吳錫
【摘 要】這篇文章講述了關(guān)于檔案管理的一些知識,并且在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時(shí)期指出此類工作存在的特性和當(dāng)前怎樣對于高等院校的此類管控方式改變。
【關(guān)鍵詞】高校;檔案管理;模式;轉(zhuǎn)變
中圖分類號:F270 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號:11007-0125(2018)18-0247-01
由于我國數(shù)字化進(jìn)一步發(fā)展,對于云計(jì)算、云存儲這些新型的服務(wù)產(chǎn)業(yè)進(jìn)步直接導(dǎo)致大數(shù)據(jù)時(shí)代信息的飛速增長,各個(gè)高等院校的檔案室的信息存儲量也有了進(jìn)一步增長。對于如此繁雜的又具有不同結(jié)構(gòu)的文字信息,與此同時(shí),還要深入滿足當(dāng)前人類對于接受的信息的多樣化、個(gè)性化的特征要求,過去的信息管理方式很明顯已經(jīng)不再能符合時(shí)代發(fā)展的腳步。在信息集中發(fā)展的今天,對于原始的產(chǎn)業(yè)變革所提出的要求也越來越高,原始的管理方式改變非常有必要。特別是在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天,信息時(shí)代迅速發(fā)展和其它的訊息傳播手段來說,更加適合時(shí)代發(fā)展需要,將數(shù)字信息轉(zhuǎn)化為自己知識,即將發(fā)展成為當(dāng)今時(shí)代發(fā)展必然走向,同時(shí),信息集成化管理也將在信息存儲的歷程中發(fā)揮越來越重要作用。數(shù)字化背景下,高等院校的信息管理方式如果不能進(jìn)行有效變革,那么高等院校的信息管控工作就會徹底失去其意義,檔案館制度也會在其發(fā)展過程中受到極大沖擊。
一、檔案管理的內(nèi)容和性質(zhì)
(一)檔案管理的內(nèi)容
檔案是在國家發(fā)展過程中的相關(guān)組織機(jī)構(gòu)、社會上的組織與個(gè)人在日常的發(fā)展過程中創(chuàng)造的一種將文字、圖片、音頻或者其它內(nèi)容進(jìn)行的最簡單記錄方法。它主要分為科學(xué)技術(shù)、文化、藝術(shù)和平時(shí)的教育筆記等。
(二)檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)
檔案管理是在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行的信息收集與整理,并且將這些信息應(yīng)用到日常學(xué)習(xí)與工作中。它最根本任務(wù)是對于一些重要的文件信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理,便于在社會發(fā)展過程中能夠及時(shí)使用這些信息。作為單一管理相關(guān)檔案的組織機(jī)構(gòu)來說,它相對獨(dú)立,是我國的科學(xué)文化事業(yè)的重要的一部分,對于特定組織來說,檔案管理是各個(gè)組織中的重要的組成部分,例如會計(jì)檔案管理就是日常的財(cái)務(wù)管理工作中的重要組成部分,而干部檔案管理是干部管理任務(wù)組成,科技檔案管理又是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理與科研管理的一部分。
二、檔案管理的地位和作用
檔案管理是我國進(jìn)行發(fā)展的過程中必不可少的一個(gè)重要因素。檔案管理工作與國家的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展息息相關(guān),同時(shí),國家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展也在一定程度上受到檔案管理工作制約與影響。根據(jù)檔案管理和國家企事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r來看,檔案管理是一種服務(wù)性的工作項(xiàng)目,為促進(jìn)其發(fā)展,就必須為其創(chuàng)造其相關(guān)發(fā)展條件。在特定的環(huán)境下,檔案管理工作也會在事物的發(fā)展過程中起決定性作用。
三、知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)
知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展與農(nóng)業(yè)和工業(yè)相比來說,在下面幾個(gè)角度是有著很明顯區(qū)別的:第一,農(nóng)業(yè)的發(fā)展中土地是最重要的因素,工業(yè)發(fā)展中最重要的因素則是資金,知識發(fā)展過程中最重要的是人才,人才的進(jìn)步是全社會發(fā)展的不竭動力,屬于決定性力量。第二,三者對于競爭的方向完全不同。在農(nóng)特經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中,所關(guān)注的重點(diǎn)是土地;在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中,所關(guān)注的重點(diǎn)則是社會中可挖掘的資源條件和工作人員上的優(yōu)勢;而在知識發(fā)展的過程中,關(guān)注的重點(diǎn)則是人才,訊息與知識,只有在發(fā)展中掌握了這三者,才能在激烈社會競爭中取得勝利。第三,三者資金投入的方向不同。在農(nóng)業(yè)上,側(cè)重于對土地投入;在工業(yè)上,側(cè)重于機(jī)器、設(shè)備、生產(chǎn)線這些可以看見的因素,會側(cè)重于追求經(jīng)濟(jì)上的利益;而在知識上,更加注重于長久發(fā)展,側(cè)重于科技方面的發(fā)展與人才的長久培養(yǎng)。第四,是資源形態(tài)有所差別,在農(nóng)業(yè)和工業(yè)的發(fā)展過程中,其使用的是資源,而資源卻不是取之不盡,在復(fù)雜發(fā)展過程中,一定要堅(jiān)持人與自然的和諧發(fā)展;然而,知識發(fā)展過程中,發(fā)展的是知識、技術(shù)等,永遠(yuǎn)不會枯竭,更不會受到時(shí)間和地點(diǎn)制約。
四、實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的三大轉(zhuǎn)變
(一)由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變
在過去的檔案管理工作中,更加關(guān)注于用戶層面的體驗(yàn)效果,然而對于管理方面的工作人員有所忽視。在當(dāng)前知識經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的過程中,管理層面的工作人員是集合信息、保存信息的主體,也是對于檔案管理信息系統(tǒng)正常運(yùn)作的維持者,也是用戶與訊息之間進(jìn)行有效溝通利用的中間人。由此可以知道,檔案管理者在檔案存儲與利用方面發(fā)揮著重要作用。所以,一定要堅(jiān)持用戶與檔案管理人員相結(jié)合的制度,才能更好的促進(jìn)檔案信息管理與傳播。只有真正發(fā)揮檔案管理人員在工作中的主觀能動性,才能在未來的信息發(fā)展過程中取得優(yōu)勢。
(二)由以硬性管理為主向以軟性管理為主轉(zhuǎn)變
我們一定要對于檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理,將過去的經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楫?dāng)前時(shí)代的知識管理;將硬性管理轉(zhuǎn)變?yōu)檐浶怨芾?,使檔案信息與當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展條件相適應(yīng),同時(shí)滿足廣大用戶對于信息需求。很明顯,軟性管理能讓檔案信息隨著時(shí)代發(fā)展而發(fā)展,在新時(shí)代也能有更加旺盛生命力。
(三)由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變
近幾年,國家陸續(xù)確立了局域性的檔案管理制度,使不同的區(qū)域在一定程度上實(shí)現(xiàn)信息共享。并且以其為基礎(chǔ),將這種信息管理擴(kuò)大化,實(shí)現(xiàn)全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理。首先,將同種工作性質(zhì)的行業(yè)之間建立聯(lián)系,信息共享;其次,不同性質(zhì)的行業(yè)也將所有信息相互連接,在全國范圍內(nèi)做到信息聯(lián)機(jī)服務(wù)。