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        基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究

        2018-09-10 01:22:14于瑛
        中國商論 2018年21期
        關(guān)鍵詞:企業(yè)內(nèi)部控制ERP系統(tǒng)保障措施

        于瑛

        摘 要:隨著信息技術(shù)的發(fā)展與革新,企業(yè)信息管理模式的實現(xiàn)已然是大勢所趨。不過,在企業(yè)管理的諸多環(huán)境中,因內(nèi)部控制的復(fù)雜性和特殊性,一直難以尋求有效的信息管理手段。本文以ERP系統(tǒng)為突破口,在闡述系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部管理的共性和影響程度基礎(chǔ)上,提出將兩者有機(jī)融合的必要建議和保障措施,希望能夠為國內(nèi)各類企業(yè)的內(nèi)部控制工作提供些許理論借鑒。

        關(guān)鍵詞:ERP系統(tǒng) 企業(yè)內(nèi)部控制 保障措施

        中圖分類號:F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:2096-0298(2018)07(c)-123-02

        信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)經(jīng)營能力帶來了革命性的發(fā)展,特別是ERP系統(tǒng)的出現(xiàn)和應(yīng)用,有效改善了企業(yè)資源應(yīng)用和配給環(huán)境。不過,從ERP系統(tǒng)的構(gòu)建和功能實現(xiàn)效果來看,目前該系統(tǒng)并未全面體現(xiàn)自身價值。本文將以ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制作為研究對象,在幫助系統(tǒng)實現(xiàn)價值最大化的基礎(chǔ)上,有效提升企業(yè)內(nèi)部控制管理成果。

        1 ERP系統(tǒng)及內(nèi)部控制的內(nèi)涵

        1.1 ERP系統(tǒng)的含義

        ERP系統(tǒng)即企業(yè)資源計劃系統(tǒng),英文全稱為Enterprise Resource Planning,主要用于調(diào)節(jié)企業(yè)的資源,包括生產(chǎn)物料、產(chǎn)品、工藝技術(shù)、人力資源、研發(fā)資源等內(nèi)容。主旨通過資源的合理調(diào)配,在實現(xiàn)企業(yè)資源應(yīng)用效率最大化的基礎(chǔ)上,更加深度的控制成本。對于企業(yè)而言,其經(jīng)營收益行為中的主要構(gòu)成部分是營業(yè)業(yè)績和成本控制,所以ERP系統(tǒng)提出以來,便得到了廣泛的認(rèn)可及引用。

        1.2 內(nèi)部控制的概念

        企業(yè)內(nèi)部控制是國外學(xué)者提出的概念,并在發(fā)達(dá)國家得到了較長時間應(yīng)用。不過,在我國的內(nèi)部控制因國情特殊性,而發(fā)生了一定的改變,使其不再具有經(jīng)營性質(zhì)。國內(nèi)的內(nèi)部控制主要由三個部分構(gòu)成:第一,財產(chǎn)管理,包括企業(yè)的有形資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的綜合管理,以確保財產(chǎn)的安全性和經(jīng)營能力;第二,財務(wù)管理,內(nèi)部控制的財務(wù)管理主要針對財務(wù)的準(zhǔn)確性和真實性;第三,流程管理,主旨對企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)、業(yè)務(wù)等流程的合理性和效率進(jìn)行管理。

        2 ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的共同點

        ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部控制,實質(zhì)上均是對于企業(yè)資源的管理。所以,縱然在形式上存在著些許不同,卻也有著較多的共通之處。ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的主要共同點在于:第一,目標(biāo)一致。ERP系統(tǒng)的主要目的是通過資源管理控制實現(xiàn)產(chǎn)生效率,而企業(yè)內(nèi)部管理的功能同樣是針對企業(yè)資源;第二,系統(tǒng)、全面性。ERP系統(tǒng)是目前辦公軟件中覆蓋企業(yè)經(jīng)營相關(guān)內(nèi)容較為全面的軟件,涉及到生產(chǎn)物料、產(chǎn)品、工藝技術(shù)、人力資源、研發(fā)資源等方面的管理。企業(yè)內(nèi)部管理則以財產(chǎn)、財務(wù)、流程管理為主體,與ERP系統(tǒng)相比的差異之處,僅在于未直接涉及人力資源管理;第三,流程管理。從ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部管理基本功能的實現(xiàn)來看,兩者均涉及到流程管理。但是,隨著進(jìn)行深入的使用,便能夠發(fā)現(xiàn)兩者均是以流程管理為主體,進(jìn)而實現(xiàn)對企業(yè)資源和生產(chǎn)效率的優(yōu)化;第四,信息與溝通。信息是ERP系統(tǒng)工作的必要依托,也是實現(xiàn)系統(tǒng)功能的重要因素。甚至可以認(rèn)為,ERP系統(tǒng)是針對信息處理而實現(xiàn)功能的軟件。企業(yè)內(nèi)部控制則與之不同,內(nèi)部控制的各類要素更加傾向于模塊化,即:內(nèi)部控制更加傾向于間接的信息管理。所以,也可以認(rèn)為兩者在信息需求上存在共性。而溝通則是現(xiàn)代管理手段中必要的手段,并不需要在模式差異、功能差異、環(huán)境差異下區(qū)分;第五,評價與改進(jìn)。ERP系統(tǒng)作為信息技術(shù)所創(chuàng)造的軟件,評價和改進(jìn)功能無疑是其重要的組成部分。而企業(yè)內(nèi)部控制方面,從國內(nèi)企業(yè)當(dāng)前的實踐來看,并沒有關(guān)注評價與改進(jìn)。但是,其理論內(nèi)容明確提出了評價與改進(jìn)的需求,再結(jié)合該功能的實現(xiàn)并不具有強(qiáng)烈滯礙性。故此,評價與改進(jìn)也是ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的共同點之一。

