摘要：隨著現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理現(xiàn)有的服務理念和工作模式逐漸難以滿足數(shù)字化、便捷化、多元化的利用需求。對于高職院校來說，榮譽檔案具有非常重要的意義，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，如何引入現(xiàn)代化技術，提升檔案利用的效率效果，充分發(fā)揮榮譽檔案的功用，是高職院校檔案工作者需要認真思考的。

關鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；高職院校；榮譽檔案；現(xiàn)狀；建議

高職院校榮譽檔案是高職院校所獲、所發(fā)的各級各類榮譽獎勵等，既包括頒發(fā)表彰的文件材料，也包括各種獎牌、獎狀、證書、錦旗、獎杯等實物，能夠直觀反映學校工作成果，是高職院校檔案的重要組成部分。目前，高職院校榮譽檔案管理依然存在著各種問題，貫穿于其收集、保存、利用等各個環(huán)節(jié)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的視角下，檔案管理部門應該如何面對、分析和解決這些問題。

一、高職院校榮譽檔案管理現(xiàn)狀分析

在我國高等職業(yè)教育蓬勃發(fā)展的今天，高職院校之間、高職院校與普通高校之間的競爭可謂空前激烈，為提升辦學質(zhì)量、擴大規(guī)模、提升影響力，經(jīng)常會面對各種評估、評建、考核、升級、升格等，需要準備大量真實的、突出的論證報告以及佐證材料，而最有說服力的無疑是學校辦學獲得的各級各類榮譽與成果。因此，榮譽檔案在展示辦學成果方面，具有無可替代的重要作用。

目前，高職院校在榮譽檔案管理方面仍然存在著一些問題，榮譽檔案難以得到完整收集、妥善保存和有效利用。比如，利用者不了解本校榮譽檔案的具體情況，大多憑借記憶中的部分線索或口耳相傳的信息來進行查詢，導致事倍功半甚至無功而返；大量的榮譽檔案的實體物件得不到妥善保管安置，隨著年月掩埋于塵土或者失去了原來的模樣……總的來說，高職院校榮譽檔案管理的問題主要表現(xiàn)在：

（一）制度規(guī)則不健全

根據(jù)教育部發(fā)布的《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》等標準，學生、教學方面的獲獎檔案已列入教學大類的綜合子類（JX11），并未對學校層面其他榮譽檔案的管理作出明確規(guī)定。高職院校檔案管理部門對于榮譽檔案的管理仍不夠規(guī)范，尚未對收集范圍、保管期限、責任單位、保管標準、檔號編制等作出規(guī)定，造成榮譽檔案難以充分地收集、統(tǒng)計、保存和利用。

（二）責任部門不清晰

學校辦公室作為高職院校的重要窗口和樞紐部門，接收榮譽檔案的渠道寬、頻次高、信息大。在利用方面，辦公室也是高職院校各種檢查、評估、考核等工作的重要陣地或參與部門，自身也需要大量的榮譽檔案材料為相應匯報材料列作佐證。辦公室雖有榮譽檔案的接收之利和利用之需，但若不具備相應檔案意識和專業(yè)技能，容易造成榮譽檔案信息和實物積壓，導致榮譽檔案難以規(guī)范管理和有效利用。

而高職院校的檔案管理部門與其他部門的聯(lián)系相對松散，接收榮譽檔案的渠道單一、范圍受限，往往只是被動接收或者保管榮譽檔案材料，欠缺開發(fā)榮譽檔案的動力。

（三）實物保管不規(guī)范

榮譽檔案種類繁多，除了文件表彰，還有獎牌、獎杯、獎狀、證書、錦旗等，需要建有專門的榮譽室或陳列室來容納以上種種，而且各種載體的榮譽檔案統(tǒng)一管理的難度極大，不僅編目分類困難，紙張、木料、金屬、織物等不同材質(zhì)的存放條件也各不相同，絕大多數(shù)高職院校不具備建立多個庫房分別保管的條件。

（四）利用方式單一

高職院校榮譽檔案僅集中應用于學校的各種評建工作、成果統(tǒng)計與工作匯報、建設榮譽陳列室、招生宣傳等官方層面，而廣大師生卻知之甚少、用之更少，導致個人的歸屬感和成就感不足，不利于校園文化的沉淀和發(fā)展。

以上問題的根源在于檔案意識不深刻、管理技術不先進、服務方式不主動。因此，高職院校檔案管理部門必須順勢而為，及時引入現(xiàn)代化的理念和技術，結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案需求特點來改進高榮譽檔案管理。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的高職院校榮譽檔案利用需求分析

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案利用的特點突出體現(xiàn)為隨機性和便捷性，利用者希望通過手機、電腦，隨時隨地獲取檔案信息資源，滿足其個性化、多元化的檔案需求。對于高職院校來說，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代榮譽檔案的利用需求主要包括兩個層面：

