改革，需要對人力資源管理進行調(diào)整，來符合社會的新趨勢，新要求，人事檔案管理的工作也需要進行改革與創(chuàng)新。所以，必須對企業(yè)的發(fā)展趨勢有所了解，才能對人事檔案管理工作進行全面的改革與創(chuàng)新。新趨勢有：通過職業(yè)化來判斷人力資源管理的水平，公司創(chuàng)建的通過績效來結(jié)算工資的形式等等。有了新趨勢，當(dāng)然也就會有新的要求。

2 人事檔案管理工作、人力資源工作內(nèi)涵

人事檔案管理工作，主要是對用人單位員工以及用人單位其他信息進行管理，并且對每個員工的工作進行記錄，之后其他部門需要資料時人事檔案管理部門可以很快地將其調(diào)出，為用人單位服務(wù)。人事檔案管理當(dāng)中具有很多的內(nèi)容，員工的個人信息也都很全面，像員工的生活情況、家庭狀況、成績、之前的工作履歷等，都會有詳細的記錄。人事檔案管理部門是公司比較重要的一個部門，是公司不可缺少的一部分。[1]

人力資源管理簡稱HR，就是指在社會經(jīng)濟學(xué)以及以人為本思想下，通過人員聘用、考核、培訓(xùn)、薪資等管理方式對企業(yè)內(nèi)外相關(guān)人力資源進行有效管理，適合企業(yè)當(dāng)前發(fā)展需求，并保證企業(yè)發(fā)展目標的實現(xiàn)以及企業(yè)人員發(fā)展的管理的總稱。人力資源管理一般可以劃分為：人力資源未來需求規(guī)劃、企業(yè)人員聘用與考核、人員培訓(xùn)、企業(yè)績效監(jiān)督、員工薪資福利記錄、勞動關(guān)系管理等，充分體現(xiàn)出人力資源管理在企業(yè)中的重要地位。人力資源管理崗位可以劃分為：人力資源助理、專員、主任、主管、經(jīng)理、總監(jiān)，正確運用個人工作能力安排其不同的工作崗位，能夠最大程度上保證人力資源管理工作的順利進行。人力資源管理不僅能夠極大程度上保證企業(yè)對人力資源需求得到滿足，能夠?qū)ζ髽I(yè)當(dāng)前發(fā)展以及未來發(fā)展所需人才進行招聘、培訓(xùn)等，還能夠激勵企業(yè)內(nèi)部人員發(fā)揮其最大工作潛力。

3 企業(yè)人事檔案管理存在問題

3.1 企業(yè)人事檔案管理理念落后

在多數(shù)企業(yè)人事檔案管理中，管理人員多是由其他部門兼職完成，并不具備專業(yè)化人事檔案管理。人事檔案管理能力較弱，缺乏對人事檔案管理工作的記錄、分類、利用等能力，導(dǎo)致工作效率差，甚至以最傳統(tǒng)的手工方式尋找企業(yè)所需資料，這種方式極易導(dǎo)致人事檔案資料紙張破碎、字跡缺失等，嚴重影響人事檔案的安全性。

3.2 缺乏部門之間的合作意識

很多的企業(yè)各部門之間并不是互幫互助，互相學(xué)習(xí)，而是互相猜疑，互推責(zé)任，造成企業(yè)內(nèi)部檔案混亂，沒有真正起到人事檔案管理的作用。比如，人事部如果需要人事檔案管理部門將員工信息找出來，但是人事檔案管理部門并不能快速、完整地將其找出，這就造成了工作上面的混亂。

3.3 企業(yè)對人事檔案管理工作不重視

長此以往，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對人事檔案管理工作沒有充分的認識，并沒有對人事檔案管理工作加以重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者統(tǒng)一認為人事檔案管理工作只是企業(yè)其他部門的附屬性工作，在這種錯誤觀念的影響下，企業(yè)直接忽視人事檔案管理工作，沒有健全的管理機制，導(dǎo)致人才保留率直接降低。