        3 ERP系統(tǒng)環(huán)境下實施內(nèi)部控制的優(yōu)勢與弊端

        3.1 ERP系統(tǒng)環(huán)境下實施內(nèi)部控制的優(yōu)勢

        3.1.1 ERP系統(tǒng)能夠有效為企業(yè)內(nèi)部控制提供支撐

        從企業(yè)內(nèi)部控制的功能實現(xiàn)來看,其具有良好的宏觀性,但是在細(xì)節(jié)管理上卻十分匱乏,難以對企業(yè)發(fā)展形成有效的支持。而ERP系統(tǒng)在資源管理的優(yōu)勢就是各類資源的整合,一個完善的ERP系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)從產(chǎn)品生產(chǎn)到銷售的全細(xì)節(jié)進(jìn)行覆蓋,并能夠最大化細(xì)分資源。所以在ERP系統(tǒng)的促進(jìn)下,能夠有效彌補(bǔ)內(nèi)部控制存在的不足,促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制功能更有效的實現(xiàn)。

        3.1.2 ERP系統(tǒng)將為內(nèi)部控制提供節(jié)點支持

        企業(yè)內(nèi)部控制的節(jié)點并不容易掌握,這也是在財務(wù)、財產(chǎn)、流程管理進(jìn)行融合過程中所遇到的主要問題。因為企業(yè)內(nèi)部控制在宏觀方面更具優(yōu)勢,所以在細(xì)節(jié)方面難以有效展現(xiàn),特別是部分節(jié)點成為了內(nèi)部控制的盲區(qū)。而ERP系統(tǒng)的資源細(xì)分優(yōu)勢,可以細(xì)化管理的每一個環(huán)節(jié),能夠在混亂的企業(yè)管理內(nèi)容中,找到有效實現(xiàn)內(nèi)部控制的節(jié)點。

        3.1.3 ERP系統(tǒng)將作為主要的信息支持

        因復(fù)雜的信息技術(shù)構(gòu)建了ERP系統(tǒng),所以該系統(tǒng)能夠基于算法而實現(xiàn),人力則難以完成的功能。同時,ERP系統(tǒng)在信息獲取與收集,以及在企業(yè)管理過程中的資料量化等方面的內(nèi)容,都將作為企業(yè)在信息過程的重要支持。同時,信息基礎(chǔ)也能夠為內(nèi)部控制的財務(wù)、資產(chǎn)和流程管理,提供更為明確及科學(xué)的支持。

        3.2 ERP系統(tǒng)環(huán)境下實施內(nèi)部控制的弊端

        3.2.1 ERP系統(tǒng)存在失敗的可能性

        ERP系統(tǒng)的全面覆蓋性和多種資源的調(diào)節(jié)性,意味著系統(tǒng)開發(fā)的難度。目前,國內(nèi)大部分ERP系統(tǒng)均采取了定制開發(fā)的方式,不過仍然存在著諸多問題。所以,此類系統(tǒng)需要經(jīng)過較長時間的實踐,才能夠進(jìn)入正式的使用階段。不過,因為高昂的開發(fā)成本,很多企業(yè)采取試用和使用并行的方式,最終影響到企業(yè)資源的整體管理,甚至導(dǎo)致嚴(yán)重的資源混亂。因此,ERP系統(tǒng)雖然能夠解決內(nèi)部控制所存在的問題,但是因為技術(shù)和開發(fā)成本的限制,并不能達(dá)到預(yù)期的效果。特別是在不成熟的條件下進(jìn)行試用,有可能導(dǎo)致企業(yè)管理的混亂。

