孔愛(ài)蘋(píng)

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行，發(fā)揮檔案在高校發(fā)展中的最大優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效性和共享性，提高檔案的管理水平，對(duì)現(xiàn)有的管理方式進(jìn)行完善。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)滿足不了社會(huì)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為高校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。檔案信息化管理模式以高效、方便、快捷的優(yōu)勢(shì)逐漸取代傳統(tǒng)管理模式，這對(duì)于不同高校之間資源的交流以及融合都有著極為重要的意義；檔案信息化建設(shè)能在很大程度上提高檔案管理水平，使檔案相關(guān)資料的作用最大化。本文主要對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、必要性以及存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出應(yīng)對(duì)之策。

1 檔案信息化建設(shè)對(duì)高校發(fā)展的必要性

隨著高科技的發(fā)展，電子化、信息化、數(shù)字化已經(jīng)遍布各個(gè)領(lǐng)域，檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需要，2000年國(guó)家檔案局在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中提出：“要堅(jiān)持依賴科教振興檔案事業(yè)的方針，加快檔案信息化進(jìn)程”，把檔案信息化建設(shè)作為“十五”期間的一項(xiàng)戰(zhàn)略性任務(wù)明確下來(lái)。高校檔案信息化建設(shè)能夠最大程度的發(fā)揮出高校檔案管理的效率，提高高校檔案資料的利用率。高校檔案由紙質(zhì)版向電子版轉(zhuǎn)化，既利于檔案的保存，也有利于檔案的查詢，提高了檔案的利用效率，也對(duì)檔案的安全性提供了有力的保障。高校檔案信息化的建設(shè)勢(shì)在必行，推進(jìn)檔案的數(shù)字化工作，有利于檔案信息資源的保存，提升高校檔案管理服務(wù)工作極為重要。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，檔案信息化建設(shè)是高校檔案管理的必然趨勢(shì)，只有不斷地探索、更新檔案管理理念，管理方法，只有改變循規(guī)蹈矩，一成不變的管理模式，提升檔案管理員的業(yè)務(wù)水平，才能使高校檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步、高效、有序的進(jìn)行。只有這樣才能跟上飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時(shí)代步伐。

2 高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 高校檔案信息化資源相對(duì)分散

為了適應(yīng)社會(huì)的快速發(fā)展，各高校信息化建設(shè)也在穩(wěn)步推進(jìn)。由于學(xué)校各部門(mén)采用的辦公系統(tǒng)不一樣，各部門(mén)按照自己的要求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，造成系統(tǒng)的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的要求。缺乏統(tǒng)一的管理平臺(tái)，缺乏資源共享的平臺(tái)，導(dǎo)致查詢、檢索利用的難度和成本加大。

2.2 高校對(duì)檔案管理重視程度不夠

各個(gè)高校主要以發(fā)展教學(xué)、科研為主，對(duì)檔案管理的重視程度相對(duì)較低，投入的人力、財(cái)力不足。由于缺乏資金投入，檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)跟不上，檔案設(shè)備相對(duì)落后，沒(méi)有先進(jìn)的數(shù)字化建設(shè)的設(shè)備。檔案館也缺乏專業(yè)的檔案管理人員，財(cái)力和人力是制約高校檔案信息化建設(shè)的最大障礙。這就導(dǎo)致了檔案數(shù)字化管理相對(duì)其他部門(mén)管理工作滯后。

2.3 檔案館缺乏專業(yè)的管理人員

很多高校檔案工作長(zhǎng)期被忽視。檔案管理人員來(lái)自其他單位的兼職或是外聘人員，沒(méi)有專業(yè)的管理知識(shí)；檔案管理人員的文化素質(zhì)參差不齊，檔案管理人員很少甚至沒(méi)有接受過(guò)檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)教育和培訓(xùn)，只是憑借工作經(jīng)驗(yàn)、技能來(lái)完成工作，工作積極性不高；檔案信息化建設(shè)需要能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，懂得檔案管理規(guī)范的專業(yè)性人才；沒(méi)有專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員已經(jīng)不適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。

