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        新型數字化檔案館建設研究

        2018-10-16 10:44:26王媛
        青年時代 2018年22期
        關鍵詞:建設策略信息時代

        王媛

        摘 要:隨著互聯網應用的不斷深入,數字技術逐漸成為計算機網絡的核心,并且使社會模式發(fā)生極大轉變?;诖耍疚木托滦蛿底只瘷n案館建設進行研究,首先就新型數字化檔案館建設的基本概念和理論綜述進行簡要概括,然后就現階段新型數字化檔案館建設存在的信息化程度不夠高、資源共享缺乏效率、檔案安全缺乏保障等問題進行分析,最后提出一些切實可行的建設策略,以此提高建設水平。

        關鍵詞:信息時代;數字化檔案館;建設策略

        數字檔案館就是以現代信息技術為支撐,對各項數字檔案信息資源進行整合加工,從而提高檔案資源管理的效率和質量,同時提高檔案資源的使用效率,為社會公眾提供更加優(yōu)質的服務。數字檔案館的建設不僅是信息時代的產物,也是互聯網技術發(fā)展的必然趨勢,充分應用大數據理念,實現現代化和科技化的檔案館建設,使傳統(tǒng)檔案館的面貌煥然一新,對社會發(fā)展和進步具有關鍵的推動作用。

        一、新型數字化檔案館建設的研究概述

        (一)基本概念

        新型數字化檔案館的基本概念主要有廣義和狹義兩種,就廣義概念而言,主要指的是存儲和利用檔案資源的空間,是檔案信息資源庫的集合;就狹義概念而言,主要指的是由基礎設施和信息環(huán)境構建的個體空間,能夠利用先進的數字技術和信息技術實現檔案資源的高效率管理和利用。數字技術既是計算機網絡的基礎技術,也是核心技術。隨著互聯網在社會生活中的普遍應用,數字技術也得到飛快的發(fā)展,使社會發(fā)展模式發(fā)生極大的轉變。在此背景下,新型數字化檔案館以高效化的采集手段、加工手段和管理手段,構建出科學完善的集成化信息管理系統(tǒng),充分實現檔案信息資源的合理利用,從而使社會公眾對信息服務的需求得到有效滿足。

        (二)理論綜述

        就新型數字化檔案館的屬性而言,其本質上是一個具有集成化的自動化信息管理系統(tǒng),這種系統(tǒng)不僅跨域地理區(qū)域的限制,還能突破時間的限制,目前已經成為我國數字信息基礎工程的重要組成部分。當前數字化檔案館的建設并不僅僅指的是將數字技術、信息技術和網絡技術應用于檔案資源管理的流程中,而是從宏觀的角度實現整個檔案管理資源的系統(tǒng)性開發(fā)和處理,使其成為一種數字化模式,并形成相匹配的法律規(guī)范和管理規(guī)章,因此學術界對新型數字化檔案建設的內容包括多各方面,例如應用系統(tǒng)開發(fā)、軟硬件基礎設施建設、信息化人才隊伍建設、數字資源建設等。

        二、現階段新型數字化檔案館建設現狀及存在的問題

        (一)建設現狀分析

        在新型數字化檔案館的建設過程中,我國傳統(tǒng)的館藏內涵發(fā)生極大的轉變,在紙質檔案的基礎上,還產生諸多光盤、電子文件、縮微載體、多媒體等檔案內容,而技術服務也由傳統(tǒng)的被動服務轉變?yōu)殚_放型和共享型服務。現階段我國數字化檔案館建設主要集中于深圳、杭州、天津、江蘇、青島等城市,在總結國外先進經驗、結合自身發(fā)展情況的基礎上,信息化建設和數字化建設取得較大成就,但是仍然存在一些亟待解決的問題。

        (二)存在的問題分析

        當前我國新型數字化檔案館建設主要存在以下問題:其一,信息化程度不夠高。受到傳統(tǒng)觀念的限制,很多單位對數字化檔案館建設缺乏正確認識,因此在人才投入、資金投入和基礎設施建設方面還不完善,導致數字化檔案館的信息化程度難以提升;其二,資源共享缺乏效率。由于服務理念沒有及時轉變,因此無法利用信息技術實現檔案信息資源的主動服務,導致檔案資源仍然處于被動利用的狀態(tài),使資源共享的效率難以提升;其三,檔案安全缺乏保障。在開放型和共享型的互聯網平臺,檔案信息資源面臨被篡改、竊取和病毒侵入的安全隱患,但是很多管理人員對網絡維護缺乏必要認識,導致檔案資源的安全受到威脅。

        三、新型數字化檔案館建設的必要性及可行性

        (一)必要性

        1.國內層面

        當前通信技術、網絡技術和新媒體技術獲得飛速發(fā)展,而社會也迎來全新的信息化時代。檔案信息資源作為信息管理的重要內容,對國家政治建設、經濟建設和文化建設具有關鍵作用,因此必須切實提高檔案信息資源的管理水平,并且提高各項資源的利用效率。當前我國檔案館的館藏數量不斷上升,但是有限的儲存空間難以滿足檔案管理的需求,落后的管理模式也無法為社會公眾提供優(yōu)質的信息服務,因此必須從數字化檔案館建設的角度出發(fā),對檔案資源管理給予更深層次的探討,從而實現信息時代檔案館的轉型發(fā)展。

