張國(guó)紅

摘 要：在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展的當(dāng)下，為了能夠使實(shí)際的檔案管理工作能夠緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐。相關(guān)人員必須要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行全面的分析和研究，在充分的掌握檔案管理存在的問(wèn)題之后，采取有效的措施和方式全面提升檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案規(guī)范化管理工作；思考

機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中的檔案不僅包括人事檔案和資源檔案，還包括了單位發(fā)展過(guò)程當(dāng)中各個(gè)階段的重要資料，是單位領(lǐng)導(dǎo)層決策和管理過(guò)程當(dāng)中的重要依據(jù)，也是單位全面發(fā)展的科學(xué)導(dǎo)向。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要全面加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，不僅要定期的引進(jìn)具有較高管理水平和管理能力優(yōu)秀人才，還需要對(duì)傳統(tǒng)的管理方式和管理模式進(jìn)行全面的改革創(chuàng)新，結(jié)合社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)構(gòu)建較為完善的檔案電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案管理系統(tǒng)。

一、現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理過(guò)程當(dāng)中存在的問(wèn)題

（一）管理方式陳舊

在實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中，部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍然將管理的重心放在紙質(zhì)文檔上，也沒(méi)有對(duì)管理方式進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新和調(diào)整。而紙質(zhì)文檔在保管的過(guò)程當(dāng)中會(huì)因?yàn)槭艹被蛘咂渌蚨鴮?dǎo)致重要信息缺失，在實(shí)際使用過(guò)程當(dāng)中，可能會(huì)花費(fèi)幾天或者幾個(gè)小時(shí)有時(shí)間才能夠找到所需的檔案。這種管理方式不僅會(huì)極大的降低檔案的利用效率，還會(huì)增加管理人員的工作壓力和工作負(fù)擔(dān)。墨守成規(guī)的使用傳統(tǒng)的管理方式，甚至可能對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展造成一定程度的不良影響。

（二）管理水平較低

部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理只是一般簡(jiǎn)單的后勤工作，并不會(huì)在檔案管理方面花費(fèi)較多的人力和物力，這將會(huì)極大程度的降低檔案管理工作的效率。另外，還有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理工作并不能創(chuàng)造可觀的利益。因此，沒(méi)有及時(shí)的引進(jìn)具有較高管理水平的工作人員，而是選擇一些工作能力較差或者臨近退休的員工來(lái)兼職擔(dān)任檔案管理員。這部分的管理人員并不能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在實(shí)際管理過(guò)程中容易出現(xiàn)相對(duì)較多的問(wèn)題。如，態(tài)度不端正、填寫(xiě)不認(rèn)真、內(nèi)容簡(jiǎn)單、字跡潦草、錯(cuò)誤較多。

（三）管理制度落后

受到傳統(tǒng)管理觀念的影響，大部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理制度都是針對(duì)紙質(zhì)文檔管理而制定的。而在進(jìn)行管理工作的創(chuàng)新和改革之后，相關(guān)人員并沒(méi)有根據(jù)管理情況來(lái)對(duì)管理制度進(jìn)行相應(yīng)的革新。這就使得實(shí)際的管理制度不能夠有效的指導(dǎo)檔案管理工作的開(kāi)展，這將會(huì)使檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量大打折扣。另外，雖然機(jī)關(guān)事業(yè)單位都根據(jù)檔案管理要求設(shè)置了相對(duì)較多的科室來(lái)儲(chǔ)存檔案，但卻沒(méi)有聘請(qǐng)足夠的專職檔案管理人員，而現(xiàn)有的兼職管理人員普遍存在管理能力較差、人數(shù)較少、動(dòng)性相對(duì)較快的情況，但相關(guān)人員卻沒(méi)有對(duì)實(shí)際的培訓(xùn)情況進(jìn)行具體的規(guī)定。

