張文利

摘 要：伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，我國(guó)圖書檔案管理工作也較傳統(tǒng)有了比較明顯的變化。借助迅猛發(fā)展信息網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)有關(guān)技術(shù)，對(duì)圖書檔案的數(shù)字化體系予以構(gòu)建，可以促進(jìn)資源信息共享、服務(wù)水平的提高。尤其是在新的發(fā)展環(huán)境下，可以說(shuō)做好圖書檔案數(shù)字化管理工作是所有相關(guān)管理人員的重要職責(zé)，而且因?yàn)楫?dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息逐步擴(kuò)大覆蓋范圍，各圖書服務(wù)機(jī)構(gòu)針對(duì)圖書檔案管理相關(guān)人員能力與素質(zhì)也提出了更高要求，旨在確保檔案內(nèi)容更為精準(zhǔn)與真實(shí)，最終以此推動(dòng)社會(huì)文化事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新環(huán)境；圖書檔案；數(shù)字化管理

當(dāng)前信息化、數(shù)字化融入深入到了社會(huì)生活的方方面面，而且人們對(duì)信息時(shí)代下各種服務(wù)的要求也越來(lái)越高，而這樣信息社會(huì)的新環(huán)境下，圖書檔案的管理模式也在日新月異變化著，為此應(yīng)當(dāng)緊密結(jié)合創(chuàng)新的數(shù)字化管理模式從事管理工作，以此提升圖書檔案綜合管理水平與質(zhì)量，確保圖書檔案有效信息資源的安全性，進(jìn)一步為社會(huì)公共文化事業(yè)發(fā)展做好基礎(chǔ)工作，而這也是實(shí)現(xiàn)圖書檔案數(shù)字化管理的直接彰顯。所以，本文接下來(lái)就將著重探討新的發(fā)展環(huán)境下，圖書檔案數(shù)字化管理相關(guān)內(nèi)容，而且聯(lián)系實(shí)際提出一些建設(shè)性的發(fā)展建議，希望可以對(duì)相關(guān)人員與事業(yè)發(fā)展有所貢獻(xiàn)。

1 新環(huán)境下圖書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理準(zhǔn)則

在當(dāng)前國(guó)際經(jīng)濟(jì)發(fā)展與信息化時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)下，圖書檔案工作的規(guī)范化、法制化與制度化是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的前提，而《檔案法》等法規(guī)條令，又是做好圖書檔案管理理當(dāng)遵守的準(zhǔn)則。為此在圖書檔案信息采集、制作、保存、利用等所有環(huán)節(jié)當(dāng)中，都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守相應(yīng)制度與法規(guī)條令。不論檔案館規(guī)模如何，均會(huì)生成信息文件等載體，而且通常是隨機(jī)與漸進(jìn)式產(chǎn)生的，或是沒(méi)有任何規(guī)律可言的，需要經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)積累過(guò)程，數(shù)字化客觀取舍計(jì)算，通過(guò)數(shù)字化管理使原始記錄過(guò)渡到紙質(zhì)及電子的形式，給未來(lái)實(shí)際應(yīng)用奠定可靠保障[1]。而當(dāng)中，整理圖書檔案作為圖書檔案管理的著手點(diǎn)，就更應(yīng)把相關(guān)工作做好。針對(duì)不同形式及性質(zhì)的圖書檔案，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，要一個(gè)蘿卜一個(gè)坑，做好細(xì)節(jié)工作，確保圖書檔案資料信息的安全與規(guī)范。

2 新環(huán)境下圖書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理發(fā)展建議

2.1 做好圖書檔案的一體化管理工作

一體化圖書檔案管理即將傳統(tǒng)管理模式中檔案室獨(dú)立分散圖書檔案信息資料，形成一個(gè)有機(jī)整體，從而達(dá)到統(tǒng)籌管理的效果。該新型管理模式主要內(nèi)容即徹底改變以往圖書檔案管理分散又各自獨(dú)立的情況，而將其統(tǒng)籌為一個(gè)管理更加方便的整體[2]。實(shí)現(xiàn)一體化管理避免了以往慣例工作中因?yàn)闄n案分散獨(dú)立而增大出錯(cuò)幾率，也避免了因程序太過(guò)復(fù)雜，而降低工作效率等情況出現(xiàn)，達(dá)到進(jìn)一步有效控制圖書檔案的目的。實(shí)現(xiàn)一體化管理使得圖書檔案數(shù)字化管理有了更為寬廣的發(fā)展前景，也使管理工作變得更加系統(tǒng)化與有序化[3]。在進(jìn)行一體化管理階段，圖書檔案處理成為所有管理操作中的入手點(diǎn)，這也就說(shuō)明檔案的處理質(zhì)量對(duì)管理圖書檔案所有相關(guān)環(huán)節(jié)都有影響。除此以外，想要真正做到一體化管理就要規(guī)范圖書檔案處理操作，而這是需要在涉及圖書檔案處理時(shí)特別要注意的。所以針對(duì)圖書檔案前期處理時(shí)達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，將超前控制做好，才可以稱之為有效管理操作，將圖書檔案的管理功能充分發(fā)揮出來(lái)。

