沈亭婷 徐所鳳 董影影 喬雅莉

摘 要：本文主要介紹我院為加快門診電子病歷系統(tǒng)的上線進(jìn)度，在系統(tǒng)上線中應(yīng)用經(jīng)典的戴明環(huán)管理方法。PDCA循環(huán)的實(shí)施，確保了系統(tǒng)上線的進(jìn)度，增強(qiáng)了院內(nèi)各科室間的溝通與協(xié)調(diào)，提高了門診電子病歷的使用率。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán)；門診電子病歷；醫(yī)院信息系統(tǒng)

中圖分類號：R197.324 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2018.13.010

文章編號：1006-1959（2018）13-0034-02

Abstract：This article mainly introduces the hospital's on-line progress to speed up the outpatient electronic medical record system，and applies the classic Deming ring management method in the system.The implementation of the PDCA cycle ensures the progress of the system on-line，enhances communication and coordination among departments within the hospital，and improves the use rate of outpatient electronic medical records.

Key words：PDCA cycle；Outpatient electronic medical record；Hospital information system

PDCA循環(huán)是美國質(zhì)量管理專家戴明博士首先提出的，所以又稱戴明環(huán)。PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理分為四個(gè)階段，即計(jì)劃（plan）、執(zhí)行（do）、檢查（check）、處理（action）[1]。PDCA循環(huán)不僅在質(zhì)量管理體系中運(yùn)用，也適用于一切循序漸進(jìn)的管理工作。門診電子病歷系統(tǒng)不僅提高了病歷書寫的規(guī)范性與準(zhǔn)確率，保障了用藥安全，還提升了醫(yī)生的工作效率，縮短了患者的就診時(shí)間，融洽了醫(yī)患關(guān)系，保障了患者就診信息的安全性，確保了患者的持續(xù)治療，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療數(shù)據(jù)的永久性和連續(xù)性。為使我院門診電子病歷系統(tǒng)順利上線實(shí)施，自2016年5月在我院系統(tǒng)上線中開始實(shí)施PDCA循環(huán)管理，并通過四個(gè)階段的不斷循環(huán)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)上線及功能完善。

1 計(jì)劃（P）

1.1系統(tǒng)上線存在問題調(diào)研 2016年5月著手系統(tǒng)上線，信息科多次組織召開了相關(guān)科室協(xié)調(diào)會(huì)，通過對會(huì)議內(nèi)容及會(huì)議結(jié)果進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)目前系統(tǒng)上線主要存在以下問題：①HIS系統(tǒng)中門診醫(yī)生站程序需完善：○a修改、新增相關(guān)病歷內(nèi)容的字段；○b考慮方便醫(yī)生使用，設(shè)計(jì)規(guī)范便捷的病歷模板；○c門診電子病歷與病歷自助打印需開發(fā)接口。②門診病歷打印的具體格式及病歷紙張大小未能確定。③從管理角度出發(fā)，為保證門診病歷的規(guī)范性，需重新梳理合理的就醫(yī)流程。④系統(tǒng)上線無相關(guān)考核機(jī)制干預(yù)，醫(yī)生參與積極性不夠。

1.2組織成立QC小組 針對系統(tǒng)上線存在問題所涉及到的相關(guān)科室，我院成立了由分管院長、醫(yī)務(wù)處、門診部及信息科等相關(guān)人員組成的QC（quality control circle）小組。分管院長主持工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)督導(dǎo)；醫(yī)務(wù)處負(fù)責(zé)臨床組織協(xié)調(diào)及病歷質(zhì)控；門診部負(fù)責(zé)門診就診流程協(xié)調(diào)及控制；信息科負(fù)責(zé)系統(tǒng)建設(shè)、維護(hù)及培訓(xùn)工作。

1.3原因分析 門診電子病歷系統(tǒng)推進(jìn)不暢，QC小組多次召開會(huì)議分析原因：①門診醫(yī)生站原有的病歷書寫畫面已不能滿足需求，操作繁瑣且無病歷模板維護(hù)、引用等系列功能。②信息科與醫(yī)務(wù)處多次會(huì)議協(xié)調(diào)，最終不能完全確定紙張大小及病歷格式，導(dǎo)致接口開發(fā)有阻礙。③管理科室未按實(shí)際情況串連就診流程，思考流程是否會(huì)有變動(dòng)。④醫(yī)生習(xí)慣手寫病歷。⑤相關(guān)科室責(zé)任意識不強(qiáng)。見圖1。

1.4確定目標(biāo)及對策 程序不完善及病歷格式、紙張大小不能確定是系統(tǒng)上線主要阻力之一，信息科針對以上問題列出明確目標(biāo)，制定相應(yīng)對策：與分管院長、醫(yī)務(wù)處開會(huì)討論確定病歷格式及紙張大小問題，同時(shí)由醫(yī)務(wù)處負(fù)責(zé)組織到外院考察學(xué)習(xí)。信息科負(fù)責(zé)與HIS廠商溝通協(xié)調(diào)，督促程序完善進(jìn)度。

