王小萍

摘要：人事檔案是學歷職務、獎勵處分等重要信息的載體，是將來企事業(yè)單位開展人事工作的重要依據(jù)，也是檔案管理中尤為重要的部分。做好人事檔案管理工作對企事業(yè)單位的管理有很大的幫助，目前我國的人事檔案管理工作越來越完善，但還是存在一些問題需要我們解決。本文主要對當前人事檔案管理工作中存在的問題以及相關解決對策進行了具體分析。

關鍵詞：人事檔案管理 存在問題 解決對策 信息化 電子管理

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）20-0209-02

目前我國人事檔案管理普遍存在檔案收集工作規(guī)范性差，管理人員管理意識薄弱、思想素質較低等問題，這些問題的存在嚴重影響了企事業(yè)單位開展人事管理工作和其他各項工作。由于目前管理人數(shù)的大量增加，做好人事檔案管理工作變得更加重要，相關的檔案工作人員需要對檔案管理工作進行完善，找到問題并采取有效的方法將其解決，從而促進檔案管理工作的順利進行。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

1.存在很多不規(guī)范現(xiàn)象

一般來說，人事檔案保存在人事檔案室，但是現(xiàn)在很多高校檔案室的環(huán)境沒有達到配套“六防”設備的要求，這就很容易讓人事檔案材料受潮，使得材料字跡不清晰，影響檔案材料的閱讀。另外，一些單位為防止檔案材料被蟲蛀，常常在檔案室放置很多的防蟲藥物，再加上檔案室內空氣不流通，使檔案室的空氣質量很不好。

人事檔案材料還存在規(guī)范分類不合理的問題。雖然有的檔案管理人員意識到了人事檔案分類保存的重要性，但在實際工作中卻沒有很好地將這個問題落到實處，這就使得對人事檔案的分類和查閱變得十分不方便。另外，一些新增的或者有變化的信息常常不能得到及時的修正。比如有的教師科研新成果、發(fā)表論文或者獲得表彰時，這些信息往往不能及時寫入檔案，因為檔案整理不會時常進行，這就導致一些信息有可能會被忽略而沒有存檔。

在計算機網(wǎng)絡盛行的新時代，將人事檔案信息存入計算機進行管理已經(jīng)成為一個必然趨勢。紙質檔案存在不易保存的問題，既要注意防潮防蟲，而且一旦破損或弄丟則必須重新收集和整理，給檔案管理工作人員帶來了很大的不便。另外，有些部門調用教師的紙質檔案后不能及時歸還，甚至損壞或者弄丟。在這種情況下，誰來負責等問題沒有具體的說明或是解決方案。因此，想要將人事檔案管理工作做得更好，就要規(guī)范檔案工作，才能提高企事業(yè)單位的檔案管理水平。

2.思想道德素質落后

由于現(xiàn)在大多是用計算機進行檔案信息管理，所以這對管理者的知識掌握程度以及技能方面的要求更高。另外，人事檔案管理人員的素質修養(yǎng)水平普遍不高，思想跟不上時代的發(fā)展，在對檔案進行整理的過程中，不夠重視。很多檔案管理人員認為，對人事檔案的整理和完善只是走個形式而已，并沒有什么實際的用處，所以常會出現(xiàn)個人檔案資料不全或者將檔案亂放的現(xiàn)象，導致不能及時查找到需要的人事檔案信息。對于管理工作不盡心，個人能力不足，檔案管理工作自然不能順利進行。

二、解決人事檔案管理存在問題的對策

1.提高對人事檔案管理的認識

針對檔案管理人員對工作不盡心盡責的問題，我們需要從根本上提高工作人員對人事檔案管理的認識。哲學上說主觀意識決定客觀事物發(fā)展，客觀事物反作用完善主管意識。作為一名檔案管理人員，首先要對人事檔案管理工作有一個主觀認識，人事檔案管理工作將提升和完善機關單位的管理和發(fā)展工作。檔案管理工作是機關單位建設的一項基礎工作，檔案管理人員需要不斷地提升自己的思想意識，認真負責地做好檔案管理工作。而作為檔案管理工作的負責人，更要將對檔案管理工作的指導和監(jiān)督工作落到實處。