（一）單位層面

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，大多數(shù)高職院校實現(xiàn)了辦公自動化，對于榮譽檔案的需求亦逐漸由過去的到檔案館（室）復制，轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^辦公系統(tǒng)、QQ、微信等渠道來進行查詢利用。同時，不少高職院校開設了官方微博微信，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”的方式來開展宣傳教育與展覽展示，發(fā)布有關校園文化宣傳或愛國主義教育的圖片、音（視）頻等訊息，便會產(chǎn)生對榮譽檔案的需求。

（二）個人層面

榮譽檔案信息資源是廣大師生的個人信息寶庫，教職工的職稱評定、職務晉升、優(yōu)秀評選等需要提供相應的榮譽信息，學生榮譽檔案在豐富其履歷與就業(yè)推薦方面也具有非常重要的憑證作用。在校師生可以很方便的到檔案館（室）進行查詢利用，但學生尤其是應屆、往屆畢業(yè)生，大都忙于實習或就業(yè)，多數(shù)時間在校外和外地，在單位需要提供相應的個人榮譽檔案時，學生希望通過手機就能進行異地查詢和遠程利用，免除奔波之累并在就職中占得先機。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代改進高職院校榮譽檔案管理的建議

由于各個學校在檔案管理工作方面的政策制度、場地設施、人員結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能等存在差異，很難找出放之四海而皆準的標準。根據(jù)有關規(guī)定，結(jié)合工作經(jīng)驗提出以下建議：

（一）分類篩選收集

不一定將榮譽實物盡數(shù)收集起來，而是著重收集榮譽信息，盡可能覆蓋單位、部門、個人各個層面，建立和完善激勵與考評機制，促使各部門養(yǎng)成自覺習慣來對待榮譽檔案信息報送。在收集榮譽信息的同時，盡可能地采集對應的照片作為佐證，也便于提供利用。

（二）結(jié)合實際進行編目

由于是有選擇性地收集榮譽實物，也免除了存放困難之虞，建議采用各種榮譽信息統(tǒng)一編目、按時間先后排列的方式，合理使用excel的查詢與篩選功能，結(jié)合實際情況建立榮譽檔案目錄（如下表），便能較為便捷地對榮譽檔案進行管理、統(tǒng)計和提供利用。

（三）配備保管設施設備

有條件的高職院校可以建立專門的榮譽室或陳列室，定制榮譽檔案柜，并配以文字記載與說明，制定妥當?shù)谋９芎烷_放制度，配備相應的設施設備來集中保管榮譽實物。對于條件不具備的高職院校，建議只保管一些具有代表性的、級別較高的榮譽檔案，某些常規(guī)性的、非官方的就不入庫保管，但仍需做好登記編目。

（四）以數(shù)字化轉(zhuǎn)換便于利用

在做好榮譽檔案的收集、整理和保管之后，檔案管理部門就要著手開展榮譽檔案的數(shù)字化工作，有選擇、有計劃地將榮譽檔案轉(zhuǎn)化為便于傳輸?shù)男问?，通過翻拍、掃描等方式將榮譽檔案轉(zhuǎn)化為電子照片、圖片、文本等載體，并根據(jù)責任部門、榮譽來源進行分別儲存，以便調(diào)用。

（五）主動提供利用，發(fā)揮資源優(yōu)勢

由于榮譽檔案與其他文書、學籍等類別的檔案相較，基本上不存在保密、隱私等方面問題或障礙，在利用方面具有先天優(yōu)勢。檔案管理部門和工作人員要深入挖掘、實地調(diào)研和主動服務，尤其在當前“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，大力借助各種數(shù)字媒體平臺，結(jié)合具體情況以及需求有針對性地提供榮譽檔案利用服務。

1.發(fā)布榮譽信息

利用校園網(wǎng)、OA系統(tǒng)、公告欄、微信、會議、活動等多種渠道和手段，定期公布榮譽檔案統(tǒng)計相關信息，以便師生和部門使用，也有助于查漏補缺、反饋信息。同時，榮譽檔案為開辦各種展覽提供了豐富和生動的素材，檔案管理部門要結(jié)合形勢與需求，開展線上線下的展覽展示活動，開發(fā)檔案各種文化產(chǎn)品，提升影響力和吸引力。

2. 提供成果佐證材料

榮譽檔案是體現(xiàn)高職院校在辦學質(zhì)量、教研水平、學生素質(zhì)、社會服務等各個方面最真實、最權(quán)威的成果展示材料。檔案管理部門必須實事求是、與時俱進，了解學校發(fā)展動向，深入調(diào)研檔案需求，主動對接有關評建工作組或項目組，及時提供真實可靠的榮譽信息及相應數(shù)據(jù)資料。

（六）確保檔案信息安全

高職院校的檔案管理部門、宣傳部門與網(wǎng)絡監(jiān)管部門等部門要共同參與到榮譽檔案利用的監(jiān)督與管理中，嚴密確保檔案信息安全，切實維護檔案權(quán)威，既要保證榮譽檔案原件的完好，又要杜絕數(shù)據(jù)使用中發(fā)生中毒丟失或故意篡改的行為。

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作者簡介：姜波（1982—），男，四川瀘州人，管理學碩士，館員，四川省檔案工作先進個人。