魏鑫

摘 要：隨著社會經(jīng)濟技術的不斷發(fā)展，信息化管理的利用率被大大提升。學校檔案記錄包括老師的工作情況和學生的在校情況，是學校對學生和老師的評判基礎，對學校的長遠發(fā)展具有深遠的意義。本文對信息化管理在體育學校檔案管理中的運用展開簡要的分析，為信息化學校檔案管理提供參考。

關鍵詞：信息化管理；學校檔案管理；應用

體育學校的發(fā)展過程中檔案管理占有重要的角色。學校雖然已經(jīng)逐步重視檔案管理工作，但在管理過程中仍存在一些問題需要完善。信息是一種資源，做好檔案管理工作可以為體育學校提供長期發(fā)展的依據(jù)，保障學校的可持續(xù)發(fā)展，繼而實現(xiàn)檔案資源共享。

一、體育學校檔案管理的特征

體育學校的檔案管理內(nèi)容主要包括競賽、教學、活動、設施、行政這五大部分。隨著時代的變遷，體育學校的檔案管理工作逐漸顯露出如下幾個特征：

連續(xù)性。體育學校的檔案記錄了從建校以來學校的體育重大事件，包含了各時期的活動展開內(nèi)容、實驗報告結果、研究總結等資料。例如，體育人才的培養(yǎng)、體育教學方法的改革和實踐等[1]。

系統(tǒng)性。體育學校的檔案分類一般由管理、教學、競賽、科研、場館設施建設組成，在時代的推進下呈現(xiàn)了多元化狀態(tài)。

價值性。體育學校的檔案中記錄著一些有價值的體育教學研究分析和實驗結果，這些資料是非常有歷史價值且不接再生，所以要依據(jù)資料的價值來決定它的保管時間。

統(tǒng)一性。體育檔案在錄入時需要專人進行完成，統(tǒng)一的工作標準和手法，使檔案資料具有統(tǒng)一性。這些資料大部分是通過文字、圖表來形成的，方便學校及其他人員進行使用分析。

二、體育學校檔案管理存在的問題

（一）學校管理觀念過時，沒有管理意識

現(xiàn)階段個別體育學校還沒有檔案管理意識，沒有重視檔案管理工作，在檔案的搜集管理工作中態(tài)度較懶散，不考慮檔案的完整性，有的體育學校認為只要檔案不丟失、不破損就做到了檔案管理，沒有利用檔案的意識，檔案沒有在體育學校發(fā)展中發(fā)揮重要作用。

（二）檔案管理工作者的素質(zhì)較低

體育學校在分配檔案管理人員時，沒有招聘專業(yè)的檔案管理人員，而是由其他文職部門或臨退休的老師替代，使信息化檔案管理在實際工作中受到了限制。檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，科學化的檔案管理工作無法向下推進，信息化的檔案管理工作被制約。

（三）沒有現(xiàn)代化的檔案管理設備

在現(xiàn)在的體育學校檔案管理中，多采用手寫記錄再整理輸入電腦，在檔案的管理和檔案的檢索仍存在著許多的不足，信息化社會導致檔案管理工作急劇增加，沒有設備的支持，導致體育學校檔案管理工作量大且效率較低。

三、信息化管理在體育學校檔案管理中的運用

（一）提升體育學校領導對檔案的信息化管理的意識

想要體育學校的檔案管理信息化，先要改變學校領導的意識，針對現(xiàn)階段學校自身的檔案管理情況進行總結，提出問題并給出改革方案，加強學校領導對檔案管理工作的重視程度。數(shù)字信息化越來越普及，學校想要向在教學競爭中嶄露頭角，就必須要改變傳統(tǒng)的觀念，將信息化技術引入體育學校檔案管理中，推動體育學校的信息化建設。

在建設檔案管理的過程中，體育學校需要給予檔案管理建立數(shù)據(jù)庫以共享平臺一定的資金支持，引進先進的軟硬件設備，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)據(jù)互通及資源共享，保證體育院校的檔案管理能夠及時傳遞。及時做好軟硬件設備的更新，增加體育學校管理的服務個性化，在進行數(shù)據(jù)挖掘的同時將其智能化處理，挖掘相關資源，在檔案檢索時實現(xiàn)智能化查找系統(tǒng)，這些都是服務個性化的表現(xiàn)。

