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        文書檔案管理信息電子化應(yīng)用

        2018-11-20 10:50:58石礫
        世界家苑 2018年11期
        關(guān)鍵詞:文書檔案存在問題

        石礫

        摘 要:文書檔案是檔案工作的重要組成部分,它記載社會發(fā)展的歷史過程,客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。本文探討了文書檔案管理信息電子化應(yīng)用的優(yōu)點和存在的問題及應(yīng)對方法。

        關(guān)鍵詞:文書檔案;信息電子化應(yīng)用;存在問題

        文書檔案是檔案工作的重要組成部分,它記載社會發(fā)展的歷史過程,客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展,如何提高文書檔案管理水平,及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息,以滿足各方面的需求,適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢,這是文書檔案工作的新課題,從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認(rèn)識.

        一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點

        1.辦公效率大幅提高

        計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中,工作人員過多地依賴于手工操作,要求收集完整、齊全,避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用,字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤,結(jié)果又費時,又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后,使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞,都變得簡單易行。

        2.文件和文字信息得到充分交流與共享

        在原始的手工操作管理中,企事業(yè)單位由于不能做到信息共享,使得大量信息閑置在文件柜中,不僅造成資金和資源的浪費,還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后,檔案管理由案卷級深入到文件級,由單途徑管理發(fā)展為體系管理,由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用,可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián),提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄,從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率,可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理,可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率,可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺,了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

        3.電子文件保存的穩(wěn)定性

        與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì),纖維素在一定的條件下容易受到破壞:如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下,可發(fā)生水解和氧化反應(yīng),在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同,隨著電子技術(shù)日新月異,貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟,我們可以根據(jù)不同的需要,選擇不同的電子載體,如VCD、DVD光碟,小容量的閃存U盤,大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷,易于傳遞,且貯存時間長,受外部環(huán)境影響小,不易損壞,具有很強的穩(wěn)定性。

        4.提高了文件傳遞的速度和安全性

        日常公文辦理過程中,辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生,文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時,文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤,給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便,在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下,直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞,大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

        二、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理存在的問題

        1.電子文件保密性受限制

        電子文件的內(nèi)容不僅易于變化,而且失去了固定的形式使得文件保密性變?nèi)酢k娮游募子谛薷?,而且改動后可以不留任何痕跡,雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改,但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多,從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡,人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出,無法從字跡上分辨其原始性,而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名,也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗,隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善,進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。

        2.對檔案綜合管理人員要求高

        對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理,絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息電子化,首先要有現(xiàn)代化的人,管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平,從目前看,許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案信息電子化了。

        三、幾點應(yīng)對方法

        文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊,就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說,利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對在實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題,筆者提幾點方法。

        1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

        在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間,設(shè)置物理隔離,以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)??梢允紫绕帘嗡械腎P地址,然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機制,無論何種類型防火墻,從總體上看,都應(yīng)具有以下五大基本功能:過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動;對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

        2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

        一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫,不斷改善硬環(huán)境,提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上,檔案人員才能通過對這些設(shè)備(施)的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主,培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制,保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑,要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機制,把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度,要不斷擴大自己的交際面。通過交流,多學(xué)習(xí)兄弟單位和科(室)利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗,運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段,不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

        參考文獻(xiàn)

        [1]徐莉:淺談文書檔案的計算機管理[J].平頂山師專學(xué)報,2001,5;

        [2]裴承志 奧多:辦公自動化與文書檔案管理[J].中國冶金教育,2002,2;

        [3]楊勇 劉晶:關(guān)于文書檔案一體化的若干認(rèn)識[J].大學(xué)圖書情報學(xué)刊,2003,3。

        (作者單位:黑龍江廣播電視大學(xué)明水分校)

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