        3.2.2 信息技術(shù)必然存在安全漏洞

        任何程序都不可能保證絕對的安全,只要程序在網(wǎng)絡(luò)下運(yùn)行,均存在著被攻擊的可能性。所以,ERP系統(tǒng)同樣存在著這樣的問題。并且,一旦系統(tǒng)遭到惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊,企業(yè)的信息便有可能從系統(tǒng)中泄露。特別是在ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制融合的時候,企業(yè)的財務(wù)信息和財產(chǎn)信息安全,將無法得到保證。比如,在遭受黑客惡意攻擊的情況下,數(shù)據(jù)信息存在泄漏的危險,如果數(shù)據(jù)信息被刪除,而又沒有備份,那么丟失的數(shù)據(jù)將會增加內(nèi)部控制的難度。同時,人為的操作計算機(jī)也有可能造成數(shù)據(jù)的誤刪。

        3.2.3 人力資源存在技術(shù)瓶頸

        因為ERP系統(tǒng)的昂貴造價,所以其多應(yīng)用在生產(chǎn)規(guī)模較大的企業(yè)。在這種情況下,企業(yè)的原始人力構(gòu)成將在一定程度上阻滯系統(tǒng)效用。因為,ERP系統(tǒng)不僅開發(fā)困難,在使用上也存在著技術(shù)要求,而在缺乏相應(yīng)技術(shù)和理念的情況下,員工很難發(fā)揮系統(tǒng)的價值。特別是在中小型企業(yè),由于受到資金、技術(shù)和人才的限制,ERP系統(tǒng)在中小企業(yè)中的應(yīng)用還難以普及。

        4 ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制融合下的保障措施

        促使ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制有效融合,需要多措并舉,比如,提供專業(yè)的人才隊伍、制定嚴(yán)格的權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)、建立有效的預(yù)警和防范機(jī)制、加強(qiáng)風(fēng)險控制等。只有這樣,才能為ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制的融合提供保障,進(jìn)一步推動企業(yè)健康持續(xù)的發(fā)展。

        4.1 優(yōu)化人力配置

        無論是ERP系統(tǒng),還是企業(yè)內(nèi)部控制,都需要保證專業(yè)的人才隊伍。對此,企業(yè)可以選擇兩步走的方式。一方面從社會中招聘人才,不斷為企業(yè)補(bǔ)充高素質(zhì)的新鮮血液,從而保證各環(huán)節(jié)的有效推進(jìn);另一方面則是在企業(yè)中挖掘人才。眾所周知,在國情特征下,國內(nèi)企業(yè)的規(guī)模決定了人才基礎(chǔ)。即規(guī)模越大的企業(yè),高學(xué)歷、高技術(shù)人才的比例便會越高。所以,如此也有利于企業(yè)培養(yǎng)人才。

        4.2 制定嚴(yán)格的權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

        在ERP系統(tǒng)下實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制,意味著內(nèi)部控制將完全在 ERP系統(tǒng)上進(jìn)行。由于內(nèi)部控制存在著諸多企業(yè)核心信息,所以必須以完善的權(quán)限制度實施管理,從而確保系統(tǒng)能夠持續(xù)穩(wěn)定的運(yùn)行。例如,根據(jù)不同職級和部門分別設(shè)置使用、管理、查找等權(quán)限,由此屏蔽非指定用戶的功能。

        4.3 加強(qiáng)風(fēng)險控制

        根據(jù)上文所述,ERP系統(tǒng)本身存在著不穩(wěn)定性,以及有可能遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。而在應(yīng)用的情況下,內(nèi)部人員同樣可能對系統(tǒng)和資料造成破壞或盜取。所以,企業(yè)必須對此加強(qiáng)風(fēng)險預(yù)控機(jī)制,根據(jù)可能存在的狀況建立有效的預(yù)警模式,以及構(gòu)建緊急狀況處理措施,由此降低風(fēng)險發(fā)生的危害。另外,風(fēng)險的管理更要做到防患于未然,所以企業(yè)也應(yīng)當(dāng)對內(nèi)部和系統(tǒng)本身加強(qiáng)管理。

        5 結(jié)語

        ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制均是現(xiàn)代企業(yè)管理的必要手段,不過,兩者卻存在著大量的共同點。所以本文以ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制作為研究對象,在兩者融合的基礎(chǔ)上,探討企業(yè)資源管理效率最大化的可能性。對此,本文在兩者融合的優(yōu)勢和弊端進(jìn)行了可能性的描述,最終以此為基礎(chǔ),提出了三點保障性建議,希望能夠為相關(guān)領(lǐng)域提供些許理論借鑒。

        參考文獻(xiàn)

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