吳錫

【摘 要】這篇文章講述了關(guān)于檔案管理的一些知識，并且在當前的經(jīng)濟飛速發(fā)展的時期指出此類工作存在的特性和當前怎樣對于高等院校的此類管控方式改變。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；模式；轉(zhuǎn)變

中圖分類號：F270 文獻標志碼：A 文章編號：11007-0125（2018）18-0247-01

由于我國數(shù)字化進一步發(fā)展，對于云計算、云存儲這些新型的服務(wù)產(chǎn)業(yè)進步直接導(dǎo)致大數(shù)據(jù)時代信息的飛速增長，各個高等院校的檔案室的信息存儲量也有了進一步增長。對于如此繁雜的又具有不同結(jié)構(gòu)的文字信息，與此同時，還要深入滿足當前人類對于接受的信息的多樣化、個性化的特征要求，過去的信息管理方式很明顯已經(jīng)不再能符合時代發(fā)展的腳步。在信息集中發(fā)展的今天，對于原始的產(chǎn)業(yè)變革所提出的要求也越來越高，原始的管理方式改變非常有必要。特別是在經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，信息時代迅速發(fā)展和其它的訊息傳播手段來說，更加適合時代發(fā)展需要，將數(shù)字信息轉(zhuǎn)化為自己知識，即將發(fā)展成為當今時代發(fā)展必然走向，同時，信息集成化管理也將在信息存儲的歷程中發(fā)揮越來越重要作用。數(shù)字化背景下，高等院校的信息管理方式如果不能進行有效變革，那么高等院校的信息管控工作就會徹底失去其意義，檔案館制度也會在其發(fā)展過程中受到極大沖擊。

一、檔案管理的內(nèi)容和性質(zhì)

（一）檔案管理的內(nèi)容

檔案是在國家發(fā)展過程中的相關(guān)組織機構(gòu)、社會上的組織與個人在日常的發(fā)展過程中創(chuàng)造的一種將文字、圖片、音頻或者其它內(nèi)容進行的最簡單記錄方法。它主要分為科學(xué)技術(shù)、文化、藝術(shù)和平時的教育筆記等。

（二）檔案管理的性質(zhì)和特點

檔案管理是在科學(xué)管理的基礎(chǔ)上進行的信息收集與整理，并且將這些信息應(yīng)用到日常學(xué)習與工作中。它最根本任務(wù)是對于一些重要的文件信息進行統(tǒng)計管理，便于在社會發(fā)展過程中能夠及時使用這些信息。作為單一管理相關(guān)檔案的組織機構(gòu)來說，它相對獨立，是我國的科學(xué)文化事業(yè)的重要的一部分，對于特定組織來說，檔案管理是各個組織中的重要的組成部分，例如會計檔案管理就是日常的財務(wù)管理工作中的重要組成部分，而干部檔案管理是干部管理任務(wù)組成，科技檔案管理又是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理與科研管理的一部分。

二、檔案管理的地位和作用

檔案管理是我國進行發(fā)展的過程中必不可少的一個重要因素。檔案管理工作與國家的各項事業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，同時，國家各項事業(yè)發(fā)展也在一定程度上受到檔案管理工作制約與影響。根據(jù)檔案管理和國家企事業(yè)單位的發(fā)展狀況來看，檔案管理是一種服務(wù)性的工作項目，為促進其發(fā)展，就必須為其創(chuàng)造其相關(guān)發(fā)展條件。在特定的環(huán)境下，檔案管理工作也會在事物的發(fā)展過程中起決定性作用。

三、知識經(jīng)濟時代檔案管理工作的特點

知識經(jīng)濟發(fā)展與農(nóng)業(yè)和工業(yè)相比來說，在下面幾個角度是有著很明顯區(qū)別的：第一，農(nóng)業(yè)的發(fā)展中土地是最重要的因素，工業(yè)發(fā)展中最重要的因素則是資金，知識發(fā)展過程中最重要的是人才，人才的進步是全社會發(fā)展的不竭動力，屬于決定性力量。第二，三者對于競爭的方向完全不同。在農(nóng)特經(jīng)濟發(fā)展過程中，所關(guān)注的重點是土地；在經(jīng)濟發(fā)展過程中，所關(guān)注的重點則是社會中可挖掘的資源條件和工作人員上的優(yōu)勢；而在知識發(fā)展的過程中，關(guān)注的重點則是人才，訊息與知識，只有在發(fā)展中掌握了這三者，才能在激烈社會競爭中取得勝利。第三，三者資金投入的方向不同。在農(nóng)業(yè)上，側(cè)重于對土地投入；在工業(yè)上，側(cè)重于機器、設(shè)備、生產(chǎn)線這些可以看見的因素，會側(cè)重于追求經(jīng)濟上的利益；而在知識上，更加注重于長久發(fā)展，側(cè)重于科技方面的發(fā)展與人才的長久培養(yǎng)。第四，是資源形態(tài)有所差別，在農(nóng)業(yè)和工業(yè)的發(fā)展過程中，其使用的是資源，而資源卻不是取之不盡，在復(fù)雜發(fā)展過程中，一定要堅持人與自然的和諧發(fā)展；然而，知識發(fā)展過程中，發(fā)展的是知識、技術(shù)等，永遠不會枯竭，更不會受到時間和地點制約。

四、實現(xiàn)高校檔案管理模式的三大轉(zhuǎn)變

（一）由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變

在過去的檔案管理工作中，更加關(guān)注于用戶層面的體驗效果，然而對于管理方面的工作人員有所忽視。在當前知識經(jīng)濟高速發(fā)展的過程中，管理層面的工作人員是集合信息、保存信息的主體，也是對于檔案管理信息系統(tǒng)正常運作的維持者，也是用戶與訊息之間進行有效溝通利用的中間人。由此可以知道，檔案管理者在檔案存儲與利用方面發(fā)揮著重要作用。所以，一定要堅持用戶與檔案管理人員相結(jié)合的制度，才能更好的促進檔案信息管理與傳播。只有真正發(fā)揮檔案管理人員在工作中的主觀能動性，才能在未來的信息發(fā)展過程中取得優(yōu)勢。

（二）由以硬性管理為主向以軟性管理為主轉(zhuǎn)變

我們一定要對于檔案信息進行科學(xué)管理，將過去的經(jīng)驗管理轉(zhuǎn)變?yōu)楫斍皶r代的知識管理；將硬性管理轉(zhuǎn)變?yōu)檐浶怨芾?，使檔案信息與當前的經(jīng)濟發(fā)展條件相適應(yīng)，同時滿足廣大用戶對于信息需求。很明顯，軟性管理能讓檔案信息隨著時代發(fā)展而發(fā)展，在新時代也能有更加旺盛生命力。

（三）由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變

近幾年，國家陸續(xù)確立了局域性的檔案管理制度，使不同的區(qū)域在一定程度上實現(xiàn)信息共享。并且以其為基礎(chǔ)，將這種信息管理擴大化，實現(xiàn)全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理。首先，將同種工作性質(zhì)的行業(yè)之間建立聯(lián)系，信息共享；其次，不同性質(zhì)的行業(yè)也將所有信息相互連接，在全國范圍內(nèi)做到信息聯(lián)機服務(wù)。