二、全面加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的有效措施

（一）全面的升級(jí)檔案管理方式

機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要安排專業(yè)的管理人員，對(duì)原有的檔案進(jìn)行全面的檢查和更新，同時(shí)還需要對(duì)已檢查過(guò)的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的核算，以確保單位內(nèi)部的相關(guān)檔案都能夠準(zhǔn)確無(wú)誤。另外，管理人員還需要全面的加強(qiáng)全新的信息化管理系統(tǒng)的全面構(gòu)建，在原有的基礎(chǔ)上不斷的引進(jìn)先進(jìn)的管理方式和管理手段，科學(xué)的對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行有效的收集和整理，然后根據(jù)實(shí)際的要求對(duì)其進(jìn)行歸檔和利用。另外，為了全面提升管理系統(tǒng)的安全性，還必須要定期的安排專業(yè)人員對(duì)相關(guān)的設(shè)備和儀器進(jìn)行檢測(cè)，及時(shí)的進(jìn)行病毒檢驗(yàn)并升級(jí)病毒軟件。此外，還可以利用照片、錄像等手段來(lái)進(jìn)行各種檔案信息數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存，也可以利用數(shù)字化掃描的方式最重要的文檔進(jìn)行科學(xué)備份，將其妥善的保存在電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。然后員工通過(guò)驗(yàn)證登錄賬號(hào)和密碼的方式就能夠?yàn)g覽系統(tǒng)當(dāng)中的各種資訊，并能夠根據(jù)自己的需求通過(guò)信息結(jié)束快速高效的獲取相關(guān)的文字、影音、圖像等的重要信息。

（二）提高工作人員的管理能力

機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以從招聘階段入手提高對(duì)專職管理人員的各方面要求，不斷的引入具有較高專業(yè)能力和管理經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人才。在正式入崗就業(yè)之前，必須安排相關(guān)人員實(shí)際的參加崗前培訓(xùn)，只有能夠取得就業(yè)資格的工作人員才能夠直接的參與到檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中。另外，必須要對(duì)現(xiàn)有的專職或者兼職的管理人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)，不僅要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和管理技能的培訓(xùn)，還需要加強(qiáng)職業(yè)精神和管理能力的培養(yǎng)。此外，還可以借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上的遠(yuǎn)程視頻來(lái)進(jìn)行學(xué)術(shù)的交流，或者聘請(qǐng)具有較高管理能力的專家和學(xué)者到本單位進(jìn)行演講。

（三）建立較為健全的管理制度

健全的管理制度是檔案管理工作規(guī)范而有序的開(kāi)展的關(guān)鍵所在，因此，相關(guān)管理人員需要根據(jù)我國(guó)檔案局出臺(tái)的與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)，結(jié)合本地區(qū)和本單位的具體需求，綜合的制定的全新的行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和檔案工作規(guī)定。機(jī)關(guān)事業(yè)單位不僅要在檔案管理過(guò)程當(dāng)中明確對(duì)搜集、整理、分類、錄入、歸檔、儲(chǔ)存等不同環(huán)節(jié)有具體要求，如，建立完善的分類大綱、規(guī)定檔案的歸檔范圍、明確檔案的處理流程、建立健全安全管理制度、出臺(tái)完善的保管利用準(zhǔn)則。還可以充分的結(jié)合信息化檔案管理工作的要求對(duì)管理制度進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，在原有的基礎(chǔ)上增加檔案信息系統(tǒng)管理制度、電子數(shù)據(jù)庫(kù)管理制度，網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等。此外，還需要針對(duì)管理人員建立相應(yīng)的檔案規(guī)范化管理培訓(xùn)制度、檔案管理工作績(jī)效考評(píng)制度、檔案規(guī)范化管理工作獎(jiǎng)懲制度等。

綜上，相關(guān)工作人員不僅要根據(jù)傳統(tǒng)的管理經(jīng)驗(yàn)全面加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，同時(shí)也需要充分的利用新媒體手段來(lái)進(jìn)行全新的規(guī)范化檔案管理工作。首先，可以不斷的引進(jìn)具有較高管理水平和管理效率的全新管理方式和管理理念，然后在充分的利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和電子計(jì)算機(jī)構(gòu)建較為完善的信息化管理系統(tǒng)，全面的對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的所有檔案進(jìn)行精準(zhǔn)化和高效化的管。另外，還必須要利用各種有效途徑和方式全面提高管理人員的綜合管理能力，不斷的加強(qiáng)較為完善的規(guī)范化管理與制度的全面建設(shè)。這樣才能為檔案管理工作的全面開(kāi)展和機(jī)關(guān)事業(yè)單位的全面發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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（作者單位：廣東省深圳市龍華區(qū)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局）