（二）提高體育學校檔案管理人員的綜合水平

人才是體育學校發(fā)展的根本，檔案管理的信息化同樣需要人才來支撐。在體育學校招聘的時候，需要選拔專業(yè)知識強、素質(zhì)高的專業(yè)人才從事檔案管理工作。在實際的工作開展中，需要不斷完善檔案管理人員的培訓制度，不斷增加檔案管理人員的理論知識培訓和實踐經(jīng)驗，提高管理人員的綜合水平?？梢远ㄆ陂_展學習交流活動，增加體育學校之間的檔案管理人員的有效交流，吸取成功的經(jīng)驗轉化到學校自身的檔案管理工作中，促進教育界整體檔案管理水平的提升。學校作為教育主體，需要發(fā)揮自身優(yōu)勢鼓勵檔案管理人員創(chuàng)新檔案管理方法，建設高素質(zhì)、高水平、高創(chuàng)新的檔案管理全能隊伍[2]。

（三）完善管理制度建設，使體育院校檔案管理工作明細化

將體育學校的檔案管理制度不斷完善，是檔案管理有效展開的前提。結合體育學校自身的發(fā)展情況和國家政策，將檔案管理制度科學化，做好檔案組織管理，建立良性運行機制，落實檔案管理工作的責任制分配，讓檔案管理工作有據(jù)可依，規(guī)范檔案管理人員的操作。

（四）利用云計算建立檔案管理系統(tǒng)

云技術具有大量的空間和可拓展性，通過信息化技術提供給使用者服務。云技術主要包括云計算和云服務兩個部分。運用虛擬自動化技術為計算機創(chuàng)造更多的資源。體育學校可以通過云計算服務來建立自己檔案的管理系統(tǒng)，促進資源共享和資源互通，設立保密文件區(qū)，把重要檔案和需要保密的資料上傳到云計算儲存空間中，實現(xiàn)長久管理檔案，保存體育院校的重要資料。在體育學校平時的檔案管理工作中，盡量采用信息化工作方式。例如，體育學校可以通過網(wǎng)絡來收集整理學生信息、各科室教學留存文檔、教育部下發(fā)的文件等，將其放在檔案管理系統(tǒng)中，方便使用者的查找和使用。還需要完善體育學校的檔案數(shù)據(jù)庫，對學生的體育及其他文化課成績、老師的職稱證書、畢業(yè)證書、榮譽證書、學生的畢業(yè)照，體育活動的精彩瞬間等圖片和文檔原件掃描進行存檔，方便檔案管理人員的統(tǒng)計，為體育院校的后期發(fā)展奠定基礎。

需要注意的是，要加強數(shù)據(jù)的安全管理工作。在檔案管理系統(tǒng)建立時可以在進入系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)等操作處增加身份認證功能，只有數(shù)據(jù)管理員才能夠?qū)崿F(xiàn)刪除、修改、引用、增加的功能。為了防止數(shù)據(jù)被惡意修改，確保數(shù)據(jù)的真實性和權威性，可以在系統(tǒng)中加入自動報警功能，當非正常操作發(fā)生時，通知體育學校的系統(tǒng)管理人員及相關執(zhí)法部門。

四、結論

綜上所述，在現(xiàn)代化社會背景下，一定要積極對待體育學校的檔案管理工作，運用信息化管理技術和創(chuàng)新理念，提高體育學校的檔案管理速度和質(zhì)量，保證體育院校檔案工作的有效進行，提高工作效率，為我國信息化社會的建設貢獻出自己的一份力量。

參考文獻：

[1]吳偉.學校檔案管理信息化建設中的問題和對策探討[J].辦公室業(yè)務，2018（01）：56.

[2]尹英范.信息化技術在學校檔案管理工作中的應用[J].黑龍江史志，2015（10）：76.