摘 要：伴隨著國(guó)家信息化的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的文字文件分類歸檔的檔案管理模式明顯已不能再適應(yīng)如今的管理工作。機(jī)關(guān)單位的自動(dòng)化管理系統(tǒng)目前已慢慢步入正軌，而機(jī)關(guān)檔案的管理工作也是機(jī)關(guān)部門工作的重要任務(wù)之一。傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)機(jī)關(guān)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)工作。如何能夠在信息時(shí)代飛速發(fā)展的前提下快速有效的對(duì)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行管理，已經(jīng)成為機(jī)關(guān)部門必須考慮的問題。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；自動(dòng)化管理；信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案都是以紙張作為載體的，然而紙張時(shí)間一長(zhǎng)必然會(huì)有破損，字跡也會(huì)不清晰，長(zhǎng)久保存有一定的難度，而且人為的借入借出，有時(shí)也難免會(huì)造成丟失或未歸還的現(xiàn)象。并且，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案主要是通過人工自己去翻閱查找的，即便檔案分類到位但由于數(shù)量繁多，查找起來也是相當(dāng)?shù)馁M(fèi)時(shí)費(fèi)力，這也導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率很低。然而，引入信息化管理技術(shù)后，只需通過掃描、照片等方式將檔案文件錄入電腦，并通過軟件按照步驟對(duì)檔案進(jìn)行分類管理。需要調(diào)閱時(shí)只需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查詢就可找到詳實(shí)的資料，這樣方便了查詢與檢索，并且通過系統(tǒng)還可以對(duì)借閱者進(jìn)行提醒催還，這種操作很大程度上保護(hù)了機(jī)關(guān)檔案的完整，也方便了機(jī)關(guān)檔案的管理。那么，如何才能夠?qū)崿F(xiàn)機(jī)關(guān)檔案的信息化管理呢？

一、提升對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知

相信很多人對(duì)于機(jī)關(guān)檔案的管理還是停留在以前的基礎(chǔ)上，理所當(dāng)然的對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)還沒有很清晰的概念。因此，想要做好機(jī)關(guān)檔案的信息化建設(shè)，我們首先要做到“知其然，也知其所以然”，這是很關(guān)鍵的一點(diǎn)。

個(gè)人認(rèn)為，所謂的機(jī)關(guān)檔案信息化是指依靠信息技術(shù)為機(jī)關(guān)單位提供了更優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)格化管理?xiàng)l件，通過圖片、數(shù)字、影像數(shù)據(jù)等幫助機(jī)關(guān)單位能夠更優(yōu)質(zhì)、快速、高效的進(jìn)行檔案信息管理，龐大的信息承載量以及快捷的檢索方式使得檔案管理工作變得方便有序，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息更好的為社會(huì)服務(wù)的目的。利用信息技術(shù)管理機(jī)關(guān)檔案的目的是為了提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率并且節(jié)約機(jī)關(guān)的經(jīng)濟(jì)資源，使得機(jī)關(guān)部門可以投入更多的人力物力財(cái)力去實(shí)行自己的政府職能。

二、遵循機(jī)關(guān)檔案信息化的相關(guān)準(zhǔn)則

未來的機(jī)關(guān)單位的信息化建設(shè)追求的是無紙化辦公，將所有的信息以計(jì)算機(jī)語言的方式存儲(chǔ)起來，但是所有的計(jì)算機(jī)語言都是存在被篡改的可能的，一些重要的文件一旦被更改或被破壞，檔案文件便無法復(fù)原，這樣的損失是不可估量的。這也因此導(dǎo)致電子檔案的法律作用和憑證效益還不能夠完全替代紙質(zhì)文件，因此在建立電子檔案的同時(shí)一定要注意相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件的保管。對(duì)于有些的機(jī)關(guān)部門，有時(shí)可能面臨檔案室面積有限的問題，這樣會(huì)阻礙檔案信息化建設(shè)。因此，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)人員一定要加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，各部門人員要增強(qiáng)協(xié)作意識(shí)，力爭(zhēng)在每個(gè)環(huán)節(jié)做到“無縫銜接”，這樣才能確保機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的完成。

三、建立機(jī)關(guān)檔案整合管理系統(tǒng)

機(jī)關(guān)檔案由于來源廣泛，因此在歸檔時(shí)要對(duì)信息做到有序分類，以前傳統(tǒng)的檔案管理大多是將檔案文件按編排目錄放入檔案盒，最后有序的排放在書架上。這樣的管理方式看似方便，但檔案再尋找起來還是存在難度的。通過檔案的信息化建設(shè)，我們可以將檔案數(shù)字化、信息化，通過多層的整理排序?qū)ξ募?nèi)容進(jìn)行篩選，把檔案信息有序化，然后通過檢索系統(tǒng)進(jìn)行查找，解決了政務(wù)信息量大，不集中的問題，大大提高辦公效率。