1.5制定計(jì)劃及實(shí)施方案 按預(yù)定計(jì)劃，分階段實(shí)施，制定系統(tǒng)上線甘特圖（圖2）。

2實(shí)施階段（D）

2.1 組織協(xié)調(diào)會(huì)、明確相關(guān)科室工作任務(wù) 由醫(yī)務(wù)處組織、信息科全力配合，集中門診部、臨床科室進(jìn)行會(huì)議討論，主要目的是分析系統(tǒng)上線存在的問題及解決方案，并記錄如下：①由醫(yī)務(wù)處盡快確定病歷打印樣式及紙張大小。②信息科與HIS工程師對接，完善HIS功能（特別是模板維護(hù)及調(diào)用），根據(jù)醫(yī)務(wù)處病歷樣式及時(shí)調(diào)整相關(guān)病歷錄入界面。③由醫(yī)務(wù)處協(xié)調(diào)動(dòng)員醫(yī)務(wù)人員整理個(gè)人模板信息，科室模板由各科按病種定人維護(hù)。④由門診部及信息科結(jié)合電子病歷系統(tǒng)，重新串聯(lián)門診就診流程，以防病歷打印存在漏洞及問題。

2.2培訓(xùn)推廣 培訓(xùn)由醫(yī)務(wù)人員培訓(xùn)和門診導(dǎo)醫(yī)培訓(xùn)兩部分組成。醫(yī)務(wù)人員培訓(xùn)部分由醫(yī)務(wù)處組織，通知涉及到門診醫(yī)生工作站的全體醫(yī)務(wù)人員到達(dá)培訓(xùn)現(xiàn)場，由信息科分批次進(jìn)行了門診電子病歷系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)，并將此項(xiàng)培訓(xùn)工作納入了月度考核。門診導(dǎo)醫(yī)培訓(xùn)則由門診部組織通知門急診全體導(dǎo)醫(yī)人員參加培訓(xùn)，信息科人員現(xiàn)場講解有關(guān)自助設(shè)備的日常維護(hù)操作及注意事項(xiàng)。

2.3病歷片語、模板基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入 在醫(yī)務(wù)處的督促、信息科的指導(dǎo)下，全院醫(yī)務(wù)人員加緊病歷模板維護(hù)的步伐，結(jié)合科室力量集中進(jìn)行模板維護(hù)。在維護(hù)過程中，出現(xiàn)相關(guān)系統(tǒng)問題及時(shí)聯(lián)系信息科人員，涉及到程序完善的問題由信息科聯(lián)系HIS工程師現(xiàn)場解決。

3 檢查階段（C）

3.1培訓(xùn)后各科室使用意見處理 經(jīng)過四次系統(tǒng)操作培訓(xùn)，信息科積極搜集臨床使用科室的意見及建議，并與醫(yī)務(wù)處會(huì)議協(xié)商共同探討解決方案，由信息科整理修改需求后與HIS、旭雅雙方工程師共同對接解決，其中包括系統(tǒng)界面處理、系統(tǒng)功能完善、門診病歷樣式調(diào)整等系列問題。

3.2 各科室使用情況監(jiān)測 門診電子病歷系統(tǒng)試運(yùn)行期間，系統(tǒng)運(yùn)行狀況方面由信息科每日至臨床科室搜集并匯總問題，積極與工程師對接問題并修改；病歷質(zhì)控方面由醫(yī)務(wù)處對系統(tǒng)內(nèi)門診電子病歷進(jìn)行病歷質(zhì)量監(jiān)控及使用率的監(jiān)測，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與信息科及臨床科室進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。

4處理階段（A）

門診電子病歷系統(tǒng)正式上線運(yùn)行后，經(jīng)一段時(shí)間的系統(tǒng)維護(hù)及質(zhì)控督導(dǎo)，針對目前門診電子病歷質(zhì)控方面存在的問題，將提出下一步整改計(jì)劃計(jì)劃。如按相關(guān)科室需求完善質(zhì)控報(bào)表及功能；定期聽取使用科室的需求及建議，以便更好的為臨床科室服務(wù)，促進(jìn)門診電子病歷系統(tǒng)功能更加完善。

5 應(yīng)用效果

系統(tǒng)于2016年10月正式運(yùn)行，目前全院門診病歷書寫質(zhì)量大大提高。在多方溝通協(xié)調(diào)及共同努力下，門診電子病歷系統(tǒng)在臨床科室中的使用率已超85.52%。該系統(tǒng)上線不僅優(yōu)化就診流程，告別了紙質(zhì)病歷，逐步建立完整患者電子信息，提升了醫(yī)院的服務(wù)能力，將我院信息化建設(shè)推向一個(gè)新臺階。

6 總結(jié)

門診病歷是醫(yī)師臨床經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)水平、態(tài)度等方面的綜合體現(xiàn)[2]。在門診電子病歷系統(tǒng)上線中應(yīng)用PDCA循環(huán)模式，主要目標(biāo)在于提高系統(tǒng)上線進(jìn)度，確保病歷書寫質(zhì)量，提高病患滿意度。在PDCA循環(huán)計(jì)劃制定前，需要進(jìn)行廣泛深入的調(diào)查研究，充分參考患者和醫(yī)護(hù)人員的需求，從而確保PDCA循環(huán)目標(biāo)的有效達(dá)成[3]。PDCA 循環(huán)管理法在門診電子病歷系統(tǒng)上線中的應(yīng)用效果顯著，不僅能夠明顯提升系統(tǒng)上線效率，優(yōu)化系統(tǒng)整體流程，還能提升醫(yī)院信息化管理水平，提高患者滿意度。

參考文獻(xiàn)：

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[2]解凌云，李成玉.PDCA 循環(huán)在門診醫(yī)療質(zhì)量管理中的應(yīng)用探討[J].基層醫(yī)學(xué)論壇，2017，21（1）：96-97.

[3]鄧彰恂.基于PDCA循環(huán)的醫(yī)療質(zhì)量管理效果分析[J].臨床醫(yī)學(xué)研究與實(shí)踐，2017，2（5）：128-129.

收稿日期：2017-12-12；修回日期：2017-12-27

編輯/王朵梅