2.2 借助計(jì)算機(jī)技術(shù)做好管理工作

伴隨先進(jìn)科技日新月異發(fā)展，全球范圍內(nèi)計(jì)算機(jī)大面積推廣，在圖書檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)也已經(jīng)是勢(shì)在必行的了。借助計(jì)算機(jī)操作讓傳統(tǒng)手工操作大步向機(jī)械化邁進(jìn)，也標(biāo)志著圖書檔案存儲(chǔ)形式由以往的紙質(zhì)過(guò)渡到現(xiàn)今電子資源方式[4]。將計(jì)算機(jī)作為載體從事圖書檔案的管理工作具備如下優(yōu)勢(shì)：一是管理時(shí)可實(shí)現(xiàn)按件歸納。這在某方面可以減少圖書檔案管理相關(guān)人員工作壓力，進(jìn)一步讓圖書檔案數(shù)字化管理工作取得更大成效；二是為已歸納圖書檔案修改提供了便利。以往人工操作時(shí)，想要針對(duì)歸類好文件加以修改就要拆卷重新處理，給管理工作人員增加很多負(fù)擔(dān)。但結(jié)合計(jì)算機(jī)處理以后，圖書檔案修改就不再那么困難了。在進(jìn)行修改時(shí)，管理人員在鍵盤上輸入相應(yīng)字符，輕松一按就解決了很多問(wèn)題，達(dá)到了事半功倍的效果。同時(shí)，在使用計(jì)算機(jī)方面，因?yàn)閳D書檔案資料已經(jīng)呈電子版顯示出來(lái)，基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)輔助下，憑借計(jì)算機(jī)檢索功能檢索修改圖書檔案，明顯提升檔案的查準(zhǔn)率，同時(shí)，該優(yōu)勢(shì)也是通過(guò)傳統(tǒng)管理方式達(dá)不到的。

2.3 電子圖書檔案儲(chǔ)存及備份工作

在這個(gè)信息化與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代，信息與經(jīng)濟(jì)并存使信息量日益增大。電子圖書檔案為新時(shí)期高科技產(chǎn)物，其發(fā)展良好與否和可讀性均需依靠計(jì)算機(jī)相關(guān)硬件和軟件實(shí)現(xiàn)，而想要安全高效管理電子版圖書檔案，做好相關(guān)的儲(chǔ)存與備份工作就顯得十分必要與重要了。同時(shí)儲(chǔ)存形式、設(shè)備和格式等內(nèi)容也是至關(guān)重要的[5]。通常在歸納比較重要或需要使用到的的圖書檔案時(shí)均需采取主流儲(chǔ)存模式，針對(duì)不是特別重要或需要使用的圖書檔案則需輔以格式轉(zhuǎn)化功能，把圖書檔案按重要性與使用情況劃分，這樣做也減少了設(shè)備的存儲(chǔ)壓力。此外，對(duì)電子圖書檔案儲(chǔ)存設(shè)備要求其完善性和外展性都比較好，可以達(dá)到對(duì)核心圖書檔案檔案脫機(jī)保管的效果。還有，應(yīng)盡可能選擇多樣化儲(chǔ)存方式。

2.4 做好圖書檔案接收和歸檔工作

圖書檔案管理的有效性很大程度上取決于圖書檔案最初采集、歸納和評(píng)估等操作，圖書檔案的傳統(tǒng)管理模式比較容易做好這些工作，原因是人工操作紙質(zhì)檔案大可以追根溯源，查找到其中痕跡。但是結(jié)合計(jì)算機(jī)管理以后，電子形式圖書檔案因?yàn)槠洳杉w納和評(píng)估等包括了互相重疊流程，形成最后資料信息以后能夠于再次修改后同原檔案形成較大出入，加上其轉(zhuǎn)換為電子形式時(shí)缺少圖書到檔清晰界定，而全部由網(wǎng)絡(luò)上傳和復(fù)制予以實(shí)現(xiàn)，所以，電子模式較難確保其實(shí)效性與原始性。因而，處理電子版本時(shí)要著重注意確認(rèn)圖書檔案的原始性以及信息變更的詳細(xì)記錄[6]。這就需要相關(guān)管理人員在接收?qǐng)D書檔案時(shí)細(xì)致檢驗(yàn)數(shù)據(jù)信息，當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符信息時(shí)就要馬上發(fā)至歸檔人那里，另外管理人員應(yīng)盡量確保信息來(lái)源主要來(lái)自于系統(tǒng)自動(dòng)提取。所以，檔案管理者歸檔管理圖書檔案的時(shí)候，一定要保證資料采集接收均符合電子動(dòng)靜態(tài)信息相應(yīng)要求。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷迅猛發(fā)展，對(duì)圖書檔案的管理工作難度也較以往更大了。所以，圖書檔案相關(guān)管理人員就務(wù)必對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，朝現(xiàn)代化、數(shù)字化發(fā)展方向邁進(jìn)，在具體工作中要積極靈活、發(fā)散思維。推行全方位數(shù)字化管理，這對(duì)圖書檔案管理工作走向更加規(guī)范化、更為標(biāo)準(zhǔn)化是有較高歷史意義與實(shí)踐價(jià)值的，同時(shí)也要力爭(zhēng)全面提高圖書檔案管理水平，充分挖掘圖書檔案管理功能，調(diào)動(dòng)起圖書檔案管理應(yīng)有的價(jià)值，用管理實(shí)際效果為社會(huì)公共文化事業(yè)全面發(fā)展打好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[3]郭峰.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的科技圖書檔案數(shù)字化建設(shè)——以南陽(yáng)科技館為例[J].中國(guó)科技信息，2015（Z3）：142-143.

[4]姚雪.高校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)原則與思路綜述[J].電子技術(shù)與軟件工程，2015 （11）：23.

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