韓文煥

摘要：學(xué)校檔案記錄著學(xué)校的歷史沿襲與發(fā)展軌跡，是一座學(xué)校寶貴的財(cái)富，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，能夠?yàn)閷W(xué)生未來的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)，是一所學(xué)校發(fā)展成長的文化根源。在當(dāng)前高中檔案管理工作中推進(jìn)信息化建設(shè)，能夠有效避免傳統(tǒng)管理中的弊端，便于查閱，為檔案管理工作的發(fā)展帶來新的生機(jī)。

關(guān)鍵詞：高中；檔案管理；信息化建設(shè)

前言：

隨著信息化的不斷發(fā)展，已經(jīng)對(duì)學(xué)校教育及發(fā)展的各個(gè)方面產(chǎn)生了深刻的影響。在當(dāng)前高中檔案管理過程中，已經(jīng)逐漸過渡到信息化時(shí)代，帶來了檔案管理工作的新變，對(duì)于檔案的管理、分享以及信息安全化都提出了新的要求，在這個(gè)過程中，不僅是技術(shù)的更新，也是管理理念、工作方式的不斷更新與新變。本文針對(duì)當(dāng)前高中階段檔案信息化建設(shè)的發(fā)展以及具體策略展開討論，以期為日后教學(xué)工作的發(fā)展做出進(jìn)一步啟示。

一、高中檔案管理信息化的意義

檔案管理工作隨著信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)入到一個(gè)新的階段，在信息化建設(shè)過程中，逐漸展現(xiàn)出現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用的意義所在，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的全面發(fā)展。筆者對(duì)當(dāng)前檔案信息化發(fā)展的意義做出如下整理：

其一，能夠拓展檔案的容量，與傳統(tǒng)紙質(zhì)或者其它媒介檔案不同，信息化檔案管理依托于網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)管理，極大的節(jié)約了媒介成本和所占的空間，大量信息被存儲(chǔ)進(jìn)來，能夠更為便捷的擴(kuò)充容量。隨著以往紙質(zhì)媒介的內(nèi)容信息化轉(zhuǎn)變，關(guān)于一座學(xué)校的信息檔案庫也在逐漸完善，能夠推進(jìn)教學(xué)工作的全面發(fā)展。

其二，節(jié)約了人力。與傳統(tǒng)檔案管理需要人工的錄入不同，信息化建設(shè)下，只需要短短幾步就能完成自動(dòng)的輸入。在這個(gè)過程中，檔案室無需大量的人員，教師可以不再兼職檔案管理員，只要安排1～2名專業(yè)的檔案管理人員即可，既能保障專業(yè)性，又能減輕用人壓力。

其三，信息化時(shí)代更便于檔案的查閱、運(yùn)用，使檔案真正的“活躍”起來。試想在以往的教學(xué)過程中，即使教師有心向檔案求助，也會(huì)被故紙堆中的大工作量所嚇到，很難快速找到想要的內(nèi)容，進(jìn)而大大減少了對(duì)檔案的運(yùn)用，有些檔案資料在長期積壓之下，損毀或消失，最終無人看到。而在信息化時(shí)代，想要查找的資料只要輕松的點(diǎn)擊、查詢即可，使得檔案資料的作用真的被發(fā)揮出來。

二、檔案管理信息化發(fā)展的策略所在

（一）加強(qiáng)對(duì)信息設(shè)備硬件的投入

在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展的過程中，需要的是專業(yè)的信息化檔案管理系統(tǒng)、設(shè)備的支持，學(xué)校要加大相關(guān)投入，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提供專業(yè)的硬件設(shè)施保障。實(shí)現(xiàn)檔案室信息化設(shè)備的更新?lián)Q代，并且及時(shí)對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展轉(zhuǎn)變。在這個(gè)過程中，專業(yè)的技術(shù)設(shè)備保障，成為檔案資源的有力保障，并且能夠在未來的持續(xù)發(fā)展中不斷彰顯優(yōu)勢(shì)。由于檔案管理對(duì)于信息技術(shù)有一定的專門要求，需要學(xué)校管理層加大關(guān)注與投入，并且派專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行監(jiān)督與管理，全面推進(jìn)信息化建設(shè)工作的發(fā)展。