        2.國際層面

        國外對數字檔案管的建設研究領先于國內水平,20世紀90年代就誕生數字檔案館這一基本概念,并且對虛擬化的網絡建設方式進行探討。目前在數字檔案館建設中具有優(yōu)勢地位的主要有美國、日本、加拿大、英國、西班牙、挪威等國家,其數字檔案館的建設數量和質量都遠遠超過國內發(fā)展水平。在全球一體化形勢不斷加強的時代背景下,世界各國在政治、經濟和文化領域的交流變得越來越廣泛,而相互之間的競爭也變得日益激烈,因此必須從提高檔案信息資源管理水平的角度出發(fā),在新時代掌握信息優(yōu)勢,從而使我國綜合實力得到不斷增強[1]。

        (二)可行性

        1.檔案管理部門

        傳統(tǒng)檔案館主要對檔案資源進行保存,由于管理理念和管理手段比較落后,因此檔案信息的采集效率較低,也無法使各項資源得高效共享和利用,從而使檔案館的發(fā)展受到極大制約,極不利于知識經濟時代的發(fā)展。黨的十九大對事業(yè)單位、國有企業(yè)的體制改革作出明確指示,檔案管理部門也因此受到極大重視,并且切實加強該部門的信息化建設工作。因此新型數字化檔案館的建設既有技術基礎和理論基礎,同時具備充分的現實依據,這對新型數字化檔案館建設具有重要的推動作用。

        2.社會公眾需求

        隨著社會經濟水平的不斷提升,人們的物質生活得到極大的滿足,因此很多人逐漸對個人發(fā)展提出更高的要求。在互聯網時代,社會競爭逐漸演變?yōu)橹R和人才的競爭,為了使自身獲得競爭優(yōu)勢,充分實現個人價值,社會公眾逐漸對檔案信息資源給予充分的重視,因此對信息資源的渴求量也逐漸上升。在此背景下,傳統(tǒng)檔案館已經無法滿足社會公眾日益上升的信息資源服務需求,因此必須切實轉變傳統(tǒng)的發(fā)展意識,加大數字化檔案館的開發(fā)建設力度,從而使社會公眾的需求得到滿足。

        四、新型數字化檔案館創(chuàng)新建設的有效途徑

        (一)切實提高信息化水平

        要提高新型數字化檔案館的建設水平,必須切實提高信息化水平,為此需要從以下幾方面著手:首先,相關部門應該切實轉變管理意識,以全國布局的戰(zhàn)略發(fā)展為目標,對數字化檔案館實施統(tǒng)一規(guī)劃和管理,以健全的管理制度實現數字化檔案館的有序建設;其次,相關部門應該對新型數字化檔案館給予正確認識,從而提高建設水平和服務水平。例如在規(guī)劃建設過程中,相關部門要正確認識“數字化檔案館”和“檔案館數字化”這二者的區(qū)別,實現個體數字資源庫之前的聯合,以大數據為基本理念實現各項檔案信息資源跨時空、跨領域的管理和應用,使資源共享的效率得到有效提升;第三,相關部門應該加大對信息化人才及基礎設施建設資金的投入,為數字化檔案館建設注入新鮮血液。例如加大對信息化人才的引進和培訓,著重提高管理人員的信息技術應用能力、應用系統(tǒng)開發(fā)能力和檔案資源服務水平,在完善的基礎設施環(huán)境下實現工作方式的創(chuàng)新[2]。

        (二)提高資源共享的效率

        實現高效率、高水平的資源共享是數字化檔案館建設的重要內容,但是在實際建設過程中卻存在諸多制約因素。分析來看,制約資源共享效率提高的主要原因在于相關部門只重視硬件建設和檔案信息資源建設,忽略對軟件的開發(fā)和檔案信息資源的利用,為此必須對在全面調研市場的基礎上,加大對共享軟件的開發(fā)和利用,例如以移動APP的形式建設“掌上數字檔案館”,使人們可以在注冊登錄后對檔案資源進行實時查詢,并且提供在線閱覽、離線下載、資源分享、在線評論、信息反饋等功能,從而提高資源共享的效率和質量。

        (三)制定標準的管理體制

        針對新型數字化檔案管理存在的網絡安全隱患,必須制定標準化的管理制度,從而使用戶的使用安全和檔案資源的儲存安全得到保障。首先,數字化檔案館應該組織成立網絡安全維護小組,并且制定完善的安全管理制度,著重通過技術培訓不斷增強其安全風險意識和業(yè)務能力,以數據傳輸技術、防火墻技術、病毒查殺技術等手段維護數字化檔案館的安全,以此提高數字化檔案館的建設水平;其次,數字化檔案館應該制定系統(tǒng)化的加工管理制度和服務流程,使檔案信息資源的采集、加工、整合和服務形成集成化的流程,從而實現信息資源數字化、信息傳遞網絡化、數據存儲海量化、信息資源共享化和服務模式知識化[3]。

        五、結論

        綜上所述,針對新型數字化檔案館建設的探究是非常必要的。在信息技術飛速發(fā)展的背景下,數字化檔案館建設已經成為時代發(fā)展的必然趨勢,因此必須及時轉變發(fā)展理念,對檔案資源進行高效整合、集約管理,從而實現統(tǒng)籌利用。為此相關建設人員必須樹立成本控制的理念、有效應用互聯網技術、制定標準的管理體制,從而滿足公眾對信息服務的需求。希望本文能夠為研究這一課題的相關人員提供參考。

        參考文獻:

        [1]劉熙橋.高校數字化檔案館建設中存在的問題及改進策略探析[J].中國管理信息化,2017,20(18):163-164.

        [2]華林,石敏,李帥.基于數字檔案館建設理念的西藏藏文檔案文獻遺產數字化資源共建研究[J].西藏大學學報(社會科學版),2017,32(01):128-133.

        [3]何亮坤,惠新宇.從檔案數字化角度破解數字檔案館建設的困境[J].北京檔案,2015(04):19-22.

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