3.4 管理制度不完善

在管理制度上面，也有很多不完善的地方，之前的一些比較傳統(tǒng)的管理制度是需要重新進行規(guī)劃的，作出符合現(xiàn)代企業(yè)管理新要求的調(diào)整，比如人力資源部需要反饋員工近幾年的工作情況表現(xiàn)，如果不能及時完整地收集歸檔每個員工在日常工作中的業(yè)績表現(xiàn)材料，就不能為公司的發(fā)展提供科學(xué)依據(jù)。

4 企業(yè)人事檔案管理如何適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的要求

4.1 實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理

為解決傳統(tǒng)人事檔案資料易損壞、丟失、蟲蛀等問題，應(yīng)改變紙張記錄方式，而引入現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將人事檔案資料存儲于計算機系統(tǒng)，從而保證人事檔案長久使用性以及安全性。提高人事檔案管理人員運用計算機技術(shù)的能力，對其加以培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要以Word、Excel等工作軟件為主，避免人事檔案管理人員因?qū)τ嬎銠C操作失誤，引起的人事檔案資料丟失等一系列不必要麻煩。[2]

4.2 各部門之間建立合作意識

很多的企業(yè)各部門之間并不是團結(jié)地互幫互助，互相學(xué)習(xí)，而是互相猜疑，互推責(zé)任，造成企業(yè)內(nèi)部檔案混亂，沒有真正起到人事檔案管理的作用。所以，各個部門之間要互相溝通，有問題及時探討，合作解決問題。假如人力資源部需要員工信息，那么人事檔案管理部門就應(yīng)擔(dān)負起責(zé)任，主動為人力資源部找信息，并且要有一定的效率。所以，人事檔案管理部門要對工作認真負責(zé)，并且要與人力資源部有很好的溝通與交流，推進合作理念的建立。

4.3 提升人事檔案的準確性

人事檔案管理人員及時對所收集的資料加以鑒定，隨時進行核對，從而加強人事檔案資料的準確性。將人事檔案進行有效分類，如：企業(yè)在職3—5年人員檔案資料分為A類，應(yīng)對A類人員檔案資料加以更新；企業(yè)試用期人員檔案資料分為B類，應(yīng)對B類人員檔案資料加以核實、鑒定；企業(yè)新進1—3個月人員檔案分為C類，及時與C類人員溝通，將檔案資料加以完善。這樣分類化管理人事檔案，能夠更有效地提升整體的實用性。

4.4 完善人事檔案管理體系

人事檔案管理體系也具備很多不完善的地方，要制定出符合現(xiàn)代用人單位管理新要求的體制，規(guī)劃出一個比較全面、內(nèi)容豐富、比較嚴謹?shù)捏w系。之前傳統(tǒng)的人事檔案管理體系發(fā)生改變是時代發(fā)展的必然過程。對于不完善的人事檔案管理體系，要加大力度對其作出規(guī)劃，做出具有創(chuàng)新意識的體系。將人事檔案管理分類系統(tǒng)建立起來，做好人事檔案的分類，分類是要有所依據(jù)的，不能隨意進行分類，內(nèi)容上也要注意細節(jié)，不能忽略有些細小的地方。不同的工作會有不同的內(nèi)容和要求，所以也要將其進行不同的分類。所以，要科學(xué)地對人事檔案管理體系進行完善，作出完整統(tǒng)一的規(guī)劃。[3]

5 結(jié)束語

現(xiàn)如今，企業(yè)對人的質(zhì)量也都有了新的要求，要求人們在知識能力方面有更高的價值，對人才有很大的需要，所以人力資源管理對于公司來說，是至關(guān)重要的。加強人事檔案管理在現(xiàn)在這樣的信息時代是很重要的。檔案管理員要主動提高自身的綜合素質(zhì)，讓自身更加有能力，主動管理好人事檔案，提供服務(wù)，要真正地為公司發(fā)展作出奉獻，端正態(tài)度，實現(xiàn)自我價值。

參考文獻

[1]謝甜甜.企業(yè)人資管理對人事檔案工作的要求及實現(xiàn)分析[J].中國商論，2017（26）：115-116.

[2]王紅娜.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（03）：152-153.

[3]周靜.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用[J].企業(yè)改革與管理，2017（15）：84+90.