（二）建立具備專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

隨著檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，已經(jīng)越發(fā)的關(guān)注到專業(yè)技術(shù)人才的引入。作為檔案管理工作者，要不斷扎實(shí)自身的專業(yè)技能，如今的檔案管理工作已經(jīng)不再是單純的檔案的收發(fā)、簡單的整理以及保管檔案、和提供檔案服務(wù)的“手工活”，它有很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。一個(gè)合格的檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)具備“檔案管理學(xué)”、“檔案保護(hù)學(xué)”、“圖書情報(bào)學(xué)”、“目錄學(xué)”、“圖書分類學(xué)”、“檔案文獻(xiàn)編撰學(xué)”、“檔案法”等專業(yè)的知識(shí)[1]。

除了檔案管理相關(guān)的知識(shí)，以下知識(shí)也是檔案管理人員需要具備的：隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，文檔一體化程度也在提高，電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)、歸檔、著錄、保管、利用、都由計(jì)算機(jī)完成，由此對(duì)于現(xiàn)代檔案管理工作者，要具備熟練操作計(jì)算機(jī)的能力。除此之外，隨著檔案種類的不斷豐富，會(huì)有部分外國文獻(xiàn)進(jìn)入其中，對(duì)于這部分文獻(xiàn)的管理，也需要檔案管理人員具備一定的外語知識(shí)，總是作為一名檔案管理人員需要對(duì)自身的綜合素質(zhì)提出一定的要求。專業(yè)的檔案管理人員擁有終身學(xué)習(xí)的能力及意識(shí)，才能切實(shí)推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展[2]。

（三）構(gòu)建科學(xué)完備的檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)

盡管信息技術(shù)帶來了檔案管理的極大便利，但是隨著發(fā)展與觀察，也會(huì)發(fā)現(xiàn)其中的弊端正在逐漸暴露出來，就是關(guān)于檔案信息安全問題的暴露。檔案信息安全難以得到保障，信息數(shù)據(jù)遭到破壞，信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開方向造成的外來入侵、檔案竊取等情況時(shí)有發(fā)生。由此檔案安全難以保障，信息收到破壞，將會(huì)為學(xué)校帶來意想不到的損失。在這種情況下，加強(qiáng)科學(xué)完備的檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)構(gòu)建，具有重要意義，首先要強(qiáng)化檔案存儲(chǔ)方式的選擇，通常常見的存儲(chǔ)方式有三種，儲(chǔ)存器與服務(wù)器直接相連、儲(chǔ)存器植入IP網(wǎng)絡(luò)、儲(chǔ)存器儲(chǔ)存網(wǎng)絡(luò)集成，這三種方式各有利弊，在實(shí)踐中會(huì)逐漸發(fā)現(xiàn)，最后一種方式的優(yōu)勢(shì)更為明顯一些，儲(chǔ)存器存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)集成，是由IP進(jìn)入SCSI數(shù)據(jù)命令進(jìn)行傳輸，并且通過磁盤陣的形式進(jìn)行交接，可以為存儲(chǔ)安全做出保障。完整的存儲(chǔ)體系的構(gòu)建，除了當(dāng)前方式的選擇，也要加強(qiáng)后期的維護(hù)管理[3]。

在當(dāng)前高中檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，能夠推動(dòng)檔案管理工作的正規(guī)化、嚴(yán)謹(jǐn)化發(fā)展，為檔案管理帶來新的活力，這也是當(dāng)前教學(xué)工作發(fā)展的關(guān)鍵所在，為學(xué)生的成長創(chuàng)設(shè)基礎(chǔ)，尋找到信息技術(shù)的發(fā)展與完善，全面推進(jìn)檔案管理工作走向新的歷史時(shí)期，為檔案運(yùn)用注入活力。

參考文獻(xiàn)：

[1]何永清.淺析學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策[J].時(shí)代教育，2012，21（10）：65—66.

[2]翟衛(wèi)東.論學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀及其對(duì)策[J].科技致富向?qū)В?013，14（2）：84—85.

[3]朱麗紅.高中檔案工作存在的問題及解決對(duì)策[J].黑龍江檔案，2012，16（3）：88.