2.加強建設人事檔案管理團隊

人事檔案涉及個人的安全信息，所以人事檔案管理工作具有保密性，這就要求人事檔案管理人員有較高的自身素質和管理水平。為了全面提高檔案管理人員的綜合素質以確保檔案管理工作能夠順利進行，對管理人員的確定要經(jīng)過層層嚴格的選拔。

在挑選檔案管理人員的過程中，要選擇做事認真嚴謹，責任心強，能吃苦耐勞的人，這是檔案管理人員需要具備的必要條件。另外，對檔案管理人員進行培訓，提升工資人員的工作能力，讓他們了解和掌握人事檔案管理工作的要求以及最新的管理方法。特別是要熟練計算機的操作，目前大多是利用計算機網(wǎng)絡技術提高對檔案的管理水平。同時檔案管理人員要樹立正確的價值觀，不斷提高自身思想覺悟。

3.實施人事檔案管理的信息化管理

隨著時代的不斷發(fā)展和變化，人事檔案管理工作也需要不斷進步和發(fā)展，才能適應時代的需求。21世紀是網(wǎng)絡信息化的時代，互聯(lián)網(wǎng)技術得到了廣泛的使用，檔案管理的工作也應該適應時代的發(fā)展運用信息化技術。由于人事檔案的信息量不斷增加，為了更好地（下轉第208頁）（上接第209頁）存儲檔案以及方便工作人員對檔案進行管理，高?？梢越㈦娮訖n案信息管理系統(tǒng)。電子檔案的管理相較紙質檔案來說更便于管理。若需要提取檔案，網(wǎng)絡傳輸可以有效地提高信息傳輸效率，從而使工作效率大大提高。同時電子檔案相比于紙質檔案來說更不容易被破壞和丟失，工作人員可以更有效的對檔案資料進行管理和保存，提高了人事檔案的完整性。與此同時，為防止信息泄露，工作人員需要加大對人事檔案的監(jiān)督力度，不斷維護電子檔案管理系統(tǒng)，做好檔案資料的保密工作。工作人員應該具備專業(yè)的計算機能力，在遇到與計算機相關的問題時能及時解決，在提高檔案的存儲效率的前提下，能確保檔案的安全。

4.健全檔案各項管理制度

想要提高人事檔案的管理水平，還需要從實際工作入手，適應時代的發(fā)展去改善人事檔案管理制度。人事檔案管理的第一步就是及時做好檔案的收集和整理工作，在工作時要認真謹慎，要保證收集的資料是完整以及真實的，在整理資料時要有明確的工作細則規(guī)范，以便以后對檔案的調用更為方便快捷。為避免檔案管理人員對工作不上心等問題，還可以制定相關的懲處規(guī)定。

在管理檔案的轉入和轉出時進行登記，以方便將來查詢和使用。如果有相關部門或人員需要借閱檔案，必須提前提出申請并且持有單位的相關證明材料才能借閱檔案資料，而且檔案管理人員還要做好借出記錄。同時在使用完檔案資料以后，要及時歸還檔案，若存在不能及時歸還或將檔案毀壞或弄丟的情況，需要對借走檔案資料的人實施必要的懲罰措施。另外，更不允許私自將檔案信息外借或者復印和拍照，私自將檔案信息泄露是一件非常嚴重的事情，必須對其進行嚴厲的批評和懲罰。最后，在整理檢查檔案的完整性之后應該對檔案資料進行密封處理，借出檔案歸還之后，檔案管理工作人員要再次進行密封，切實做好檔案資料的保密工作，確保檔案資料的安全性。

三、結語

在新時期社會經(jīng)濟水平不斷提高的情況下，人事檔案管理工作存在的一系列問題嚴重阻礙了檔案管理工作的順利開展，對單位工作的整體水平有直接的影響。事業(yè)單位要重視檔案工作中存在的不足，不斷改革和完善檔案管理制度，讓檔案管理工作更加規(guī)范。同時不斷提高檔案管理人員的綜合素質以及專業(yè)知識水平，提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的認識，適應新時代發(fā)展的要求，掌握計算機的相關知識，積極使用現(xiàn)代化的管理方式來管理檔案，提高工作效率，這是提高機關單位管理水平的重要途徑。

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責任編輯：楊國棟