整合完善的檔案系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)與辦公網(wǎng)絡(luò)的連接，其主要作用在于方便相關(guān)人員工作時(shí)如若需要調(diào)用一部分的檔案資料時(shí)，可以通過實(shí)名登錄的方式，在線進(jìn)行檔案資料的調(diào)度查詢和利用。檔案系統(tǒng)與辦公網(wǎng)絡(luò)連接的另一個(gè)好處在于，辦理成功的電子文件可以立刻通過網(wǎng)絡(luò)連接傳輸對(duì)其進(jìn)行分類歸檔，從而簡(jiǎn)化了工作步驟。

四、加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

通過電子信息技術(shù)管理機(jī)關(guān)檔案的工作始終還是離不開人工操作的，信息化管理過程中可能會(huì)遇到復(fù)雜的應(yīng)用軟件和程序，這就需要檔案管理人員具有一定的計(jì)算機(jī)操作水平。目前我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案管理綜合能力還處在世界較低的水平，與國(guó)際上一些強(qiáng)國(guó)大國(guó)的實(shí)力比起來還是相較甚遠(yuǎn)的。在信息技術(shù)發(fā)展如此迅猛的時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)檔案的管理人員必須要與時(shí)俱進(jìn)，機(jī)關(guān)部門要更加重視檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，多提供外出學(xué)習(xí)的條件，學(xué)習(xí)借鑒別人的長(zhǎng)處，做到“師夷長(zhǎng)技以制夷”。側(cè)重關(guān)注管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的積累，提高管理人員的理論水準(zhǔn)。同時(shí)也鼓勵(lì)管理人員多操作多練習(xí)，熟練機(jī)關(guān)檔案管理的操作流程，這樣才能夠滿足檔案信息化發(fā)展的需要。

五、確保檔案信息管理系統(tǒng)的安全性

機(jī)關(guān)檔案是國(guó)家行政事務(wù)方面的重要文件，是不能夠隨意外泄的。做好機(jī)關(guān)檔案的保密工作可謂是工作中的重中之重?，F(xiàn)代社會(huì)信息化發(fā)展迅速，辦公自動(dòng)化如此普及，如果檔案一旦外泄，由于電子信息傳播速度極快而且很難控制，其造成的損失很難在短時(shí)間內(nèi)彌補(bǔ)。所以在機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的過程中，一定要做到以下幾點(diǎn)：參與管理機(jī)關(guān)檔案的技術(shù)人員一定要遵守國(guó)家的法律法規(guī)，杜絕泄密事故的發(fā)生，管理人員要定期培訓(xùn)，適當(dāng)進(jìn)行考核以提高個(gè)人管理水平；建立完善的機(jī)關(guān)檔案信息化管理制度，對(duì)檔案的查閱、外接等要嚴(yán)格把控；對(duì)于不同級(jí)別的機(jī)關(guān)人員實(shí)行等級(jí)限制，不可越級(jí)查看檔案；對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行定期的檢查，確保電子檔案儲(chǔ)存介質(zhì)的安全，做好防火防水工作并定期備份。在大力開展信息化機(jī)關(guān)檔案管理的同時(shí)，要在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理制度上綜合電子信息管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，制定更加完善的機(jī)關(guān)檔案管理制度。

六、總結(jié)

完全實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的過程是艱苦而又遙遠(yuǎn)的，但這是信息時(shí)代潮流下的必然趨勢(shì)，所以機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的人員一定要注意前面提到的幾個(gè)方面。首先一定要加深對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，在檔案信息化管理過程中要遵循原則，加強(qiáng)與其他部門的協(xié)調(diào)協(xié)作意識(shí)。在檔案錄入時(shí)確保信息的準(zhǔn)確、有效，同時(shí)要做好信息系統(tǒng)的保密和安全工作。其次，要不斷加強(qiáng)自我綜合素質(zhì)的提高，把身心都要投在機(jī)關(guān)檔案信息管理上，因?yàn)闄C(jī)關(guān)檔案是國(guó)家的機(jī)密，不能夠隨意泄露，即便往后道路會(huì)遇到很多困難和阻礙，只要牢記以上幾點(diǎn)，那么實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)就是為期不遠(yuǎn)的了。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬燕.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012（06）.

[2]張照余，吳品才.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題與對(duì)策[J].檔案管理，2012（06）.

[3]劉春燕.檔案信息化建設(shè)管理問題的探討[J].赤子，2012（06）.

作者簡(jiǎn)介：馮楚瓔，女，漢族，河北廊坊人，工學(xué)學(xué)士，助理館員，主要研究方向：檔案管理。