2.4 缺乏統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

由于高校各個(gè)部門(mén)采用不同的辦公系統(tǒng)，各取所需，再加上學(xué)校對(duì)檔案管理的不重視，所以沒(méi)有制定檔案存儲(chǔ)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范。因此在信息化建設(shè)中缺乏統(tǒng)一的管理平臺(tái)、缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制、缺乏資源共享平臺(tái)。這使得信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相對(duì)滯后，達(dá)不到檔案信息化建設(shè)兼容性的要求。

3 加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的主要措施

3.1 提高高校檔案信息化建設(shè)水平

高校檔案記錄著學(xué)校發(fā)展的歷史，高校檔案在學(xué)校的發(fā)展中起著非常重要的作用。高校檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，信息化建設(shè)的推進(jìn)能夠發(fā)揮出高校檔案管理的優(yōu)勢(shì)和效率。使檔案資料以紙質(zhì)版和電子版兩種方式保存，避免了紙質(zhì)版資料由于時(shí)間和不可抗拒的因素?fù)p毀，還有電子版資料作為備份，電子版資料的保存就可以將損失降到最低。紙質(zhì)資料向電子資料的轉(zhuǎn)化，確保了見(jiàn)證學(xué)校發(fā)展的珍貴圖片和歷史資料得到妥善保存。高校檔案信息化建設(shè)是高校發(fā)展不可分割的一部分，高校必須重視檔案信息化建設(shè)，認(rèn)識(shí)到高校檔案的作用和價(jià)值。使有價(jià)值的檔案資料以網(wǎng)絡(luò)化、信息化的方式存在于學(xué)校的共享平臺(tái)中，發(fā)揮出檔案資料的最大價(jià)值，讓他服務(wù)廣大師生。

3.2 建立高校檔案信息化建設(shè)的安全保障體系

高校檔案信息化建設(shè)安全也是一個(gè)很重要的的工作，如果沒(méi)有有效的安全保障管理體系，涉密文件的安全性得不到保障。首先要制定一個(gè)嚴(yán)格的保密制度，對(duì)相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行保密制度培訓(xùn)，分配權(quán)限，責(zé)任到人。其次是網(wǎng)絡(luò)安全，隨著高科技的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也應(yīng)運(yùn)而生；做好計(jì)算機(jī)病毒查殺，定期檢查網(wǎng)絡(luò)安全，防止黑客和不法分子盜用數(shù)據(jù)；實(shí)行實(shí)名制登錄，專人專管，嚴(yán)格身份認(rèn)證和密碼管理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，確保檔案信息系統(tǒng)的安全。最后保證信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全，對(duì)每一份檔案采用紙質(zhì)版和電子版等方式采用不同的載體進(jìn)行多重保存、異地保存，保證信息數(shù)據(jù)安全。

3.3 加強(qiáng)高校檔案的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高校檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的必要條件，高校相關(guān)管理人員應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況制定一個(gè)檔案資料存儲(chǔ)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，自己開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)檔案專用軟件。各個(gè)職能部門(mén)按照學(xué)校要求對(duì)資料進(jìn)行收集、整理、分類，數(shù)字化加工。檔案的信息化建設(shè)嚴(yán)格按照高校的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，相關(guān)管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)督，使高校檔案信息化建設(shè)更加規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)。

3.4 加強(qiáng)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

高校檔案管理人員業(yè)務(wù)水平存在差異，工作沒(méi)有積極性，缺乏檔案專業(yè)的管理人員。檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，高素質(zhì)的檔案專業(yè)人員。高校應(yīng)該優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，通過(guò)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，提高檔案工作人員對(duì)信息的保密意識(shí)和安全意識(shí)，建設(shè)一支具有較高素質(zhì)的專業(yè)性人才，才能更好地完成檔案信息化建設(shè)。

高校檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的需要，是高校發(fā)展不可分割的一部分。只有重視檔案事業(yè)的發(fā)展，立足眼前，加大投入，培養(yǎng)和引進(jìn)檔案信息化建設(shè)需要的復(fù)合型人才，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)；嚴(yán)格檔案查詢流程和保密制度；強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；加強(qiáng)安全保障體系，使檔案利用價(jià)值最大化，實(shí)現(xiàn)共享。只有做好了檔案信息化建設(shè)，才能做好數(shù)字檔案館建設(shè)，為高校的發(fā)展提供有力的資料支持。

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